加強(qiáng)城建檔案管理 切實(shí)提高城建檔案工作水平

程文玉

摘 要：黨的十八大提出加快城鎮(zhèn)化建設(shè)的步伐，必將帶來城鎮(zhèn)建設(shè)的繁榮與發(fā)展，而與之相伴隨的是大量城建檔案的產(chǎn)生和管理。如何做好城建檔案工作，本文從認(rèn)識城建檔案的特點(diǎn)和作用入手，提出了做好城建檔案工作的理論與實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：城建檔案；特點(diǎn)；作用

城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的科學(xué)技術(shù)檔案，它是城市構(gòu)筑物、建筑物、地下管網(wǎng)等一系列工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是進(jìn)行城市規(guī)劃、建設(shè)、管理、維護(hù)等各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和信息支撐。

1 城建檔案的特點(diǎn)

1.1內(nèi)容豐富，綜合性強(qiáng)。城建檔案從歸檔上看，有前期準(zhǔn)備工作中形成的各種資料，如可行性研究、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告；有在城市基本建設(shè)過程中形成的各種資料，如施工技術(shù)資料、監(jiān)理工作資料等；還有工程竣工后形成的各種驗(yàn)收資料及有關(guān)的照片、錄像等等。

1.2連貫性強(qiáng)，歸檔周期長。城市基本建設(shè)工程從立項(xiàng)、規(guī)劃、決策等先期準(zhǔn)備工作開始，經(jīng)過工程施工直到竣工驗(yàn)收，一般要經(jīng)歷一年甚至數(shù)年時(shí)間。在整個(gè)過程中，每個(gè)階段形成的檔案資料既類別明確又環(huán)環(huán)相扣，構(gòu)成一個(gè)相對獨(dú)立而又緊密聯(lián)系的有機(jī)整體，從而真實(shí)、連貫、系統(tǒng)地記錄和顯現(xiàn)出城市基本建設(shè)工程的整個(gè)完整進(jìn)程。

1.3涉及部門多，資料來源廣。城建檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、電力、給排水、電信、環(huán)保等多個(gè)部門，這些部門分屬不同管理系統(tǒng)，需要緊密協(xié)調(diào)配合。而各項(xiàng)城建檔案資料就分別來源于這些不同部門，因此，具有廣泛性。

2 城建檔案的作用

2.1城建檔案是做好城市整體規(guī)劃工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。一個(gè)城市的整體規(guī)劃是對整個(gè)城市各種要素、現(xiàn)狀、基本特點(diǎn)和發(fā)展趨勢的全面、綜合、科學(xué)、長遠(yuǎn)的預(yù)測和構(gòu)想，是整個(gè)城市建設(shè)的重要依據(jù)。而城市建設(shè)規(guī)劃方案的形成又離不開城建檔案的依據(jù)和信息支撐。

2.2城建檔案是城市建設(shè)工作的前提依據(jù)。城建檔案是城市建設(shè)及其發(fā)展過程的真實(shí)記錄，是在城市建設(shè)過程中形成的需要長期和永久保存的原始資料，是城市建設(shè)和維護(hù)工作不可缺少的重要依據(jù)，它能夠?yàn)槌鞘械牟疬w、修建、擴(kuò)建、改造、建設(shè)工程等各方面的工作提供大量真實(shí)而又準(zhǔn)確的數(shù)字依據(jù)。

2.3城建檔案是城市管理和維護(hù)工作的保證和依據(jù)。隨著城市經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，城市的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程也不斷加快。當(dāng)今的世界各國城市，已是地上高樓林立、鐵路、公路、道橋縱橫交錯(cuò)，地下給排水、煤氣、通訊、人防等各項(xiàng)工程管網(wǎng)密集如織。在這種情況下，要對整個(gè)城市基本設(shè)施進(jìn)行科學(xué)有效地管理和維護(hù)，就必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的城建檔案為依據(jù)。

2.4城建檔案是進(jìn)行城市建設(shè)資料編研工作的前提和基礎(chǔ)。城市建設(shè)史料和文獻(xiàn)編寫一定要做到真實(shí)可靠，這就必須依賴于大量完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的城建檔案。將全縣的征地情況和建設(shè)工程情況及其有關(guān)信息逐一列出、登記、匯總，有效地解決了多宗土地征用、地界糾紛等方面的問題，并成為城建和規(guī)劃部門重要的文獻(xiàn)參考資料。

3 做好城建檔案工作之對策

3.1進(jìn)一步增強(qiáng)城建檔案法制觀念和管理意識

《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等檔案工作法律法規(guī)，是做好城建檔案工作的法律依據(jù)，是規(guī)范城建檔案工作的準(zhǔn)則。各級城建檔案部門及工作人員，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)上述系列法律法規(guī)，武裝頭腦，牢固樹立檔案工作法制觀念，真正做到依法管理城建檔案。

3.2強(qiáng)化城建檔案管理，建立嚴(yán)格高效的管理制度及網(wǎng)絡(luò)

觀念是前提，管理是關(guān)鍵。要做好城建檔案工作，必須在牢固樹立城建檔案工作法制觀念和依法管理的基礎(chǔ)上，切實(shí)做好城建檔案管理工作，使其真正納入法制化、規(guī)范化軌道。

為此，第一要建立健全各項(xiàng)城建檔案管理制度；第二要科學(xué)合理設(shè)置相關(guān)管理崗位；第三要配備好各崗位管理人員，并不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理素質(zhì)；第四要以崗定責(zé)、獎(jiǎng)罰分明。明確規(guī)定每個(gè)管理崗位的職權(quán)、責(zé)任及獎(jiǎng)罰辦法，增強(qiáng)每個(gè)工作人員的責(zé)任感，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性、主動(dòng)性；第五要建立完善的城建檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮其組織協(xié)調(diào)作用。

3.3切實(shí)做好城建檔案歸檔工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確

城建檔案資料的歸檔是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，應(yīng)按階段有序做好。

3.3.1明確歸檔范圍。城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)保、市政、公用、房地產(chǎn)、人防等部門的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案及有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃等方面的文件資料，都屬于城建檔案館的接收范圍。

3.3.2按工程建設(shè)程序分階段做好檔案資料有序歸檔工作。在工程開工前，應(yīng)該把可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、用地規(guī)劃、工程規(guī)劃、勘察設(shè)計(jì)等相關(guān)資料收集、整理、歸檔；在工程施工階段，應(yīng)注意變更修改、質(zhì)量事故記錄、施工記錄等技術(shù)資料的收集、整理、歸檔；在工程竣工后，要將完整的工程圖紙、各專項(xiàng)驗(yàn)收報(bào)告及其檔案資料統(tǒng)一建卷、歸檔。

3.4 努力做好城建檔案資料的開發(fā)利用工作，充分發(fā)揮其在城市現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

結(jié)合我館多年的工作實(shí)踐，我們總結(jié)出一套上門服務(wù)、開發(fā)利用城建檔案的經(jīng)驗(yàn)，這就是先期介入、全程跟蹤、嚴(yán)格驗(yàn)收。

3.4.1先期介入，就是在工程建設(shè)開工之前，到建設(shè)單位了解情況，看看有無配齊檔案工作人員，其素質(zhì)如何，并組織他們到我館參觀相關(guān)檔案，對其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握城建檔案的法律法規(guī)和相關(guān)知識。

3.4.2全程跟蹤，就是從建設(shè)單位開工前到城建檔案館辦理登記手續(xù)，簽訂《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》開始，直到開工后的全過程，都深入下去，與工程建設(shè)同步跟蹤服務(wù)，進(jìn)行工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)檢查，看他們是否安排了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和人員，是否隨時(shí)做好了建設(shè)工程檔案資料收集、積累和保管工作。對重點(diǎn)工程項(xiàng)目，派人長駐施工現(xiàn)場，隨時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)。

3.4.3嚴(yán)格驗(yàn)收，就是對建設(shè)單位工程竣工后向城建檔案館報(bào)送的一套完整的建設(shè)工程檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格審核，合格后發(fā)放城建檔案管理處出具的《建設(shè)工程檔案驗(yàn)收許可證》，并讓其到備案機(jī)關(guān)辦理工程備案手續(xù)。我市自2000年3月實(shí)施城建檔案備案制度以來，整個(gè)程序運(yùn)轉(zhuǎn)順利，建設(shè)工程檔案入館率、開發(fā)利用率均呈逐年上升趨勢，取得了顯著成效。

總之，認(rèn)清城建檔案的特點(diǎn)和作用，是做好城建檔案工作的前提，學(xué)習(xí)掌握和貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)是做好城建檔案工作的基礎(chǔ)，科學(xué)的管理、高效的開發(fā)利用是做好城建檔案工作的關(guān)鍵。