檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的實施對策

王慶龍

摘 要：隨著現(xiàn)代科技技術(shù)的不斷進(jìn)步發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在各行各業(yè)中都得到了廣泛應(yīng)用。在檔案管理工作中，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的實施利用，能夠顯著提高管理工作效率和管理質(zhì)量。同時相比于傳統(tǒng)人力資源檔案管理來說，能夠有效節(jié)約人力資源的投入，并且進(jìn)一步提高檔案管理的嚴(yán)密性和規(guī)范性，對傳統(tǒng)檔案管理中存在的管理困難、效率低下以及查找時間長等問題進(jìn)行很好的解決?；诖耍袁F(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理造成的沖擊為切入點，分析現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的實施對策，希望給相關(guān)人員提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代信息技術(shù);對策;實施

前 言

檔案管理信息化，指的是相關(guān)檔案管理技術(shù)工作者，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，用科學(xué)的手段和方式來對檔案管理工作進(jìn)行處理，并且提高工作效率保證整體質(zhì)量。而且檔案現(xiàn)代信息技術(shù)的采用也可以在實際工作中對相關(guān)的信息進(jìn)行收集分析，建立起全新的服務(wù)框架和檔案管理機(jī)構(gòu)，實現(xiàn)檔案管理和社會化服務(wù)的有效融合。因此對檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的實施應(yīng)用進(jìn)行分析，有著重要的研究價值。

一、現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理的影響

1.1 對傳統(tǒng)觀念的沖擊。當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的融入應(yīng)用，為檔案管理帶來了革命性的變化，對傳統(tǒng)的檔案管理觀念產(chǎn)生了巨大沖擊。目前傳統(tǒng)檔案管理觀念以及模式，已經(jīng)不適用于信息化社會，管理人員只有善于接納新技術(shù)和新理念，對自身檔案管理思路進(jìn)行及時轉(zhuǎn)變，將現(xiàn)代信息技術(shù)中的現(xiàn)代化、高效化以及技術(shù)化等特點充分融入到檔案管理制度當(dāng)中，對傳統(tǒng)檔案管理思維的局限性進(jìn)行很好改變，才能讓檔案管理工作更加科學(xué)有效，將檔案管理的作用充分發(fā)揮出來。

1.2 對檔案管理人員素質(zhì)的挑戰(zhàn)。得益于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，目前檔案管理水平也在不斷提升，而一些傳統(tǒng)的管理方式和管理人員的綜合素質(zhì)，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前條件下的需求。傳統(tǒng)檔案管理人員都缺乏一定的專業(yè)知識，在信息時代不能對信息技術(shù)進(jìn)行很好的利用，同時對信息技術(shù)在檔案管理中所發(fā)揮的作用以及意義也沒有產(chǎn)生一種深刻認(rèn)知，這就會直接導(dǎo)致檔案管理水平無法跟上信息時代的步伐。

二、檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的實施對策

2.1 創(chuàng)新檔案管理觀念。首先，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，應(yīng)該對傳統(tǒng)檔案管理觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從根本上來樹立起正確的檔案管理思維。這就要求需要在管理單位內(nèi)部，加強(qiáng)對信息技術(shù)的宣傳，引導(dǎo)相關(guān)的檔案管理人員對信息化技術(shù)產(chǎn)生正確的認(rèn)知，并且能重視現(xiàn)代信息技術(shù)所帶來得作用，從而更加積極主動的去應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。只有通過觀念的轉(zhuǎn)變，營造出一種優(yōu)秀的內(nèi)外環(huán)境，更好的適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)，并且對相關(guān)管理人員的專業(yè)檔案管理技能進(jìn)行培訓(xùn)，才能實現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用。此外在檔案管理觀念創(chuàng)新過程中，管理單位還需要積極引進(jìn)一些先進(jìn)的檔案管理理念，增強(qiáng)整體檔案管理工作的活力。并且應(yīng)該注重以理念為引導(dǎo)，堅持對檔案管理工作和管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，讓管理工作質(zhì)量得到質(zhì)的提升。最后檔案管理觀念的創(chuàng)新，還需要現(xiàn)代檔案管理人員樹立起一種安全意識。檔案管理人員應(yīng)該意識到，檔案信息化管理理念下，一旦信息產(chǎn)生泄露，所帶來的后果將是毀滅性。因此檔案管理人員在檔案管理過程中需要提高警惕，做好檔案信息化管理的安全性，保證檔案管理的完整有效性。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員信息素養(yǎng)培養(yǎng)。其次由于現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)造成了較大沖擊和影響，因此在現(xiàn)代信息技術(shù)的實施策略上，需要對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提高。具體實踐上應(yīng)該增強(qiáng)對檔案管理人員的技術(shù)指導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)一些檔案管理的綜合性技能培養(yǎng)。并且在檔案信息化管理發(fā)展過程中，還需要注重組建出一支高水平技能的管理團(tuán)隊，加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)出一批既擅長檔案管理，同時又能夠熟練掌握信息技術(shù)的團(tuán)隊，是檔案管理信息化保障的基石。此外，這種檔案管理人員的綜合素養(yǎng)培育，需要重點做好管理人員的基本素質(zhì)和專業(yè)知識水平提高，加大資金投入引進(jìn)信息設(shè)備，并且為管理人員創(chuàng)造出更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，讓檔案管理人員能夠?qū)W習(xí)接收到最前沿的檔案管理理念和信息化技術(shù)應(yīng)用程度。并且對于檔案管理人員來說，在檔案信息化管理水平提高上，也需發(fā)揮出自身的積極能動性，主動的學(xué)習(xí)一些綜合知識，不斷地完善充實自身，將信息技術(shù)能夠熟練運(yùn)用到自身工作中，是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要策略。

2.3 強(qiáng)化信息設(shè)備投入。此外，檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的利用，還需要加強(qiáng)資源投入，購置足夠的信息設(shè)備，從而保證檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)的完善。通過信息設(shè)備的強(qiáng)化投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供出良好的信息化氛圍，對現(xiàn)代信息技術(shù)中“數(shù)據(jù)環(huán)境”的作用充分重視起來，強(qiáng)化數(shù)據(jù)集成工作。通過復(fù)雜并且完善的信息設(shè)備，提高數(shù)據(jù)庫和文件收集工作效率，從而提高主題數(shù)據(jù)庫的等級，來對自身的高級檢索系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。通過這種信息基礎(chǔ)建設(shè)的加強(qiáng)，來促進(jìn)檔案管理信息化的高效落實。另外在對一些信息硬件設(shè)備進(jìn)行強(qiáng)化創(chuàng)新的過程中，還需要根據(jù)實際應(yīng)用情況對硬件設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的完善，并且還要對這些信息設(shè)備加強(qiáng)資源整合，通過硬件信息設(shè)備和檔案管理軟件的協(xié)調(diào)運(yùn)用，來形成一種現(xiàn)代化的檔案管理模式，實現(xiàn)對現(xiàn)代信息技術(shù)的充分融合。

2.4 完善檔案管理機(jī)制。最后還需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立并完善檔案管理機(jī)制，對相應(yīng)的檔案管理信息化工作進(jìn)行規(guī)范，確保檔案管理各個環(huán)節(jié)都能夠和現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)無縫連接，促進(jìn)檔案管理信息化事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。從檔案管理的高層領(lǐng)導(dǎo)，到檔案管理的基層人員，都需要按照檔案管理機(jī)制來對信息化技術(shù)進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行。而對于一些相對來說有著較高權(quán)限的高層領(lǐng)導(dǎo)，需要對整體檔案管理機(jī)制的方向和原則進(jìn)行把控。基層的程序開發(fā)人員需要依照相應(yīng)的行業(yè)規(guī)范，來進(jìn)行正常的檔案管理程序編寫，同時監(jiān)督其他人員對信息化檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，讓檔案信息化管理水平能夠得到行業(yè)需求。需要相關(guān)單位需要對檔案管理總體工作內(nèi)容進(jìn)行明確，并且完善組織機(jī)構(gòu)，設(shè)立出專門的檔案管理崗位。盡量實現(xiàn)檔案管理信息化管理工作的常態(tài)化，根據(jù)不同的管理階段來劃分出不同的工作規(guī)劃，加大檔案管理監(jiān)督和檢查的工作力度，確保檔案管理工作的作用得以穩(wěn)定發(fā)揮。

三、結(jié)束語

綜上所述，在信息化背景下，信息資源已經(jīng)成為了當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的重要戰(zhàn)略性資源。而現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，目前還有著管理觀念和綜合人員素養(yǎng)不足的問題。因此需要多方面入手，對檔案管理觀念和管理人員素養(yǎng)進(jìn)行創(chuàng)新培育，并且完善信息設(shè)備和檔案管理機(jī)制，實現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，為檔案管理信息化建設(shè)作出重要貢獻(xiàn)。

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