論行政事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)

齊長鈞

摘 要：國家在和諧社會建設(shè)中要求行政事業(yè)單位提高為民服務(wù)的質(zhì)量，加強公共社會管理，以便取信于民，樹立政府及其附屬單位的良好形象。而檔案管理是行政事業(yè)單位日常管理的重要部分，應(yīng)充分認識檔案管理信息化建設(shè)的重要性，積極探索其策略，加快檔案管理信息化進程，提高服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 檔案管理 信息化 建設(shè)策略

引 言

改變檔案管理模式，運用計算機和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)實施檔案資源的信息化轉(zhuǎn)換，這就是當代的檔案信息化管理理念。現(xiàn)階段國家基層檔案管理信息化程度較低，盡管國家在很多領(lǐng)域都實現(xiàn)了高度信息化，但檔案存在特殊性，其信息化管理水平較低，行政事業(yè)單位也不例外，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理信息化建設(shè)以及管理手段相對落后、輕視安全保密管理、檔案人員素質(zhì)不高等因素阻礙檔案信息化的實施，急需改進和強化。

一、行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求，因為在當今社會，經(jīng)濟發(fā)展水平以及人們的生活質(zhì)量都有顯著提升，行政事業(yè)單位檔案管理的手工模式無法順應(yīng)時代發(fā)展需要，不能滿足單位的需求。所以單位的檔案部門及人員有必要把握信息化社會的發(fā)展機遇，促進檔案管理的信息化與科學化建設(shè)，并在信息化建設(shè)中持續(xù)完善檔案工作制度，提升檔案管理水平。與此同時，加快檔案管理信息化建設(shè)是單位改革的關(guān)鍵性措施。因為檔案管理是單位改革和發(fā)展的重要內(nèi)容，隨著單位的發(fā)展規(guī)模越來越大、業(yè)務(wù)越來越繁多，只有鼓勵改革和創(chuàng)新，使檔案管理向信息化靠攏，才能滿足單位基本運行需求。在提倡可持續(xù)發(fā)展的新時代，檔案管理不再是簡單的抄寫、保管，單位檔案人員要調(diào)動積極性，把檔案管理信息化建設(shè)視作重要的工作目標和任務(wù)[1]。

二、行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略建議

（一）提高檔案重視程度，完善管理制度?？陀^來看，單位的檔案管理信息化建設(shè)不僅對其發(fā)展和職工利益等有影響，甚至密切聯(lián)系全社會的經(jīng)濟效益，所以高度重視檔案管理信息化建設(shè)對行政事業(yè)單位的發(fā)展而言有重要意義。一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)深入理解檔案管理信息化建設(shè)對單位發(fā)展的意義，將其作為中心工作來抓。例如單位領(lǐng)導(dǎo)要認識到檔案管理信息化建設(shè)的保密問題，選擇在相對隱蔽的、比較安全的地方專門建立檔案管理辦公室，并注意加固辦公室的門窗，確保檔案資源的安全和完整。并且要安排專人看管檔案辦公室，嚴格檢查出入者的身份、權(quán)限，做好有關(guān)登記工作。另一方面，盡快建立單位的檔案管理信息化建設(shè)制度，用制度規(guī)范確保順利推進檔案管理信息化建設(shè)。在建立檔案管理制度時必須結(jié)合單位的實際情況，在充分了解檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上制定操作性強的制度，發(fā)揮對檔案管理信息化建設(shè)的指導(dǎo)作用、規(guī)范作用。例如把檔案管理信息化建設(shè)程度視為單位日?？己说囊粋€指標，和單位的責任追究、獎勵表彰等內(nèi)容掛鉤，調(diào)動全體職工支持和配合檔案管理信息化建設(shè)的主觀能動性，服務(wù)于檔案管理信息化建設(shè)。

（二）改進檔案管理手段，保證利用效率。從行政事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)要求來看，傳統(tǒng)的分散式管理手段不能滿足時代需要，應(yīng)積極使用現(xiàn)代化手段，延長檔案的壽命，提高檔案的利用效率，從而最大限度發(fā)揮檔案信息的價值，服務(wù)于單位的運作、發(fā)展。一是檔案人員要把握檔案信息管理時效，及時準確地將檔案信息錄入系統(tǒng);二是借助計算機實施檔案輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備實現(xiàn)實體檔案的信息化處理，使文字、圖片、聲像等資源變成數(shù)據(jù)資料，做到數(shù)據(jù)格式檔案和紙質(zhì)檔案并存;三是利用計算機與信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理，對不在保密范圍里的檔案資源應(yīng)使用網(wǎng)絡(luò)信息手段實現(xiàn)共享，面向社會提供高效信息服務(wù)，在提高檔案工作質(zhì)量的同時為利用者提供便利，有效使用檔案資源。

除此以外，在檔案管理信息化建設(shè)中要將檔案管理系統(tǒng)和單位其他管理系統(tǒng)聯(lián)合起來，形成一體化管理信息系統(tǒng)，從而綜合統(tǒng)籌各部門的信息，共享資源，提高檔案管理的系統(tǒng)效益、綜合效益。針對那些比較復(fù)雜的檔案信息應(yīng)合理分類、標引、管理，同時建立數(shù)字化檔案庫，統(tǒng)一管理單位內(nèi)外部運行。在檔案庫的構(gòu)建中，為保證檔案的真實性，檔案部門要和其他部門合作，有序開展檔案信息化工作[2]。在建成檔案庫之后，對于單位職工在工作期間的成績、處罰記錄、獲獎情況等都要記錄在檔案里，為職工的考核、獎懲、晉升等提供依據(jù)，進一步體現(xiàn)檔案信息的價值。

（三）加強安全保密管理，提升工作水平。由于部分行政事業(yè)單位的創(chuàng)新意識不強，導(dǎo)致檔案管理模式比較落后，所以檔案人員要深入分析本單位的信息保密制度，找到其中的缺陷、漏洞，有針對性地完善檔案安全保密制度，并專門安排人員負責監(jiān)督制度執(zhí)行情況，及時制止、懲處不符合制度的行為，夯實檔案信息保密管理的制度基礎(chǔ)。除了前文提到的保護檔案辦公室的安全，在單位的安全保密管理制度得到落實以后要加大審查檔案、管理檔案的力度，因為行政事業(yè)單位的檔案有保密、非保密之分，對保密檔案要嚴格制定保密時間、保密制度，過了保密時間之后就沒必要浪費太多人力和財力加以管理。

檔案管理信息化建設(shè)還要保證檔案信息的全面性，通過合理設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的檢索目錄、圖像導(dǎo)入、編排系統(tǒng)等功能，完成掃描各種信息的工作。例如在導(dǎo)入檔案信息之前要進行審核，如果需要控制權(quán)限，就要做好加密處理。另外，在檔案管理信息化建設(shè)中，軟件發(fā)揮著重要作用，務(wù)必要消除檔案管理軟件的漏洞，保證安全高效地開展檔案信息安全保密工作。檔案管理軟件處于不斷推陳出新的狀態(tài)，新的版本能彌補舊版本的不足，單位檔案人員應(yīng)及時更新軟件。同時使用檔案備份、設(shè)置防火墻、對軟件進行殺毒等措施完善檔案信息安全保密工作，提升檔案信息的安全性、保密性。最后，單位要定期檢查檔案管理，及時更新，因為信息化發(fā)展速度越來越快，檔案管理信息化操作平臺需要悉心維護，及時查漏補缺。

（四）加強檔案人員培訓，提高綜合素質(zhì)。信息化的檔案管理工作需要人的輸入與維護，所以提高檔案人員的素質(zhì)同樣重要。那么單位的管理者應(yīng)高薪聘請專業(yè)素質(zhì)過硬、計算機能力較強的檔案管理人才，建立高效化管理團隊。例如在招聘檔案人員時就提高準入門檻，盡可能把專業(yè)與經(jīng)驗作為考核的主要內(nèi)容，兼顧他們的道德素質(zhì)，考察他們具備崇高敬業(yè)精神與否。針對單位的老職工就應(yīng)定期開展檔案管理信息化建設(shè)培訓課程，提高他們的計算機操作能力和信息技術(shù)使用水準[3]。還要建立賞罰機制，為單位的檔案管理增添活力，獎勵兢兢業(yè)業(yè)的檔案人員，懲罰態(tài)度不認真、工作怠慢的檔案人員，使其自覺學習，發(fā)展綜合能力與素質(zhì)。

三、結(jié)束語

隨著科技的持續(xù)更新和發(fā)展，信息技術(shù)被越來越廣泛地應(yīng)用于社會生活，檔案管理信息化已經(jīng)是社會趨勢，對檔案本身和構(gòu)建和諧社會、改進生活方式等均有重要意義，行政事業(yè)單位務(wù)必要提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，堅持改進檔案管理手段，加強安全保密管理和人員教育培訓，最終將單位的檔案信息資源管好、用好，不斷提升檔案管理信息化水平，優(yōu)化檔案服務(wù)。

參考文獻

[1] 汪麗.推進事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理的幾點建議[J].黑龍江科學，2018（10）：56-57.

[2] 陰淑玲.信息化管理在事業(yè)單位檔案管理中的運用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：36-37.

[3] 武曉強.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].蘭臺內(nèi)外，2017（04）：68.