Word軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧

賈琴

摘要：伴隨著計算機(jī)技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展，各個行業(yè)的辦公模式逐漸從以往的紙質(zhì)化辦公轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化的信息化辦公，這樣的轉(zhuǎn)變不僅可以有效提高辦公的效率，同時對于辦公質(zhì)量以及結(jié)果準(zhǔn)確性、可靠性等均有明顯的提升。Word軟件屬于國際范圍內(nèi)均比較普及的辦公軟件，其具備比較強(qiáng)的文字處理能力，在辦公中的應(yīng)用價值較高。對此，為了更好的推動信息化辦公，本文簡要分析word軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧，希望可以為相關(guān)工作者提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：word軟件;日常辦公;應(yīng)用技巧

中圖分類號：TP37? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）20-0265-02

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）：

word軟件是世界上推廣程度較高并且應(yīng)用效率較高的文字處理軟件，隨著近些年word軟件的不斷更新，在功能方面也在不斷地完善，同時也可以更好的建設(shè)或編輯一些專業(yè)水準(zhǔn)的文檔，用戶在借助word軟件辦公時的效率、便捷性也得到了顯著的提升，例如近些年word軟件已經(jīng)支持了協(xié)同化辦公，這一種功能的應(yīng)用可以顯著提升辦公的實效性，尤其是可以讓不同辦公參與者在不同地點(diǎn)共同辦公，從而提高信息化辦公的價值。也正是因為word軟件具備許多的功能，所以在使用方面的技巧問題比較突出，只有在掌握了word軟件的辦公技巧同時，才可以真正發(fā)揮word軟件的辦公價值。對此，探討word軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧具備顯著實際價值。

1 數(shù)字輸入方面的技巧

在word軟件操作過程中，需要輸入大量的數(shù)據(jù)資料，目前在輸入資料方面主要是以拼音輸入法與五筆輸入法為主，但是在文字、數(shù)字以及英文等輸入過程會涉及切換這一操作，在一些信息相對比較復(fù)雜的資料輸入時會需要不斷的頻繁切換輸入法，此時便會導(dǎo)致操作量的顯著提升[1]。但是在借助word軟件進(jìn)行辦公時，可以借助word軟件工具當(dāng)中的“自動更正”實現(xiàn)不同信息輸入方面的切換問題，對于自動更正的打開路徑主要是從工具中選取自動更正，在替換、替換為當(dāng)中分別填寫“。?！薄?”，再點(diǎn)擊確認(rèn)之后就可以促使word文檔當(dāng)中所有輸入的“。?！备鼡Q成為“.”，這一種方式可以讓輸入數(shù)據(jù)時的效率得到顯著提升。另外，按照這一種方式在EXCEL當(dāng)中也可以采用，可以實現(xiàn)許多特殊文字、符號以及標(biāo)點(diǎn)的輸入。另外，還能夠應(yīng)用在一些文字材料的更正方面，例如“1”更改為“1.”，“1”更改為“一”等。

2 多欄頁碼的辦公技巧

首先，需要執(zhí)行“視圖”“頁眉與頁腳”這一命令，在切換到第一頁的頁眉頁腳時，將光標(biāo)定位到左側(cè)欄當(dāng)中的頁碼位置，按下“Ctrl+F9”的組合鍵，光標(biāo)位置會出現(xiàn)一個帶有陰影的“{ }”，這就是域的標(biāo)志。在“{ }”內(nèi)輸入“=”后，再同時按下“Ctrl+F9”功能鍵，在這次出現(xiàn)的花括號內(nèi)輸入“page”（表示插入“當(dāng)前頁”域代碼）。將光標(biāo)移到內(nèi)部一對花括號之后，輸入“*2-1”，此時，在頁腳處得到這樣一行域代碼：“{={page}*2-1}}”。 將光標(biāo)停留在這個域代碼上，按右鍵選擇“切換域代碼”， 即可看到當(dāng)前頁左欄的頁碼。重復(fù)以上步驟，在右欄適當(dāng)位置輸入域代碼“{={page}*2}}”并切換域代碼。通過輸入空格、對齊等手段適當(dāng)調(diào)整頁碼位置，便會按照相關(guān)要求以規(guī)范格式顯示。

3 快速定位的操作技巧

在word軟件使用過程中，往往許多文檔無法一次性編輯完成，在反復(fù)編輯時每次打開時都會想要回到上一次編輯的位置，在第二次編輯時想要快速回到上一次編輯的位置便需要借助word軟件的相關(guān)功能實現(xiàn)。在上一次編輯位置打開word軟件，此時按下Shift+F5便可以發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)已經(jīng)快速定位到了上一次編輯的位置。在菜單操作方面，首先點(diǎn)擊“視圖”選項卡中的“導(dǎo)航窗格”按鈕，在彈出的側(cè)邊欄中找到文檔的基本縮略圖，然后根據(jù)需要選擇頁面。另外也可以點(diǎn)擊側(cè)邊欄上方的“放大鏡”按鈕，在其中根據(jù)需要的具體內(nèi)容選擇圖片、公式等進(jìn)行定位查找，例如，想要查找文檔當(dāng)中的圖形，此時便需要點(diǎn)擊“圖形”選項，即可在文檔中定位到圖形的位置，之后再進(jìn)行逐一的甄別。另外，在快速定位方面還可以借助高級查找進(jìn)行定位，在“查找”當(dāng)中點(diǎn)擊“高級查找”，在查找中輸入相關(guān)信息，如果是查找的英文且不知道具體為大寫還是小寫，此時便可以在更多里面取消“區(qū)分大小寫”，同時也可以根據(jù)需求勾選或取消勾選“全字匹配”“同音（英文）”等選項，從而提高定位的準(zhǔn)確性。

4 文檔受損后恢復(fù)操作技巧

我們在打開Word文件時，有時會遇到文件打不開，或打開后顯示亂碼的問題，可以使用以下方法來修復(fù)受損的文檔。

在文件格式方面，如果出現(xiàn)word文件損壞時，需要重新把損壞的文件轉(zhuǎn)換成為word格式，此時最為簡單且恢復(fù)效果較突出的步驟是，首先將損壞的文件打開，并另存為，選擇的格式類型應(yīng)當(dāng)以“RTF”為主，之后儲存。在關(guān)閉受損文檔之后，使用word軟件打開已經(jīng)保存的文件，在文件另存為以及保存類型的列表當(dāng)中選用word文檔的（DOC），之后單擊儲存。在關(guān)閉RTF文件之后打開（DOC）文件即可。假設(shè)文件轉(zhuǎn)換后無法修復(fù)，便需要嘗試其他格式轉(zhuǎn)換，可以將文檔轉(zhuǎn)換為純文本格式，再將純文本格式轉(zhuǎn)化成為word格式，因為純文本的格式具備簡單的特征，在修復(fù)過程中的效果更好，可以保障丟包率更低。

Word用文檔中的最后一個段落標(biāo)記關(guān)聯(lián)各種格式設(shè)置信息，尤其是帶有格式的文字信息，我們在修復(fù)文件時，可以先將段落標(biāo)記之外的所有內(nèi)容復(fù)制到一個新的文件中，保留原始文件的內(nèi)容。具體的操作方法如下：在打開文件之后選擇選項、編輯選項卡，取消“使用智能段落選擇范圍”復(fù)選框前的勾，取消選中該復(fù)選框，選定整個段落時，Word將不會自動選定段落標(biāo)記，然后單擊“確定”按鈕，這一種方式中可以促使選擇整個段落、詞語時不會自動選擇段落標(biāo)記。另外也可以采用快捷鍵的方式來選取段落標(biāo)記之外的所有內(nèi)容，具體的操作方法如下：按“Ctrl+End”組合鍵，這時光標(biāo)移動到了段落標(biāo)記之前，再按下按“Ctrl+Shift+Home”組合鍵，這時就會把段落標(biāo)記之前的所有內(nèi)容選擇住，最后依次單擊“復(fù)制”“新建”和“粘貼”按鈕，就會把段落標(biāo)記之前的所有內(nèi)容拷貝到了一個新的文檔中。另外，近兩年的word軟件在文件修復(fù)方面進(jìn)行了技術(shù)改進(jìn)，在具體修復(fù)方法方面，先在文檔中單擊文件按鈕，從彈出的界面中選擇打開選項，選擇計算機(jī)選項并在右側(cè)單擊瀏覽，再選取自己所想要修復(fù)的文檔后，打開對話框，選擇需要修復(fù)的文檔，例如選擇“文件.docx”;單擊打開按鈕右側(cè)的下三角按鈕;從彈出的下拉列表中選擇打開并修復(fù)選項即可，這一種修復(fù)的效率較高，操作的效率也比較高。

5 數(shù)字化調(diào)整的操作技巧

在word軟件當(dāng)中經(jīng)常需要對文檔對象進(jìn)行調(diào)整，此時便需要調(diào)整自選圖形的位置、寬度以及高度、字符縮進(jìn)等操作，這些操作可以采用鼠標(biāo)拉動的方式完成，但是，如果對于文檔的要求相對較高，尤其是精確度方面的要求較高，拖動鼠標(biāo)的操作方式便無法完成。此時便需要借助更高精度的方式進(jìn)行調(diào)整。

可以采用精準(zhǔn)調(diào)整文本縮進(jìn)的操作方式。文本的縮進(jìn)屬于段落格式設(shè)置中的常用操作，一般情況下可時將水平標(biāo)尺上相應(yīng)的標(biāo)記拖動到具體的位置上，假設(shè)需要高精度的操作，便可以在選擇段落之后選擇格式、段落，在打開對話框之后點(diǎn)擊縮進(jìn)與間距的操作選項，之后便可以調(diào)整不同的縮進(jìn)要求。只要在不同項目后面的輸入框當(dāng)中輸入相應(yīng)的數(shù)字，便可以保障精確的調(diào)整。另外，還有一種簡單的方式，便是在按住“alt”按鍵的同時采用鼠標(biāo)拖動水平尺表的方式縮進(jìn)標(biāo)記，按照標(biāo)尺上所顯示的數(shù)字進(jìn)行精確的調(diào)整。在調(diào)整對象的大小方面，尤其是在文檔當(dāng)中插入圖片之后進(jìn)行大小調(diào)整時，應(yīng)當(dāng)雙擊插入對象，在打開設(shè)置圖片格式對話框之后點(diǎn)擊大小選項卡，之后通過相關(guān)的輸入欄和微調(diào)按鈕實現(xiàn)對圖片整體放大或縮小的操作，點(diǎn)擊圖片選項卡之后可以從不同方向?qū)D片實行裁剪，實現(xiàn)大小的調(diào)整，同時也可以實現(xiàn)旋轉(zhuǎn)的調(diào)整，旋轉(zhuǎn)調(diào)整時可以實現(xiàn)對具體角度的控制，調(diào)整的精度較高。

6 批量快速存儲圖片

在word軟件使用過程中，有可能會出現(xiàn)讓用戶傳圖片素材，用戶卻傳過來一個word文檔，里面全是圖片，這些圖片是要統(tǒng)一放入到文件夾中的，此時常規(guī)操作相對比較復(fù)雜，同時復(fù)制過程還容易出現(xiàn)錯誤或遺漏，操作煩瑣可靠度較低。對此，便可以采用批量快速儲存圖片的操作方式，可以先打開用戶發(fā)過來的文檔，單擊“文件”菜單，在彈出的列表中選擇“另存為網(wǎng)頁”，在彈出的“另存為”對話框中將文件名命名為“圖1”、保存類型選擇為“網(wǎng)頁”，然后保存到桌面的“新建文件夾”中，現(xiàn)在打開新建文件夾就可以看到其中多了一個名為“圖1.files”的文件夾，圖片全部存在這里了。

7 總結(jié)

綜上所述，word軟件對于當(dāng)代社會的辦公需求有著極高的適應(yīng)性，具備較高的應(yīng)用價值。word軟件屬于一款文字處理效益較高的軟件，近些年在具體的應(yīng)用功能方面正處于不斷開發(fā)和創(chuàng)新的階段，每年都會出現(xiàn)大量的新功能以及使用技巧的改變優(yōu)化。對此，為了更好地發(fā)揮word軟件的辦公價值，在具體的應(yīng)用過程中需要明確word軟件的不同功能應(yīng)用方式，提高應(yīng)用技巧的掌握，同時充分提高word軟件在日常辦公中的高效率、高準(zhǔn)確性等優(yōu)勢，從而為社會中相關(guān)崗位工作者提供技術(shù)性支持。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 肖駿.Word、PDF與CorelDRAW綜合處理期刊矢量插圖的應(yīng)用[J].中國科技期刊研究，2017，14（11）：69-72.

【通聯(lián)編輯：唐一東】