高等學(xué)校檔案工作的探討

摘? 要：高等學(xué)校的檔案是社會的寶貴資源，如何體現(xiàn)檔案的最大價值，發(fā)揮出檔案在教育事業(yè)中的重要作用，需要對檔案進(jìn)行合理的開發(fā)與利用，同時了解用戶的真實(shí)需求，提供準(zhǔn)確的服務(wù)，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作跨越式的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;利用;服務(wù)

高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的與學(xué)生、教師、學(xué)校和社會等具有密切關(guān)系的各種文字、圖表、聲像等不同文藝、載體的歷史記錄。高等學(xué)校檔案一經(jīng)形成，它就成為國家檔案資源的重要組成部分，具有存史、資治、教化等多種功能，不僅是高校自身珍貴的歷史資料，對國家和地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會進(jìn)步也具有重要作用。由此可見，高等學(xué)校的檔案工作，直接關(guān)系到高校各項(xiàng)工作的順利開展，對檔案工作的充分認(rèn)知和高度重視，是做好檔案工作的前提，掌控好檔案事業(yè)發(fā)展方向，不斷的進(jìn)行高質(zhì)量的開發(fā)與利用，服務(wù)于高等教育事業(yè)，輔助國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展成為檔案工作發(fā)展的必然。

一、高等學(xué)校檔案的形成與作用

高等學(xué)校是培養(yǎng)社會和行業(yè)需求的高端專業(yè)人才的載體出口，學(xué)生來源于社會并經(jīng)過篩選，是專業(yè)人才培養(yǎng)的起點(diǎn)，學(xué)生進(jìn)入高校后接受德、智、體、美、勞的基礎(chǔ)教育，再上升到專業(yè)培養(yǎng)，通過四年的有序教育和系統(tǒng)培養(yǎng)，順利畢業(yè)后才能成為專業(yè)人才，走出學(xué)校并進(jìn)入對應(yīng)的行業(yè)向社會輸送專門的高級人才，服務(wù)于社會，貢獻(xiàn)于國家。在這一過程中，高校積累了一系列的教育教學(xué)過程資料，和學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)每一個環(huán)節(jié)形成的個人痕跡材料，最終移交檔案部門形成檔案，應(yīng)用于每一名學(xué)生，成為學(xué)生的人生歷史記錄。

高等學(xué)校是教師科研水平提升和進(jìn)行科學(xué)研究和培養(yǎng)科技高尖端人才的重要場所，對于學(xué)校的各項(xiàng)科學(xué)研究包括合同的簽訂、項(xiàng)目的管理、各項(xiàng)成果的取得，整個過程形成了完整的科研檔案。反過來科研檔案的開發(fā)利用又直接作用于學(xué)校的科學(xué)研究工作，同時對教學(xué)工作也具有輔助作用，并為企業(yè)的發(fā)展和國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供技術(shù)上的有效依據(jù)，科研檔案的價值也隨之提升。

二、高等學(xué)校檔案的開發(fā)與利用

高等學(xué)校檔案擁有廣泛且豐富信息資源，在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，需要及時更新，不斷的開發(fā)與利用，為學(xué)校的整體發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。首先，高等學(xué)校檔案的開發(fā)與利用要注重信息資源的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源是檔案事業(yè)賴以生存的基礎(chǔ)，是各項(xiàng)檔案工作的前提和保證。定期集中組織學(xué)校各部門布置歸檔范圍，通過認(rèn)真指導(dǎo)、明確分工、詳細(xì)說明，做好全面收集、準(zhǔn)確鑒別、及時歸檔，以利用為目的科學(xué)合理的對有價值的資料進(jìn)行分類、立卷，為檔案的開發(fā)與利用打下良好的工作基礎(chǔ)。再者，高等學(xué)校檔案的開發(fā)與利用要開展檔案的編研工作。檔案信息資源中有一定歷史價值和資治文化功能的資料，通過編寫史料的方式面見利用者，最大限度的避免了檔案原始資料的損失，延長了檔案資料的保存時間，為利用者提供編研成果的同時，體現(xiàn)了檔案應(yīng)有的價值，提高了學(xué)校檔案工作在社會上的影響力和知名度，提升檔案的利用效率，可見編研是檔案開發(fā)與利用的一項(xiàng)重要工作。此外，高等學(xué)校檔案的開發(fā)與利用應(yīng)該及時進(jìn)行檔案信息的更新。學(xué)校的教育教學(xué)、科學(xué)研究、行政管理等各項(xiàng)工作的開展，會產(chǎn)生較多有價值的信息資料，需要檔案部門積極配合，以最快的速度進(jìn)行新檔入庫，為利用者提供更多具有參考價值的信息資料，穩(wěn)步的進(jìn)行下一項(xiàng)工作，顯現(xiàn)檔案開發(fā)與利用的效率。

三、高等學(xué)校檔案的需求與服務(wù)

檔案用戶對獲取檔案信息所滿足程度，以及在日常工作中對檔案信息所表現(xiàn)出的依賴程度，構(gòu)成其對檔案信息的必然需求，但是并非所有的檔案利用者對高校檔案所能反映的全部信息都感興趣，往往由于需求的目的差異，他們滿足于獲得某些層面的檔案信息。因此高校檔案管理者應(yīng)了解各類利用者的需求方向，開展有針對性的服務(wù)工作。

高等學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和管理者需要宏觀學(xué)校全局，因此對檔案的需求和服務(wù)具有綜合性。管理和決策過程中黨政類、教學(xué)類、科研類、基建類等等檔案都要進(jìn)行統(tǒng)一的閱讀和分析，在此基礎(chǔ)上總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，借鑒成功案例，減少錯誤判斷，避免走彎路，做到行事有依據(jù)，決策有指南，把握前進(jìn)方向，提高管理質(zhì)量和執(zhí)行力度。高等學(xué)校的教師是學(xué)校教學(xué)工作的主要負(fù)責(zé)人，對檔案的需求和服務(wù)具有專業(yè)性。對其主要傾向于教學(xué)類檔案的服務(wù)，借鑒往年教學(xué)成果，再結(jié)合當(dāng)年教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)要求、課程安排來編寫教案、制定計(jì)劃，以完成教學(xué)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)。高等學(xué)校的科學(xué)研究是強(qiáng)校之本，教師在從事科研工作的過程中對檔案的需求和服務(wù)具有真實(shí)性。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度是科學(xué)研究工作的基本原則，科研檔案記錄的立項(xiàng)申請、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果認(rèn)定有助于科研人員選擇方向、理清思路、重點(diǎn)突破，最終才能取得科學(xué)研究的成果。高等學(xué)校的學(xué)生屬于學(xué)校主體，對檔案的需求和服務(wù)具有實(shí)用性。對需要提供教學(xué)類檔案，學(xué)生在校期間辦理學(xué)費(fèi)貸款、戶口遷移、入伍等事項(xiàng)都需要向社會有關(guān)部門提交學(xué)校檔案部門開具的與招生相關(guān)的檔案證明材料。學(xué)生在就業(yè)、考研、讀博等事項(xiàng)中又要開具與畢業(yè)相關(guān)的檔案證明材料，因此檔案面向?qū)W生服務(wù)的頻率也非常高。

總之，高校的檔案部門應(yīng)該定期對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校的發(fā)展和決策提供有價值的參考信息，輔助學(xué)校做好教育教學(xué)和科學(xué)研究工作，面向社會做好服務(wù)工作，從而推動高校檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

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作者簡介：

鄒晏秋（1970-），女，吉林省吉林市人，吉林化工學(xué)院館員，主要從事檔案管理和研究工作。