淺談高校檔案知識共享

摘 要：知識經(jīng)濟時代下，高校檔案作為寶貴的知識資源，作為高校創(chuàng)新的知識源泉，應(yīng)從信息共享逐步過度到知識共享，以實現(xiàn)知識的有序流通，不斷提高高校檔案知識的利用率。本文簡要論述了高校檔案知識共享的必要性，通過分析制約高校檔案知識共享發(fā)展的阻礙因素，展望高校檔案知識共享的發(fā)展未來。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;知識共享

21世紀(jì)，高校檔案工作充滿著機遇與挑戰(zhàn)，我們面臨著一個知識爆炸、信息劇增的知識經(jīng)濟時代。在浩瀚的信息海洋中，如何篩選和組織有價值的信息，使其轉(zhuǎn)化為知識，并通過知識共享促進知識創(chuàng)新，使需求者高效、便利地獲取所需要的知識資源。

當(dāng)前，大多數(shù)高校以檔案數(shù)字化方式與信息資源社會化相適應(yīng)，已逐步實現(xiàn)檔案信息資源的校內(nèi)共享和校際共享。在基于信息共享的前提下，高校師生要從大量紛繁復(fù)雜的檔案信息中準(zhǔn)確定位解決問題的答案——知識，則需要依靠高質(zhì)量的檔案知識資源、高水平的檔案知識服務(wù)以及高品質(zhì)的檔案共享平臺。高校能始終屹立于學(xué)科前沿，為國家輸送科技人才，引領(lǐng)技術(shù)創(chuàng)新，關(guān)鍵在于潛力巨大的知識流動——知識共享。高校檔案作為知識的重要來源，應(yīng)在信息共享的基礎(chǔ)上引入知識共享的管理理念，回歸到檔案最本質(zhì)的內(nèi)容，彰顯檔案知識的有用性和易用性，探索高校檔案知識共享的發(fā)展道路。

一、高校檔案知識共享的必要性

1.高校檔案知識共享有助于高校在教育領(lǐng)域塑造領(lǐng)軍形象

隨著知識經(jīng)濟的快速發(fā)展，高效的知識創(chuàng)新體系是一個國家社會經(jīng)濟發(fā)展的前提，高校既是知識創(chuàng)新的重要基地，也是匯聚高質(zhì)量知識資源的集中地。而高校檔案知識共享是對檔案信息的深度整合和建設(shè)，能規(guī)范高校自身的檔案管理，推動檔案共享進程，引領(lǐng)教育領(lǐng)域的深度變革，改變高校檔案“重藏輕用”的局面。

2.高校檔案知識共享有助于實現(xiàn)檔案增值，促使檔案知識資源利益最大化

高校檔案是在各部門的業(yè)務(wù)活動中形成，再由檔案管理部門篩選出有價值的文件加以保管和利用，并通過綜合開發(fā)和共享等途徑實現(xiàn)檔案知識在生產(chǎn)、傳播和利用過程中的增值，不僅服務(wù)于高校內(nèi)部師生，還能滿足社會人士的利用需求。整個檔案知識共享過程，涉及到檔案知識的增值和資源利益的瓜分，知識共享程度越深，個體越能獲取最需要的知識即得到更多的利益，進而達(dá)到檔案知識共享利益最大化。

3.高校檔案知識共享有助于高校提升社會核心競爭力

改革開放以來，對比企業(yè)近十年的快速發(fā)展，以企業(yè)檔案為核心的知識共享的研究尤為活躍，知識資源作為企業(yè)持續(xù)競爭的核心資源，使企業(yè)煥發(fā)生機，取得戰(zhàn)略優(yōu)勢，企業(yè)的活性競爭力已漸漸超過高校，成為世界經(jīng)濟發(fā)展和科研創(chuàng)新的強心劑。高校應(yīng)認(rèn)識到知識是社會生存和發(fā)展的決定性因素，應(yīng)利用自身豐富的檔案資源，借鑒企業(yè)知識共享經(jīng)驗，把握知識經(jīng)濟時代脈搏，不斷提高核心競爭力，縮小發(fā)展差距。

二、制約高校檔案知識共享的因素

1.用戶需求推動力不足和指向性不明確。知識資源的獲取途徑是多元化的，高校檔案作為眾多知識來源之一，被選擇率卻遠(yuǎn)不及書籍、報紙、電視和網(wǎng)絡(luò)等手段。一方面，檔案多以嚴(yán)苛的保密制度為準(zhǔn)繩，使用戶減少了利用的積極性;另一方面，檔案的易用性和可得性有待提高，若用戶無法準(zhǔn)確描述需求目標(biāo)，將影響到檔案的檢索效率。用戶需求推動力不足和指向性不明確，使檔案工作人員未能實時跟進用戶需求，主動開發(fā)和編研的積極性較差，知識發(fā)現(xiàn)和挖掘的程度不夠深入，致使高校檔案知識共享的進程推動緩慢。

2.高校出于自身利益而限制共享

如今，社會的共享意識正逐漸覺醒，高校聯(lián)盟之間日漸頻繁的學(xué)術(shù)探討、經(jīng)驗交流、文獻(xiàn)傳遞等都是知識共享的一部分。高校檔案因其特殊的原始記錄性和知識屬性，客觀反映了高校實踐活動形成的有價值的數(shù)據(jù)、成果、理論和技術(shù)等，是對高校知識的貯藏，同時也是高校強有力的競爭財富。另外，因為高校間的檔案知識在質(zhì)量和數(shù)量上存在勢差，所以在共享時不可避免地產(chǎn)生不對等的知識流動，各高校獲得的利益并不均衡。大環(huán)境下，即使邁出了檔案知識共享的步伐，高校仍會相對保守地限制檔案知識共享的傳播，避免威脅到自身利益。

3.高校檔案信息共享的相對成熟不意味著知識共享會水到渠成

互聯(lián)網(wǎng)信息背景下，檔案信息共享正如火如荼地開展，各高校聯(lián)盟、學(xué)會、團體等百花齊放，上海高校檔案信息網(wǎng)、北京大學(xué)檔案館、武漢大學(xué)檔案館等在檔案信息共享工作上的成績有目共睹。但是，高校檔案信息共享的相對成熟，并不意味著知識共享會水到渠成，其一，檔案信息共享與知識共享有原始信息和加工信息的區(qū)別，前者大部分涉及網(wǎng)絡(luò)和人員服務(wù)的流暢度，后者不僅涉及到共享通道，還涉及到信息的再開發(fā)、檔案人員的文化素養(yǎng)、用戶體驗等因素;其二，檔案知識共享是檔案信息共享的延伸和擴展，但還面臨諸多問題：共享規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)的變化，共享系統(tǒng)更龐大而復(fù)雜，傳遞方式要求更高效等。

三、高校檔案知識共享在發(fā)展中應(yīng)注意的幾個方面

1.檔案管理人員應(yīng)重視高校檔案知識的研究、開發(fā)和編研

高校檔案是知識的可視化窗口，是知識實體化的承載體，是獲取知識的直接途徑。傳統(tǒng)的高校檔案共享方式多以一次、二次檔案文獻(xiàn)服務(wù)為主，提供的是未經(jīng)加工的檔案原件以及粗加工的目錄和文摘，往往不能讓用戶找到最直接最準(zhǔn)確的答案。檔案共享的本質(zhì)是挖掘檔案中的知識資源，知識與知識之間又有千絲萬縷的聯(lián)系，單純共享檔案孤本，并不能完全體現(xiàn)檔案知識的價值。因此，系統(tǒng)地、廣泛地、深入地開發(fā)檔案知識，是高校檔案人員推動共享工作的重要方式，匯編檔案文集、編纂專題史料，研究檔案內(nèi)容、編寫參考資料，編輯文摘匯編，參考?xì)v史研究編史修志、撰寫文章著作等編研工作形成的高校檔案知識編研成果，傳播范圍廣，以更靈活、更便捷、更隨機等特點，充分實現(xiàn)社會范圍內(nèi)檔案知識資源的共享。知識共享是檔案編研成果有必要存在的客觀依據(jù)，也是編研工作生命力之所在。

2.鼓勵教師將知識外化后形成檔案，豐富高校檔案知識共享資源

如果說高校檔案是看得見的實體知識，那么隱藏在高校教師大腦中的經(jīng)驗、技巧、感悟、個人價值觀等看不見的知識就是不可或缺的內(nèi)化知識。內(nèi)化知識繁雜交錯，卻是高校創(chuàng)新最具價值和不可枚舉的智力資本，因其具有隱秘性、主觀性和附著性，很難實現(xiàn)被動探取。一方面，利用激勵機制來鼓動教師積極主動地實現(xiàn)知識的外化，經(jīng)過加工變成原始記錄、數(shù)據(jù)報告、經(jīng)驗材料等，為進一步規(guī)范化形成檔案知識奠定基礎(chǔ);另一方面，為教師外化自身知識提供一個共享平臺，不但利于鞏固教師之間的知識網(wǎng)絡(luò)，促進知識流動，降低知識共享成本，而且更利于教師對內(nèi)化知識有意識地組織、編輯、文件化、甚至檔案化，使高校隱藏在“根部”的無限知識以檔案的形式保存下來，以共享來創(chuàng)造高校的文化優(yōu)勢。

3.借鑒國外高校檔案共享的做法，吸收先進經(jīng)驗，因地制宜

歐美高校在檔案整合和共享管理水平上處于世界領(lǐng)先地位，高校檔案可以做到跨高校、跨部門、跨行業(yè)，利用現(xiàn)代信息與通信技術(shù)，系統(tǒng)整合的檔案知識經(jīng)過高速傳播共享給指定用戶群。不管是提供跨越320個機構(gòu)、超100萬種檔案資源的英國檔案中心（Archives Hub），還是為教育科研機構(gòu)共享大量數(shù)字資源的美國麻省理工學(xué)院機構(gòu)知識庫（MIT DSpace），它們的共同特點有：檔案部門和其他機構(gòu)合作與共享的參與程度高，檔案保管和知識傳播的意識強;檔案資源共享渠道都是開放的，用戶來自世界各地;所有收集到的檔案知識都受到知識產(chǎn)權(quán)法律的保護;在財政和技術(shù)上擁有強有力的可持續(xù)支持等。我國高校檔案機構(gòu)尚未形成高密度合作共享的檔案知識庫，未來可以借鑒歐美高校成功的檔案知識開發(fā)和共享技術(shù)。

四、結(jié)語

高校檔案知識共享作為最高形式的檔案資源效用，是衡量教育領(lǐng)域檔案資源豐富程度的重要表現(xiàn)，同時也是全面深化教育改革的長遠(yuǎn)目標(biāo)之一。高校檔案知識共享的跨越式進步不只關(guān)系到高校檔案事業(yè)在社會信息領(lǐng)域的立足之地，還關(guān)系到我國經(jīng)濟、文化、科技等方面的發(fā)展前景，我們應(yīng)明確現(xiàn)階段發(fā)展的制約因素，尋找應(yīng)對知識共享矛盾的解決策略，共同規(guī)劃發(fā)展藍(lán)圖。

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作者簡介：馬黛琳（1991-），女，廣東汕頭人，大學(xué)本科，汕頭大學(xué)醫(yī)學(xué)院綜合檔案室檔案助理館員。