數(shù)字檔案建設(shè)難題及解決措施

張玉群

摘要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)研究范圍的擴(kuò)展和深入，大大提升了數(shù)字檔案管理工作的難度，數(shù)字時(shí)代具有高度的復(fù)雜性、多元性及不確定性。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)于數(shù)據(jù)的處理和管理，機(jī)遇和挑戰(zhàn)是并存的。本文對(duì)目前數(shù)字檔案管理工作中的問題進(jìn)行了分析，希望能夠推動(dòng)數(shù)字資源共享理念在我國(guó)數(shù)字檔案管理工作中的利用，轉(zhuǎn)變數(shù)字檔案管理模式，促進(jìn)數(shù)字檔案管理工作水平的提高。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;資源整合;構(gòu)建

數(shù)字資源信息和平臺(tái)的發(fā)展，數(shù)字資源共享理念的廣泛深入是提高我國(guó)數(shù)字檔案管理水平，轉(zhuǎn)換我國(guó)數(shù)字檔案管理模式的重要方式，隨著數(shù)字資源的愈加豐富，數(shù)字資源共享理念與信息理念共同走進(jìn)每位人的生活，在數(shù)字資源共享、全球化、區(qū)域化的過程中，數(shù)字檔案管理模式將發(fā)生轉(zhuǎn)變，更加注重?cái)?shù)字檔案管理的效率，避免不必要的漏洞并且注重?cái)?shù)字檔案管理中的人文情懷，能夠讓我國(guó)的數(shù)字檔案管理模式更加能提高數(shù)字檔案管理模式。然而，迄今我國(guó)的數(shù)字檔案管理模式缺乏數(shù)字資源等理念的滲透，更沒有用上數(shù)字資源方面的應(yīng)用，大大的降低了我國(guó)數(shù)字檔案管理的工作效率，也弱化了數(shù)字檔案管理模式的作用，使得我國(guó)的數(shù)字檔案管理工作沒有發(fā)貨數(shù)字資源共享理念作用，數(shù)字檔案管理模式仍然缺乏創(chuàng)新和效率‘”。

1 數(shù)字時(shí)代檔案數(shù)字資源整合的難點(diǎn)

1.1 各種數(shù)字資源分散、獨(dú)立、關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)

我們要知道，不同的檔案部門提供數(shù)據(jù)資源時(shí)，會(huì)將文件保存為各種各樣的格式、采用各種各樣的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件進(jìn)行管理，并且使用不盡相同的信息檢索工具[2]。因?yàn)檫@些原因，數(shù)字檔案信息資源的統(tǒng)一管理工作對(duì)于檔案管理人員來說將是極難完成的工作，也使得利用數(shù)字檔案信息的進(jìn)行工作的人員需要切換不同的檢索工具、使用不同的檢索方法去查詢相關(guān)檔案信息。

1.2 數(shù)字檔案信息質(zhì)量參差不齊

在檔案館收集數(shù)字檔案信息過程中，大量的內(nèi)容會(huì)出現(xiàn)交叉、重復(fù)的現(xiàn)象，這是因?yàn)橐恍n案部門在提交的數(shù)據(jù)的時(shí)候，信息在庫(kù)中便存在許多交叉和重復(fù)的數(shù)字檔案，對(duì)于檔案管理人員和使用人員來講，這些數(shù)字檔案信息根本沒有價(jià)值意義，只具有數(shù)字意義而已。

1.3 數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)格式和檢索標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一

移交上來的數(shù)字檔案信息無論是以將傳統(tǒng)紙質(zhì)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案信息的形式，還是生成時(shí)便是數(shù)字信息數(shù)據(jù)的形式，都存在著數(shù)據(jù)文件可能是以不同的數(shù)字格式創(chuàng)建的問題，在文件檢索的過程中也需要使用不同工具的問題，比如是以何種文件格式對(duì)文件進(jìn)行保存、以何種數(shù)據(jù)庫(kù)軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、以何種檢索工具對(duì)文本進(jìn)行檢索等問題[3]。這些問題使得數(shù)字檔案管理人員很難將數(shù)字檔案信息集合匯總到一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái)上進(jìn)行系統(tǒng)的管理和利用。

2 數(shù)字時(shí)代數(shù)字檔案信息資源整合的對(duì)策

2.1 整合資源，建立數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)

數(shù)字資源共享對(duì)于我國(guó)數(shù)字檔案管理事業(yè)具有重要意義。在真正的幫助數(shù)字檔案管理工作者學(xué)習(xí)到數(shù)字資源共享理念高層次，數(shù)字檔案管理者應(yīng)該注重本館的數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)的建設(shè)。需要建立多個(gè)檔案館或者檔案資源庫(kù)之間的數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)字資源共享在檔案館之間的應(yīng)用，并且需要把多樣的數(shù)字資源共同整合到數(shù)字檔案資源管理平臺(tái)之中。數(shù)字資源本來就是通過電子網(wǎng)絡(luò)、信息共享資源，數(shù)量龐雜，需要在數(shù)字檔案工作者的共同努力下的整合資源，建立起每位數(shù)字檔案工作者都能共享的數(shù)字資源共享平臺(tái)[4]。

2.2 拓展渠道，構(gòu)建數(shù)字檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)

數(shù)字資源共享理念需要信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是保障數(shù)字檔案管理信息化水平提高的重要因素，也是影響數(shù)字檔案管理工作水平的關(guān)鍵要素，所以一定要加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。數(shù)字檔案工作者需要大力建設(shè)數(shù)字資源共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)站或者資源平臺(tái)，組織專家進(jìn)行信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，盡量推動(dòng)信息化標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，不僅為數(shù)字檔案管理隊(duì)伍提供有效的參考標(biāo)準(zhǔn)，也可以促進(jìn)科技信息交流[5]。數(shù)字檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)可以讓數(shù)字檔案管理者、數(shù)字檔案工作者、讀者等多方進(jìn)行數(shù)字檔案數(shù)字資源分享，而不是多方的數(shù)字資源的閉塞，資源共同分享對(duì)于前端的科技信息、科研信息的機(jī)密性，科研機(jī)構(gòu)可以組織人員進(jìn)行內(nèi)部檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)于信息化標(biāo)準(zhǔn)的重視，推動(dòng)內(nèi)部信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)水平的提高，為數(shù)字檔案管理工作提供有效保障。

2.3 推動(dòng)服務(wù)，普及數(shù)字檔案資源共享理念

數(shù)字資源理念滲透是保障數(shù)字檔案管理、工作水平提高的重要方式，也是影響數(shù)字檔案管理工作者工作效率提升的關(guān)鍵要素，所以一定要加強(qiáng)數(shù)字資源管理理念在數(shù)字檔案管理工作中的滲透。比如，數(shù)字檔案館的有關(guān)部門要自主的、主動(dòng)承擔(dān)數(shù)字檔案服務(wù)任務(wù)，多為檔案管理專家和建設(shè)者需要出謀劃策，推動(dòng)數(shù)字檔案管理服務(wù)的升華，真正的讓數(shù)字檔案工作者對(duì)其所從事的工作充滿熱情，推動(dòng)數(shù)字檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。在數(shù)字檔案信息資源整合方案中構(gòu)建一個(gè)的合理的、能夠體現(xiàn)數(shù)據(jù)客觀價(jià)值的評(píng)價(jià)體系，在信息資源整合的過程中和結(jié)束時(shí)應(yīng)該依照客觀的標(biāo)準(zhǔn)和公平的評(píng)價(jià)方法對(duì)其進(jìn)行規(guī)范及評(píng)價(jià)，使檔案管理人員和檔案使用人員都能享受到數(shù)字檔案信息資源整合的成果，可以采用定性、定量的方法對(duì)數(shù)字資源整合的整體效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，也可采用專家評(píng)審的方法對(duì)其進(jìn)行深入分析?？梢詮馁Y源數(shù)量、檢索速度等客觀方面人手建立評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，也可從使用者角度進(jìn)行考慮，對(duì)用戶滿意度等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，數(shù)字資源管理理念中的數(shù)字檔案服務(wù)提升需要多方的共同力。這樣才能可以適當(dāng)?shù)靥岣叻?wù)的水平來促進(jìn)數(shù)字檔案工作者數(shù)字資源的共享水平的提升。其次，可以適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)和進(jìn)修，選派表現(xiàn)優(yōu)秀的信息管理人員進(jìn)修專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)水平，為提高數(shù)字檔案管理工作信息化水平提供人員保障。不僅為數(shù)字檔案管理隊(duì)伍提供有效的參考標(biāo)準(zhǔn)，也可以促進(jìn)科技信息交流。其次，由于科研信息的機(jī)密性，科研機(jī)構(gòu)可以組織人員進(jìn)行內(nèi)部檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)于信息化標(biāo)準(zhǔn)的重視，推動(dòng)內(nèi)部信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)水平的提高，為數(shù)字檔案管理工作提供有效保障。

3 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字資源共享時(shí)代的數(shù)字檔案管理，及數(shù)字檔案工作者的管理水平中的數(shù)字資源共享理念的滲透是促進(jìn)數(shù)字檔案工作者、管理者轉(zhuǎn)變數(shù)字檔案管理模式，真正的提高數(shù)字檔案管理、工作效率的關(guān)鍵。并且數(shù)字資源共享理念的加入對(duì)于數(shù)字檔案工作體系形成，模式轉(zhuǎn)換具有重要推動(dòng)作用。所以，我國(guó)的數(shù)字檔案管理者、數(shù)字檔案館中的工作者需要加強(qiáng)數(shù)字資源共享理念在數(shù)字檔案管理、工作中的應(yīng)用及數(shù)字檔案工作者要主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)字資源共享理念，追求并且真正的提高自身數(shù)字檔案工作效率的提高，良好的推動(dòng)數(shù)字檔案事業(yè)的健康發(fā)展，為我國(guó)數(shù)字檔案工作做出一份自己的貢獻(xiàn)。

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