企業(yè)檔案管理體系設計探析

摘 要：從零散、割裂的企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)換為企業(yè)檔案管理體系建設，不僅是企業(yè)檔案工作思路的轉(zhuǎn)變，更有助于企業(yè)檔案工作的理解、建構(gòu)與評估。文章在分析企業(yè)檔案管理體系構(gòu)成要素的基礎上，提出了企業(yè)檔案管理體系頂層設計框架，有利于企業(yè)檔案工作的整體規(guī)劃與系統(tǒng)實施。

關鍵詞：企業(yè)檔案;管理體系;體系設計

一、從零散工作到系統(tǒng)工作—企業(yè)檔案管理體系的提出

1.企業(yè)檔案管理體系建設背景

（1）檔案工作要求。企業(yè)檔案管理工作涉及到對象、人員、制度、流程、工具等要素。隨著信息化的推進，各要素之間的關聯(lián)越來越緊密，如檔案制度嵌入檔案系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)設計影響工作流程、檔案工作流程決定人員安排，任何一方面的短板都有可能導致整個生態(tài)系統(tǒng)的停滯乃至崩潰。在企業(yè)檔案管理規(guī)劃中，結(jié)合本單位特點，選擇相應要素搭建科學的管理體系，能夠通過各要素內(nèi)部的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、完善，實現(xiàn)檔案管理功能的最大化和最優(yōu)化。（2） 業(yè)務工作要求。隨著市場經(jīng)濟的推進，企業(yè)對“投入—產(chǎn)出”比的關注程度更高。能否深度支撐業(yè)務發(fā)展、精細滿足內(nèi)控要求、全面反映企業(yè)歷程，是企業(yè)檔案工作實現(xiàn)良性循環(huán)還是徹底邊緣化的關鍵。對于檔案工作而言，只有搭建企業(yè)檔案管理體系，通過體系的合力、機制的推力，才能更好地滿足業(yè)務需求，融入各項企業(yè)工作。

2.企業(yè)檔案管理體系建設意義

從零散、割裂的企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)換為企業(yè)檔案管理體系建設，不僅是企業(yè)檔案工作思路的轉(zhuǎn)變，更有助于企業(yè)檔案工作的理解、建構(gòu)與評估。（1）理解作用。通過企業(yè)檔案管理體系建設，能夠全面地揭示企業(yè)檔案工作各個要素及其結(jié)構(gòu)，有助于我們更好地理解企業(yè)檔案工作這個系統(tǒng)的內(nèi)在關系和相互作用。同時，也有助于我們理解其表現(xiàn)出來的功能，加深對企業(yè)檔案工作的認識。（2） 建構(gòu)作用。從體系角度看企業(yè)檔案工作，能夠從全局角度掌握企業(yè)檔案工作各要素的構(gòu)成和發(fā)展狀態(tài)，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌配置，并根據(jù)各要素實際情況精細化管理和精準調(diào)整，為企業(yè)檔案工作的發(fā)展提供規(guī)范性、指導性作用。（3）評價作用。通過企業(yè)檔案管理體系，能夠幫助我們對企業(yè)檔案工作進行整體評價和系統(tǒng)分析，找出企業(yè)檔案工作的優(yōu)勢和不足，從而完善整個企業(yè)檔案工作。

二、企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)成要素

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，同時參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》等標準規(guī)范要求，企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)成要素大致包括管理體制、組織人才、制度體系、檔案資源、業(yè)務流程、應用系統(tǒng)、基礎設施、信息安全八大部分。該體系能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)檔案的有效管理，覆蓋收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研的全業(yè)務流程，實現(xiàn)企業(yè)檔案的安全集中保存、科學管理和有效利用。

1. 企業(yè)檔案管理體制。管理體制是指采取何種組織形式及如何將這些組織形式組合成為一個有機系統(tǒng)，從而達到管理目的。我國企業(yè)檔案管理體制大體采取統(tǒng)一管理與分級負責相結(jié)合的思想，包括分管企業(yè)檔案工作的領導、檔案工作主管部門負責人、檔案部門負責人、各級各類檔案機構(gòu)及相關專兼職檔案工作人員。管理體制是企業(yè)檔案管理體系的根本，核心在于分清各層級職責，準確劃分業(yè)務邊界。

2.企業(yè)檔案人員體系。檔案管理人員是企業(yè)檔案工作的主體，是控制企業(yè)檔案管理體系運行的核心。企業(yè)檔案人員包括各類專兼職檔案工作人員，應結(jié)合業(yè)務需要，積極開展檔案人員業(yè)務和信息化能力的培養(yǎng)及相關專業(yè)人員的引進，加強業(yè)務培訓，形成一支既懂檔案業(yè)務又具有一定信息化技術技能的復合型人才隊伍。

3. 企業(yè)檔案制度體系。檔案制度是企業(yè)檔案工作的行動指南。應遵循檔案及本企業(yè)業(yè)務方面的法律法規(guī)、規(guī)章規(guī)范，參照國標、行標的相關規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)要求，從工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務規(guī)范三個層面建立企業(yè)檔案制度體系，明確各部門（公司）在企業(yè)檔案管理工作中的職責、企業(yè)檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限、各業(yè)務環(huán)節(jié)的工作要求等，指導各部門（公司）更加規(guī)范、科學地開展企業(yè)檔案工作，為企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理提供制度保障。

4. 企業(yè)檔案資源體系。檔案資源是企業(yè)檔案工作的基礎。加強企業(yè)檔案資源建設，形成滿足企業(yè)業(yè)務需要的檔案資源體系，確保檔案資源的真實、完整、安全、可用。一是加強前端控制，提升文件形成質(zhì)量;二是加大收集力度，做到應收盡收、應有盡有;三是加強數(shù)據(jù)清理和資源整合，實現(xiàn)檔案資源的系統(tǒng)化。

5. 企業(yè)檔案業(yè)務流程。檔案業(yè)務流程是企業(yè)檔案管理體系的骨骼，支撐企業(yè)檔案工作的發(fā)展。企業(yè)檔案業(yè)務流程主要包括收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)，并嵌入到檔案制度和檔案系統(tǒng)。同時，企業(yè)檔案業(yè)務的深耦合、檔案工作管理和利用需求的變化要求企業(yè)檔案工作更多地關注文件的形成與管理，通過前端控制促進企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

6. 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)檔案管理體系的工具與平臺。應基于ISO14721推薦的OAIS（Open Archival Information System，OAIS）模型，結(jié)合《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》和企業(yè)需求，實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、自動化管理。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應具備文件分類存儲、電子檔案管理、庫房管理、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)管理能功能，具有較強的兼容性、穩(wěn)定性和安全性。

7.檔案基礎設施體系。基礎設施建設是企業(yè)檔案管理體系的支撐和保障。根據(jù)檔案基礎設施建設的相關規(guī)定，搭建符合相關規(guī)定以及能夠支撐企業(yè)業(yè)務需求的基礎設施，主要包括庫房、機房、安防、網(wǎng)絡、主機、存儲、備份、系統(tǒng)軟件、終端設備、數(shù)字化設備等，基礎設施建設的完善能夠為企業(yè)檔案管理體系建設提供有力的基礎保障。

8.信息安全體系。安全是企業(yè)檔案管理體系的生命線。根據(jù)相關規(guī)范，搭建符合規(guī)范要求企業(yè)檔案信息安全體系：遵守相關保密規(guī)定，安全設備配置齊全，確保物理安全;制定科學的主機、網(wǎng)絡安全管理策略，確保系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全;建立完備的備份恢復機制;嚴格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，加強訪問審計，確保數(shù)據(jù)安全。

三、企業(yè)檔案管理體系的頂層設計

1.企業(yè)檔案管理體系的設計思路。頂層設計對管理體系建設具有極其重要的意義。頂層設計能夠?qū)ρ葑円?guī)律和發(fā)展趨勢進行總結(jié)，對當前存在的問題進行系統(tǒng)化思考，并提供方法論支撐，形成一套標準化的文本，從而對檔案管理體系建設起前瞻性和指導性作用。頂層設計是一個系統(tǒng)工程，涵蓋戰(zhàn)略、組織、流程和制度規(guī)范等多種組成部分。由明確的戰(zhàn)略目標驅(qū)動，相關組織配合，覆蓋工作流程，構(gòu)建規(guī)范體系，并通過成果輸出，由制度規(guī)范與業(yè)務規(guī)范進行驅(qū)動，對工作流程進行優(yōu)化，強化組織管理，最終實現(xiàn)整體戰(zhàn)略目標。具體如圖1所示。

戰(zhàn)略方面，主要是制定企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展目標和方向，定義企業(yè)檔案工作的愿景、使命、目標和戰(zhàn)略，規(guī)劃企業(yè)檔案管理的未來架構(gòu)。組織方面，主要是搭建科學合理的組織管理架構(gòu)，指導、協(xié)調(diào)企業(yè)檔案工作主管部門與相關部門開展工作，提升企業(yè)檔案管理水平。流程方面，主要是建立企業(yè)檔案管理工作的核心流程，遵循檔案管理八大業(yè)務環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案利用、檔案編研，促進業(yè)務流程優(yōu)化與服務整合。規(guī)范方面，主要是遵循國家相關法規(guī)標準，整體建設一套符合本單位業(yè)務需要的檔案制度體系，指導規(guī)范企業(yè)檔案工作，實現(xiàn)戰(zhàn)略目標的一體化描述與落地。

2. 企業(yè)檔案管理體系的建設框架。在分析了企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)成要素和設計思路的基礎上，我們可以據(jù)此制定企業(yè)檔案管理體系的建設框架，具體如圖2所示。作為由多種要素構(gòu)成的具有特定功能的工作系統(tǒng)，企業(yè)檔案管理體系各要素之間互相影響、層層遞進，共同構(gòu)成企業(yè)檔案工作的有機整體。

從管理對象上，企業(yè)檔案工作涉及到文本、數(shù)據(jù)、聲像等，既有紙本也有電子形式;從業(yè)務流程上，企業(yè)檔案工作涵蓋“收管存用”的全生命周期，從前端的文件管理延伸至后端的檔案管理。從管理方法上，傳統(tǒng)與現(xiàn)代并存，并快速向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。面對如此紛繁復雜的現(xiàn)狀，如何充分利用各種資源更好地推動工作的進步，是企業(yè)檔案工作一個很現(xiàn)實的問題。通過頂層的管理體系來實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、配套設計、關聯(lián)運行、整體發(fā)展，將有效推進企業(yè)檔案工作的科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，也是落實國家檔案局“三大體系”建設的嶄新嘗試。

參考文獻：

[1]李和平.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實施指南[M].中國檔案出版社，2010（4）.

[2]國家檔案局辦公室.企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南，檔辦發(fā)[2015]4號.

作者簡介：周慧，女，本科，館員，現(xiàn)就職于中國江西國際經(jīng)濟技術合作有限公司，從事檔案管理工作。