電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)

武新華

摘 要：電子檔案管理模式的發(fā)展與形成不僅能全面加強和提升檔案管理效率，還能促進檔案管理機構(gòu)形成完善的信息管理形態(tài)，通過建立信息化檔案管理體系和資源數(shù)據(jù)庫來滿足檔案信息管理、查詢的需要。鑒于此，本文就電子檔案管理和檔案管理信息化建設(shè)展開詳細的分析，并提出具體性的研究思路以供廣大讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；檔案管理信息化建設(shè)；問題研究

一、電子檔案管理的意義與特征

電子檔案管理，顧名思義，就是以電子信息系統(tǒng)作為資源管理核心，對各類檔案信息資源實施統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。與傳統(tǒng)人工化的檔案管理模式相比，電子化的檔案管理有著更強的交互性和傳遞性，依托于電子信息系統(tǒng)集中化的信息數(shù)據(jù)鏈可以快速對檔案信息資源實施全方位的分類、歸檔、儲存和管理，管理效率和服務(wù)效率有著極大的提升。在信息技術(shù)的引領(lǐng)下，實施統(tǒng)一的電子化檔案信息管理已經(jīng)成為了行業(yè)的發(fā)展趨勢。各類檔案服務(wù)機構(gòu)和區(qū)域檔案館都在引進信息技術(shù)和全套電子化管理設(shè)備，著力建設(shè)數(shù)字化檔案服務(wù)體系。相對于傳統(tǒng)低效率、高資源消耗的檔案服務(wù)模式，以電子信息技術(shù)為主導(dǎo)的數(shù)字化檔案管理體系以計算機為系統(tǒng)建設(shè)終端，一方面滿足管理人員信息獲取、信息管理的需要，一方面建設(shè)資源數(shù)據(jù)庫，將電子類檔案信息資源進行集中存儲和備份，隨時隨地滿足社會各領(lǐng)域用戶信息查詢的需要。同時在現(xiàn)代信息服務(wù)理念的影響下，電子化檔案管理還需要檔案管理機構(gòu)充分發(fā)揮自身的信息服務(wù)職能，要引進高新技術(shù)人才來建立綜合性的檔案信息服務(wù)終端，要結(jié)合用戶的信息需求，創(chuàng)新信息服務(wù)模式，通過強化數(shù)據(jù)資源對接來提升服務(wù)終端的信息處理、交互能力，全面提升服務(wù)效率。

二、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)方面存在的主要問題

（一）資金匱乏，信息化設(shè)備配置不合理。從目前我國的檔案體系信息化建設(shè)進程來看，在檔案信息化管理體系的建設(shè)過程中還存在諸多限制性的問題，既有源于在管理組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)的體制問題，也有源于現(xiàn)實條件的問題。其中最主要的就是當(dāng)前檔案管理機構(gòu)資金匱乏，設(shè)備配置不合理，無法形成集中性的資源管理體系來加快自身的信息化建設(shè)速度。檔案管理部門作為社會文化服務(wù)體系的重要組織結(jié)構(gòu)，以政府為主體的財政撥款，是其維持正常運營的主要資金來源。而目前我國政府形態(tài)主要集中于經(jīng)濟建設(shè)方面，相應(yīng)文化職能部門對于社會檔案體系的建設(shè)重視不夠，沒有制定合理的財政預(yù)算用于支撐檔案管理部門的信息化建設(shè)，導(dǎo)致目前檔案管理部門的財政資金來源的途徑及數(shù)量極其有限。檔案信息化工作是在數(shù)字環(huán)境中實現(xiàn)資源數(shù)據(jù)對接、信息管理、資源共享的一整套信息服務(wù)流程，相應(yīng)的信息化設(shè)備諸如計算機、移動終端、服務(wù)器都必不可少，但這些設(shè)備相當(dāng)昂貴，檔案管理機構(gòu)的資金又嚴(yán)重不足，很難采購齊全相應(yīng)的信息化設(shè)備來建立自身的信息化管理體系。

（二）檔案服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)不夠，信息移動終端有限。檔案服務(wù)機構(gòu)網(wǎng)站建設(shè)管理不夠，信息移動終端較少是限制其信息服務(wù)體系建設(shè)的另一主要問題。網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化工作的重要組成環(huán)節(jié)，就其本質(zhì)而言，集中性的資源網(wǎng)站是檔案管理信息化實施的第一步，沒有成型的線上服務(wù)機制，缺少相應(yīng)的網(wǎng)站資源，不可能滿足社會各領(lǐng)域信息查詢的需要。現(xiàn)實情況是遍布全國各地的1200家檔案管理及服務(wù)機構(gòu)其網(wǎng)站建設(shè)尚未成形，縱觀這些網(wǎng)站有的缺少相應(yīng)的客戶端設(shè)置，有的缺少相應(yīng)的功能交互對接，還有的缺少數(shù)據(jù)資源支持，甚至有的網(wǎng)站半年乃至一年都不進行數(shù)據(jù)資源更新，其信息內(nèi)容老套，難以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。

（三）信息化復(fù)合性人才的缺乏和n案管理人員信息化素質(zhì)的欠缺。信息化復(fù)合性人才的缺乏和檔案管理服務(wù)人員信息化素質(zhì)的欠缺是影響檔案管理機構(gòu)信息化服務(wù)體系建設(shè)的另一問題。人力資源是發(fā)展之本，人才是社會生產(chǎn)力創(chuàng)新的重要資源。但目前我國眾多的檔案服務(wù)機構(gòu)，其信息化人才數(shù)量有限，技術(shù)性人才更是嚴(yán)重缺乏。管理人員信息化素質(zhì)及信息化服務(wù)意識未完全成型，也限制了檔案館內(nèi)部信息化管理模式的完善。這些問題都嚴(yán)重影響了檔案管理與服務(wù)機構(gòu)，信息化建設(shè)進程的效率，再輔之以我國檔案工作，至今沒有建立起相應(yīng)的職業(yè)資格認證制度，對工作人員的從業(yè)水平也缺乏具體系統(tǒng)政策的引導(dǎo)，導(dǎo)致我國各種檔案服務(wù)機構(gòu)始終難以完善自身的信息化管理體系建設(shè)，難以形成集中性的資源優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢來滿足社會用戶的信息查詢需要。

三、針對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)方面存在問題的控制策略

（一）增加財政投入 擴大資金來源渠道。針對目前檔案信息化管理體系建設(shè)存在的主要問題，要制定相應(yīng)的解決策略，以增大財政投入為前提滿足檔案信息化建設(shè)的基本物質(zhì)需要。這就要求檔案管理機構(gòu)在自身信息化管理體系建設(shè)過程中，要擴大資金來源渠道，一方面要多方面多元化籌措資金，另外一方面要爭取政府財政部門的支持，積極與政府財政部門溝通協(xié)商，以期能夠增加撥付檔案建設(shè)專項資金支持。同時，檔案管理機構(gòu)要積極爭取地方領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，要將檔案管理信息化建設(shè)列入于政府重點項目，要通過創(chuàng)新服務(wù)模式，增加信息產(chǎn)品的附加價值，開展商業(yè)性活動來實現(xiàn)資金收入，多渠道解決資金短缺問題。同時，信息化體系的建設(shè)，也要本著實用、簡單、高效的原則來加強信息系統(tǒng)的使用和管理效率，防止低水平、重復(fù)建設(shè)等問題，全面提升檔案信息管理體系的服務(wù)效率。

（二）完善網(wǎng)站建設(shè)。針對當(dāng)前大管理機構(gòu)網(wǎng)站建設(shè)方面存在的主要問題，首先，檔案管理服務(wù)機構(gòu)要對自身的網(wǎng)站進行精準(zhǔn)定位，清楚網(wǎng)站的服務(wù)目的和宗旨，要針對社會用戶的需求，建設(shè)線上服務(wù)體系，比如設(shè)置檔案實例、檔案查詢、圖文信息還有檔案動態(tài)等欄目，為社會用戶提供一站式的檔案信息服務(wù)，節(jié)省服務(wù)時間。同時網(wǎng)站信息資源要及時更新，充分提高網(wǎng)站信息資源的利用效率，信息內(nèi)容一定要準(zhǔn)確有效，能夠站在客觀角度對一些檔案信息進行提取和加工，生成相應(yīng)的檔案信息產(chǎn)品來滿足用戶的使用需求。同時要建設(shè)現(xiàn)代化管理模式，要以先進的技術(shù)及技術(shù)管理為基礎(chǔ)，在先進技術(shù)及管理理念的引導(dǎo)下，進行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享和網(wǎng)絡(luò)管理體系建設(shè)，讓統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行完善和規(guī)范。在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)時，檔案館會因為自身條件的特殊性而無法改變管理模式，在根本上無法形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，因此現(xiàn)代化檔案管理模式建設(shè)，就要推進標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè)，協(xié)調(diào)相關(guān)人員和資源，集合技術(shù)和相應(yīng)人力和物力逐漸完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠讓檔案管理人員根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享

（三）引進信息技術(shù)型人才，加強人員培訓(xùn)。針對信息化復(fù)合型人才缺乏的現(xiàn)狀，要求檔案管理部門要完善崗位責(zé)任制度，建立行業(yè)準(zhǔn)入制度。通過與高校合作，進入高校引進相應(yīng)的信息型人才推進信息服務(wù)體系的建設(shè)。同時要制定相應(yīng)的人才引進戰(zhàn)略，通過公開招聘、合理競爭等方式吸引社會優(yōu)質(zhì)信息人才投入到檔案管理隊伍當(dāng)中，促進檔案管理隊伍踐行人力資源更新，全面提升檔案管理隊伍的信息綜合素養(yǎng)，相關(guān)檔案管理人員要根據(jù)自身的理論認識，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的理論和實踐技能，具備一定的社會、經(jīng)濟、技術(shù)、信息等領(lǐng)域的知識，要不斷拓展自身事業(yè)，結(jié)合管理體系建設(shè)發(fā)展要求逐漸提升綜合素質(zhì)，以此來推進檔案信息化管理體系的優(yōu)化和進步。

四、結(jié)語

促進檔案管理信息化建設(shè)就要完善檔案管理機構(gòu)的內(nèi)部組織框架，要結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展趨勢擴大資金來源渠道，采購相應(yīng)的信息終端設(shè)備，通過建立網(wǎng)站共享體系來促進檔案信息的共享溝通，著重引進信息技術(shù)型人才，加強人員培訓(xùn)來提升內(nèi)部的信息化建設(shè)水平，促進檔案管理效率的提升。