淺談如何做好工程檔案管理工作

劉華梅

工程檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的材料，是社會(huì)建設(shè)管理工作的真實(shí)記錄，在城市規(guī)劃基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、交通管理，通訊電纜及有線(xiàn)電視工程、防備自然災(zāi)害等方面起著十分重要的作用，巳成為社會(huì)建設(shè)與管理的重要組成部分和城市建設(shè)與發(fā)展的重要依據(jù)。本文結(jié)合市政工程檔案管理的特點(diǎn)，就如何做好工程檔案管理工作作淺顯探討。

一、配備硬件，強(qiáng)化素質(zhì)，適應(yīng)管理要求

工程檔案管理要適應(yīng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水平的發(fā)展要求，不斷提高不斷完善，配備工作必要的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、存儲(chǔ)器，使得檔案管理的很多方面都應(yīng)用于此;檔案管理工作人員要認(rèn)真對(duì)待檔案工作，提高檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度及工作方式做好檔案管理工作。檔案管理工作平時(shí)就是與大量的文件打交道，工作單一，略顯枯燥乏味，這樣一來(lái)會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員沒(méi)有興趣，工作疲倦，甚至在歸納文檔時(shí)會(huì)出現(xiàn)打瞌睡，模糊處理檔案等現(xiàn)象，進(jìn)而會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生厭煩的心理，導(dǎo)致工作效率急劇下降，整理檔案出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤。而且一些管理者的管理水平低，服務(wù)意識(shí)差，工作常常處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，從而大大影響了檔案整理的質(zhì)量。其實(shí)，檔案管理工作本身需要檔案管理人員認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度及工作方式，但是大部分管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的訓(xùn)練，對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作缺乏了解，再加上對(duì)檔案管理不夠重視，忽視這項(xiàng)工作。檔案管理工作和人員素質(zhì)只有適應(yīng)檔案現(xiàn)代化的管理要求，不斷提升服務(wù)水平，才能更好的服務(wù)于工程項(xiàng)目建設(shè)。

二、齊抓共管，密切聯(lián)合，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，是確保工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，要建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)做好檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報(bào)工作，設(shè)立檔案資料室，配備專(zhuān)職檔案管理員;在各業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成涵蓋全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，無(wú)論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門(mén)，都能保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理，保持檔案資料的完整牲

長(zhǎng)期以來(lái)，我們對(duì)檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹隘，思路不夠開(kāi)闊。對(duì)各級(jí)各類(lèi)檔案的管理工作沒(méi)有一種超前管理的理念，沒(méi)有很好地創(chuàng)新意識(shí)主動(dòng)聯(lián)系，沒(méi)有將檔案工作滲透到工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難。

（一）根據(jù)工程復(fù)雜性特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道

從實(shí)際情況看，工程建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容比較復(fù)雜，從項(xiàng)目初期招投標(biāo)到工程竣工驗(yàn)收階段，所形成的文件材涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門(mén)和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，稍有疏忽，就可能造成文件材料遺漏。加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)一旦完成，臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整。我們改變過(guò)去坐等檔案材料送上門(mén)的被動(dòng)做法，檔案管理人員超前管理，及時(shí)了解工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及每階段的工作安排，掌握各個(gè)階段工作中可能形成哪些檔案資料，并對(duì)每種資料的內(nèi)容，數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，采取以下主動(dòng)收集方法：

1.追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢(xún)問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門(mén)有針對(duì)牲地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。

2.分階段收集。這種方法適用子建設(shè)周期長(zhǎng)的工程。某些大型道路、排水、橋涵等工程及某些跨年度的工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，保證了工程檔案資料的連續(xù)牲、完整性。

（二）結(jié)合工程多樣化特點(diǎn)，科學(xué)設(shè)置檔案分類(lèi)

根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況，我們制定了（科技檔案立卷規(guī)范〉，實(shí)行系統(tǒng)化，規(guī)范化管理，建立了工程檔案資料分類(lèi)大綱，明確了保管期限。制訂了科學(xué)的檔號(hào)分類(lèi)方法，堅(jiān)持以規(guī)范化為立卷標(biāo)準(zhǔn)，將有保存價(jià)值、收集齊全完整的文件資料進(jìn)行分類(lèi)整理，先理出預(yù)備案卷，再進(jìn)一步檢查其分類(lèi)及保管期限劃分是否準(zhǔn)確，把認(rèn)定可以裝訂成正規(guī)卷的文件資料，及時(shí)立卷歸檔，從而有力地促進(jìn)了案卷質(zhì)量的提高，使檔案管理工作逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。

四、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)

工程檔案具有 “一次性” 和不可回復(fù)姓的特點(diǎn)，客觀上對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，從事工程檔案工作的人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，不僅要懂文書(shū)檔案、科技檔案，還要懂與工程相關(guān)的一些專(zhuān)業(yè)類(lèi)別檔案。因比，為提高工程檔案管理水平，我們加強(qiáng)了對(duì)專(zhuān)職或兼職檔案管理和培訓(xùn)工作，聘請(qǐng)檔案專(zhuān)家講課，重點(diǎn)講解工程建設(shè)工作中會(huì)形成那些類(lèi)型的文件材料，哪些是屬于具有保存價(jià)值并需今后歸檔的，從而明確具體的歸檔范圍。

五、積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息，反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。工程檔案的形成是工作者勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過(guò)檔案工作者提供給建設(shè)工作者利用。對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，如果能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門(mén)和工程建設(shè)工作者。使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門(mén)做好建檔工作。近幾年來(lái)，我們對(duì)文件資料實(shí)施電腦化管理，各類(lèi)文件檔案資料及時(shí)輸人電腦。形成電子檔案。為業(yè)務(wù)部門(mén)提供了更全面的檔案信息資源，這些檔案信息無(wú)疑為我們工程建設(shè)事業(yè)提供了很大的幫助。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更加積極主動(dòng)地向檔案室報(bào)送歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。

（作者單位：山東省濰坊市安丘市城市房地產(chǎn)綜合開(kāi)發(fā)公司）