檔案管理信息化建設(shè)新路徑

劉瑩

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計算機已經(jīng)成為檔案管理部門最為常見的工作工具和管理手段。特別是檔案管理信息化的建設(shè)以及發(fā)展越來越迅速。檔案管理無不例外也受到信息化發(fā)展的影響，既有機遇也有挑戰(zhàn)。隨著檔案管理所承載的信息量多樣化、復(fù)雜化等趨勢發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式、工作方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息化社會發(fā)展的要求。本文從檔案管理工作的重要性出發(fā)，分析了檔案管理信息化建設(shè)的有關(guān)路徑。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 信息化 建設(shè)

目前，隨著新技術(shù)、新設(shè)備的不斷涌現(xiàn)，檔案管理工作也進(jìn)入了一個新的時期，通過新技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化與數(shù)字化，成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其它信息，從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。所以，如何有效的提升檔案管理工作的管理質(zhì)量，并且有效的解決所面臨的一切問題，最大程度的服務(wù)于社會，已經(jīng)成為檔案信息化管理工作的核心問題之一。

一、檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

（一）改善檔案管理工作。檔案信息是人們在社會實踐活動中的真實反映，為了給政府、企業(yè)、人們提供充足的文件與信息，我們必須要對這一類檔案信息進(jìn)行全面的管理，有利于人們的決策。充分體現(xiàn)在檔案管理工作中利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對檔案資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)等，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，達(dá)到為社會發(fā)展提供服務(wù)的功能目的。據(jù)統(tǒng)計，檔案信息化建設(shè)的成功實施，檔案信息利用人員的查檔時間可以節(jié)省54%，檔案利用率將比傳統(tǒng)文檔和檔案管理的利用率提高20-40倍，文件重復(fù)存儲率降低79%。檔案管理如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，可以避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失，極大的改善檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。

（二）提升檔案管理的思路及理念。傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)的模式主要是被動式，總是需要用戶自主的找上門來進(jìn)行查詢，這些功能幾乎不能由讀者自行簡單方便的完成。用戶也往往對于所查檔案給不出完整的信息，只能從只言片語中推斷。信息化技術(shù)具有諸多的優(yōu)勢，例如其信息處理、運算速度快，智能化程度高，信息傳輸與共享能力強等等，將其應(yīng)用到檔案管理工作中來，可以取代大部分的人工工作，減輕工作人員的壓力，同時大幅度提高檔案管理的效率，使檔案管理更加的規(guī)范化。通過信息化的管理完成基本的檔案編目、歸檔、保存和利用等工作，且實現(xiàn)了信息傳遞的無紙流程化管理，對提升檔案管理的思路及理念的改變起很大的推動作用。

（三）更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。檔案信息化就是在加強檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)最大限度地開發(fā)利用已開放檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。只有在實行了信息化管理才能使本單位檔案管理工作順應(yīng)時代發(fā)展潮流，信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提高本單位檔案管理水平，對于社會經(jīng)濟的發(fā)展起到不可忽視的促進(jìn)作用。當(dāng)今社會，任何的知識文化只有轉(zhuǎn)化成有實際效用的信息和產(chǎn)品，才具有價值和意義。因此如果檔案信息得不到利用和開發(fā)，如果檔案沒有轉(zhuǎn)化成有實際效用的信息和產(chǎn)品，那么檔案就推動了它存在的價值。所以，要適應(yīng)這種變化，就必須及時、準(zhǔn)確地掌握大量的檔案信息資源，以達(dá)到對市場形勢的預(yù)測，實現(xiàn)提高經(jīng)濟效益的目的，促進(jìn)經(jīng)濟工作躍上新臺階。

二、檔案管理信息化建設(shè)新路徑

（一）必須重視檔案信息化建設(shè)工作。要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要進(jìn)一步認(rèn)識到信息化建設(shè)對于加強檔案管理工作的重要性，積極參與到檔案管理信息化的工作中，加強對全員的宣傳教育，使每個職能崗位作業(yè)人員認(rèn)識到檔案管理是所有人的份內(nèi)事，而絕非只是檔案管理員的個人責(zé)任，建立科學(xué)、系統(tǒng)的管理體制，推動檔案工作信息化建設(shè)。以深化檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，以檔案信息化安全措施建設(shè)和人才隊伍為保障，扎實推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。要從源頭抓起，把檔案信息建設(shè)滲透到辦公室自動化當(dāng)中，落實到位，檔案信息化數(shù)字化建設(shè)才有發(fā)展的可能。

（二）建立統(tǒng)一專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。信息化人才是推動檔案信息化發(fā)展的動力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。檔案管理系統(tǒng)是通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，主要實現(xiàn)檔案流水化采集功能。要建立文書檔案、科技檔案、專門檔案、聲像檔案的一體化管理系統(tǒng)，通過與政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的鏈接，以及對各立檔部門形成的電子文件實行遠(yuǎn)程監(jiān)控，實時接收。要適應(yīng)形勢發(fā)展，建立起基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的檔案管理平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)資源內(nèi)部共享。要借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺，工作人員能及時有效地解決將工作中的各類問題，方便工作人員及時檢查和調(diào)整檔案信息。

（三）進(jìn)一步夯實檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是推動檔案事業(yè)加快發(fā)展的火車頭。抓住它，可以帶動檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，帶動檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，帶動檔案部門的人才培養(yǎng)和素質(zhì)提高，有利于推動電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會各方面的現(xiàn)代化管理。要通過制定相對完善的檔案信息化運行的措施和辦法，還能夠?qū)n案信息化的建設(shè)的重點和任務(wù)進(jìn)行明確，還可以對高校檔案管理規(guī)范的建設(shè)進(jìn)行管理、維護(hù)、運行，使得信息化建設(shè)有章可循、有規(guī)可守。要不斷提高檔案管理水平，為做好檔案管理工作，本著對工作負(fù)責(zé)的原則，把檔案工作作為一項基礎(chǔ)性工作來抓，提前部署，確保檔案數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。要強化工作人員的計算機操作技能、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力，還應(yīng)當(dāng)強化對于政府方針政策、法律規(guī)定、運營程序等內(nèi)容的研習(xí)，全面提升檔案管理人員的各項素質(zhì)。

三、結(jié)束語

總之，檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志?，F(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及與發(fā)展，信息技術(shù)涉及的領(lǐng)域越來越廣，這對檔案信息化建設(shè)進(jìn)程來說具有一定的促進(jìn)作用。因此，檔案管理部門要積極行動起來，開拓進(jìn)取，扎實工作，大力推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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