如何提高檔案的管理水平和服務(wù)能力

于淑敏

摘要：檔案管理在當(dāng)前社會發(fā)展形勢下逐漸被廣泛關(guān)注，對于現(xiàn)階段各行各業(yè)來說，其檔案管理工作職能也在逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變，對于教育行業(yè)來說部分機構(gòu)仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對其自身發(fā)展和保障學(xué)生信息的安全可靠都造成了一定的消極影響.本文基于教師及學(xué)生檔案管理存在的不足進行分析，并探究其科學(xué)有效的優(yōu)化解決方案.

關(guān)鍵詞：信息化；人才培養(yǎng)；服務(wù)質(zhì)量；工作效率

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-260X（2019）03-0099-03

我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展，社會保障體系逐漸建立健全，當(dāng)前形勢下，人們生活質(zhì)量不斷提升，對于檔案管理的認(rèn)知水平也得到了增強.近年來我國不斷深化教育體制改革，逐漸地轉(zhuǎn)移工作重心，將個人檔案的信息管理作為重點工作內(nèi)容.現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高度發(fā)展和廣泛應(yīng)用對檔案管理方法進行優(yōu)化創(chuàng)新，現(xiàn)階段來說，行業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對信息化檔案管理方法的深入探究，以便于更好地提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量.

1 建立教育信息管理數(shù)據(jù)庫的意義

當(dāng)前我國社會經(jīng)濟發(fā)展模式下，人們的認(rèn)知水平不斷提升，對檔案信息的管理方式也更加重視.對于教育行業(yè)來說檔案信息涵蓋內(nèi)容較多，對教師、學(xué)生等多項信息數(shù)據(jù)進行收錄，為日后的各項業(yè)務(wù)辦理提供準(zhǔn)確有效的依據(jù).對于教育行業(yè)來說，其綜合性較強，在實際運營過程中需要相關(guān)的政策與專業(yè)支持.建立檔案信息管理數(shù)據(jù)庫可以更好地對教師和學(xué)生的信息進行管理，監(jiān)督業(yè)務(wù)辦理流程，切實保障人員的個人利益.

1.1 有助于促進教育界的發(fā)展

伴隨著我國教育行業(yè)的不斷壯大，日常管理的事項也逐漸繁多，加大了教育信息管理的難度.尤其是在日常的教務(wù)管理工作之中，需要錄入、整理越來越多的學(xué)生及教師信息，例如學(xué)生以及教師的基本信息、教師的教學(xué)計劃、學(xué)校的課程安排、學(xué)生的成績信息、學(xué)籍信息，甚至還包括定期考試的各種安排、信息等，這些都無形之中為教學(xué)的管理帶來了很大的困難.如果還一直沿用過去傳統(tǒng)的信息管理技術(shù)，那么最終只會出現(xiàn)學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)癱瘓、學(xué)生以及教師的信息出現(xiàn)問題，影響到學(xué)校的正常運行.因此才需要使用信息化技術(shù)，對各種教育信息進行自動化信息處理，建立教育信息管理數(shù)據(jù)庫，令各種資源能夠?qū)崿F(xiàn)信息的管理以及共享，從而提高日常管理的工作效率.

1.2 能夠推動我國信息化管理不斷發(fā)展

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，建立教育信息管理數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確性更高，也更加多元化.傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理行使保存功能時往往只局限于文字或者是一些靜態(tài)的照片等，比較單一，無法保存一些音頻或者視頻資料，給檔案管理人員也帶來一定的困擾.而教育信息管理數(shù)據(jù)庫的建立則從根本上解決了這一難題，既能夠保存一些文字或者靜態(tài)圖片，還能夠保存視頻、音頻或者是一些動態(tài)圖片等，令數(shù)據(jù)更加多元化.這樣既能夠豐富檔案管理內(nèi)容，為今后留下更多的借鑒資料，更能夠提高我國整體的信息化管理水平，最終推動我國科學(xué)技術(shù)的更好發(fā)展，可謂是一舉多得.

2 教育檔案管理存在的不足

2.1 檔案利用率較低

根據(jù)相關(guān)調(diào)查發(fā)展，現(xiàn)階段我國多數(shù)檔案管理部門的管理方式依然屬于傳統(tǒng)的檔案信息管理手段，在這種管理模式下，檔案的科學(xué)利用率難以有效提升.歸結(jié)其原因，主要是由于兩方面因素所致，第一，檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理意識，對檔案管理缺乏正確的認(rèn)識，認(rèn)為檔案只是單純的檔案管理，不會對行業(yè)的經(jīng)濟效益產(chǎn)生影響，致使在實際工作過程中難以有效地對檔案信息資源管理進行有效的開發(fā)利用.第二，社會民眾受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，對現(xiàn)代化檔案管理缺乏正確認(rèn)識，無法通過檔案進行維護個人的切身利益，一定程度上來說既不利于個人權(quán)益的保障，也阻礙了行業(yè)的發(fā)展進程.

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

任何行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展都離不開現(xiàn)代化制度的支撐，現(xiàn)階段來說，教育行業(yè)檔案管理工作的缺失正是由于缺乏完善的檔案管理制度所造成的，筆者對一些教育機構(gòu)進行調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)的單位并不具備完善的檔案管理制度，對其工作效率和服務(wù)質(zhì)量都產(chǎn)生了一定的消極影響.

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施和信息化建設(shè)有待于完善

當(dāng)前大部分機構(gòu)對檔案管理缺乏規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，并且在該方面的建設(shè)上資金、技術(shù)投入較小，以被動的方式進行檔案信息管理.并且一些機構(gòu)難以轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，與社會脫軌，不重視信息化建設(shè).但實際上，伴隨著計算機技術(shù)的不斷推廣，信息化已經(jīng)深入至各個領(lǐng)域之中，為各行各業(yè)的發(fā)展都起到了積極的推動作用，當(dāng)然也同樣適用于教育檔案的管理工作.因此，相關(guān)部門應(yīng)該注意到時代發(fā)展的大背景，與社會接軌，加強教育檔案管理工作的信息化建設(shè)，以便提高工作人員的工作效率和工作質(zhì)量.在進行檔案管理時，相關(guān)部門應(yīng)該積極推進檔案管理的信息化改革，建設(shè)相應(yīng)的管理平臺，這樣既能夠提高檔案的管理質(zhì)量，又便于他人進行查閱.工作人員也應(yīng)該要樹立正確的職業(yè)意識，積極主動地學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高自己的工作能力，確保教育檔案信息化建設(shè)工作能夠順利地開展.

3 提高教育檔案管理工作能力具體措施

3.1 打破傳統(tǒng)束縛，積極轉(zhuǎn)變觀念意識

在開展一系列改善工作前，首先需要做的便是積極改變管理理念.對于檔案管理工作而言，要先實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，就必須要先轉(zhuǎn)變過去傳統(tǒng)、固化的思想觀念，這是第一步也同樣是最重要的一步.只有徹底掙脫了觀念上的制約與束縛，才能夠幫助管理人員樹立正確的觀念意識，才能夠真正推動檔案管理工作發(fā)展.在正確的觀念意識的引領(lǐng)下，管理人員才能夠意識到開發(fā)利用現(xiàn)有資源檔案的重要作用，才能夠?qū)①Y源檔案與人們的生活水平等密切關(guān)聯(lián)，保持著積極向上的工作心態(tài)，投身到檔案管理信息資源的管理工作之中.

3.2 建立健全現(xiàn)代化檔案管理制度

無論是什么行業(yè)，只有制定了明確的規(guī)章制度，工作人員才能夠按照規(guī)章制度工作，做到“有規(guī)可依，按規(guī)工作”.因此，對教育檔案管理工作而言，應(yīng)該要健全檔案信息資源的管理制度，制定明確的規(guī)章制度，確保教育檔案管理工作能夠做到有序開展.在日常的工作中，做好與基層工作人員的交流，調(diào)查他們在工作中存在的問題以及工作需求.對于大多數(shù)人的訴求，管理人員可以通過制定相關(guān)管理制度來進行解決.對于制度上存在的問題，在進行檔案管理時要結(jié)合實際情況與工作人員的意愿對推行的制度進行修改、調(diào)整.為了能夠推動管理工作更好地進行，管理人員可以從制度層面上針對存在的問題提出一些切實可行的解決對策.不僅如此，還應(yīng)該建立健全的監(jiān)督機制，設(shè)定專門的監(jiān)督部門或是邀請外界人士對工作人員進行監(jiān)督，將日常工作的業(yè)績評價與績效掛鉤，以便能夠從根本上調(diào)動起工作人員的工作積極性.

3.3 加快基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)展建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)對于提升檔案管理工作水平來說具有積極的促進作用，傳統(tǒng)的管理模式逐漸難以適應(yīng)行業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需求，因此，相關(guān)的機構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展與建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理模式.針對現(xiàn)階段檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施有待完善的狀況，筆者建議相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合社會發(fā)展需求與社會群體的建議后進行優(yōu)化，適當(dāng)引進國外的一些先進技術(shù)，結(jié)合我國的基本國情向國外一些取得了好成績的機構(gòu)吸取經(jīng)驗，學(xué)習(xí)國外的先進管理技術(shù)，建立專門的計算機管理系統(tǒng)，將檔案歸類后進行輸入，建立資源數(shù)據(jù)庫，確保信息的準(zhǔn)確性，為未來的管理工作提供重要的數(shù)據(jù)參考.

加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還能夠切實提升機構(gòu)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，有效地避免在業(yè)務(wù)辦理過程中出現(xiàn)疏漏的可能性.除此之外，完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還能夠有效的防止人為因素或是自然因素對檔案產(chǎn)生的損害，切實實現(xiàn)了高效率、高安全的管理模式.

3.4 加強人才培養(yǎng)

當(dāng)前我國社會發(fā)展形勢逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的技術(shù)競爭已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬鸥偁帲瑱C構(gòu)要想在激烈的競爭形勢下獲得更好的發(fā)展空間，就應(yīng)當(dāng)加強人才培養(yǎng).優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)能夠有效地提升檔案的管理水平，因此，機構(gòu)需要定期開展人才培養(yǎng)，加強對外部專業(yè)人才的引進，時期更好地完成檔案的管理工作.建立科學(xué)有效的考評機制，對其進行定期考核，不斷提升檔案管理人才的綜合素質(zhì)與個人能力，全面促進行業(yè)的快速健康發(fā)展.

除此之外，還應(yīng)該著重提高檔案管理人才的信息化素養(yǎng).伴隨著世界經(jīng)濟、政治科學(xué)技術(shù)全球化的不斷推進，如果不能做到與時代接軌，那么最終就只能被時代淘汰.因此對于檔案信息化管理，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)該要時刻做到與時俱進，既要重視檔案信息化管理技術(shù)的提高，還應(yīng)該注重工作人員自身信息化素養(yǎng)的培養(yǎng)，通過先進的技術(shù)來不斷提高工作人員的工作效率，降低工作出錯率，確保檔案信息化管理準(zhǔn)確無誤.

3.5 做好歸檔檔案的管理工作

除了日常的檔案管理工作之外，接收歸納檔案也是重要的工作之一.接收歸納檔案工作水平的提高，能夠真正提高檔案的管理水平與服務(wù)能力.因此，為了能夠提高日常工作中接受歸納檔案的工作質(zhì)量，應(yīng)該將改革重點放到檔案的接收、收集、整理、歸納、編號，最后再按照編號進行入庫整理.在統(tǒng)一的要求與規(guī)范的制約下，嚴(yán)格按照部門制定的規(guī)章制度來進行分類、排列、編號，將不同種類、不同時期、不同屬性的檔案進行分門別類的整理.整理之后，還要更新檔案目錄.值得一提的是，在制定檔案目錄時，應(yīng)該要結(jié)合實際情況，既要保證科學(xué)、合理性，也要看重目錄的實用性，方便日后的查閱.而在進行紙質(zhì)檔案的接收歸納管理時，工作人員一定要詳細(xì)核對材料是否存在缺頁或是丟失的情況，然后再按照要求進行歸納整理，并且還要定期檢查.在日常的工作中，還要時刻注意紙質(zhì)檔案的防火、防蟲、防風(fēng)工作.

3.6 以檔案管理提升服務(wù)能力

檔案管理屬于本身的服務(wù)工作，拿教育行業(yè)舉例，可以從為制度建設(shè)提供服務(wù)、為管理決策提供服務(wù)以及為廣大教育人員單位提供服務(wù)三個角度進行分析.教育檔案管理工作開展中，相關(guān)檔案管理人員要結(jié)合檔案資源信息的情況，對于教育人員的結(jié)構(gòu)、數(shù)量、年齡層次、基金收支變化以及個人待遇水平情況等進行科學(xué)的分析，通過數(shù)據(jù)的研究，對其中的規(guī)律和一些問題進行探究，為教育制度建設(shè)提供服務(wù).教育檔案管理工作的開展，也要為相關(guān)管理決策制定相關(guān)政策提供可靠的依據(jù)，為其提供重要的信息分析和數(shù)據(jù)方面的參考.廣大教育人員和單位也是檔案管理工作的重要服務(wù)對象之一，在展開相關(guān)服務(wù)工作中，要設(shè)身處地地對相關(guān)需求進行滿足，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù).

4 結(jié)語

當(dāng)前形勢下，檔案管理工作不再是單一地對檔案進行歸檔保存，其工作管理水平直接關(guān)系到機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量與經(jīng)濟效益，影響著人們的生活質(zhì)量能否不斷提升，能否滿足人們?nèi)找嬖鲩L的物質(zhì)文化需求.因此，為了推動我國信息化管理的不斷發(fā)展，提高檔案的管理水平和服務(wù)能力成了大家關(guān)注的重點.一方面應(yīng)該要增強全社會對于檔案管理的認(rèn)知水平，管理機構(gòu)轉(zhuǎn)變管理發(fā)展觀念，加大資金投入，不斷提高工作人員的信息化管理技術(shù)水平；另一方面，還應(yīng)該加強現(xiàn)代化檔案管理工作的探究，積極開展信息化建設(shè)和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是提升檔案管理工作水平的有效途徑，對于促進社會經(jīng)濟發(fā)展也具有重要的現(xiàn)實意義.

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