關(guān)于枕頭壩公司檔案歸檔案范圍和保管期限表編制的階段性概述

柳玉蘭 蘭洪偉

【摘 要】本文論述了枕頭壩公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制階段性工作的前期準(zhǔn)備、編制過(guò)程以及工作開(kāi)展中遇到的問(wèn)題、采取的措施和工作體會(huì)，總結(jié)了一些有益的經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案;歸檔范圍;保管期限

一、引言

為了進(jìn)一步規(guī)范各類企業(yè)應(yīng)歸檔文件材料的歸檔范圍和檔案的保管期限，國(guó)家檔案局制定頒布了國(guó)家檔案局第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱“10號(hào)令”），要求各類企業(yè)按照其要求結(jié)合實(shí)際，編制本企業(yè)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

10號(hào)令頒布后，國(guó)電大渡河枕頭壩發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱枕頭壩公司）緊緊抓住電站投產(chǎn)發(fā)電后，公司業(yè)務(wù)由工程建設(shè)轉(zhuǎn)入生產(chǎn)運(yùn)行，檔案由科技類文件向管理類文件過(guò)渡這一契機(jī)，認(rèn)真開(kāi)展《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的編制工作，目前已完成管理類文件材料的編制初稿，待上報(bào)上級(jí)單位審查。

二、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》編制的準(zhǔn)備工作

（一）成立組織機(jī)構(gòu)

因?yàn)榫幹乒ぷ骱w的范圍廣，涉及的內(nèi)容多枕頭壩公司根據(jù)10號(hào)令實(shí)施指南結(jié)合公司實(shí)際，成立了以總經(jīng)理為組長(zhǎng)、各部門負(fù)責(zé)人、專兼職檔案人員為成員的編制和審查工作小組，形成分工明確，責(zé)任清晰的組織體系，以更好地指導(dǎo)編制工作的開(kāi)展，確保編制任務(wù)的順利完成。

（二）組織文件學(xué)習(xí)

國(guó)家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、10號(hào)令及其實(shí)施指南是開(kāi)展編制工作的基礎(chǔ)和指導(dǎo)性文件，只有準(zhǔn)備全面的把握其要義，才能高效高質(zhì)量的完成編制工作。因此枕頭壩公司積極組織人員開(kāi)展相關(guān)文件學(xué)習(xí)。一是檔案人員積極參加各級(jí)單位舉辦的宣貫培訓(xùn)活動(dòng)，從更多層面理解和掌握10號(hào)令的精神實(shí)質(zhì)。二是將與編制工作相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定進(jìn)行匯編，組織公司各部門和專兼職檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。三是同類企業(yè)間互相交流探討編制工作開(kāi)展的有益方法，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

三、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》編制過(guò)程

（一）公司職能分析

枕頭壩公司在電站進(jìn)入投產(chǎn)發(fā)電穩(wěn)定期后，公司的部門機(jī)構(gòu)設(shè)置相對(duì)穩(wěn)定，為了讓各部門的歸檔范圍和歸檔責(zé)任更加明確清晰，此次采用以部門—職能—文件為體例的形式進(jìn)行編制工作。而職責(zé)分析是編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的基礎(chǔ)和依據(jù)，為此檔案管理人員與各部門人員根據(jù)公司最新的三定方案及本部門職責(zé)分工進(jìn)行部門職能剖析，逐條逐項(xiàng)分解細(xì)化，形成各部門的職能—?dú)w檔文件—保管期限統(tǒng)計(jì)表。

（二）擬定部門初稿

職能活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料通常包括此職能工作的制度、辦法;中長(zhǎng)期規(guī)劃、計(jì)劃及總結(jié);召開(kāi)的各重大會(huì)議;具體的事務(wù)性工作;收到的重要通知等。在確定保管期限時(shí)通常堅(jiān)持以人為本、科學(xué)發(fā)展的原則，將重大的制度辦法、金額事項(xiàng)重大的采購(gòu)請(qǐng)示與合同、重要崗位人事資料、與企業(yè)資產(chǎn)有關(guān)的檔案保管期限都應(yīng)從長(zhǎng)。各部門不同職能崗位的人員動(dòng)態(tài)分析整理本職能工作開(kāi)展各環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生的文件，綜合衡量應(yīng)歸檔文件對(duì)于公司的重要程度，擬定其保管期限。按照以職能為主線，同一保管期限下同類文件合并的方式，將梳理出的應(yīng)歸檔文件和其保管期限，對(duì)應(yīng)匯總于部門的職能—?dú)w檔文件—保管期限統(tǒng)計(jì)表中。經(jīng)部門內(nèi)部討論修改完善后形成部門的文件材料應(yīng)歸檔范圍和檔案保管期限表初稿。

（三）研討形成上報(bào)初稿

檔案人員將收集來(lái)的各部門初稿進(jìn)行匯總，并進(jìn)行初步校核。對(duì)初稿中表述不清楚、存在明顯錯(cuò)誤的地方，主動(dòng)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通并提出修改參考意見(jiàn)，進(jìn)行二次修正匯總。最后由編制工作小組按照10號(hào)令表單要求形成公司管理類的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》初稿，由公司審查小組組織開(kāi)展審查會(huì)議，對(duì)初稿進(jìn)一步的研討修正，形成上報(bào)上級(jí)單位的初稿。

四、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》編制出現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)策

（一）各部門梳理其職能產(chǎn)生的文件時(shí)，會(huì)被固有的習(xí)慣性思維限制，通常只梳理分析了流經(jīng)辦公系統(tǒng)的紅頭文件，文件分析梳理不夠全面，容易遺漏重要文件。對(duì)此問(wèn)題編制工作小組召開(kāi)專題會(huì)議，特別強(qiáng)調(diào)關(guān)注會(huì)議記錄、公司資本經(jīng)營(yíng)相關(guān)文件、重要的來(lái)訪記錄及社會(huì)責(zé)任等文件，并將此類職能提前列入各部門的職能—文件—保管期限統(tǒng)計(jì)表中。

（二）各部門對(duì)應(yīng)歸檔文件的概念理解不到位，統(tǒng)計(jì)表中多處出現(xiàn)某職能文件材料、重要的、一般的等概括性詞語(yǔ)。對(duì)此類問(wèn)題，檔案工作人員通過(guò)對(duì)某具體職能工作進(jìn)行條目細(xì)化，分析其執(zhí)行全過(guò)程產(chǎn)生的文種明確的文件，以此為例舉一反三使各部門人員學(xué)懂概念，理順?biāo)悸贰?/p>

（三）在匯總各部門的職能—文件—保管期限統(tǒng)計(jì)表時(shí)發(fā)現(xiàn)部門間會(huì)有某些職能開(kāi)展的交叉重疊，這樣導(dǎo)致一些應(yīng)歸檔文件的重復(fù)統(tǒng)計(jì)。編制小組對(duì)產(chǎn)生此類問(wèn)題的職能進(jìn)行具體分析，根據(jù)檔案的系統(tǒng)性和成套性特點(diǎn)，將其產(chǎn)生的應(yīng)歸檔文件劃入此職能的主要負(fù)責(zé)部門中，若有特殊情況則在表格內(nèi)備注說(shuō)明情況。

五、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》編制體會(huì)

（一）10號(hào)令附表的內(nèi)容基本上都是針對(duì)集團(tuán)公司的，而對(duì)于項(xiàng)目公司而言，其行政職能和工作業(yè)務(wù)必然與集團(tuán)會(huì)有很大的差距，而且不同行業(yè)的公司業(yè)務(wù)也會(huì)有一定的差別。因此在編制工作開(kāi)展中不能死搬硬套10號(hào)令附表，而是要根據(jù)本該公司的實(shí)際情況，以10號(hào)令附表為參考依據(jù)，采用適合的剔除無(wú)關(guān)的項(xiàng)目，根據(jù)實(shí)際對(duì)附表進(jìn)行補(bǔ)充完善，利用這一便利方可快速有效的開(kāi)展編制工作。

（二）編制工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，工作量大，耗時(shí)長(zhǎng)，在工作開(kāi)展前必須要制定科學(xué)合理的實(shí)施計(jì)劃，規(guī)定明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作成果，才能將工作落實(shí)到人，指明方向，提高執(zhí)行力。

（三）編制工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案人員不可能對(duì)公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作掌握的面面俱到，若是檔案人員單打獨(dú)斗，一是造成工作量巨大無(wú)法完成任務(wù)，二是會(huì)造成文件遺漏。因此編制工作應(yīng)借助公司全部員工的力量，嚴(yán)格執(zhí)行編制和審查工作小組的職責(zé)分工。

（四）《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的編制采用的是部門—職能—文件的形式，歸檔工作不僅是將應(yīng)歸檔的文件及時(shí)收集整理，同時(shí)也要明確的檔號(hào)，因此為了讓此表更具實(shí)用性和操作性，檔案人員應(yīng)將此表與公司采用的分類方案有機(jī)聯(lián)系，相互融合，發(fā)揮一表多用的作用。

（五）《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的編制工作要具有靈活性和預(yù)見(jiàn)性，在編制過(guò)程中檔公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置或者業(yè)務(wù)發(fā)生變化時(shí)要及時(shí)更新，在編制過(guò)程中要統(tǒng)籌考慮，提前設(shè)想公司職能發(fā)展的趨勢(shì)，尤其是無(wú)紙化辦公后電子文件的歸檔問(wèn)題。

歸檔文件真實(shí)的記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)歷程，對(duì)企業(yè)發(fā)展中起著積極重要的作用，編制《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》是企業(yè)員工對(duì)企業(yè)職能業(yè)務(wù)的一次深入了解和全面梳理，規(guī)范的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》對(duì)指導(dǎo)歸檔的開(kāi)展具有十分重要的意義，因此各單位要足夠重視《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的編制工作，及時(shí)高效的開(kāi)展編制工作，形成高質(zhì)量的成果。使檔案成為企業(yè)內(nèi)部控制、健全管理、依法規(guī)范經(jīng)營(yíng)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，更好的發(fā)揮檔案服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的憑證參考作用，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李和平，《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》實(shí)施指南，電子工業(yè)出版社，2013年.

[2]蔡盈芳，編制企業(yè)文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表（一），中國(guó)檔案，2015年3月.