高職院校人事檔案規(guī)范化管理的思考與實(shí)踐

宋菊平

摘要：高職院校作為實(shí)踐型、技術(shù)型人才重要培養(yǎng)基地，在具體辦學(xué)的過程中，需要對(duì)內(nèi)部的教職人才隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理，從而為院校領(lǐng)導(dǎo)者組織和執(zhí)行各項(xiàng)教育工作，提供信息依據(jù)。鑒于此，本文主要站在規(guī)范性管理的角度，就當(dāng)前院校在人事檔案管理方面存在的問題，以及相關(guān)的解決措施，展開分析。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案;規(guī)范化管理

高職階段的人事檔案，具體指院校內(nèi)部的教職人才隊(duì)伍進(jìn)行信息管理，通過檔案管理，完善院校內(nèi)部人才隊(duì)伍信息資料，從而為院校領(lǐng)導(dǎo)者提出辦學(xué)決策奠定良好的信息基礎(chǔ)。因此，院校必須重視人事檔案管理工作，認(rèn)真分析當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題，并根據(jù)院校在人事檔案管理方面的具體工作要求，提出相應(yīng)的解決措施，從而保證院校的人事檔案管理工作更加高效。

一、高職院校人事檔案中存在的問題

（一）管理思想意識(shí)不端正

據(jù)了解，目前在人事檔案管理領(lǐng)域，院校管理者在思想上還不夠端正[1]。對(duì)人事檔案管理缺乏思想重視，具體的管理工作在執(zhí)行方面不夠規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理趨于形式化發(fā)展。同時(shí)，因?yàn)楣芾硭枷氪嬖谄?，所以在管理職能設(shè)置，以及范圍明確等方面也存在一定問題。就當(dāng)前高職人事檔案管理來講，仍然以行政部門進(jìn)行兼職管理，導(dǎo)致管理工作存在較大程度的局限性。

（二）團(tuán)隊(duì)人員的專業(yè)知識(shí)薄弱

據(jù)了解，當(dāng)前高職在人事檔案管理方面，在管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)建設(shè)方面，仍然存在較大程度的局限性。首先，在招聘過程中，對(duì)管理人員對(duì)規(guī)范性管理理念，技能考查缺乏重視。導(dǎo)致引進(jìn)的管理人員，與崗位職能標(biāo)準(zhǔn)存在一定偏差。同時(shí)，高職院校因?yàn)樵谒枷肷先鄙僦匾?，所以在人事檔案方面的資金投入較為匱乏。管理人員缺少素質(zhì)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，所掌握的管理理念、手段也比較滯后，管理專業(yè)知識(shí)、技能薄弱，限制了人事檔案管理的規(guī)范性建設(shè)。

（三）檔案內(nèi)容的不完整

據(jù)了解，高職目前的人事檔案管理過程中，在檔案內(nèi)容的建設(shè)上，仍然存在很多的不足之處。大部分情況下，高職所掌握的人事檔案，都是在教職員工剛?cè)肼毱陂g，進(jìn)行填報(bào)的，隨著教職員工教齡的增加，其所做的教育貢獻(xiàn)，獲得榮譽(yù)也在不斷增加。而管理人員很難就教職員工個(gè)人信息進(jìn)行逐一的完善，大部分情況下都是將比較經(jīng)典的榮譽(yù)增添到人事檔案信息當(dāng)中，而對(duì)于其他信息補(bǔ)充不足。導(dǎo)致高職目前的認(rèn)識(shí)檔案信息管理存在明顯的不全面和不規(guī)范現(xiàn)象。

二、加強(qiáng)高職院校人事檔案管理規(guī)范化的措施

（一）重視人事檔案管理

為保證人事檔案管理工作更加規(guī)范，高職院校務(wù)必要在思想上，端正對(duì)檔案管理工作的思想重視。首先，加強(qiáng)管理工作思想宣傳，讓院校全體人員都能夠正確的樹立檔案管理思想認(rèn)知，在人員支持下，有效的開展人事檔案管理工作。同時(shí)，為保證檔案管理工作更加規(guī)范，院校需要將此項(xiàng)工作從行政部門中脫離出來[2]。公建具有獨(dú)立性的管理部門，專門負(fù)責(zé)人事檔案管理，從而進(jìn)一步規(guī)范管理環(huán)境，保證人事檔案管理工作更加全面和具體。此外，院校為保證人事檔案管理更加規(guī)范，需要建立完善性的管理工作體制，就人事檔案管理理念、工作流程以及考核指標(biāo)進(jìn)行明確，從而端正管理人員職能意識(shí)，促使管理人員本著認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，參與到人事檔案管理工作當(dāng)中。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在高職階段的人事檔案管理環(huán)境中，管理人員專業(yè)素養(yǎng)在很大程度上決定著管理工作進(jìn)度，以及檔案管理的安全性。因此，高職院校必須重視管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。首先，根據(jù)院校內(nèi)部人事檔案資源數(shù)量，引進(jìn)充足的管理人員。并就具體管理工作職能進(jìn)行明確，細(xì)化各個(gè)管理人員需要負(fù)責(zé)的工作范圍，從而保證人事檔案管理工作更加規(guī)范、有效，也能夠有效避免職能分配模糊，或者職能范圍交叉所造成的檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，高職需要根據(jù)認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)狀，圍繞管理人員定期組織培訓(xùn)活動(dòng)。就管理人員管理理念進(jìn)行宣傳教育。針對(duì)管理人員在人事檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，并為其提供有效的優(yōu)化對(duì)策，從而保證管理人員的人事檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范且高效。

（三）檔案內(nèi)容數(shù)字化和規(guī)范化

高職為全面提高人事檔案規(guī)范化管理效果，需要加強(qiáng)管理內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)[3]。隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，高職需要借助于信息技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理體系。將電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理方式相結(jié)合，構(gòu)建綜合性的檔案管理體系，全面提高檔案管理工作效率。同時(shí)，管理人員可以借助于信息技術(shù)，將教職人員的信息欄進(jìn)行補(bǔ)充完整。如此一來，能夠促使管理人員在檔案信息管理過程中，能夠?yàn)樵盒９ぷ髡邫z索檔案信息，提供便利條件。

三、結(jié)論

綜上，人事檔案作為高職辦學(xué)領(lǐng)域重點(diǎn)工作內(nèi)容，為保證人事檔案管理更加高效，院校需要構(gòu)建規(guī)范性的管理體系。從管理方式、人員素質(zhì)以及現(xiàn)代化技術(shù)方面進(jìn)行優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]周瑞宏.對(duì)高職院校人事檔案規(guī)范化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018 （07）：140.

[2]祝彩鳳，魏曉琳.高職院校人事檔案規(guī)范化管理實(shí)證研究[J].蘭臺(tái)世界，2015 （29）：69-70.

[3]費(fèi)海濤.高職院校人事檔案管理的規(guī)范化探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014 （13）：184.