信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)研究

黃乾慧

摘 要：在信息化背景下中學(xué)檔案管理走數(shù)字化發(fā)展道路要求檔案管理工作人員幫助全體教職工樹立檔案意識，做到全員參與、在工作中做到實(shí)時(shí)歸檔，配合檔案管理部門順利開展檔案材料收集工作;同時(shí)還要合并傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案檢索系統(tǒng)，形成統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng);最后要加強(qiáng)電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全性、可靠性及保密性工作，保證中學(xué)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程順利開展。

關(guān)鍵詞：信息化背景;中學(xué)檔案;數(shù)字化管理與建設(shè)

中學(xué)檔案是對學(xué)校發(fā)展歷史的記錄，其中既包括珍貴的教育教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，又包括歷屆學(xué)校教職工及學(xué)生檔案以及學(xué)校發(fā)展中出現(xiàn)的重大歷史事件回顧，是學(xué)校發(fā)展歷程的縮影，所以建立健全中學(xué)檔案在校園工作中處于比較重要的地位。

在信息化大背景下，中學(xué)檔案管理與建設(shè)走數(shù)字化發(fā)展道路也是大勢所趨。檔案工作人員要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源及計(jì)算機(jī)工具提高檔案工作效率，提升檔案部門服務(wù)水平，方便檔案材料再利用及提高利用效率，發(fā)揮創(chuàng)新思維，因地制宜，及時(shí)解決中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)過程中遇到的問題，保證中學(xué)檔案管理模式數(shù)字化進(jìn)程順利開展。

一、中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)途徑

1.檔案部門做好檔案宣傳工作，幫助學(xué)校全員樹立檔案意識

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理意識，對檔案工作重視不到位，認(rèn)為檔案工作完全就是檔案部門的事情，和其他人員沒有關(guān)系。很多學(xué)校平時(shí)并不收集整理應(yīng)歸檔的資料，造成資料流失、損壞，在檔案部門去收集時(shí)又拿不出，造成各種手忙腳亂、有的甚至制造假文件。

殊不知，學(xué)校每一位教職工都會產(chǎn)生檔案資料，是集體貢獻(xiàn)的產(chǎn)物，檔案歸檔工作關(guān)乎學(xué)校每一位教職工及在校學(xué)生，小到一位教師的聘用合同、一位學(xué)生的學(xué)籍檔案或者期中考試一個(gè)同學(xué)的語文考試成績，大到全員師生參加的年度校慶、年終總結(jié)大會等等。學(xué)校檔案是對所有在職員工及重大事件的實(shí)時(shí)記錄，所以檔案工作需要全校參與，需要每位教職工都具備檔案意識，知道所在職位平時(shí)工作中都需要?dú)w檔的文件種類，能做到在工作中實(shí)時(shí)歸檔，這樣才能保證檔案部門在年終搜集檔案材料時(shí)能有跡可循。

為此，學(xué)校檔案部門在一個(gè)教學(xué)階段開始時(shí)就要做好各個(gè)種類職位需要收集、歸檔的材料類型以及相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。可以針對學(xué)校不同工種制作檔案歸檔小冊子，保證不同類型職位上的在職人員都能知道自己在平時(shí)工作中哪些文件是需要?dú)w檔保存的，保存標(biāo)準(zhǔn)是什么樣的。并與各個(gè)職位代表召開碰頭會，確定該教學(xué)階段該崗位在工作進(jìn)程中需要?dú)w檔的文件類型，保證所有教職工都具備工作中實(shí)時(shí)存檔的意識。

另外，為了保證檔案材料收集工作順利開展，檔案部門要建立獎懲標(biāo)準(zhǔn)，校方領(lǐng)導(dǎo)出面對按照規(guī)定及時(shí)準(zhǔn)確填寫檔案材料的教職員工給予獎勵，對漠視檔案收集工作、嚴(yán)重拖拉、填寫材料不符合要求的給予懲罰，獎勵和懲罰都要納入各個(gè)職位年度績效考核中。

2.建立規(guī)范、統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng)

傳統(tǒng)紙質(zhì)版本檔案檢索系統(tǒng)要逐步合并入電子檢索系統(tǒng)中，電子版本材料與紙質(zhì)版本材料合并共用一個(gè)電子檢索系統(tǒng)。針對一份檔案材料如果既有電子版又有紙質(zhì)版本蓋章原版，那就在檢索系統(tǒng)中標(biāo)注，有需要借閱紙質(zhì)版本蓋章原版材料的需要到檔案管理部門辦理相應(yīng)的手續(xù)才能借閱;但是，針對一些容量大、書本式的檔案材料難以將全部內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子檔案，只能以紙質(zhì)的形式入庫，這種情況只要在電子檢索系統(tǒng)中建立該材料的索引，標(biāo)注為“紙版，無電子版，需要查閱請到檔案部門借閱”就可以了。

3.保障電子檔案的安全性、可靠性和保密性

電子化檔案不同于紙質(zhì)版檔案，檔案工作人員的一個(gè)人工操作失誤、按錯(cuò)一個(gè)鍵就有可能丟失所有的電子檔案，所以要加強(qiáng)對檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，同時(shí)要加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)固性，實(shí)行多級備份管理。同時(shí)也要保證存儲電子檔案材料的光盤或移動硬盤的安全，避免存放不當(dāng)造成損壞、脫磁等。另外，可根據(jù)檔案材料重要性及保密基本通過設(shè)置更改可讀性、設(shè)置口令、加密等保障安全。

另外，由于電子化檔案需要有針對客戶的查閱窗口，是一個(gè)小型的局域網(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)故障、互聯(lián)網(wǎng)病毒與黑客入侵等等互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)安全問題也會威脅到電子檔案的安全，所以，要加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。檔案人員還需定期備份，確保在遭受信息泄露后能夠第一時(shí)間利用備份信息來恢復(fù)日常工作，減少損失。

就中學(xué)檔案信息來看，有些信息是向社會公開的，有些涉及人事安排、工資福利等需要保密的信息是需要妥善加密保存的，一旦保密工作不到位，就會出現(xiàn)信息泄露等重大問題。檔案部門要建立保密保障制度并與員工簽署保密協(xié)議。

二、總結(jié)

中學(xué)檔案管理走數(shù)字化發(fā)展道路在信息化大背景下是大勢所趨，檔案管理工作人員要審時(shí)度勢、充分利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)工具，提升檔案管理工作水平，幫助全員樹立在工作中隨時(shí)存檔、歸檔的意識，建立統(tǒng)一的檔案電子信息檢索系統(tǒng)，保證電子檔案的安全性、可靠性和保密性。

參考文獻(xiàn)：

[1]張靜.校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)架構(gòu)的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺建設(shè)[J].現(xiàn)代情報(bào)，2010（11）.

[2]易南冰.信息化背景下檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探索[J].信息化建設(shè)，2016（2）.

編輯 高 瓊