“五常法”在高職院校檔案管理中的應(yīng)用

譚慧

【摘 要】隨著我國教學(xué)事業(yè)的不斷發(fā)展，學(xué)生的數(shù)量在不斷增多，這就造成學(xué)生的檔案數(shù)量非常多，不利于管理。在不斷實(shí)踐中，工作人員發(fā)現(xiàn)了檔案管理的問題，并結(jié)合存在的問題在尋找科學(xué)的管理方法。在此之后引入了“五常法”，這種檔案管理方法非常有效，能夠解決現(xiàn)階段高職院校的檔案管理問題。

【關(guān)鍵詞】五常法;檔案管理;效率

【中圖分類號(hào)】G717.24 ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】2095-3089（2019）17-0012-02

引言

高職院校是我國重要的教學(xué)機(jī)構(gòu)，為我國的發(fā)展提供了大量的人才，而檔案是學(xué)生的簡介，在檔案里面記錄著學(xué)生非常重要的信息，尤其是在參加工作時(shí)，檔案顯得尤為重要。從而對(duì)檔案進(jìn)行有效管理是一項(xiàng)非常重要的工作，需要高職院校在對(duì)應(yīng)工作上提高重視程度，做好管理工作。所以本文主要論述的是我國高職院校檔案管理存在的問題以及在檔案管理中如何更好的使用五常法。

一、介紹五常法

五常法指的就是：常整理、常整頓、常清掃、常規(guī)范、常自律。這種方法最早是由日本學(xué)者提出來的，隨著時(shí)間的推移，經(jīng)過香港傳入內(nèi)地，五常法是一種現(xiàn)代化的物品管理方法，在實(shí)際使用中，作用非常大，越來越多的管理者看到了新方法的作用，都開始將新方法投入到實(shí)踐工作中，所以五常法的使用范圍在不斷擴(kuò)大。

高職院校如果連學(xué)生的檔案都無法很好地整理，就會(huì)減少學(xué)生的數(shù)量，高校為了吸引更多的人才，就需要將細(xì)節(jié)上的工作做好，這樣才能提高學(xué)校自身的競爭力，所以在高職院校的檔案管理中使用五常法十分有必要。

二、現(xiàn)階段我國高職院校在檔案管理中存在的問題

就目前情況來看，我國高職院校檔案管理工作問題非常多，主要表現(xiàn)在：

1.管理程度不到位。

在高職院校中，工作人員對(duì)檔案的管理力度不夠，高職院校是培養(yǎng)學(xué)生能力的場所，目的是讓學(xué)生掌握技能，所以管理人員在檔案管理上就缺乏一定的重視程度，此外在高職院校中，學(xué)校內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)比較頻繁，所以在檔案管理工作上，工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不固定這樣的情況，這就阻礙了檔案管理工作的進(jìn)展。

2.管理人員能力不足。

在檔案管理工作人員的配置上，相關(guān)人員能力水平不足，由于學(xué)校對(duì)工作的不重視，所以有的學(xué)校在檔案工作上只設(shè)立一個(gè)人進(jìn)行管理，這樣就加大了工作人員的負(fù)擔(dān)，在繁重的工作壓力之下，就讓工作人員難以照顧到所有的方面。所以長時(shí)間下去工作者就會(huì)認(rèn)為自己的工作只是起到輔助作用，所以就放松了自身的職責(zé)，從而忽視自身工作的重要性。

3.缺乏有效的管理方式。

目前我國高職學(xué)校的檔案管理方式比較單一。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，在高職院校的檔案管理工作上也應(yīng)該利用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理，這樣能夠提高管理的效率，減輕工作人員的壓力，但是高職院校還是在采用傳統(tǒng)的檔案管理方法在進(jìn)行管理，忽略了科學(xué)方法的引入。

三、如何更好的利用五常法進(jìn)行檔案管理

1.常整理。

常整理指的就是要對(duì)檔案管理工作的具體內(nèi)容進(jìn)行劃分，這樣能夠讓工作人員非常順利的展開工作。比如在高職院校的檔案管理區(qū)內(nèi)，管理區(qū)主要分為借閱區(qū)和辦公區(qū)，在檔案區(qū)中又分為存儲(chǔ)區(qū)和用品區(qū)等，在辦公區(qū)要存放管理部門的物品，而在借閱區(qū)就需要調(diào)整環(huán)境氛圍。對(duì)這兩個(gè)區(qū)域進(jìn)行整理能夠提高工作人員的檔案管理效率。

2.常整頓。

“常整頓”指的是要對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行分類。比如在高職院校學(xué)生的檔案主要有教學(xué)、黨群、科研等幾部分，在每一部分中的檔案中又包含著文件、錄音等實(shí)物，所以為了管理工作的開展就需要管理人員對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行分類整理。在整理過程中，管理者可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工作，按照固定的原則和要求去進(jìn)行存檔，然后將文件進(jìn)行分類和錄入，這樣能夠減少查閱的時(shí)間，提高工作效率。此外，在對(duì)檔案分類完成之后，在固定的周期內(nèi)要對(duì)檔案做抽樣檢查，在其中如果發(fā)現(xiàn)哪一宗檔案有問題就要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)補(bǔ)充，這樣能夠最大程度上提高檔案存放的質(zhì)量。

3.常清掃。

常清掃指的就是要保證檔案資料的整潔度，在一定時(shí)間內(nèi)就要對(duì)檔案進(jìn)行清潔，提高檔案的干凈程度，這樣能減少檔案的破損。比如，在實(shí)際生活中，如果對(duì)物品不及時(shí)進(jìn)行處理就會(huì)加大病蟲的危害程度，所以這就要求高職院校對(duì)檔案的清潔工作給出具體的要求，明確具體的清潔時(shí)間，也指定了對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，開展定期的清潔能夠提高檔案的完整程度。所以這就需要高職學(xué)校建立更加規(guī)范的制度，明確管理人員的職責(zé)。

4.常規(guī)范。

在檔案管理工作中，要對(duì)相關(guān)的制度進(jìn)行規(guī)范，做到責(zé)任上的明確劃分，這樣在出現(xiàn)問題之后可以進(jìn)行追責(zé)。此外高職學(xué)校還要對(duì)管理人員的能力進(jìn)行提升，比如，定期舉行培訓(xùn)會(huì)或者相關(guān)的比賽，也可以對(duì)檔案管理工作進(jìn)行突擊檢查，這樣才能更好的提高檔案管理水平，從而更好的進(jìn)行檔案管理工作。

5.常自律。

在檔案管理工作中，管理者要對(duì)自身的行為和工作態(tài)度進(jìn)行自律，讓自身樹立正確的工作態(tài)度，端正自己的心態(tài)，這樣才能更好的提高自身的服務(wù)水平，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)展。

結(jié)束語

總的來說，五常法對(duì)檔案管理工作有著非常大的積極作用，此外隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，教育部以及學(xué)生都對(duì)高職院校的檔案管理工作提出了更為具體的要求，所以這就需要高職院校提高對(duì)檔案管理的重視程度，在工作中積極發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)進(jìn)行解決，這樣才能更好的保護(hù)好學(xué)生的檔案。當(dāng)然檔案管理的方法還有很多，這就需要工作人員在實(shí)踐中進(jìn)行總結(jié)，結(jié)合自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來選擇科學(xué)的管理方法進(jìn)行管理。本文論述結(jié)束，希望能夠?qū)Ω呗氃盒５臋n案管理工作有一定的借鑒意義。

參考文獻(xiàn)

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