“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

文/鄭州大學(xué)附屬鄭州中心醫(yī)院檔案室 徐燕 王瑩 曹茜鳳

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄，涉及黨群管理、行政管理、醫(yī)療管理、醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)療器械設(shè)備、基建工程、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)等多方面內(nèi)容，內(nèi)容紛繁龐大。檔案管理工作是醫(yī)院日常工作中的主要組成部分，是指導(dǎo)醫(yī)療實(shí)踐并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的重要參考資料，也為領(lǐng)導(dǎo)決策、制定工作標(biāo)準(zhǔn)等提供科學(xué)依據(jù)。但傳統(tǒng)的檔案管理方法效率不高，準(zhǔn)確率較低，難以滿足人們對(duì)于檔案資料的收集、整理、檢索、查閱需求，創(chuàng)新檔案工作機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，優(yōu)化利用服務(wù)，深化檔案功能開發(fā)已迫在眉睫，近年來(lái)，隨著信息化的飛速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理的模式被各級(jí)醫(yī)院廣泛運(yùn)用，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化和智能化管理即是時(shí)代發(fā)展的必然，又能顯著提高綜合醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量，同時(shí)也彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的不足和弊端。本研究選取鄭州大學(xué)附屬鄭州中心醫(yī)院2018年11月—2019年4月的180份檔案資料作為研究對(duì)象，探討“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)管理模式在綜合醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，現(xiàn)整理如下。

一、資料與方法

（一）一般資料。2018年11月—2019年4月，在鄭州大學(xué)附屬鄭州中心醫(yī)院檔案室需要?dú)w檔整理的檔案180份，其中黨群檔案28份，行政檔案45份，人事檔案24份，科研檔案18份，基建檔案20份，設(shè)備檔案12份，榮譽(yù)檔案16份，聲像檔案17份，隨機(jī)分為對(duì)照組與研究組（n=90）。對(duì)照組按照常規(guī)的檔案管理方案進(jìn)行管理；研究組采用“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA的檔案管理方案進(jìn)行管理。所有檔案均符合檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，兩組檔案在一般類別資料之間比較，差異無(wú)統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＞0.05），具有可比性。

（二）研究方法。對(duì)照組根據(jù)我院制定的《檔案管理工作制度》《檔案綜合管理制度匯編》及《檔案歸檔范圍及保管期限》，采用常規(guī)的檔案管理方案進(jìn)行分類管理。研究組在對(duì)照組的基礎(chǔ)上根據(jù)PDCA循環(huán)的方法實(shí)施互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)分類管理，其具體方法如下：1.計(jì)劃階段（Plan）。按照國(guó)家檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院工作，對(duì)醫(yī)院原有的檔案管理工作制度即《檔案移交制度》《檔案接收與整理制度》《檔案保管制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案保密制度》《檔案借閱制度》等進(jìn)行修訂與完善。根據(jù)當(dāng)前檔案管理信息化的要求和醫(yī)院快速發(fā)展的需要，組織檔案室人員、科室負(fù)責(zé)人及各科室兼職檔案員，學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)科技在檔案管理中的應(yīng)用，根據(jù)檔案管理對(duì)電子化的要求，適時(shí)修訂《醫(yī)院各科室檔案歸檔范圍》，按照新的歸檔方案和要求，收集各類檔案，制定工作計(jì)劃，明確各類人員的崗位職責(zé)和分工。2.實(shí)施階段（Do）。依據(jù)新修訂的檔案管理制度和醫(yī)院工作實(shí)際，開展各門類、各載體資料的收集、整理、歸檔、管理、利用和開發(fā)工作。同時(shí)對(duì)醫(yī)院原有的《電子文件檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行升級(jí)和完善，電子檔案分類分級(jí)保存，使電子檔案更加規(guī)范有序，更好地保證了紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步性。3.檢查階段（Check）。對(duì)整理歸檔的各門類、各載體檔案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，嚴(yán)格審查檔案資料是否規(guī)范、完整，檔案內(nèi)容是否具有連續(xù)性和統(tǒng)一性，核查電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性，同時(shí)對(duì)結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并及時(shí)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)和討論，不斷完善檔案整理方法和工作程序。4.處理階段（Action）。對(duì)于復(fù)核檢查出的疏漏和錯(cuò)誤，積極改進(jìn)，及時(shí)查找原因，歸納總結(jié)。同時(shí)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合檔案管理方案在檔案管理實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析，加以改進(jìn)。

（三）管理效果評(píng)估。根據(jù)檔案管理效果和檔案檢索效率兩方面來(lái)對(duì)管理效果評(píng)估進(jìn)行評(píng)價(jià)：1.采用100分制對(duì)檔案管理效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，正確：80～100分；達(dá)標(biāo)：60～70分；不合格：60分以下；正確率＝（正確+達(dá)標(biāo)）/總例數(shù)×100%。2.比較兩組檔案檢索效率，檔案檢索效率通常采用檢全率和檢準(zhǔn)率兩個(gè)指標(biāo)來(lái)衡量和表示。檢全率＝檢出的有關(guān)檔案/全部有關(guān)檔案×100%；檢準(zhǔn)率＝檢出的有關(guān)檔案/檢出的全部關(guān)檔案×100%。

（四）統(tǒng)計(jì)學(xué)方法。兩組間計(jì)數(shù)資料以[n(%)]表示，兩組間比較采用χ2檢驗(yàn)分析。采用SPSS 21.0統(tǒng)計(jì)軟件進(jìn)行分析處理，P＜0.05表示差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

二、結(jié)果

兩組檔案管理效果和檔案檢索效率相比，研究組的檔案管理正確率為97.78%，明顯高于對(duì)照組80.00%，比較差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。研究組的檢全率和檢準(zhǔn)率分別為100.00%與98.89%，也明顯高于對(duì)照組77.78%與75.56%，比較差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）（見表1）。

表1 兩組檔案管理效果和檔案檢索效率比較（n,%）

三、討論

綜合性醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，也是必不可少的工作環(huán)節(jié)；新時(shí)期要求檔案管理工作要緊密圍繞醫(yī)院中心工作，創(chuàng)新檔案工作機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，優(yōu)化利用服務(wù)，深化檔案功能開發(fā)，服務(wù)醫(yī)院發(fā)展大局?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，不僅為人們的生活創(chuàng)造了便利的條件，同時(shí)也為醫(yī)院的檔案管理工作迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。醫(yī)院檔案信息量大、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理理念已很難滿足大家對(duì)于檔案資料的收集、歸納、檢索、存儲(chǔ)、查閱需求。PDCA循環(huán)是常用的管理方法之一，最先由美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明博士提出，又稱戴明環(huán)。包括計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）和行動(dòng)（Action）四個(gè)環(huán)節(jié)。這種管理方法以標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、科學(xué)化及持續(xù)性為主要特點(diǎn)，通過(guò)這四個(gè)階段的持續(xù)循環(huán)來(lái)實(shí)現(xiàn)有效提高工作質(zhì)量的目的。PDCA循環(huán)管理是一個(gè)周而復(fù)始的“爬樓梯”過(guò)程，從底層逐漸向高處延伸，每一次循環(huán)解決一些問(wèn)題，在延伸過(guò)程中不斷提高管理水平，并且環(huán)環(huán)相扣，密不可分。隨著信息化的飛躍發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的驅(qū)動(dòng)，“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理模式已被各級(jí)醫(yī)院尤其是大型綜合性醫(yī)院廣泛運(yùn)用。如果能夠?qū)ⅰ盎ヂ?lián)網(wǎng)+”與PDCA循環(huán)聯(lián)合運(yùn)用到三甲醫(yī)院的檔案管理工作中，不僅充分保存了檔案資料，更好地維護(hù)了檔案的全面性、完整性，同時(shí)也為人們提供了更為方便快捷的檢索途徑，提高了它的利用價(jià)值和服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)前隨著醫(yī)改的進(jìn)一步深入，醫(yī)院將面臨巨大的挑戰(zhàn)。它不僅體現(xiàn)在醫(yī)療方面，同時(shí)也體現(xiàn)在醫(yī)院的檔案管理方面。在這種新形勢(shì)下，如何對(duì)醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行有效的改進(jìn)，使檔案作用得到最大程度的發(fā)揮，是我們檔案管理人員需要考慮的問(wèn)題。也是我們加強(qiáng)檔案管理工作的最終目的。

為了將檔案管理工作做到制度化、規(guī)范化、數(shù)字化和共享化，我們?cè)诓殚喸S多文獻(xiàn)資料和借鑒醫(yī)院相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，將“互聯(lián)網(wǎng)+”與PDCA循環(huán)聯(lián)合應(yīng)用到綜合性醫(yī)院的檔案管理工作中。比較傳統(tǒng)的檔案管理與新的檔案管理在檔案管理效果和檔案檢索效率方面有何異同。本研究結(jié)果表明，研究組的檔案管理正確率達(dá)97.78%，明顯高于對(duì)照組80.00%，比較差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。在進(jìn)行檔案查閱方面，研究組的檢全率和檢準(zhǔn)率分別高達(dá)100.00%與98.89%，也明顯高于對(duì)照組77.78%與75.56%，比較差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。由此可見，“互聯(lián)網(wǎng)+”與PDCA循環(huán)聯(lián)合的檔案管理模式，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中存儲(chǔ)空間大、保存量多、工作效率低及檢索查詢耗時(shí)費(fèi)力的局面，滿足了現(xiàn)代檔案保管時(shí)間長(zhǎng)、查找便捷、避免損壞和丟失的需求。此外，這種全新的檔案管理方式使檔案信息與檔案資源整合效率明顯提高、檔案來(lái)源渠道也更加豐富，體現(xiàn)了精準(zhǔn)、高效、便捷、自動(dòng)化、全方位等特點(diǎn)，有效提高了檔案管理效率。

綜上所述，在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理中，這種管理模式具有重要意義，能夠提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量及效率，而且還大大地促進(jìn)醫(yī)院檔案信息資源利用朝著數(shù)據(jù)化、智能化的方向發(fā)展。有鑒于此，目前對(duì)于“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理的模式，雖然還處于探索磨合期，但在很多方面能夠更好地提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率。