淺析博物館藏品檔案管理

劉慧芳

摘 要：藏品檔案管理是博物館業(yè)務(wù)部門一項重要工作。根據(jù)1978年國家文物局頒發(fā)的《博物館藏品保管試行辦法》，凡進入博物館館藏的藏品，必須建有藏品檔案，包括藏品總賬登記表、藏品卡片、藏品檔案登記表。但是隨著博物館藏品數(shù)量的增多以及展品的多方位展示、利用，藏品檔案的管理工作日趨繁重，逐漸呈現(xiàn)新的特點，并面臨新的問題。我們以西安半坡博物館藏品檔案管理為鑒，具體分析當(dāng)前博物館藏品檔案管理中需重視的問題。

關(guān)鍵詞：藏品;檔案;管理

隨著社會文化的繁榮發(fā)展，人們對歷史文化認知的需求越來越高，藏品作為一種歷史文化載體，其檔案亦成為一種社會信息資源。因此，重視和加強藏品檔案的科學(xué)管理，切實保證藏品檔案的完整性，使之更好地為博物館業(yè)務(wù)工作和科學(xué)研究服務(wù)，已經(jīng)成為博物館藏品業(yè)務(wù)部門的重要工作。

1 完善藏品檔案的重要性

2009年2月16日，國家文物局公布的藏品檔案規(guī)范（WW/T0020—2008）明確了藏品檔案的概念：在文物藏品征集、鑒定、入藏、編目、保管、保護、利用和研究等工作過程中，形成的有關(guān)文物本體屬性、文物管理工作和其他相關(guān)事項的歷史記錄，形式有文字、圖表、照片、拓片、摹本、電子文件等。由此可知，藏品檔案可為藏品的管理、保護、展出、利用和研究等提供依據(jù)。

1.1 完善藏品檔案管理信息可以加強藏品監(jiān)管

最初，建立藏品檔案的目的，是為了便于管理博物館的藏品，做到帳物清楚，但從實際運行情況看，藏品檔案管理同時也涵蓋著對藏品的監(jiān)管。

為強化藏品檔案管理對藏品的監(jiān)管，目前我國多數(shù)博物館都專門設(shè)置了藏品總賬辦公室，要求藏品總登記帳必須有專人負責(zé)管理，總帳管理人員不得兼任庫房保管。同時，每年年底藏品總賬管理人員與庫房管理人員需共同核對總賬文物數(shù)量與庫房文物數(shù)量。這樣的管理模式，既做到了賬物分離，又起到了監(jiān)管作用，雙方互相制約。

此外，博物館藏品檔案管理人員往往也負責(zé)出具藏品出入庫的提用單，實現(xiàn)了對藏品的動態(tài)監(jiān)管。例如，藏品出庫后，出庫單一式三份，分別由檔案管理人員、庫房管理人員及第三方藏品接收人保存。檔案管理人員要隨時掌握藏品的出庫情況，按時與庫房管理人員和藏品接收人員溝通，確保不越期、不拖帳。

1.2 完善藏品檔案保護信息可以加強藏品預(yù)防性保護

實現(xiàn)藏品的“延年益壽”是每一個博物館工作者的夢想。早在1930年，意大利羅馬召開的關(guān)于藝術(shù)品保護國際研討會第一次提出預(yù)防性保護的概念。如何實現(xiàn)博物館藏品預(yù)防性保護，各國博物館同行都在不懈努力，認識不斷提升。從最初控制博物館館內(nèi)藏品環(huán)境，提升到在博物館設(shè)計和構(gòu)筑中利用建筑物本身實現(xiàn)部分環(huán)境控制功能等方式。

那么，收集藏品檔案資料對藏品預(yù)防性保護是否會起到推波助瀾的作用？其答案顯而易見。針對某件藏品或某類藏品，檔案管理人員通過長時間詳細記錄，收集藏品保護信息，包括藏品歷次所進行的消毒、滅菌、防蟲、防腐等措施的時間、使用藥品、方法及使用的效果等情況的詳細記錄和有關(guān)數(shù)據(jù)，對藏品進行的修復(fù)、保護、復(fù)制時間、單位、承辦者的姓名，所使用的材料、工藝流程、藏品修復(fù)的部位等進行記錄。

隨著原始資料的客觀收集，對藏品保存現(xiàn)狀進行統(tǒng)計分析，必定可以尋求到最恰當(dāng)?shù)谋Ｗo方式，為開展藏品的預(yù)防性保護提供可靠的依據(jù)，從而提高預(yù)防性保護的針對性和有效性。

1.3 完善藏品檔案的研究、利用信息可以拓展藏品文化內(nèi)涵。

藏品的研究、利用主要是指專家學(xué)者發(fā)表的各類科研論文、專著、叢書目錄、銘刻拓片、圖錄等資料。搜集、整合每件藏品不同領(lǐng)域的科研資料，不僅可以為陳列宣傳提供生動、真實的素材，使文物的宣傳教育作用得以充分發(fā)揮，還可以為社會各有關(guān)部門開展多學(xué)科理論研究提供翔實的第一手資料，為科學(xué)研究提供必要的原始依據(jù)。

2 博物館藏品檔案管理現(xiàn)狀

博物館藏品檔案的管理在延續(xù)傳統(tǒng)管理模式的同時也在不斷改進完善。2008年，國家文物局開展國家一級博物館評估，將藏品賬目是否清晰、編目是否詳明、檔案資料是否完備（分值占1%）、是否有藏品數(shù)字化信息登錄、是否維護及時規(guī)范（分值占2%），明確列入了評估項目。由此可見，目前我國藏品檔案的管理，在基于傳統(tǒng)紙質(zhì)藏品檔案的基礎(chǔ)上，逐漸創(chuàng)新引入了數(shù)字化檔案技術(shù)，二者呈現(xiàn)出相輔相成的特點。以西安半坡博物館藏品檔案管理典型發(fā)展過程來看，我國的博物館藏品檔案管理粗略呈現(xiàn)出三個階段特點和共性問題。

第一階段，20世紀90年代前以紙質(zhì)藏品檔案為主。紙質(zhì)藏品檔案包括藏品總賬、藏品卡片、藏品檔案表三類，為一件藏品對應(yīng)一份藏品檔案和一個藏品卡片，實現(xiàn)了一物一卡一檔的戶籍模式。紙質(zhì)藏品檔案為藏品保存了最原始的記錄，如在每一份藏品檔案里都附有珍貴的手繪藏品器物圖。但是，在填寫日常藏品檔案管理的過程中，我們發(fā)現(xiàn)多數(shù)藏品紙質(zhì)檔案從建立之日起，就一勞永逸地保存在檔案室，猶如進入了保險柜，基本沒有人員去更新、完善。目前，西安半坡博物館在紙質(zhì)藏品檔案信息完善方面，還存在滯后現(xiàn)象，不能及時對藏品檔案和藏品卡片同時補充完善。

第二階段，隨著辦公軟件的普及和應(yīng)用，利用Word文檔和Excel表制作藏品電子檔案手段應(yīng)運而生，同時加入了藏品的數(shù)碼照片。博物館藏品檔案管理進入電子藏品檔案階段。此時，幾乎所有的藏品檔案管理人員都偏愛統(tǒng)計快速、檢索便捷、更新快速的電子化藏品檔案。如在更新完善藏品檔案時，大多首先選擇電子檔案，其次再做紙質(zhì)藏品檔案。2012年，西安半坡博物館面對《2011年度國家一級博物館評估》復(fù)核時發(fā)現(xiàn)，近年來的藏品更新信息僅局限于電子檔案，紙質(zhì)藏品檔案的完善情況不容樂觀。相對紙質(zhì)藏品檔案，電子藏品檔案由于其易于修改的特性，很多原始資料不便保存。

第三階段，2006年全國文物系統(tǒng)啟動館藏文物普查，推動了藏品檔案管理新的模式——藏品管理系統(tǒng)。目前，比較普及的藏品管理系統(tǒng)是館藏文物信息管理系統(tǒng)。藏品管理系統(tǒng)實現(xiàn)了多用戶、多線程，同步實現(xiàn)了管理人員后臺管理完善藏品檔案，其他用戶前臺查詢、調(diào)閱藏品信息。藏品管理系統(tǒng)在提高博物館藏品的利用率的同時，也給檔案管理人員提出了計算機專業(yè)學(xué)習(xí)的難題。

綜上所述，目前我國博物館藏品檔案管理面臨的共性問題有：

①我國藏品檔案以紙質(zhì)藏品檔案、電子藏品檔案和藏品管理系統(tǒng)三者共存，但無法做到三種檔案管理模式協(xié)調(diào)發(fā)展。

②忽視藏品檔案的更新與完善，尤其是紙質(zhì)藏品檔案的完善更是滯后。

③缺乏系統(tǒng)的藏品檔案管理人員培訓(xùn)。尤其是藏品管理系統(tǒng)作為新興的管理模式，其維護需具備適當(dāng)?shù)挠嬎銠C知識。因此，針對當(dāng)前這種情況，我們需要重新審視藏品檔案的管理，既不能遺忘紙質(zhì)藏品檔案的重要性，也不能排斥新技術(shù)的應(yīng)用，科學(xué)管理藏品檔案需要慎之又慎。

3 改進博物館藏品檔案管理的建議

3.1 以制度機制為準繩，強化藏品檔案崗位責(zé)任制管理

藏品檔案管理必須做到制度健全、賬面清楚、鑒定確切、編目詳明、保管妥善、查用方便。同時，應(yīng)嚴格按照國家文物局“博物館必須建立藏品檔案，編制藏品的分類目錄和一級藏品目錄”等原則規(guī)定，結(jié)合本館實際，采取“先重點、后一般，先試點、后普開”的辦法，制定完善檔案制度，細化并明確職責(zé)，強化建檔舉措，使檔案為藏品管理、科學(xué)研究和展示教育工作提供信息支撐。

3.2 以紙質(zhì)藏品檔案為基礎(chǔ)，加強電子檔案及藏品管理系統(tǒng)的利用與維護

研究藏品是博物館經(jīng)常開展的一項重要的基礎(chǔ)工作，專業(yè)人員通過對藏品，即文物、標本在征集、流動、存儲過程中形成的各種載體記錄的全部文字、聲像、圖片材料進行綜合分析和研究，揭示出文物、標本的科技含量信息。圍繞著文物、標本生命周期內(nèi)形成的全部檔案材料，也就形成了藏品研究工作第一手資源性材料，直接體現(xiàn)為紙質(zhì)藏品檔案。但是，藏品檔案涉及的量多面廣，業(yè)務(wù)要求高，工作任務(wù)重。藏品檔案的數(shù)字化也勢在必行。通過對文物藏品檔案資料的輸錄、圖片的掃描和藏品的攝像處理，保證了藏品有檔可查、有據(jù)可循，規(guī)范打印材料，使文本整潔、圖片清晰、保存數(shù)據(jù)可靠。所以，實行藏品檔案信息數(shù)字化管理，使檔案管理、科學(xué)研究和展示教育工作能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。2006年由國家文物局主持研發(fā)并推廣應(yīng)用的館藏文物信息管理系統(tǒng)，以及2012年啟動全國可移動文物普查時研發(fā)的第一次全國可移動文物普查信息采集軟件，在很大程度上滿足了廣大博物館系統(tǒng)藏品信息的交流與學(xué)習(xí)。西安半坡博物館一直使用館藏文物信息管理系統(tǒng)V1.1版本。

由此可見，在完善藏品檔案時，應(yīng)在紙質(zhì)藏品檔案的基礎(chǔ)上，加強電子檔案及藏品管理系統(tǒng)的的利用與維護。這樣既可以在第一時間保留原始檔案以備將來查詢，又可在有據(jù)可循的基礎(chǔ)上做好電子藏品檔案和藏品管理系統(tǒng)的更新工作。

3.3 重視藏品檔案內(nèi)容的更新，做好每件藏品的動態(tài)記錄

藏品檔案在藏品入庫時建好后，并非是一勞永逸的，檔案資料并非永不修改或不能修改。我們應(yīng)根據(jù)藏品的使用和保存狀態(tài)，及時更新藏品檔案中的信息。更新完善藏品檔案，是一項比較繁瑣的工作，需要庫房管理人員、藏品研究人員及總賬管理人員長期合作、溝通，才能在第一時間準確無誤地完成。

3.4 加強藏品檔案管理人員的培訓(xùn)

目前，關(guān)于博物館業(yè)務(wù)的培訓(xùn)較多，但針對藏品檔案管理工作的培訓(xùn)開展較少。藏品檔案管理，既涉及管理方面的知識，又涵蓋博物館學(xué)、信息化內(nèi)容，對藏品檔案管理人員的要求越來越高。而多數(shù)從事藏品檔案管理的人員，大多采取以老帶新、手口相傳培養(yǎng)，屬經(jīng)驗型“人才”，缺乏系統(tǒng)培養(yǎng)，理論知識不成體系。

但是，隨著國家一級博物館評估體系的推動，博物館藏品的活動范圍越來越大，藏品檔案的完善與否直接影響著藏品的安全利用，藏品檔案管理的規(guī)范化也日趨重要起來。合理、規(guī)范的藏品檔案能為藏品陳列提供科學(xué)的依據(jù)，有利于藏品內(nèi)在文化的釋放。

4 小結(jié)

2019年，國際博物館日的主題是“博物館藏品架起溝通的橋梁”。藏品檔案作為藏品重要的附屬物，是博物館各項業(yè)務(wù)工作開展的重要基礎(chǔ)。我們只有打好基礎(chǔ)，才能厚積薄發(fā)，提升博物館社會服務(wù)品質(zhì)，豐富公眾對博物館藏品的認知，加強對文物資源的科學(xué)利用，極大程度地為博物館粉絲們提供資源共享。

參考文獻

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