小學校園數(shù)字化背景下檔案管理模式研究

梁華崢

摘 要：教學檔案記錄著學校發(fā)展的歷史，里面有許多經(jīng)驗教訓及人事材料，是非常寶貴的材料，所以檔案管理工作非常重要。闡述了如何在校園數(shù)字化背景下更新檔案管理模式，提升檔案管理工作水平，以及檔案管理模式提升過程中出現(xiàn)的一些問題及解決方案。

關鍵詞：校園數(shù)字化;檔案管理模式;必要性

一、小學檔案管理模式數(shù)字化必要性

傳統(tǒng)的教學檔案收集工作是與教育教學活動相互分離的，一般情況下是階段性教學任務。比如一個學期或者學年完成后，檔案管理人員定期到相應的班級教師、教研室、教務部門、教學保障部門、學生管理部門收集到原始材料后經(jīng)過整合和加工后編撰完成。素材的多項提供及人工采集存在失誤及疏漏使檔案信息缺乏系統(tǒng)性、準確性。并且每個教學階段都會采集大量的檔案素材，這些素材再經(jīng)過檔案人員加工、整理、編撰，會消耗大量的人力、時間成本。

在校園數(shù)字化背景下，教師及校內(nèi)工作人員辦公都依托數(shù)字化校園網(wǎng)，檔案管理工作當然也離不開校園網(wǎng)的數(shù)字化提升。因此，小學檔案管理數(shù)字化很有必要。本文闡述了如何在數(shù)字化背景下提升小學檔案管理模式。

二、校園數(shù)字化背景下檔案管理模式的創(chuàng)新

1.基于校園數(shù)字化平臺提升檔案工作效率

校園數(shù)字化背景下檔案管理工作人員可以直接通過校園網(wǎng)調(diào)取教師及其他工作人員填寫的檔案信息，不再需要人工收集材料，以及后期大量的人工整理、編撰工作，這大大減輕了檔案工作人員的工作量。例如，教師可以把學生的期中考試成績直接通過數(shù)字化校園網(wǎng)絡平臺上傳到本班級成績統(tǒng)計欄目下，教師的教學計劃、教學目標、完成情況等也可直接在校園網(wǎng)工作記錄欄目下填寫，提交后系統(tǒng)自動形成記錄。檔案管理人員根據(jù)網(wǎng)絡管理人員設置的相應權限可以直接從校園網(wǎng)調(diào)出階段性檔案材料，利用電腦辦公軟件整理、整合進入歷史檔案。

這種依托數(shù)字化校園網(wǎng)平臺的檔案管理工作大大減輕了檔案工作人員的工作量，幫助他們從大量繁重的紙質(zhì)材料整理、編撰工作中解脫出來。

2.建立數(shù)字化電子檔案大大提升檔案再利用效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存檔管理方式，從收集、整理、編撰到建立索引入庫需要消耗大量的人力、時間成本，而且入庫檔案的再利用率也比較低，一份檔案材料別人正在查閱或被借出時那其他人就無法再查閱利用，而且查找起來也不是特別方便，經(jīng)常會遇到在索引上能找到該檔案材料的記錄及存放位置，但是實地找的時候卻找不到。

電子檔案能做到對檔案的實時查閱、調(diào)取，大大提高了檔案的再利用率，而且能實現(xiàn)一份檔案材料可供多人同時調(diào)取查閱，大大優(yōu)化了檔案管理部門的服務功能。

3.數(shù)字化背景下的檔案管理工作面臨的問題

校園數(shù)字化背景下的檔案管理確實減輕了檔案工作人員的工作量，大大提高了檔案工作效率。同時，建立的電子檔案可實現(xiàn)實時在網(wǎng)絡上被查閱，可同時供多人閱覽，大大提升了檔案的再利用率和檔案部門的服務功能。但這種情景下的檔案管理模式也存在如下一些問題：

（1）檔案管理人員從數(shù)字化校園平臺中可獲取一部分檔案材料，卻不能完全滿足檔案材料收集標準。因為校園平臺中的材料屬于教育教學材料，不是按照檔案材料收集標準收集的。

對于以上問題，檔案管理人員要做好工作計劃，在階段性教學開始前準備好接下來的需要收集的檔案材料列表及收集標準說明，標準說明要能保證非檔案工作人員看到說明后能清楚表格如何填寫，數(shù)據(jù)如何收集等，使普通校內(nèi)教職工能按檔案材料收集要求填寫收集材料。之后，檔案人員要與校內(nèi)檔案材料收集相關單位人員如教師代表、教研室、教務部門、教學保障部門、學生管理部門工作人員代表召開檔案材料說明會，現(xiàn)場與各方溝通在教育教學過程中在校園網(wǎng)平臺上填寫、上傳各種教學材料時兼顧好檔案部門材料收集標準。這樣，通過檔案人員前期準備工作及召開碰頭會的方式，保證校內(nèi)各方在工作過程中在校園網(wǎng)平臺實時記錄、上傳的材料符合檔案材料收集標準，能被檔案人員直接作為檔案材料收集。

（2）依托數(shù)字化校園平臺建立的電子檔案管理模式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式交織并存，兩套檔案系統(tǒng)造成檔案人員管理及使用人員查閱檔案都非常不便。

針對（2），可以逐步把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式更新為電子檔案管理系統(tǒng)，并入新建立的基于校園數(shù)字化平臺的電子檔案管理系統(tǒng)中。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式更新過程中對于需要留存紙質(zhì)版本的材料比如蓋章材料、簽字材料、內(nèi)容很多的書本式材料，可留紙板保存，其余不需要留紙板的直接把文件通過掃描、拍照等形式轉(zhuǎn)成電子版保存，接下來的教學年度的檔案材料都按此方式保存，在條件允許的情況下盡量保存電子檔案材料。

三、總結

傳統(tǒng)檔案管理工作充分利用校園數(shù)字化網(wǎng)絡平臺可大大減輕檔案管理工作工作量，同時提升檔案部門服務水平，提高檔案材料再利用效率。另外，檔案管理模式在數(shù)字化創(chuàng)新過程中也出現(xiàn)了一些問題，檔案工作人員要發(fā)揮創(chuàng)新思維，逐步摸索出一條適合檔案工作數(shù)字化的方式，保證檔案管理模式的順利更新。

參考文獻：

[1]邰金星，王國平.數(shù)字化校園環(huán)境下教學檔案管理中三個值得關注的問題[J].科技信息，2012（33）.

[2]王珊珊.小學校園數(shù)字化背景下檔案管理模式研究[J].黑龍江檔案，2018（3）.

編輯 馮志強