論大型信息系統(tǒng)項目的跟蹤與控制

王建軍

【摘 要】項目的跟蹤和控制是項目管理中銜接項目啟動和項目結(jié)束間較為關(guān)鍵的一環(huán)。在實施大型信息系統(tǒng)項目的跟蹤和控制過程中，以各個子系統(tǒng)間的協(xié)作協(xié)調(diào);項目質(zhì)量、項目成本以及項目進度為關(guān)注點。在項目前期做好項目計劃的制定工作、并建立碩目質(zhì)量、成本數(shù)據(jù)采集和Review制度，在各子項目成員間信息共享，并對項目的關(guān)鍵資源進行合理的調(diào)配?？紤]到項目風(fēng)險存在的可能，事先預(yù)留了一定的余地，并在項目開發(fā)中利用開源系統(tǒng)和項目管理工具對項目實施極大地支持。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng);項目管理;跟蹤控制

2017年7月，作為我公司的項目經(jīng)理，我被授權(quán)管理即將要進行的B公司的信息集成整合項目。B公司是一個外貿(mào)產(chǎn)品的簡單加工和出口的企業(yè)，長期以來，B公司的業(yè)務(wù)基本是以紙張作為媒介進行處理，各種數(shù)據(jù)缺乏相應(yīng)的統(tǒng)一的管理和整合。導(dǎo)致B公司在營理上混亂。因此B 公司決定引入信息整合系統(tǒng)。實施公司日常事務(wù)和業(yè)務(wù)的無紙化管理?？紤]到公司自身的業(yè)務(wù)實際，開發(fā)適合于B公司實際業(yè)務(wù)情況，集辦公管理、進銷存管理和客戶關(guān)系管理為一體的信息集成項目，而我則作為該項目的負責(zé)人全權(quán)負責(zé)頂目的實施。對于該項目，B公司給我們提出的要求是到2017年底。要按質(zhì)按量的完成開發(fā)工作，2018年五一前是系統(tǒng)的試運行期。

我們根據(jù)實際情況將整個項目分為三個子項目進行開發(fā)。分別命名為OA子項目，CRM子項目和進銷存子項目，其中因為進銷存子項目與CRM子項目有較大的關(guān)聯(lián)性，我們采取了在前期設(shè)計進銷存子項目與CRM子項目合并。開發(fā)時分開的分組策略。

考慮到項目工期較為緊張，結(jié)合項目方對項目質(zhì)量。成本的高度重視，吸取我公司先前的教訓(xùn)，我和項目組成員進行了協(xié)商，決定以做好項目的跟蹤和控制為核心著眼點，管理好本次項目的開發(fā)。

對于這樣一個大頂目，要管理好項目的跟蹤和控制，很有必要制定跟蹤和控制的關(guān)注點和關(guān)注內(nèi)容，考慮項目要求的實際，我們制定了如下的關(guān)注點和內(nèi)容。

1、由于本項目被拆分為三個子項目，如何協(xié)調(diào)各子項目并行開發(fā)成為一個難題.因此我們把子項目的溝通視為關(guān)注點，關(guān)注內(nèi)容設(shè)定為各子項目組的關(guān)鍵資源調(diào)配（比如美工和架構(gòu)師等）和項目計劃的協(xié)調(diào)上;

2、介于項目雙方均對項目的質(zhì)量要求甚高，因此在項目的跟蹤和控制的關(guān)注點上，我們還把項目質(zhì)量作為一個重要的關(guān)注點，對于頂目質(zhì)量，我們主要把精力放在過程質(zhì)量控制上;

3、成本也是我們給予較大精力的關(guān)注點.因為成本決定了項目雙方的收益，控制好資源成本（主事是人力成本）對項目的利潤以及項目成員的薪酬影響極大;

4、最重要的關(guān)注點還是項目的進度，項目的進度很大程度上訣定了前面所說的項目成本，決定了項目組的生產(chǎn)率。因而必續(xù)高度關(guān)注。

我們?nèi)绾芜M行這些關(guān)注點的跟蹤和監(jiān)控，介于我們目前的情況，我們會同公司高層領(lǐng)導(dǎo)以及B公司的項目負責(zé)人一起，制定了項目跟蹤和監(jiān)控的方針和措施。用來指導(dǎo)各子項目如何把握項目的成本、質(zhì)量和進度以及子項目間的協(xié)調(diào)。

1、做好項目的時間管理和控制，避免項目進度延遲;

在項目的計劃制定時。我與項目組成員一起，對項目計劃進行層層分解，明確項目組成員在各階段的工作任務(wù)、時間安排以及交付物驗收標準等。進度控制上，我采用WBS，PERT等任務(wù)分解及進度計劃技術(shù)。建立了以里程碑為目標，關(guān)鍵路徑為實施重心的任務(wù)執(zhí)行制度。

2、建立項目質(zhì)量，成本數(shù)據(jù)采集制度，定時Review項目質(zhì)量和成本數(shù)據(jù)

我借鑒項目標桿數(shù)據(jù)的做法，與項目組成員一起制作了適用于本項目的標桿數(shù)據(jù)表，并規(guī)定在項目的實施過程中，定時定人進行項目質(zhì)量、成本數(shù)據(jù)采集。

3.定時溝通與主動溝通相結(jié)合。實施項目信息，資源共享和協(xié)調(diào)

對于這樣一個有多個子項目的大型項目，要保證全體子項目對關(guān)鍵資源的爭奪，我按照各個子項目工期和階段的差異，對關(guān)鍵資源（例如：美工，系統(tǒng)架構(gòu)師等）進行錯峰調(diào)配和輪流使用。另外，各個子項目和項目整體的相關(guān)信息，我采取了信息共享的做法，即所有有關(guān)項目及子項目的進度成本、資源、質(zhì)量等信息均向全體開發(fā)人員以及B公司相應(yīng)人員實時公開。我們在這個過程中使用了CMS系統(tǒng)和個人管理軟件對這些信息進行統(tǒng)一的發(fā)布和接收。

4、制定頂目的風(fēng)險應(yīng)對方案，全面考慮各種可能存在的風(fēng)險

產(chǎn)生變化的可能性很大的一個原因是項目中存在著各種各樣的風(fēng)險。為此，我制定了有關(guān)項目的風(fēng)險應(yīng)對方案，把各種能想到的風(fēng)險全部評估。并將風(fēng)險也考慮到項目的計劃中，做法是在項目計劃中留有一定余地，來應(yīng)可能發(fā)生的風(fēng)險。

5、構(gòu)建缺陷管理系統(tǒng)和配置系統(tǒng)，完善質(zhì)量流程和資源使用流程

為了及時發(fā)現(xiàn)項目中存在的質(zhì)量問題，并能夠快速應(yīng)對。同時考慮到項目成員使用的便利性，我搭建了Mantis系統(tǒng)作為缺陷管理的工具，實現(xiàn)了項目中缺陷管理的程序化，此外還有利于各個子頂目成員共享質(zhì)量方面發(fā)生的問題和解決方法。需求方面的變更也能夠通過Mantis系統(tǒng)講行發(fā)布。

6、利用工具管理項目的跟蹤與控制項目計劃，實施動態(tài)跟蹤、動態(tài)調(diào)整

我在項目中采用了Ms Project進行項目的跟蹤和控制，由于Ms Project能夠輕松的在資源、成本以及進度視圖間切換，非常適合本項目的跟蹤和監(jiān)控方面的需要.另外由于Ms Project能夠配合項目管理者自動的調(diào)整項目的進度以及其他內(nèi)容，因此使用起來極大地減輕了我和項目成員對項目的跟蹤和控制工作。

采用了上述方針和措施來進行項目的跟蹤和控制后，項目整體以良好的態(tài)勢進行。但是，隨著項目整體的平行行進，也出現(xiàn)了一些問題，主要集中在進度控制方面，三個子項目間均出現(xiàn)不同程度的進度滯后，按照以前的做法，添加人力物力等資源;或是砍掉某些任務(wù)草草結(jié)束，交付后再慢慢解決出現(xiàn)的各種問題。但顯然這兩種辦法都不是理想和明智的。為此我采用了如下的措施來解訣這個問題，

1、在項目發(fā)生滯后時，以前的做法常常是試圖通過分配更多的人到項目團隊中來解決問題.但是人員和時間的可替代性需要滿足兩個前提，首先任務(wù)是可以分解的，其次負責(zé)任務(wù)的人員之間不需要交流、培訓(xùn)。我們對各個子項目進行仔細研討后，覺得絕大多數(shù)任務(wù)都不符合這些條件，于是我依照組員實際技術(shù)和業(yè)務(wù)能力的情況，在現(xiàn)有團隊內(nèi)部進行了任務(wù)的重新調(diào)整和分配，按技術(shù)人員的能力分配合適的工作量。

2、合理調(diào)整項目計劃。隨著各個子項目的深入，項目成員對項目的熟悉度比項目初期顯然要深刻得多。但另一個方面，一些意外的問題也會隨之出現(xiàn)。這些意外問題有很多不屬于我們能預(yù)料到的風(fēng)險，例如項目的過程中，由于臺風(fēng)迫使我們和B公司停止工作了一周時間，針對這種情況，我和項目干系人間講行了溝通，最終他們同意了我們的修整方案。

3.測試先行，為了防止到項目后期才對項目中的軟件缺陷進行修正，耽誤工期，我在各個子項目的系統(tǒng)設(shè)計完成后就要求質(zhì)量人員和開發(fā)人員進行邊開發(fā)邊測試的工作。故而項目的質(zhì)量得到了充分保證。雖然在前期進度稍有延遲，但到后期這個現(xiàn)象得以全面解決。

由于我們在項目跟蹤和控制上采取了完善的措施和方針，并在項目進度出現(xiàn)滯后時采取了相應(yīng)的調(diào)整措施，這個信息整合項目在 2018 年元旦之際得以完工。信息整合系統(tǒng)的運營維護時間也大為提前。加上項目的質(zhì)量在開發(fā)時就得以層層把關(guān)，所以在試運行期間，沒有太大的質(zhì)量問題。項目組得到了B公司和我公司高層領(lǐng)導(dǎo)的表彰。經(jīng)過這個項目的實施，我深刻體會到，只有充分的做好事前準備，并在實施過程中不斷調(diào)整，嚴密監(jiān)控每個關(guān)注點的變化，并及時做出回應(yīng)，才能做好項目的跟蹤和控制工作。

（作者單位：山東華煜消防電子工程有限公司）