行政審批工作中檔案的收集與整理策略

商婧媛

【摘 要】行政審批檔案是指行政許可實施機關(guān)在依法實施行政許可的過程中所產(chǎn)生的一系列的檔案，這類檔案通常包括申請者所提供的照片、文字資料等，這是在行駛行政許可過程中的原始資料記錄，必須要保證資料的安全性、完整性。本文就行政審批工作進行闡述，分析行政審批工作中檔案的收集與整理的意義以及行政審批工作中檔案收集與整理的難點，提出行政審批工作中檔案的收集與整理策略。

【關(guān)鍵詞】行政審批;檔案;收集與整理;意義;難點;策略

一、行政審批的基本闡述

行政審批工作是指法人或者是自然人所提出的某一種申請，行政機關(guān)依法對這種申請進行審查，繼而采用批準或者是發(fā)放證照的形式，認可其資質(zhì)，允許其從事某項活動的一種行為。行政審批具有幾大特點。首先其主體一定是法律法規(guī)所授權(quán)的組織，并不能夠是某個自然人或者是法人。審批通常是為了實現(xiàn)行政管理的目的，限制不利于公共利益的行為。其次行政審批屬于一種事前的管理，是一項權(quán)利，同時也是責任和義務。最后行政審批具有時效性以及自由裁量權(quán)?？傊姓徟闹饕饔迷谟趯Y源合理配置，事前控制風險，有效維持秩序，還能夠證明個人或者某個組織的信譽[1]。

二、行政審批工作中檔案的收集與整理的意義

在行政審批的過程中具有一系列的流程，每一個流程都會產(chǎn)生具有價值的文字、圖片以及聲音等檔案，這是政府行政管理部門的一項寶貴的財富。這些資料對于行政機關(guān)以及執(zhí)法人員而言，是其進行許可工作的主要內(nèi)容，同時也是審判機關(guān)對行政機關(guān)許可行為進行監(jiān)督的一種依據(jù)。由此可見對檔案進行收集和整理，不僅對于行政管理工作具有重要的意義，同時也便于后期審判機關(guān)的監(jiān)督和檢查。其次做好檔案的科學化管理還有利于發(fā)揮出檔案的作用，便于后期在查找或者利用時可以以最快的速度進行翻閱，提高檔案利用的效率。最后加強對檔案的收集和管理，也是保證檔案的安全性、規(guī)范性以及全面性的一種手段。

三、行政審批工作中檔案收集與整理的難點

首先在行政審批業(yè)務過程中，通常不同的機構(gòu)所負責的審批內(nèi)容都是不同的，是以條塊分割式進行管理的。業(yè)務辦理結(jié)束之后，材料會交于專職檔案員進行管理，再由專職的檔案員將這部分資料轉(zhuǎn)送給檔案中心。交由檔案中心歸檔，而由于內(nèi)部會涉及到不同業(yè)務部門的檔案，材料在移交過程中可能會存在檔案的破損、信息涂改等情況，嚴重影響后期檔案管理的質(zhì)量，這需要對行政審批工作中檔案的收集和整理的流程進行規(guī)范。其次檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)比較滯后，在現(xiàn)有的行政檔案管理中心并未建立專門的檔案管理系統(tǒng)，還有些地區(qū)檔案中心人員配置不足，只能夠?qū)Σ糠质马椷M行信息化的處理，影響了檔案管理的效率。最后行政審批人員的粗心大意，對信息化使用能力不強，使得檔案在收集和管理時缺乏真實性以及完整性，影響了檔案管理的質(zhì)量[2]。

四、行政審批工作中檔案的收集與整理策略

（一）對檔案收集并整理的流程進行規(guī)范

在行政審批工作中，想要提高檔案收集整理的效率，必須要規(guī)范好檔案收集和整理的流程，提高檔案收集的水平。首先要明確好對檔案進行收集人員的職責。如在接收到申請者的材料之后，應根據(jù)相關(guān)規(guī)定，對當場能夠辦理的事物，整理好材料進行辦件人以及申請人的簽字、蓋章，妥善保管并整理好相關(guān)資料。如若當場并不能進行審批的材料，應核準申請材料，并將其放入檔案袋，由指定人員取回檔案。如果有些事項需要聯(lián)合審批，則由窗口人員將其轉(zhuǎn)送到聯(lián)合審批的部門。在此期間應嚴格規(guī)范窗口人員以及審批部門人員在接、取材料時的手續(xù)，明確取材料時的時間、人員等基本實現(xiàn)。其次在對檔案進行收集的過程中要確保檔案的完整以及真實性。在流轉(zhuǎn)審批檔案時，應確保材料沒有損壞、掉頁等現(xiàn)象。如果是已經(jīng)完結(jié)的一些審批材料，應對這類資料進行分類、整理、排序、蓋章，提高管理的規(guī)范性，合理制定目錄，便于后期查閱，實現(xiàn)秩序化的管理。

（二）完善行政審批檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施

檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是密不可分的。傳統(tǒng)檔案都是以紙質(zhì)類的檔案為主，對這類檔案進行管理時，應選擇通風性較好的庫房，降低因為保存過程中受潮而造成紙張變質(zhì)以及字跡模糊等現(xiàn)象。其次對于信息化的檔案，應不斷完善網(wǎng)絡環(huán)境、優(yōu)化硬件設(shè)備以及軟件設(shè)備。就當下而言，信息技術(shù)在快速發(fā)展，審批的模式也逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，公眾對審批的效率和質(zhì)量的要求在提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式也有待進一步的完善，需逐步過渡到電子化、數(shù)字化。但是目前行政審批檔案的信息化系統(tǒng)并不能夠滿足業(yè)務審批以及數(shù)據(jù)分析的基本需求，必須要拓展網(wǎng)絡審批的平臺，在網(wǎng)上設(shè)置審批的端口，實現(xiàn)紙質(zhì)向電子平臺的過渡。將行政審批過程中所形成的檔案資料以電子政務為載體進行公示，如對審批的時間、程序等公布，提高行政審批的公開性、透明性[3]。

（三）實現(xiàn)行政審批檔案收集以及整理的信息化

信息在快速的發(fā)展，各行各業(yè)都融入信息技術(shù)，而行政審批檔案收集以及管理也要從傳統(tǒng)的管理方式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾砟Ｊ剑@也是當下行政審批檔案急需面臨轉(zhuǎn)型的一個重要的內(nèi)容。通過對審批檔案進行信息化建設(shè)，能夠?qū)⒃械囊恍┘堎|(zhì)類的文件，利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并在信息庫中儲存，降低傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于人為所造成的一系列失誤，提高電子檔案信息資源的利用率，形成電子政務信息公開的公共信息資源。具體操作應包含三個方面，首先實現(xiàn)檔案收集和管理的協(xié)同運作的模式。行政審批檔案中心應該組織各個業(yè)務部門對傳統(tǒng)的檔案管理進行轉(zhuǎn)變，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺。其次實現(xiàn)無紙化的電子檔案管理，可以先選擇某些業(yè)務進行試點，融入電子簽名、數(shù)字摘要等技術(shù)，對電子文件進行管理。當試點成功之后，可以全面推行無紙化的管理模式。最后將原有檔案通過數(shù)據(jù)庫掃描等技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并設(shè)置保密等級，根據(jù)等級程度對檔案的信息進行公開。加強公眾對法律法規(guī)、辦件流程的了解，將行政權(quán)利暴露在陽光下，提高整個審批的效率，實現(xiàn)審批的公平、公眾、公開。

（四）提高行政審批檔案收集與整理者的工作能力

優(yōu)化行政審批工作中檔案的收集以及管理，離不開檔案收集者以及整理者的努力。在行政機關(guān)內(nèi)部應建立檔案責任追究制度，定期對工作人員所負責的內(nèi)容進行檢查。一旦出現(xiàn)發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)不真實、存在損毀等現(xiàn)象，要嚴格追查經(jīng)手人的責任。其次要加強對檔案收集以及整理者進行流程以及信息技術(shù)的培訓，提高收集以及整理者對待工作的嚴謹性，確保在信息化的過程中，工作者能夠迎接檔案整理所帶來的挑戰(zhàn)，提高檔案收集以及整理的能力。

結(jié)語：

行政審批工作中，檔案的收集與整理的質(zhì)量是確保檔案真實性、有效性以及規(guī)范性的基礎(chǔ)，有利于檔案后期的合理以及高效化的利用，也便于監(jiān)督機關(guān)對行政審批工作中的內(nèi)容進行核查，確保審批工作的公平、公開以及公正性。在對行政審批工作進行優(yōu)化管理時，首先應規(guī)范好檔案收集和管理的流程。其次完善審批檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施。另外要實現(xiàn)檔案管理的信息化。最后提高行政審批檔案工作者的工作能力，確保檔案收集和管理的質(zhì)量。

參考文獻

[1]賀鵬飛.行政審批制度改革背景下檔案管理工作研究[J].農(nóng)家參謀，2020（04）：198.

[2]黃衍潔.加強行政審批檔案管理利用的若干思考[J].辦公室業(yè)務，2019（12）：55.

[3]郭柳軍.行政審批類檔案利用研究[J].檔案時空，2019（02）：16.