初探檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題

邱凱

摘 要：伴隨著科學技術水平的不斷提升，信息化技術被廣泛地應用于各個領域之中。檔案可謂是社會發(fā)展的重要承載者，其管理水平和社會的發(fā)展具有十分密切的關聯，將信息化技術應用于檔案管理工作中，使原本的紙質檔案轉變?yōu)槿缃竦碾娮訖n案。這既提高了檔案管理的安全性，同樣也提升了對檔案信息的管理水平。本文針對檔案信息化管理的優(yōu)勢進行分析，探討了目前在檔案管理中存在的問題，并提出了加強檔案信息化建設的具體措施，希望可以為檔案管理工作提供一些參考作用。

關鍵詞：檔案信息化;優(yōu)勢;安全;策略

在信息化時代，檔案管理工作應用信息化技術，提高了管理水平，但信息技術也有利有弊，檔案信息化管理既是最先進的檔案管理方式，為檔案管理工作提供足夠的便利，但同樣也存在著一定的安全問題。所以我們必須要發(fā)揮信息化技術的正面促進作用，而且還應該對目前所存在的安全問題進行分析，探討出正確地解決措施，從根源上解決安全問題，以此來提高檔案管理工作的安全性。

一、檔案信息化管理的主要優(yōu)勢

1.提高搜索速度和準確率。傳統檔案管理模式下對紙質檔案的查找十分復雜，往往需要耗費大量的人力和物力支持，而且還容易出現丟失的情況。但引入信息化技術之后，可以建立電子檔案，通過搜索引擎便可對檔案進行準確定位，然后在搜索欄中編輯需要搜索的內容即可，提升了檔案搜索的速度，而且準確率也大大提升。

2.提高檔案的利用率。目前多數企業(yè)都在提倡無紙化辦公，因此傳統的紙質檔案已經無法再滿足社會的發(fā)展需求，滯后性十分的明顯。但建立電子檔案，可以減少對紙質材料的使用，提升檔案資料的使用率，達到環(huán)保的目的。

3.快速調取檔案。如果檔案管理的工作者在外地，想要拿到指定的資料便只能通過郵寄和傳真等方式來實現。但引入信息化技術后，通過電子檔案管理模式，可以打破時空的界限，使檔案的調取工作變的更快捷。檔案信息化管理可以進行網絡傳輸，使用者只需要從網上便可拿到自己想要的資料，非常的方便，提高了信息的傳遞效率，提升了檔案管理工作的質量。

4.提高檔案管理工作效率。在以往的檔案管理過程中，紙質的檔案需要專人來進行看管，防止被人盜取或是損毀，安全性受到了威脅。但引入信息化建設之后，通過建立電子檔案，將文字信息轉化為電子形式，可以方便整理和儲存，增強檔案管理的安全性，加快工作效率。

二、檔案信息化管理中存在的問題

1.檔案管理人員缺乏安全意識，專業(yè)能力較低。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案信息化管理已經成為了一種必然趨勢，通過使用計算機技術來進行相關信息的管理和保存。檔案信息化工作雖然主要是通過計算機技術來完成管理工作，但發(fā)生的安全問題很大原因還是人為因素所引起的。部分管理人員在應用技術的過程中缺乏嚴謹性、不夠細心、安全意識較低、專業(yè)水平較差，進而造成了操作失誤，威脅到了檔案信息的可靠性，使檔案資料可能會存在丟失、損壞或遺漏等安全隱患。此外，在信息化管理的過程中，相關的管理人員缺乏安全意識，沒有足夠的防護觀念，忽視對信息系統的保密性，將信息系統的賬號等信息泄漏給其他人，這樣將會導致信息系統受到攻擊，使數據出現錯誤，信息容易被他人盜取等一系列網絡安全問題。

2.缺乏完善的檔案信息管理安全保障體系，沒有優(yōu)化流程。在過去的工作模式中，相關的紙質檔案必須要有領導簽字和蓋章，這樣能夠有效的保障檔案的合法性和可靠性，此外，紙質檔案在拷貝、復制過程中十分麻煩，約束性極強，所以也間接的降低了信息被盜取的概率，增加了檔案管理的安全性。但是電子信息極易被拷貝和復制，一些黑客可以通過遠程控制的方式對檔案信息管理系統進行破壞，這嚴重的威脅了檔案信息的安全性。

3.檔案安全受到諸多因素影響，需要相關的技術防范措施。伴隨著科學技術的不斷高速發(fā)展，檔案管理的安全問題是人們十分關注的一項內容，這同樣是阻礙信息化技術應用的主要原因之一。檔案信息的安全問題和人員操作、計算機軟、硬件等具有十分密切的聯系，因此信息的安全也受到了諸多因素的影響。電子檔案雖然不會出現紙張丟失或損毀的現象，但在實際工作中，檔案管理會因為受到其他因素的影響產生安全隱患，進而造成信息的丟失或是損壞等問題，因此必須要有完善的技術防范手段。

三、如何提升檔案信息化安全管理質量

1.提高相關工作人員的安全意識。想要提升檔案信息化安全管理水平，就必須要培養(yǎng)管理人員的安全意識，使其具有正確的安全觀念，相關部門應該組織管理人員定期進行安全培訓和教育工作，了解檔案信息保密的相關法規(guī)，明確行業(yè)動向，養(yǎng)成良好的安全意識。此外，還應加強管理人員的工作意識和安全觀念，強化安全管理，避免出現盜竊現象。檔案管理局還應該根據企業(yè)具體的發(fā)展情況去制定相關的管理制度，做好保密工作，形成健全的安全制度。目前我國在網絡安全方面的法律法規(guī)還在逐漸的完善過程中，需要有相應的網絡安全法，督促和指導人們正確的使用網絡技術，樹立網絡安全意識。除此之外，企業(yè)負責人還要加強對人員的信息技術培訓和網絡安全教育的培訓，開展安全教育活動，提升檔案管理人員的專業(yè)素質，大力引入專業(yè)人才，加強檔案管理工作的人才建設，提升管理人員的專業(yè)素質，提高他們對檔案信息安全問題的處理能力，從根本上提高信息的安全性。通過培養(yǎng)檔案管理人員，形成正確的安全意識，以確保管理工作能夠順利進行，提高信息管理的安全性，提升檔案信息化安全管理水平。

2.完善檔案信息管理的安全保障體系。企業(yè)的管理人員應加強對檔案信息管理安全保障系統的完善工作，并將相關解決措施落到實處，保障信息的安全使用。對檔案信息管理程序和管理流程進行不斷優(yōu)化，做好相關的編寫工作，由專業(yè)人員來進行負責，增強信息使用的安全性。其次，檔案信息管理系統應該重視防病毒軟件的安裝工作，做好對軟件的升級，殺毒軟件應該使用正版軟件，定期進行殺毒，減少病毒感染的概率。企業(yè)還應該具有完善的責任機制，做到責任到人，強化人員的責任意識，防止出現互相推諉的現象，每一個崗位都有自己的安全責任人。最后，企業(yè)應該實施紙質檔案和電子檔案雙重管理的工作體制，以此來提高管理效率。兩種檔案形式有著各自的優(yōu)缺點，將紙質檔案信息的可靠性和真實性與電子檔案的高效率相結合，做到優(yōu)勢互補，可以更好地開展檔案管理工作。將二者有效的結合到一起，增強檔案信息管理的工作效率，提高安全性，可以有效的促進檔案管理工作的順利進行。

3.采取多樣化的技術防范措施。提升檔案信息化管理安全水平可以采取多樣化的技術防范措施，運用多種安全技術手段，維護檔案信息的安全性，以最為有效的方式為信息安全提供保障。首先，在檔案信息化管理工作上應該對數據使用加密的方式，并完善加密技術。通常我們將檔案信息按照一定的方式轉換為密文形式，如果想要獲取里面的信息，則需要輸入相應的密鑰，可以很好地提高信息的安全性。加密技術包括對稱和非對稱兩種形式。對稱加密技術在一定程度上加強了加密和解密過程的統一性，非對稱加密技術在加密和解密的過程上存在著差異，加密密鑰在對外公開時，解密密鑰必須要妥善保管好，做好保密工作，由指定的人員保管，提高信息檔案加密保護的安全性。其次，要正確的使用文件簽署技術，該技術包括兩種形式，手寫簽名和證書簽名，可以更好的體現文件的真實程度。使用正確的文件簽署技術，可以有效驗證相關文件具有的合法性，而且里面的內容是不允許他人篡改的。再次，我們應在信息安全管理工作中使用權限控制技術，通過對用戶的身份進行驗證，防范無關人員非法獲取信息。應用控制技術，管理人員可以對需要訪問信息的用戶驗證身份，當驗證合格才能獲取相關信息。一般情況下，管理人員還可以為信息管理系統使用的用戶配備特定的通行證，內涵密碼，是由符號、數字或字母組成，只有輸入正確的密碼，用戶才被允許進入。還可以根據信息的具體保密程度來設置相關權限，只有當用戶的訪問權限級別足夠才可以進行訪問。企業(yè)還應完善監(jiān)控技術，隔絕存放地的網絡和外界網絡，發(fā)揮出防火墻的主要功能，禁止非法入侵、盜取、篡改等問題，加強檔案信息管理的安全性。最后，企業(yè)應該落實相關的防寫技術，在對計算機運用的過程中只能進行讀取，不允許有任何的修改行為，保障信息檔案的原始性和真實性。

綜上所述，隨著科學技術水平的不斷提升，信息化技術也被應用于檔案管理工作當中，為檔案管理信息化建設起到了很好地促進作用。檔案信息化管理具有很多的優(yōu)勢，如：可以提高信息的搜索效率和準確度，提升工作效率等。但信息化技術在給檔案管理工作帶來諸多方便的同時，也存在著一定的安全隱患，如信息的合法性和真實性無法保障、信息容易被盜取等。所以，檔案管理工作如果想要與時俱進，尋求快速發(fā)展，就必須要對檔案信息化管理進行正確的剖析，確認優(yōu)勢所在。同樣，也要對檔案管理的安全問題進行解決，引進先進的安全技術，落實相關的解決措施，提高工作的安全性。提升檔案的安全管理水平，為檔案信息化管理營造出一個安全、可靠的使用環(huán)境，促進檔案管理工作的健康發(fā)展，提高檔案的信息化建設水平。

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