淺析如何加強檔案規(guī)范化管理

夏歡

摘要：隨著信息化程度的普及，傳統(tǒng)的檔案管理工作也需要迎接新的挑戰(zhàn)與發(fā)展機遇。想要實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的目標，必須要順應時代潮流，迎合當前社會發(fā)展趨勢，引入信息化管理技術，在保證檔案管理工作的質量與效率的同時，讓檔案價值得到最大程度的發(fā)揮。本文主要從檔案管理工作的重要性出發(fā)，指出當前檔案管理工作中存在的一些問題，并針對這些問題提出可靠的解決方案。

關鍵詞：檔案;規(guī)范化管理;創(chuàng)新應用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A ? ?文章編號：1003-2177（2019）23-0038-02

檔案工作制度化、標準化是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的一項關鍵環(huán)節(jié)，在保證足夠的硬件條件的同時，加強文件處理工作是確保檔案規(guī)范化的一個重要措施。隨著社會發(fā)展，人們對于管理工作的關注日益密切，檔案管理作為各中小企業(yè)管理工作中極其重要的一部分，關系到整個企業(yè)的發(fā)展，并且隨著社會信息化發(fā)展程度的不斷推進，檔案管理工作的性質以及工作方式都發(fā)生了顯著變化，將信息化技術應用到檔案管理工作之中，能夠提升檔案管理水平，提高工作效率，保證工作質量，為實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的目標提供有效保障。

1 檔案管理的重要性

檔案具有極高的收藏保存價值，而且還能夠為各項數(shù)據(jù)的收集、查閱提供可靠依據(jù)。以文書檔案為例，文書檔案是企業(yè)非常重要的一個文件，它關系到企業(yè)下一階段的發(fā)展以及日常運轉，優(yōu)秀的文書檔案管理工作甚至會對企業(yè)的活動具有指導意義，并結合實際及時對當前工作進行調整，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務。所以企業(yè)需要加大對文書檔案管理工作的管理力度，并且經過不斷的改革創(chuàng)新，使得文書檔案管理工作更加到位，從而能夠更好地協(xié)助其他部門的工作。對檔案進行系統(tǒng)化、制度化、規(guī)范化管理，借助軟件及硬件資源，建立一套科學、系統(tǒng)的企業(yè)管理方案，有效解決傳統(tǒng)檔案管理弊端，不僅能夠提高企業(yè)的社會競爭力，還能夠確保檔案管理的準確性，并且省略了很多不必要的環(huán)節(jié)，有效提高工作效率。除此之外，傳統(tǒng)紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，隨著近代無紙化辦公的流行，借助數(shù)字信息化技術對檔案進行信息化處理，不僅能夠節(jié)約時間，還能夠確保各項數(shù)據(jù)資料的完整，加強數(shù)據(jù)資料的私密性，無紙化辦公逐漸成為當代管理的發(fā)展趨勢，減少辦公用紙的消耗，顯著降低管理成本。

2 目前檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作重視程度不足

隨著社會的發(fā)展以及信息化水平的提升，以電子信息化技術為支撐的檔案管理已經融入到各個領域之中，能夠顯著提升檔案管理工作的效率以及工作質量。就當前檔案管理工作而言，工作內容比較繁瑣，并且對于工作質量的要求非常高，所以對于相關管理人員的要求也就比較嚴苛，即使長時間重復同樣的工作，也難以確保工作過程中不出現(xiàn)任何錯誤。除此之外，由于領導缺乏遠見，長期沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式進行工作，不愿意并且沒有能力對檔案管理模式進行創(chuàng)新改革，從而導致檔案管理方式出現(xiàn)問題。正是由于領導的不重視，導致一些規(guī)范、先進的管理模式沒有被引入，檔案管理工作的效率以及質量也就遲遲無法提升，制約企業(yè)的發(fā)展。

2.2 管理人員素質偏低

檔案管理人員直接參與到檔案管理工作之中，這一群體的素質將會直接影響到檔案管理工作的質量以及效率，并且會對檔案規(guī)范化改革的程度造成一定的影響。從整體水平來看，目前我國從事檔案管理工作的人員素質普遍偏低，且這一群體年齡普遍偏大，對于新事物、新理念的接受程度比較差，工作效率比較低，將會對新制度的的推行造成一定的阻礙。除此之外，由于檔案管理的工作節(jié)奏比較慢，長期以來大部分管理人員養(yǎng)成不好的工作習慣，對于工作懷抱得過且過的態(tài)度，不會主動發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，而是等到問題堆積過多時才會選擇解決或是上報，這種對待日常工作不主動熱情的工作態(tài)度是導致檔案管理工作效率始終無法得到明顯提升的關鍵因素。

2.3 檔案處理速度慢，信息化程度低

檔案管理工作量比較大，并且在處理檔案時需要保持極高的注意力，導致檔案處理速度較慢，除此之外，隨著工作節(jié)奏的加快，檔案的產出速度也在不斷地提升，這也在一定程度上加大了檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，雖然已經有的企業(yè)已經引入了信息化檔案管理模式，但是檔案的收集、錄入過程也需要花費大量的人力，并且由于目前檔案信息化管理程度還不夠高，大多數(shù)企業(yè)仍舊處于起步階段，部門之間無法實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，檔案信息無法共享，導致檔案的價值無法完全發(fā)揮，這也是制約檔案規(guī)范化管理的一個重要因素。

3 加強檔案管理工作規(guī)范化的具體實施方法

3.1 健全管理制度建設

將數(shù)字信息化技術融入到檔案管理工作之中，加強員工對于檔案管理工作的重視程度，充分貫徹落實信息化管理理念。根據(jù)當前企業(yè)對于下一階段的發(fā)展規(guī)劃，制訂一套與企業(yè)當前發(fā)展相一致的檔案管理方案，深化企業(yè)改革。就目前檔案管理工作中出現(xiàn)的一系列問題，進行科學、系統(tǒng)、全面的分析，在人事檔案調取、查閱的時候，需要嚴格按照相關制度進行。建立健全檔案管理制度，能夠有效預防檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失，確保相關檔案的準確性，除此之外，還需要對相關檔案管理工作流程進行完善，建立更加系統(tǒng)性和科學性的檔案管理工作制度。除此之外，建立相關制度規(guī)范檔案整理的流程，能夠提高檔案整理歸檔的效率，提升檔案管理現(xiàn)代化水平，尤其注意在對檔案進行整理的過程中，并不是簡單的收集分析，需要對整合的檔案材料有一個完整的認知，更重要的是檔案完整性的保障。

3.2 構建數(shù)字化檔案

在建立數(shù)字化檔案前首先需要建立電子版檔案，因此首要任務就是將有關信息提前收集并整理到計算機之中，并確保錄入的人事信息是正確的，有關工作人員在需要打印檔案時，可以通過在計算機上搜索尋找到打印目標，找到目標檔案信息之后直接進行打印，這樣能夠明顯提升工作效率，檔案管理人員不需要再浪費大量的時間尋找檔案。其次，當電子檔案完善后，由于檔案資料已經全部儲存在電腦或是移動硬盤上面，便于攜帶，并且不容易丟失，具有極高的私密性。最后，由于數(shù)字化人事檔案的成功建立，在接下來的時間內只需要每隔一段時間對其中的檔案信息進行更新，能夠最大程度地保證檔案信息與實際變更的一致性。另一方面，為了確保各項資料的私密性以及準確性，需要對檔案管理人員隊伍進行優(yōu)化調整，提高整個管理隊伍的人員素質，雖然現(xiàn)在已經有大部分企業(yè)都引入了數(shù)字檔案，但由于管理隊伍的素質參差不齊，導致沒有取得應有的效果，所以需要引入計算機方面的人才，并且定期組織進行培訓，提升檔案管理隊伍的整體計算機水平，從而使檔案信息管理的工作效率能夠得到進一步提升。

3.3 建立網絡檔案管理

在檔案數(shù)字信息化的管理過程中一定要尤其重要網絡人格化檔案管理工作的創(chuàng)建，從而能夠借助網絡計算機實現(xiàn)計算機管理網絡的實施和建立，對局域網進行合理引用，并將各個部門作為主要依據(jù)，展開相關的整理工作，從而推動企業(yè)整體的發(fā)展。總之，隨著社會科技信息的進步，企業(yè)想要得到發(fā)展，不被時代淘汰，就要緊隨時代潮流，與時代接軌，將數(shù)字信息化技術融入到檔案管理工作之中，對檔案管理進行優(yōu)化調整，最終提升檔案的使用率。網絡信息檔案管理工作的建立和開展，不僅可以更好的促進企業(yè)管理工作方面工作效率及工作質量的提升，還能夠更好地滿足當前時代對檔案管理工作的要求。

3.4 加強檔案信息化管理

在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理信息化成為檔案管理工作的重心，檔案管理信息化有助于實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，提高檔案管理效率和水平，檔案工作部門一定要對檔案管理工作的開展給予一定程度的重視，在此前提下建立健全的管理體制，選拔具備各方面不同知識層次的人才加入檔案管理隊伍當中，并加大財力與物力投入力度，使信息資源得到合理充分的運用，從整體上對檔案管理團隊進行優(yōu)化;除選拔人才以外，檔案工作部門還需重視對檔案信息化管理人才的培養(yǎng)與強化，制定完善的教育培訓方案，優(yōu)化系統(tǒng)的知識結構體系，同時在大數(shù)據(jù)時代下，部門還需重視檔案管理人員各方面綜合素質的培養(yǎng)，例如科技檔案管理、信息工程等方面的相關內容，使檔案管理人員更多地去接觸、觀摩學習相關領域的專業(yè)技能知識，打造復合型人才。

4 結語

總而言之，在檔案管理工作中融入信息化技術，實現(xiàn)檔案價值的充分利用，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理弊端，還能夠確保檔案管理的準確性，在檔案管理工作中省略了很多不必要的環(huán)節(jié)，顯著節(jié)約資源，降低管理成本，減少不必要的時間，從而能夠有效提升檔案管理的工作效率以及工作質量，并且還能夠借助檔案優(yōu)化企業(yè)人力資源配置，實現(xiàn)檔案價值的充分利用，最終提升企業(yè)的社會競爭力，推動企業(yè)的進一步發(fā)展。

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