淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題與對策

曹俊

摘 要：在企業(yè)的經(jīng)營過程中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢，只有實現(xiàn)檔案信息化，才能有效提高檔案管理水平，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息的規(guī)范化管理。但是，在目前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，雖然取得了一定的成效，但仍然存在一系列問題，只有妥善解決這些問題，才能保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利進行。本文將對企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題進行分析，探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題的解決對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設(shè);解決對策

引言

隨著信息時代的到來，大部分企業(yè)意識到了信息的重要性，在企業(yè)的經(jīng)營過程中，信息對于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義，不但能夠為企業(yè)的經(jīng)營決策提供重要依據(jù)，而且可以有效的提高企業(yè)日常管理工作水平。檔案是企業(yè)經(jīng)營活動的真實記錄，通過文本、照片能夠形式展示企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)的重要資源，能夠為企業(yè)的發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。因此，企業(yè)必須重視檔案信息化建設(shè)工作，有效的提高檔案管理水平，滿足信息時代對企業(yè)檔案管理的要求，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)概述

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的概念

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是指按照國家頒布的與檔案信息化相關(guān)的法律法規(guī)，通過計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)對企業(yè)檔案的收集、整理、保存以及應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案對于企業(yè)發(fā)展的作用。一般情況下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個方面：第一，通過辦公自動化軟件的應(yīng)用，實現(xiàn)對企業(yè)電子檔案的管理。第二，通過電子存儲設(shè)備的應(yīng)用，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息的數(shù)字化存儲。第三，通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用，為企業(yè)內(nèi)部及外部人員提供檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，并與傳統(tǒng)的檔案服務(wù)相結(jié)合，建立數(shù)字檔案館。

2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用

隨著信息時代的到來，企業(yè)的經(jīng)營需要滿足時代發(fā)展的要求，提高企業(yè)管理水平，提高日常管理工作的信息化程度。在企業(yè)日常管理工作中，企業(yè)檔案管理是重要的組成部分，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是對檔案管理工作的重要創(chuàng)新。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案信息進行全面、安全的開發(fā)與利用，促進企業(yè)管理信息化水平的提升。在以往的實體檔案管理中，需要消耗大量的紙張，并且保存難度大，不但對存儲空間有較高的要求，而且不符合可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略要求。而企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠有效的解決這些問題，通過先進的技術(shù)手段提高企業(yè)檔案管理效率，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

在目前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，存在的問題主要包括以下幾個方面：

1.檔案信息化建設(shè)規(guī)范滯后

在我國目前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)工作仍然處于探索階段，企業(yè)采用的檔案信息化建設(shè)規(guī)范存在滯后的現(xiàn)象，例如，對于文本檔案與照片的檔案，沒有形成相應(yīng)的信息化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化標準。由于正處于檔案信息化建設(shè)的探索階段，在遇到這些問題時，雖然可以通過檔案規(guī)范體系解決一部分問題，但是，隨著企業(yè)檔案信息化建設(shè)的不斷深入，目前的檔案規(guī)范體系可能無法妥善的解決這問題，影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利進行，只有及時對檔案規(guī)范體系進行更新，才能滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需求。

2.檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不足

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要同時獲得軟件因素與硬件因素兩方面的支持，一般情況下，軟件因素包括企業(yè)的重視程度、員工的意識以及相關(guān)的規(guī)章制度等，這些因素能夠保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利進行。而硬件因素則是進行檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，主要包括硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等，例如，需要應(yīng)用的計算機、檔案管理系統(tǒng)以及存儲設(shè)備等，需要投入大量的資金。對于目前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)而言，大多數(shù)企業(yè)沒有對檔案信息化建設(shè)形成正確的認識，這是由于檔案信息化建設(shè)無法在短時間內(nèi)為企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟效益，因此無法獲得企業(yè)的重視，不愿意為其投入大量的資金，導(dǎo)致相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施不足。

3.沒有形成完善的管理制度與模式

在大部分的企業(yè)經(jīng)營過程中，沒有形成完善的檔案管理制度與模式，造成這種現(xiàn)象的原因主要包括以下幾個方面：第一，企業(yè)管理人員不重視檔案管理工作，導(dǎo)致大部分的管理制度無法真正的實行，失去了應(yīng)用的執(zhí)行力與約束力，無法解決管理工作中遇到的問題，管理規(guī)定存在不明確的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理無法獲得良好的效果。第二，檔案管理工作中沒有實行監(jiān)督措施以及獎懲制度，對于員工的表現(xiàn)沒有激勵以及控制措施，導(dǎo)致工作執(zhí)行力較差，不利于檔案信息化建設(shè)的順利進行。第三，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，沒有獨立的檔案管理部門，也沒有專職的工作人員，導(dǎo)致管理模式落后，不利于企業(yè)的發(fā)展。即使一些企業(yè)開始進行檔案信息化建設(shè)，也只是應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案進行編輯與歸檔，沒有建立信息化平臺，無法切實提高檔案管理工作效率，不利于企業(yè)的發(fā)展。

4.缺少專業(yè)的信息化建設(shè)人才

企業(yè)檔案信息化建設(shè)具有較強的綜合性與專業(yè)性特點，對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，無論是基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)還是檔案管理制度的制定，都需要專業(yè)的信息化建設(shè)人才。但是，在大部分企業(yè)中，缺少專業(yè)的信息化建設(shè)人才，檔案管理人員的綜合素質(zhì)無法滿足信息化建設(shè)的要求，存在知識老化、信息技術(shù)薄弱、工作保守等問題，嚴重影響檔案信息化建設(shè)的水平。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題的解決對策

為了做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)，需要根據(jù)工作中存在的問題采取以下解決對策：

1.制定企業(yè)檔案信息化規(guī)范

在企業(yè)檔案中，紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢在于其能夠作為原始憑證，因此，檔案信息化建設(shè)必須保證檔案管理的規(guī)范性。為了實現(xiàn)這一目標，企業(yè)需要重視檔案的規(guī)范性，采取必要的措施提高信息化檔案的規(guī)范化程度，明確檔案在經(jīng)過信息化處理后的格式、字體以及文檔大小等。而對于照片、音頻以及視頻等檔案，需要保證信息化后的兼容性，制定這些檔案文件的數(shù)據(jù)格式與存儲格式標準。目前相關(guān)部門已經(jīng)制定了與檔案信息化有關(guān)的法律法規(guī)，形成了檔案信息化標準、檔案數(shù)據(jù)庫標準以及檔案數(shù)字化標準等，能夠為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供相應(yīng)的規(guī)范。企業(yè)在制定檔案信息化規(guī)范的過程中，需要借鑒這些標準，根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營情況與管理特點，進行相應(yīng)的調(diào)整，保證檔案信息化建設(shè)符合相應(yīng)的規(guī)范。

2.重視檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是提高檔案信息化程度的前提條件。如果無法做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，就會嚴重影響檔案信息化建設(shè)的正常進行，阻礙檔案信息化管理的實現(xiàn)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的內(nèi)容包括硬件設(shè)施建設(shè)、軟件設(shè)施建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。為了實現(xiàn)實物檔案的信息化管理，需要做好硬件設(shè)施建設(shè)以及軟件設(shè)施建設(shè)。在硬件設(shè)施的建設(shè)中，需要加大信息化設(shè)備方面的投入，包括數(shù)碼相機、掃描儀等，提高檔案信息化的質(zhì)量。在軟件設(shè)施的建設(shè)中，需要建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，對相關(guān)需求進行分析與調(diào)研，提高檔案信息化管理系統(tǒng)的功能性與靈活性。此外，檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)還要根據(jù)企業(yè)實際情況設(shè)計框架，保證系統(tǒng)功能適合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，滿足檔案信息化建設(shè)的各項要求，提高系統(tǒng)運行效率。

3.建立完善的管理制度與模式

為了保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利開展，必須有完善的管理制度支持，只有這樣，才能明確企業(yè)中所有員工的職責，如果在檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)問題，能夠在問題發(fā)生后第一時間確定責任人，保證所有員工都能夠?qū)ψ约簫徫坏墓ぷ髡J真負責，有效提高檔案管理效率。與此同時，還要對檔案信息化管理模式進行更新，改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，建立統(tǒng)一的信息化管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的流通與共享，有效提高不同部門之間的溝通效率，促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利進行。

4.培養(yǎng)專業(yè)的信息化建設(shè)人才

為了保證企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)的順利進行，檔案管理人員必須具備良好的專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)，滿足檔案信息化建設(shè)對人員綜合素質(zhì)的需求。為了有效的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要對其進行計算機知識、網(wǎng)絡(luò)通信知識以及檔案管理相關(guān)知識的培養(yǎng)，形成完善的知識體系，并對知識進行及時的更新與補充。在引進人才的過程中，不但要面向高校招聘專業(yè)人才，而且需要面向社會招聘有工作經(jīng)驗的人員。在人員培訓(xùn)方面，需要重視對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，通過多元化的培養(yǎng)模式提升他們的綜合素質(zhì)，以便他們能夠適應(yīng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作。此外，員工自身需要加強自我學(xué)習(xí)與提升，培養(yǎng)他們的終身學(xué)習(xí)意識，主動學(xué)習(xí)相關(guān)知識，豐富自己的知識體系，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中充分發(fā)揮自身作用。

四、結(jié)束語

在企業(yè)的經(jīng)營過程中，檔案管理工作發(fā)揮著十分重要的作用，不但能夠真實的記錄企業(yè)經(jīng)營活動，而且可以為企業(yè)發(fā)展策略的制定提供關(guān)鍵的參考依據(jù)。為了提高檔案管理工作效率，企業(yè)需要重視檔案信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用提高檔案管理的規(guī)范化程度，充分發(fā)揮檔案管理的作用，促進企業(yè)的進一步發(fā)展。

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