小項(xiàng)目施工文件材料歸檔移交控制研究

魏燕輝

浙江浙能溫州發(fā)電有限公司

建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程實(shí)體完工后體現(xiàn)原施工過程質(zhì)量控制的文件，它是施工過程的文字體現(xiàn)。施工檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的管理過程，尤其是小項(xiàng)目的施工檔案管理。小項(xiàng)目施工方移交工程檔案的困難在于項(xiàng)目小，工期短，沒有全職檔案員，沒有專人制作、管理檔案。小項(xiàng)目施工方人員流動(dòng)大，檔案人員不專業(yè)，且?guī)缀跞渴羌媛?，在檔案工作的時(shí)間分配上不夠充足。為趕工期，小項(xiàng)目的兼職檔案員往往白天都在工地上干活，報(bào)表和施工記錄幾乎都是靠晚上加班制作。甚至不抓緊過程控制的話，常常在工程完成后才開始動(dòng)手做檔案，沒有現(xiàn)場(chǎng)原始資料，檔案最后憑記憶完成。

工程建設(shè)單位對(duì)工程項(xiàng)目檔案負(fù)有主體責(zé)任，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，組織協(xié)調(diào)內(nèi)設(shè)部門和參建單位，按照“誰(shuí)形成文件材料，誰(shuí)立卷歸檔”原則，依據(jù)前期立項(xiàng)階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工階段這4個(gè)階段來進(jìn)行系統(tǒng)管理。

1 預(yù)先控制

在合同簽訂時(shí)，初次確定施工方檔案的大致內(nèi)容，包括移交的內(nèi)容、數(shù)量和移交時(shí)間等。要求施工方檔案工作與工程項(xiàng)目同時(shí)開工、同時(shí)制作、同時(shí)完工、同時(shí)參加驗(yàn)收，并且確定未完成檔案工作的違約責(zé)任。除了書面材料，一定要與施工單位面談明確檔案相關(guān)內(nèi)容，以杜絕對(duì)方單位不重視檔案工作，造成施工文件材料歸檔的不及時(shí)、不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)。

2 施工進(jìn)場(chǎng)前的準(zhǔn)備工作

組織成立項(xiàng)目檔案管理小組，成員包括業(yè)主方、監(jiān)理方、施工方單位等各參建單位的檔案主管領(lǐng)導(dǎo)與檔案員，明確施工方單位負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案員。

在業(yè)主單位的項(xiàng)目建設(shè)管理手冊(cè)中明確工程檔案管理規(guī)定，明確詳細(xì)的檔案整理基本原則、要求、歸檔范圍、檢查與審核要求。

在首次工程例會(huì)時(shí)業(yè)主方檔案員一定要到場(chǎng)，宣講檔案工作的重要性。就該項(xiàng)目檔案管理規(guī)定中的重點(diǎn)做講解。了解施工方檔案員的工作熟練程度、檔案規(guī)范程度，并針對(duì)對(duì)方的弱項(xiàng)做指導(dǎo)。對(duì)基本的檔案知識(shí)、基本檔案要求細(xì)化講解，避免施工方檔案員做錯(cuò)而造成重復(fù)勞動(dòng)。

此外，要求施工方檔案員學(xué)習(xí)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822）、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28）等，強(qiáng)化對(duì)最基本的檔案知識(shí)、實(shí)際操作的掌握。

3 施工過程中的監(jiān)督指導(dǎo)

施工過程中要求監(jiān)理方對(duì)施工方的檔案進(jìn)行切實(shí)的指導(dǎo)與監(jiān)督。監(jiān)理是時(shí)時(shí)刻刻在現(xiàn)場(chǎng)的，比業(yè)主更了解原始資料的制作過程。很多資料無須業(yè)主簽署，監(jiān)理方簽署意見后就可以直接生效，更體現(xiàn)了監(jiān)理方監(jiān)督管理的重要性。

日常工作中，要與各技術(shù)專工多探討，例如施工記錄、驗(yàn)評(píng)記錄的標(biāo)準(zhǔn)，表格與簽署意見的要求，等等。技術(shù)專工了解相關(guān)檔案要求，不會(huì)造成資料的重復(fù)整改。

定期參加工程例會(huì)，在會(huì)上對(duì)當(dāng)前檔案工作中出現(xiàn)的問題提出意見，要求對(duì)方整改，并將整改要求寫到會(huì)議紀(jì)要里。要求施工方領(lǐng)導(dǎo)承諾做到按要求、按規(guī)定整改，按檔案規(guī)定整理檔案。

檔案管理小組要利用工程例會(huì)過后的時(shí)間，不定期組織討論會(huì)，就檔案工作過程中的困難、問題暢所欲言，并討論出切實(shí)可行的方案。

4 檔案審核、驗(yàn)收與移交

施工方對(duì)本單位形成的竣工檔案，要先進(jìn)行自查，合格后再提交監(jiān)理方。監(jiān)理方對(duì)施工單位提交的檔案先進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前，業(yè)主方組織相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)不合格項(xiàng)目，出具檔案整改通知單進(jìn)行整改，全部合格后，在項(xiàng)目竣工一個(gè)月內(nèi)移交竣工檔案。

檔案工作，特別是小項(xiàng)目的檔案工作，全程都是在與項(xiàng)目搶支持、搶時(shí)間，在不影響進(jìn)度的前提下，如期移交完整、準(zhǔn)確、合格的檔案。總之，檔案管理尤其是小項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理全過程中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，但也是工程質(zhì)量管理及竣工驗(yàn)收的重要組成部分，完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的工程檔案是尤為重要的長(zhǎng)效資料，可為日后工程竣工投入使用、維修管理提供有力的參考依據(jù)，能夠?qū)崿F(xiàn)其顯著的經(jīng)濟(jì)效益。