基于數(shù)字環(huán)境的檔案共享機制建設探究

摘 要：新時代數(shù)字環(huán)境下，如何優(yōu)化檔案整理服務、加強檔案資源整合從而促進檔案整理的轉(zhuǎn)型升級，已變成檔案管理人員亟待解決的命題。本文從理論方面探索新時代數(shù)字環(huán)境下檔案的基本內(nèi)涵，提出了構(gòu)建檔案共享機制的原則與基本框架，最后分別從法制上保障、手段上整合等角度提出檔案共享機制構(gòu)建的基本路徑。

關鍵詞：數(shù)字環(huán)境;檔案;共享機制

在經(jīng)濟高速發(fā)展、科技日新月異、社會持續(xù)進步的新時代，人們越來越重視檔案的整理業(yè)務。在數(shù)字環(huán)境下，怎樣高效優(yōu)化檔案整理服務、加強檔案資源整合從而促進檔案整理的轉(zhuǎn)型升級，已變成檔案管理人員亟待解決的命題。本文力求從多角度切入，探究新時代下檔案資源整理工作的新形勢，通過建構(gòu)檔案共享機制來推動檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

一、數(shù)字環(huán)境賦予檔案整理新內(nèi)涵

1.檔案整理電子化。數(shù)字環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展推動了檔案資源整理業(yè)務的變革，有利于實現(xiàn)檔案整理的電子化。在檔案整理的電子化之前是傳統(tǒng)的整理方式，這種檔案整理方式所憑借的是人力，通過搬運和翻推等體力活來進行檔案工作，這種方式極其繁重，工作人員負擔較重。檔案整理的電子化、網(wǎng)絡化是檔案資源數(shù)字化的關鍵所在。當前數(shù)字環(huán)境下，計算機互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展賦予了檔案資源數(shù)字化新的內(nèi)涵。將檔案整理進行具體環(huán)節(jié)的劃分，則數(shù)字環(huán)境下要求檔案整理需在產(chǎn)生形成、搜集整合、歸檔分類、移交遞送等檔案管理全過程上實現(xiàn)電子化操作與管理，這具體包括檔案的自動編制目錄、分類歸檔、移交存檔以及全文檢索。

2.檔案資源數(shù)字化。在綜合性檔案館，會保有豐富的館藏資源，這種大量的檔案資源占地面積大且利用不方便。因此通過運用先進的數(shù)字化技術，將不同物質(zhì)承載形式的檔案資源用數(shù)字化方式進行重新整理與存儲，從而實現(xiàn)由實體檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，促進檔案整理工作的轉(zhuǎn)型升級。檔案資源的數(shù)字化過程主要可分為兩部分，其一是編制電子版的檔案資源目錄。編制檔案資源的電子目錄是實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理的第一步，目錄包括案卷的目錄和卷內(nèi)目錄，以及每個文件的目錄，將這些目錄整合，進行數(shù)字編碼，從而形成電子目錄，建立索引結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)檔案的全文快速搜索。其二是搭建檔案資源存儲的數(shù)據(jù)庫。將紙質(zhì)的檔案文件信息經(jīng)過數(shù)字化處理轉(zhuǎn)換成電腦能夠存儲的數(shù)字信息，將數(shù)字信息存儲于電腦的數(shù)據(jù)庫。

3.服務運行網(wǎng)絡化。當把紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息后，就需要媒介平臺來推動數(shù)字化的檔案整理機制的運行，以使檔案資源可以暢通運行。一般選取數(shù)字化網(wǎng)絡平臺作為這一檔案資源傳輸媒介渠道。網(wǎng)絡平臺可以實現(xiàn)上下的貫通與左右的關聯(lián)，因此有利于數(shù)字檔案的便利傳遞，從而促使構(gòu)建數(shù)字化傳輸網(wǎng)絡體系。當全方位的傳輸體系構(gòu)建完畢后，檔案管理工作人員可以運用自己的網(wǎng)絡登錄該平臺界面進行數(shù)字化檔案資源的整理與歸檔，同時需要利用檔案資源的人也可以在任何地方通過網(wǎng)絡接入該平臺，自行下載查看相關檔案資源。檔案資源管理系統(tǒng)中的數(shù)字化網(wǎng)絡可以分為兩個平臺，一個是檔案館的局域網(wǎng)，這是內(nèi)網(wǎng)平臺，檔案資源首先會通過檔案館的內(nèi)網(wǎng)進行傳輸與流動，方便工作人員的加工處理;另一個是便于檔案資源利用者的外部網(wǎng)絡，就是一般指的因特網(wǎng)，將檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)傳輸?shù)臄?shù)字化資源通過網(wǎng)絡工具接入外部網(wǎng)絡服務器，從而實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的開放共享。

4.檔案利用便利化。在引入數(shù)字化檔案利用模式之前，即傳統(tǒng)的檔案利用主要是依靠公民進入檔案館提交請求，然后由檔案館工作人員通過居民提交的關鍵詞等進行人工查詢與索引，此工作量龐大，且繁瑣和復雜，檔案的可利用價值大大降低。但數(shù)字化的檔案管理機制使檔案材料全部進行數(shù)字化的整理與歸檔，因此有利于實現(xiàn)檔案資源的量化管理，便于檔案資源的固定，這種新型檔案管理方式基于數(shù)字環(huán)境，使原來繁重難查的檔案變成可以迅速方便檢索的電子資源，方便傳播利用，從而真正發(fā)揮檔案資源的應有價值。

二、基于數(shù)字環(huán)境的檔案共享機制

1.檔案共享機制的內(nèi)涵。通過構(gòu)建一種分工協(xié)調(diào)機制而使不同載體、不同內(nèi)容的檔案進行優(yōu)化與整合，通過電子化的網(wǎng)絡平臺對檔案資源進行存儲，并在這種整理中發(fā)揮檔案的價值，使得檔案資源的便捷利用就是數(shù)字環(huán)境下檔案共享機制的構(gòu)建原理。這有利于減輕檔案管理工作人員的工作負擔，也有利于保障社會公眾對檔案的使用權(quán)與知情權(quán)。檔案資源共享機制就是通過特定的手段、搭建特定的平臺來讓分散的異質(zhì)性的檔案資源進行整合與再利用。

2.數(shù)字環(huán)境下檔案共享機制的構(gòu)建原則

（1）標準化原則。“數(shù)字環(huán)境下檔案共享機制的一大重要原則就是要實現(xiàn)檔案資源的標準化，只有實現(xiàn)了檔案資源的標準化處理，才能有效地實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的流轉(zhuǎn)”，因為只有具備統(tǒng)一形式才能有效促使不同載體的檔案資源進行整合歸檔。標準化處理是檔案共享的前提條件，實現(xiàn)檔案資源的標準化會方便檔案管理工作人員組織協(xié)調(diào)檔案共享機制。

（2）系統(tǒng)化原則。檔案資源的整理應該是一項系統(tǒng)的工程而不是局部意義的，檔案整理的各個流程與環(huán)節(jié)應當是一個聯(lián)系密切的整體，所以檔案工作應該注重系統(tǒng)一致性，規(guī)劃和布局應當科學合理。這是系統(tǒng)理論視角下檔案整理的原則，要求數(shù)字環(huán)境下不同類別的檔案整理的分工協(xié)作、相互配合。以全局性的眼光審視檔案不同層級的結(jié)構(gòu)特征，從而把握檔案整理的精準性，消除檔案信息的冗雜與多余，避免重復勞動與做無用功。

（3）完整性原則。不管是紙質(zhì)版的檔案材料，還是數(shù)字化的檔案資源，都要求檔案載體具有相當?shù)耐暾?，比如檔案的外觀應當完整、檔案內(nèi)部的文字內(nèi)容應當完整，檔案的頁碼數(shù)目等也應當具備完整性，至于數(shù)字化的檔案資源，應該具備完整的電子目錄，以及包括日期等電子信息。完整性原則是檔案共享的核心，因為不完整的檔案，沒有完整樣貌的檔案，不原始的檔案材料，利用價值會大大降低，從而也就喪失了檔案流通共享的意義。

3.數(shù)字環(huán)境下檔案共享機制的建構(gòu)。數(shù)字環(huán)境中的檔案共享機制所打造的檔案共享體系，具有三方面的主體，分別是檔案的生產(chǎn)者、檔案的整理整合者和檔案的利用者。這三者構(gòu)建了檔案共享利用的全過程。其中可知，檔案的整理工作人員起到了橋梁的作用，一面連接了檔案信息的生產(chǎn)者，一面是連接檔案信息的消費者，通過檔案信息的整合與加工使得元數(shù)據(jù)能夠被更加清晰直觀方便地被利用，更好地發(fā)揮檔案的價值，在檔案共享機制中處于樞紐地位，是檔案共享體系的核心。由此可見檔案管理人員在數(shù)字環(huán)境中對檔案共享機制形成的重要作用。

檔案的生存環(huán)境構(gòu)成了檔案共享體系中的客體，其包括了宏觀、中觀與微觀三方面的環(huán)境，是檔案建設過程中的關鍵條件所在，影響著檔案共享體系的保障與否。本文所指的檔案共享體系指的是通過檔案工作人員進行分工協(xié)作來保障檔案共享系統(tǒng)的各部分之間有機聯(lián)系，達成檔案系統(tǒng)的生態(tài)平衡。這種共享體系的客體保障來自兩部分，一部分是內(nèi)部環(huán)境的保障，一部分是外部環(huán)境的保障。檔案共享體系的保障機制來自政治經(jīng)濟社會文化等各方面，彼此聯(lián)系，相互作用，共同推進數(shù)字檔案資源館與其他環(huán)境之家的良性信息循環(huán)，促進檔案資源的流通共享。由檔案共享機制的主體可知，檔案共享體系的主體性因子也是包括檔案的生成方、加工方和利用方。加工方作為檔案資源的整理人員，負責信息的加工處理與整理歸檔，處于檔案共享體系中的核心位置，主導著檔案資源的共享機制。因此，檔案館的數(shù)字檔案信息資源的高效利用與二次開發(fā)，都需要檔案工作人員的支持，由此可見，檔案管理工作人員對于檔案資源共享機制與體系的生成與發(fā)展的關鍵作用。

三、建設檔案共享機制的路徑

1.健全法律法規(guī)，推進檔案法制建設。《檔案法》作為檔案管理工作的重要指導法律，隨著社會經(jīng)濟形勢的變化，日益與現(xiàn)實實踐環(huán)節(jié)相脫節(jié)。因此《檔案法》應該要根據(jù)條件的變化而進行逐步修訂，要進一步保障公民利用索取檔案信息的基本權(quán)利，以人民為中心，又要充分保障檔案管理工作人員的合法權(quán)益，體現(xiàn)出一種檔案整理者與檔案利用者和諧的宗旨，共同促進檔案資源的有效共享。

2.完善整理機制，加強檔案網(wǎng)上陣地建設。檔案整理應當經(jīng)歷從線下到線上的轉(zhuǎn)變，要求加強檔案網(wǎng)上陣地的建設。要依托現(xiàn)行文件與人員，進一步加大檔案信息的開放共享力度，通過公開檔案資源，保障社會公眾的知情權(quán)與使用權(quán)，從而更好地發(fā)揮檔案資源對于經(jīng)濟社會的共享價值。

3.注重借助數(shù)字化技術挖掘整合，構(gòu)建豐富的館藏資源體系。如果要把不同類型不同載體形式的檔案資源加以整合利用，那么就必須借助數(shù)字化技術進行挖掘與整合，將不同平臺的檔案資源向同一平臺進行融合。[6]數(shù)字化地檔案整合工作分為三步，首先是將不同載體的檔案資源通過數(shù)字化的技術與手段進行歸檔，存儲在電腦數(shù)據(jù)庫中，其次就是加強檔案資源的聯(lián)通，運用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化技術促進各部門的檔案連成一個整體，構(gòu)建區(qū)域性檔案信息化的共享平臺，最后一步就是將各地的數(shù)字檔案室連成一個整體，構(gòu)建全國性的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)。

四、結(jié)語

綜上所述，基于數(shù)字環(huán)境的檔案共享機制的構(gòu)建是新時代下檔案整理工作發(fā)展的必然要求，通過促進數(shù)字化電子信息環(huán)境與不同載體檔案的有機結(jié)合，來不斷豐富完善檔案共享機制，從而更好地滿足社會公眾需求，服務地區(qū)經(jīng)濟與社會發(fā)展。

參考文獻：

[1]趙淑梅.數(shù)字時代檔案工作理論與實踐的宏觀認識.檔案學研究，2010（6）：24.

[2]歐陽琳，彭海艷.兩型社會建設中民生檔案工作的問題與策略[J].檔案學研究，2010（1）：22-26.

[3]王 萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎.北京：清華大學出版社，2006.

[4]徐國際.數(shù)字化檔案管理的認知與構(gòu)建[J].黑龍江檔案，2013（02）：38.

基金項目：山東省檔案局科技項目，項目名稱：檔案數(shù)據(jù)分析對疾病預防控制工作價值的研究，編號：2018-15。

作者簡介：郭佃曉（1984-），女，漢族，山東省日照市莒縣人，莒縣疾病預防控制中心，檔案館員，本科學歷。