檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題、對(duì)策分析

王文靜

摘要：隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)社會(huì)的變革也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。正是因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的有效應(yīng)用，改變著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)新的形式。在人們的日常生活工作中，信息化應(yīng)用非常普遍。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，要想順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，那么就應(yīng)該不斷的改變傳統(tǒng)的管理方式，確保檔案建設(shè)的管理工作與信息化技術(shù)相接合。檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工程，我們應(yīng)該從國家現(xiàn)狀分析，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并思考解決方法，再結(jié)合國家發(fā)展和檔案信息化工作者以統(tǒng)籌的眼光，將信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)有效融合，以發(fā)展的觀念不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)取得更大的成果。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;信息技術(shù);管理工作

1.我國檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

1.1檔案信息化發(fā)展環(huán)境

（1）社會(huì)環(huán)境：為檔案信息社會(huì)創(chuàng)造環(huán)境，發(fā)展社會(huì)信息組織。制定了檔案信息開發(fā)和保護(hù)檔案信息建設(shè)的指導(dǎo)方針，建設(shè)信息社會(huì)的基本要素。隨著信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，檔案信息化作為一種資源是一種戰(zhàn)略選擇，是信息時(shí)代的一種趨勢(shì)，信息時(shí)代是發(fā)展檔案事業(yè)的機(jī)會(huì)。與此同時(shí)，信息建設(shè)滿足了社會(huì)需求、規(guī)范活動(dòng)和信息產(chǎn)業(yè)化，國家信息來源為數(shù)據(jù)倉庫的發(fā)展提供技術(shù)支持和保證。檔案信息化必須抓住時(shí)代的機(jī)遇，適應(yīng)時(shí)代的需要。積極規(guī)劃?rùn)n案信息資源是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)，推動(dòng)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

（2）技術(shù)環(huán)境：檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境已經(jīng)完善。技術(shù)環(huán)境隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案檔案檔案已完成并取得了積極的發(fā)展。信息技術(shù)的快速發(fā)展，如互聯(lián)網(wǎng)的傳播，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的推廣，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的技術(shù)條件，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為社會(huì)提供全面、高性能快速、方便的文件信息服務(wù)，利用資源建設(shè)信息文件，營(yíng)造良好的硬件環(huán)境，提供服務(wù)。

1.2檔案信息各方面建設(shè)

（1）檔案信息資源建設(shè)：目前，檔案數(shù)字化主要是錄入員通過檔案著錄軟件錄入檔案信息，質(zhì)檢人員通過抽樣檢查保證檔案信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，這種完全依賴人工輸入和檢查的粗放型模式有非常大的限制，不能保證檔案信息的可靠性。隨著工作流技術(shù)的成熟，智能化檔案數(shù)字加工系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，有效克服了傳統(tǒng)模式的弊端，采用作業(yè)流引擎建設(shè)檔案的數(shù)字加工處理。并靈活地設(shè)置了雙機(jī)抽樣、分條品質(zhì)檢驗(yàn)等流程節(jié)點(diǎn)，確保計(jì)算機(jī)和人工兩次檢驗(yàn)中抽樣的品質(zhì)。檔案資源庫建設(shè)主要采用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來實(shí)施，但目前國家紀(jì)錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因各地?cái)?shù)據(jù)資源倉庫環(huán)境不具備統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)模型，從而也影響數(shù)據(jù)遷移、交換和共享的實(shí)施。

（2）檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)：檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)作為記錄信息化建設(shè)的連鎖鏈，使記錄信息化建設(shè)的生命周期的各環(huán)相連。目前，在中國各地使用的檔案應(yīng)用系統(tǒng)主要是目錄級(jí)檔案應(yīng)用系統(tǒng)和全文級(jí)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，這些系統(tǒng)主要采用C/S架構(gòu)、B/S架構(gòu)、C/B/S混合架構(gòu)開發(fā)而成，作為記錄應(yīng)用系統(tǒng)的核心功能的文件主要使用相關(guān)數(shù)據(jù)庫搜索語言來實(shí)現(xiàn)，隨著數(shù)據(jù)庫全文檢索技術(shù)的出現(xiàn)，海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的查詢需求得到有效滿足，進(jìn)而提升檔案應(yīng)用系統(tǒng)可用性。

2.檔案信息化存在問題

（1）缺乏考核激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制

檔案館作為面向社會(huì)公眾提供檔案信息的場(chǎng)所，由于缺乏應(yīng)有的考核激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制，工作人員受提拔重用的機(jī)會(huì)不大，工作做好做壞對(duì)工作人員的待遇不會(huì)產(chǎn)生影響，這就難免會(huì)造成部分工作人員不思進(jìn)取的現(xiàn)象。如果沒有一個(gè)科學(xué)合理的考核激勵(lì)機(jī)制，就無法對(duì)人員產(chǎn)生緊迫性。應(yīng)該對(duì)用戶的滿意度提供工資福利，通過培養(yǎng)工作習(xí)慣和傳統(tǒng)思維等來給予用戶的服務(wù)，至于查找效率、查全率、查準(zhǔn)率對(duì)工資福利又不會(huì)產(chǎn)生影響，沒有壓力就沒有動(dòng)力，要加快推進(jìn)檔案信息化需要建立科學(xué)合理的考核機(jī)制和約束機(jī)制。

（2）對(duì)檔案信息化建設(shè)投入不足

由于檔案信息化建設(shè)需要大量的資金和持續(xù)的財(cái)產(chǎn)投入，檔案信息化系統(tǒng)建成后，每年都要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，因此與其他許多項(xiàng)目相比，需要增加額外的費(fèi)用。目前普遍存在著人員組織不足和經(jīng)費(fèi)缺乏的問題，心有余而力不足的局面。所以，企業(yè)對(duì)檔案管理所投入的精力相對(duì)較少，導(dǎo)致這種情況的原因是檔案管理工作本身的影響。另外，如果相關(guān)項(xiàng)目組缺乏前瞻性的創(chuàng)新意識(shí)，沒有指導(dǎo)組的支持，不積極撥付資金，就沒有足夠的資金有效地促進(jìn)信息的傳播，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作不能有效推進(jìn)。貧困地區(qū)在建設(shè)檔案信息化方面面臨著巨大的財(cái)政壓力，地方政府對(duì)建設(shè)檔案信息化的資金投入變得十分困難，需要國家大力支持。

（3）缺乏專業(yè)性人才

檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才較缺乏，尤其是熟悉歸檔文件知識(shí)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)保護(hù)方面的專家。相關(guān)人員必須具備歸檔文檔和信息技術(shù)方面的專業(yè)知識(shí)，和操作計(jì)算機(jī)的能力。但是，有些檔案管理人員只是在簡(jiǎn)單培訓(xùn)后就上崗工作，對(duì)于相關(guān)操作流程缺乏了解，目前基層檔案工作者檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)從事檔案工作的寥寥無幾，在企業(yè)檔案管理部門中，有些管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)并不完善，存在著老化的現(xiàn)象，檔案管理相關(guān)技能比較落后，跟不上時(shí)代的需求，嚴(yán)重的影響了檔案信息的開發(fā)力度。

3.解決對(duì)策

（1）加大資金投入力度。增加資金、建設(shè)、提供必要的材料，必須確保建立信息的安全。然而，許多單位面臨成本問題，需要社會(huì)援助，在本國金融部門應(yīng)當(dāng)制定連貫一致的政策和具體文件管理費(fèi)用，以用來彌補(bǔ)資金缺口，并確保文件數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)管理，信息化建設(shè)離不開必需的設(shè)備，所以需要對(duì)信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障，徹底解決資金短缺的情況，確保檔案管理信息化建設(shè)達(dá)到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（2）培養(yǎng)綜合型人才，加強(qiáng)素質(zhì)教育。加強(qiáng)以優(yōu)質(zhì)文件管理、文件編制、文件管理和數(shù)據(jù)庫建設(shè)為基礎(chǔ)的人力資源開發(fā)和素質(zhì)教育。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，并通過邀請(qǐng)專家授課和在培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)來更新管理知識(shí)，必須建立高層制度，支持管理者，鼓勵(lì)管理者提高學(xué)習(xí)和工作能力。此外，應(yīng)規(guī)范存檔過程，以提高業(yè)務(wù)效率，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，還需要建立相應(yīng)的考評(píng)機(jī)制，對(duì)優(yōu)秀者予以獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)能力。

（3）改進(jìn)檔案的安全創(chuàng)建。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，非常重要的一點(diǎn)是數(shù)據(jù)安全管理。以保證數(shù)據(jù)安全，降低安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該通過適當(dāng)?shù)目刂?，改進(jìn)我們的技術(shù)安全或企業(yè)信息安全管理措施，加密和數(shù)據(jù)備份。應(yīng)保護(hù)資料不受非法披露或使用。此外，應(yīng)培訓(xùn)業(yè)務(wù)人員，以確保資料的機(jī)密性和文件的永久保存。

（4）建立規(guī)范統(tǒng)一的管理平臺(tái)，完善管理體系。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已不再適用于現(xiàn)代化的檔案管理項(xiàng)目了。為了跟上信息化的發(fā)展，需要不斷優(yōu)化和更新相應(yīng)的管理體系，以保證歸檔文件管理信息化過程中的新活力。因此，完善的管理機(jī)制是當(dāng)前檔案信息化階段的重要組成部分，另外，還需要調(diào)動(dòng)管理組的業(yè)務(wù)處罰和相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，實(shí)現(xiàn)信息化。文件管理必須建立規(guī)范統(tǒng)一的管理平臺(tái)，明確應(yīng)用軟件標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，不斷規(guī)范統(tǒng)一有關(guān)規(guī)定，確保管理平臺(tái)安全，實(shí)現(xiàn)與其他信息系統(tǒng)集成的數(shù)據(jù)采集。

4.結(jié)語

總而言之，對(duì)于企業(yè)信息化建設(shè)工作而言，檔案信息化管理非常重要，不過現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中有很多問題依然存在，這就需要企業(yè)立足問題根本，結(jié)合企業(yè)自身情況，采取有效措施，提高企業(yè)文件信息化管理水平，保證信息安全的企業(yè)個(gè)人信息利用率?，F(xiàn)代信息技術(shù)融入在檔案管理中，滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，密切配合時(shí)代潮流，大幅提高事業(yè)效率，有效保證檔案信息的安全性以及保密性，確保檔案信息得到最大化的開發(fā)以及利用。檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工程，需要檔案信息化工作者以統(tǒng)籌的眼光，將信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)有效融合，以發(fā)展的觀念不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)取得更大的成果。

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（作者單位：慶安縣衛(wèi)生健康局宣傳站）