簡談血站檔案管理信息化建設(shè)

紀(jì)慧

摘 要：血站檔案管理信息化是適應(yīng)現(xiàn)代文明的重大變革，具有傳統(tǒng)檔案管理方式無可比擬的優(yōu)勢，因此各血站應(yīng)該改變思想，增加經(jīng)費(fèi)投入，提高血站檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理運(yùn)行自動化，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系建設(shè)。

關(guān)鍵詞：血站；檔案工作；信息化建設(shè)

血站檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容涉及廣泛，主要包括血站檔案信息資源的有序整理，信息庫及信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，檔案信息技術(shù)的運(yùn)用、血站檔案信息資源的開發(fā)利用，以及血站檔案信息化人才隊伍建設(shè)等一系列的問題，因此，這是一個任務(wù)艱巨的系統(tǒng)化建設(shè)工程。因此，成功的進(jìn)行血站檔案信息化的建設(shè)，就必須從以下幾個方面入手：

1 改變思想，強(qiáng)化對血站檔案管理信息化重要性的認(rèn)識

解決一切問題要先從思想入手。隨著血站檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，血站規(guī)模的不斷擴(kuò)大，血站檔案工作對于規(guī)范化，統(tǒng)一化的要求也越來越高。全體領(lǐng)導(dǎo)和員工也逐漸意識到檔案在血站的日常管理、科研中的的重要性，但這僅僅停留在認(rèn)識階段，還沒有認(rèn)識到血站檔案必須進(jìn)行信息化的變革的地步，對于檔案管理信息化還缺乏足夠的認(rèn)識。因此，需要我們在檔案管理工作中積極思考，努力發(fā)現(xiàn)問題，針對一些難點(diǎn)，重點(diǎn)，遵循實(shí)踐、認(rèn)識、再實(shí)踐、再認(rèn)識的認(rèn)識規(guī)律，努力探索研究解決問題的新方法，形成新認(rèn)識。同時，加大檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，先從引入信息化到檔案管理中開始，進(jìn)行小范圍的試點(diǎn)，這也是對檔案管理慢慢熟悉過程的開始，然后舉辦檔案信息化的各類展播，介紹檔案管理信息化工作知識，多種形式并用宣傳檔案管理信息化，以彰顯信息化在檔案工作中的重要性等等，營造一種檔案管理信息化工作重要性的氛圍。讓員工從思想上認(rèn)識到什么是信息化建設(shè)，為什么要進(jìn)行信息化建設(shè)等一系列問題，最終統(tǒng)一思想，凝聚共識，群策群力，把信息化建設(shè)更快更好的建設(shè)好。最重要的是，通過宣傳活動，使血站領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者能夠進(jìn)一步解放思想，更新觀念，從陳舊落伍的觀念中解放出來，樹立主動參與、積極學(xué)習(xí)的意識。讓檔案管理者產(chǎn)生高度的責(zé)任感以及意識到自己的主人翁地位，把學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)作為自己事業(yè)的一部分，引進(jìn)新技術(shù)改革血站檔案管理，在檔案資源開發(fā)利用工作中做全體員工的帶頭人。

2 增加經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施

完備的硬件設(shè)施和完善的數(shù)據(jù)庫是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，同時也是實(shí)現(xiàn)血站檔案信息化的基本前提。血站以及相關(guān)政府部門加強(qiáng)檔案管理的第一步就應(yīng)該是完善相關(guān)硬件設(shè)備，根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、管理的需求，從實(shí)際出發(fā)，在充分發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)備作用的基礎(chǔ)上，適當(dāng)?shù)馁徶靡獙?shí)現(xiàn)檔案管理信息化所必須的技術(shù)設(shè)備，如配備數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、圖文影像掃描、微縮系統(tǒng)、數(shù)字音像制作系統(tǒng)等。當(dāng)然，數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)是檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理不可或缺的，它數(shù)的選擇要以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)。目前，大部分的血站檔案部門仍然使用一些通過稍加改造的一般操作系統(tǒng)，如DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等，這些數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用是完全可以勝任的，但是目前網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展已慢慢的進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，在檔案管理上一旦運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些軟件無論在功能方面還是提供數(shù)據(jù)完整性方面都不能適應(yīng)變化。所以，今后的檔案管理應(yīng)運(yùn)用多種操作系統(tǒng)，多個平臺使多用戶、多任務(wù)的工作能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全運(yùn)行。

3 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理運(yùn)行自動化

充分、有效的利用檔案才算是真正發(fā)揮了檔案的價值，檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)將對檔案信息的充分利用創(chuàng)造良好的前提條件?，F(xiàn)今，許多血站都建立了高性能的血站網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理工作應(yīng)充分利用這一現(xiàn)有的資源，提高檔案管理質(zhì)量，以達(dá)到血站檔案更好地服務(wù)于臨床、科研以及其它工作的目的。血站檔案與網(wǎng)絡(luò)信息結(jié)合以后既可以快速、及時、準(zhǔn)確地收集和整理血站各部門的檔案信息，還能達(dá)到檔案資料查詢與檢索自動化的效果。在建立檔案信息化的過程中，檔案管理工作者在平時的工作中應(yīng)加強(qiáng)與各單位的協(xié)調(diào)交流，統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識，使以電子文件的形式上交檔案材料成為習(xí)慣。血站檔案管理要豐富形式，對各種信息根據(jù)不同的用途，目的進(jìn)行不同形式的存儲、利用與管理，例如照片、錄音、錄像、文字等。同時，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在血站網(wǎng)上開辟檔案信息門戶，將一些基本的信息或者對全體員工有教育意義的內(nèi)容，有選擇的納入管理系統(tǒng)，例如血站的沿革、發(fā)展歷史、文件、規(guī)章制度等，實(shí)現(xiàn)血站內(nèi)部隨時可以查詢，最終達(dá)到資源共享。同時針對不同的內(nèi)容分門別類，可以分為公開的，半公開的以及保密種類，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，分別設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，最終實(shí)現(xiàn)全部資料信息化！

4 加強(qiáng)血站檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育。

人才是生產(chǎn)力的第一要素，要想順利實(shí)現(xiàn)血站傳統(tǒng)的檔案館向電子化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案館轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)血站檔案管理的信息化，除了加強(qiáng)血站檔案資源的硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)技術(shù)更新、保障外，最重要的就是血站檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。人是檔案管理工作的主體，檔案工作人員的素質(zhì)，直接影響到檔案管理工作的實(shí)際成效。為了完成血站檔案信息化的改革，及時的跟上當(dāng)代血站發(fā)展的步伐，建設(shè)現(xiàn)代化的血站，對檔案管理者的要求也會越來越高。所以，血站應(yīng)該培養(yǎng)一批事業(yè)心強(qiáng)、具備相關(guān)知識、精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型檔案管理人才。解決人才問題，要注重引進(jìn)人才與培養(yǎng)人才相結(jié)合，且不必引起較大的人事調(diào)動，以減少建設(shè)的阻力。同時，從血站檔案管理長遠(yuǎn)發(fā)展的高度來看，有必要對相關(guān)人員進(jìn)行繼續(xù)教育，把檔案管理隊伍建設(shè)納入血站隊伍建設(shè)中去，采取在職學(xué)習(xí)，脫產(chǎn)培訓(xùn)以及外出進(jìn)修等多種學(xué)習(xí)方式來加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，使大部分工作者能夠熟練的掌握一些基本的管理操作技術(shù)，為血站檔案的信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

5 加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系建設(shè)

做任何一件事情都需要一個標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范、衡量，標(biāo)準(zhǔn)的制定既要有利于工作的順利進(jìn)行，也要方便相互之間的交流。因此，檔案收集、整理、歸檔、利用就需要一個標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范、指導(dǎo)。在電子文件形成后，對電子檔案的集中保管，就需要一個標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理。良好的規(guī)章制度可以有效的促進(jìn)工作的順利開展，并保證工作質(zhì)量的提高與完善，所以建立一個實(shí)用性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)，以保證血站網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行，也是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。

任何一件新生事物從產(chǎn)生到被人們完全利用都需要一個漫長的過程，因此血站檔案信息化的管理的實(shí)現(xiàn)需要我們加強(qiáng)頂層設(shè)計，明確分工與步驟，統(tǒng)一各個部門的工作，最終成功實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲到現(xiàn)代的信息化管理，充分發(fā)揮檔案在利用、科研中的巨大作用！

參考文獻(xiàn)

[1]昌韜.淺談醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策[J].百色學(xué)院學(xué)報，2011（6）

[2]蘇繼鳳，諸葛天秋.廣西農(nóng)業(yè)單位檔案管理升級后存在的問題及對策[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2012（19）