談現(xiàn)代檔案管理信息化建設的必要性與策略

季東妍

摘 要：在灌溉管理當中，我們除了要盡職盡責的做好灌溉管理工作外，還需要重視并切實做好相關(guān)的檔案管理工作，改進、優(yōu)化檔案管理的方式、方法，如引入和應用信息化技術(shù)，推進信息化檔案管理，借助信息化技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，更好的發(fā)揮出檔案管理工作的價值 。本文基于作者自身的實際工作經(jīng)驗與學習認識，首先簡單分析了現(xiàn)代檔案管理信息化建設的必要性，然后主要就檔案管理的信息化建設策略提出了部分探討性建議，以期能為相關(guān)的工作實踐提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 建設策略

在現(xiàn)如今的灌溉管理局檔案管理工作中，我們必須要將檔案管理信息化建設作為一個關(guān)鍵課題，積極加強相關(guān)的研究、探討與實踐，順應時代和科學技術(shù)的發(fā)展趨勢，使檔案管理工作可以取得更好的成效。

一、現(xiàn)代檔案管理信息化建設的必要性

灌溉管理局檔案管理工作，主要是對灌溉工作相關(guān)的技術(shù)性、政策性文件，以及管理局的行政信息、人事信息等，進行全面的收集、鑒定、整理、編撰、統(tǒng)計以及保管、研究和利用。其工作重要性強，所涉及到的工作內(nèi)容多而瑣碎、復雜，尤其是在當前檔案文件、信息量越來越大的情況下，依靠傳統(tǒng)完全人力的方式來進行檔案管理，會給工作人員帶來極大的工作壓力，而且工作效率、質(zhì)量低下，非常容易出現(xiàn)各種錯誤、疏漏，如檔案文件信息遺失、不全，檔案信息記錄不規(guī)范等等，這會對后期的檔案利用，帶來諸多的不便，體現(xiàn)不出檔案管理的價值[1]。因為檔案管理的意義不僅僅在于記錄和見證歷史，其同時更在于為今后的灌溉工作、水利工作、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)工作等，提供相關(guān)的依據(jù)、指導，保證其他各項工作決策的科學性、合理性。

對于上述的問題，通過信息化技術(shù)的引入和應用，則均可以得到很好的解決。如在信息化技術(shù)的幫助下，檔案管理工作的效率可以大大的提升，同時人的工作量會大大的減輕，很多繁瑣的工作都可以在信息化技術(shù)高速的處理能力下，快速的完成。再者是信息化技術(shù)的應用，能夠大大提高檔案管理的規(guī)范性，從檔案文件、信息的收集環(huán)節(jié)開始，其便能夠自動的進行錯誤識別、糾正，防止出現(xiàn)錯誤、疏漏或信息遺失、信息不全等問題，保證檔案質(zhì)量。還有非常重要的一點，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，受存儲介質(zhì)、傳輸條件的影響，檔案的應用是較為困難的。而在信息化的技術(shù)條件下，檔案則可以實現(xiàn)高度的大范圍共享，所有的上下級單位、合作單位等，都可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速的檢索、下載獲得檔案信息，不需要考慮交通，時間成本、物質(zhì)成本非常低，可以做到隨用隨取。而且在現(xiàn)如今的大數(shù)據(jù)與人工智能技術(shù)下，我們可以對檔案進行深入的價值挖掘，得到一些人工難以發(fā)現(xiàn)的具有價值的信息，這樣一來，就可以實現(xiàn)檔案利用價值的最大化體現(xiàn)。由此可見，推行現(xiàn)代檔案管理信息化建設，是具有高度必要性的，需要我們加強相關(guān)的研究、探討與實踐。

二、現(xiàn)代檔案管理信息化建設策略

（一）打造檔案管理的信息化平臺。灌溉管理局的檔案信息化管理，需要以功能健全、性能優(yōu)越的信息化平臺為基礎，這是推進檔案管理信息化建設的前提和必要條件。例如，應當根據(jù)檔案管理工作的現(xiàn)實需求，配備必要的辦公室、計算機、掃描儀、專用網(wǎng)絡等硬件設施、設備。尤其要注重檔案信息化管理系統(tǒng)的建設，該系統(tǒng)不僅要滿足檔案管理在錄入、鑒定、整理、編撰、統(tǒng)計以及保管、研究和利用等方面的基本功能需求，同時更要具有完善的邏輯結(jié)構(gòu)，簡而言之就是要實現(xiàn)檔案管理工作平臺，與其他相關(guān)工作站點的銜接，其目的是為了及時收集相關(guān)的文件、信息，如在電子化辦公的當下，一旦有文件、信息產(chǎn)生，便直接通過系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案管理工作平臺，快速完成編撰、歸檔等方面的工作，防止時間一久出現(xiàn)文件、信息遺失、遺漏方面的問題。還有一點是檔案管理的信息化系統(tǒng)平臺必須要具備最基本的識錯、糾錯功能，如根據(jù)檔案管理人員的信息錄入，自動判斷信息的錄入是否正確、是否符合要求[2]。

（二）制定、執(zhí)行嚴格的檔案信息化管理制度。與傳統(tǒng)的人工檔案管理不同，在信息化技術(shù)的幫助下，很多檔案管理工作的細節(jié)，都可以得到監(jiān)控和修正，從而避免一些問題的出現(xiàn)，但同時在信息化的技術(shù)條件下，檔案管理工作又可能出現(xiàn)一些新的問題，為了進一步克服、規(guī)避相關(guān)問題，我們就必須要針對信息化檔案管理工作的特點，制定、執(zhí)行嚴格的檔案信息化管理制度如應當以國家《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《檔案法》為基本的框架、參考和依據(jù)，然后結(jié)合灌溉管理局自身的信息化檔案管理工作情況，明確各項檔案管理工作的操作要求，細化信息化檔案管理中收集、鑒定、整理、編撰、統(tǒng)計以及保管、研究和利用等各個工作環(huán)節(jié)，必須要遵守和執(zhí)行的規(guī)范，指導信息化檔案管理工作的有序推進。再者，要健全信息化檔案管理工作的責權(quán)體系，將檔案管理工作的相關(guān)責任落實到具體崗位、具體人頭，對應工作內(nèi)容和責權(quán)的分配，制定客觀、公正的考核指標，對信息化檔案管理工作的推進、落實情況進行考核，對于發(fā)現(xiàn)的問題，追責到人頭，并對存在的問題，在制度上做出更進一步的嚴格規(guī)定，避免相同問題再次出現(xiàn)。

（三）提升信息化檔案管理的專業(yè)化水平。檔案管理工作非常的瑣碎、復雜及時是在信息化時代下，有了信息化技術(shù)的自動、智能幫助，但很多細節(jié)性的工作依然需要人為的操作才能完成，而且與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息化檔案管理對操作的專業(yè)化水平要求更高，如對檔案的搜集、整理、歸檔、存檔、調(diào)閱等等，都必須要具有更高的專業(yè)性，這樣才能更好的推進檔案信息化管理。例如，在檔案的收集、編制工作當中，檔案管理工作人員應當要能夠明確收集區(qū)間，根據(jù)單位自身的實際活動情況、工作情況以及相關(guān)要求來進行信息化檔案的編制，確保檔案信息內(nèi)容全面、完整;在后期的保管工作當中，必須要能夠全面保證信息化檔案的信息安全，不能發(fā)生損壞、丟失的情況，更不能發(fā)生泄密的情況，作為工作人員一是要具備良好的安全意識、責任意識，二是要具備信息安全方面的專業(yè)技術(shù)能力，能夠正確的進行檔案管理相關(guān)操作，防止各種可能發(fā)生的信息安全侵犯，等等[3]。

（四）加強對檔案信息的信息化挖掘、分析。通過對檔案的利用，才能體現(xiàn)出檔案管理的價值，為此我們應當加強對檔案信息的信息化挖掘、分析，使其能夠更好的被應用到各項工作的參考、指導中。如應當強化檔案信息的共享，借助于互聯(lián)網(wǎng)高效互通、互聯(lián)的優(yōu)勢，與地方檔案管理機關(guān)、上級單位和其他相關(guān)單位，建立起直接的檔案信息共享渠道，允許相互之間查詢有權(quán)限的，非保密性、非敏感性的檔案信息，為各方的檔案調(diào)閱、使用提供盡可能的便利，提高檔案使用的效率。與此同時，應在檔案管理工作當中，引入更加先進的人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，借助其超高的計算能力，對海量的、相關(guān)的檔案信息進行深入、全面的分析，幫助我們從有序或無序的數(shù)據(jù)當中，挖掘出各種更有價值且人為難以發(fā)現(xiàn)的信息，從而使檔案信息的應用價值最大化[4]。

三、結(jié)語

除了上面所提到的幾點之外，我們還必須要加強對檔案管理工作人員的教育、培訓工作，提高他們的檔案管理專業(yè)知識、能力，同時使其掌握熟練的信息化操作技術(shù)、技巧，能夠更好的適應信息化檔案管理工作的開展，從而對檔案管理的信息化建設起到有力的推動、保障作用。

參考文獻

[1] 王彩蓮.分析檔案管理的發(fā)展趨勢——檔案管理信息化[J].才智，2019（24）：217-218

[2] 夏璐.檔案管理的發(fā)展趨勢分析——檔案管理的信息化[J].建材與裝飾，2019（24）：207-208.

[3] 翟鵬.檔案信息化建設的現(xiàn)實需求和理論路徑[J].現(xiàn)代信息科技，2019（14）：113-114.

[4] 李廣雨.新形勢下檔案信息化建設面臨的問題及解決對策[J].菏澤學院學報，2018（04）：139-142.