淺析如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化

摘要：在目前，我國由于正處于大力推進(jìn)事業(yè)單位實(shí)行機(jī)構(gòu)職能、行政體制、人事制度改革的新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理問題已經(jīng)成為事業(yè)單位當(dāng)前必須立即解決的問題了。檔案管理制度不夠完善，缺乏有效的管理?xiàng)l例，所以檔案管理工作必須盡快達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和管理化的有機(jī)結(jié)合。本文就事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀、對策及流向等問題進(jìn)行一些粗淺的研究，分析了事業(yè)單位在檔案管理和檔案工作中存在的問題，提出了一系列的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的解決措施，從而提高檔案管理工作的效率。通過采用一系列的手段，提升檔案管理工作的專業(yè)化和效率化，能夠使得事業(yè)單位在管理檔案工作上高效的運(yùn)行與開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也應(yīng)該普及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)積極地探索檔案管理工作中的有效辦法與途徑，但也要以標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)為前提條件，從而來增強(qiáng)檔案管理工作的合理性。

一、事業(yè)單位在檔案管理和檔案工作存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作沒有得到重視

現(xiàn)如今有越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)提前意識到了檔案管理工作的重要性，并且能夠根據(jù)檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的健全與完善，但是由于很多事業(yè)單位自身發(fā)展的局限性，對檔案管理的工作處理不夠科學(xué)與全面，對檔案管理的重視程度不夠，沒有依照它的科學(xué)性做好相關(guān)的管理，從而造成了檔案零亂、資料分散、雜亂無章等情況。

（二）事業(yè)單位檔案管理制度欠缺

有些事業(yè)單位雖然建立健全的檔案管理制度，但是僅僅是紙上談兵，流于形式，并沒有將檔案管理制度真正落到實(shí)處，存在檔案整理不規(guī)范、檔案存放混亂現(xiàn)象等。以會計檔案為例，許多事業(yè)單位的會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案超過三年，不按規(guī)定移交，造成一些資料丟失、毀損：檔案管理人員在接收電子會計檔案過程中不履行審核程序，致使接收的電子會計資料不能有效讀取，在防范電子會計檔案被篡改方面未建立有效措施。這都是體現(xiàn)了這些事業(yè)單位的對于檔案管理工作的不夠用心。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員在專業(yè)技術(shù)問題上沒有達(dá)標(biāo)

事業(yè)單位檔案管理人員無論是在技術(shù)水平、專業(yè)技能管理素養(yǎng)上都與標(biāo)準(zhǔn)化的制度還相差很多，很多時候就容易出現(xiàn)管理人員在管理檔案工作的時候不能跟上事業(yè)單位的發(fā)展腳步。這就導(dǎo)致了檔案管理工作失去了平衡性，還有可能因?yàn)槟承┦聵I(yè)單位的檔案管理人員人事變動調(diào)換過于頻繁，就直接導(dǎo)致了上任的檔案管理人員還沒有完全熟悉工作流程就被調(diào)換到別的崗位了，所以檔案管理工作中大多數(shù)的事業(yè)單位雖然對文字檔案的整理都比較規(guī)整，但是對視頻及照片等影像資料的管理還不夠重視，對電子數(shù)據(jù)之類的就更沒有進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。所以事業(yè)單位在檔案管理方面還存著諸多問題。進(jìn)度緩慢，效率過低。因?yàn)闄n案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，檔案管理人員的專業(yè)水平也與檔案管理工作的質(zhì)量有著一定的關(guān)系。就目前來說，事業(yè)單位普遍存在著檔案管理人員專業(yè)技術(shù)問題上不達(dá)標(biāo)的情況。

（四）事業(yè)單位檔案室的管理設(shè)施比較落后

很多事業(yè)管理手段落后，很多事業(yè)單位沒有專門的檔案管理軟件，對于可公開的檔案不能做到資源共享，檔案的查找不能用電腦快速檢索，基本是手工查找，需要的時間較長。對檔案資料沒有用專門的檔案柜進(jìn)行分類管理，檔案存放雜亂無章，而且檔案室的防護(hù)措施不夠完善，對紙質(zhì)檔案沒有防火、防潮、防蟲措施，對一些電子檔案也缺乏相應(yīng)的防塵、防磁的保護(hù)，對檔案室的防盜也做的不到位。

（五）事業(yè)單位檔案管理法律規(guī)范意識不強(qiáng)

還有大部分事業(yè)單位對法律規(guī)范意識還不夠，對于國家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)力度還不夠大，認(rèn)識還不夠充分、完全沒有意識到檔案工作是黨和國家的一項(xiàng)重要事業(yè)。法律規(guī)范意識薄弱也是導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，管理制度混亂的原因之一。

（六）檔案資源的開發(fā)利用尚須加強(qiáng)

還有許多事業(yè)單位沒有將檔案資源開發(fā)利用到最大程度化，沒有體現(xiàn)出它真正的價值，在檔案管理過程中只注重檔案的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)，單純的認(rèn)為做好這些基礎(chǔ)工作就行了，未能把檔案管理的利用價值開發(fā)到最大化。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的策略和措施

（一）加大事業(yè)單位檔案管理中的信息技術(shù)人才投入力度

信息技術(shù)人才在現(xiàn)代就業(yè)市場上一直都是稀缺型人才，由于事業(yè)單位過去傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)被摒棄，現(xiàn)在需要的則是具有高信息技術(shù)技能的人才。因此在事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息技術(shù)化，必須加大信息技術(shù)人才的投入力度?？梢詮膬蓚€方面來解決這個問題。第一個方面，對事業(yè)單位檔案人員要進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)的信息化教育培訓(xùn)，以信息技術(shù)為主要內(nèi)容展開一系列的教育培訓(xùn)，以此來提升檔案管理人員的專業(yè)化水平，從而發(fā)展管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力，同時也為標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案工作開展人才創(chuàng)新的平臺。第二個方面，可以采用管理外包、臨時招聘等方法引入信息技術(shù)型人才到事業(yè)單位當(dāng)中，從而能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理模式的人員變更，側(cè)面加強(qiáng)了檔案管理工作的創(chuàng)新方法，還能夠有效提升檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，以此來實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理的結(jié)構(gòu)性改革和管理模式創(chuàng)新。

（二）深化對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)識

在深化檔案管理工作中，對于檔案管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的有機(jī)結(jié)合發(fā)展建設(shè)是離不開相應(yīng)的管理制度、專業(yè)水平和重視程度的，所以要從根本上提升事業(yè)單位檔案管理人員對檔案管理的專業(yè)化水平，從而深化對檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識。在人事凋動方面上和工作優(yōu)化中都能夠?yàn)楣ぷ魈峁?biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案信息，都能夠讓所有管理人員意識到檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的好處，從而能夠讓他們主動地投入到檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的建設(shè)上面去。并且要求管理人員能夠深入了解什么是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，通過深入了解后能夠開發(fā)出更多的檔案信息資源，從而達(dá)到能夠促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理模式。

（三）建立事業(yè)單位規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制

建立事業(yè)單位規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制是加強(qiáng)管理制度的必要途徑，事業(yè)單位在管理工作中要以管理機(jī)制和管理體系的創(chuàng)新變革為前提，來完善檔案工作的相關(guān)制度，深化管理工作中的相關(guān)體系，從而建立標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的責(zé)任機(jī)制。在科學(xué)分工和系統(tǒng)整合的前提下提高檔案管理的專業(yè)化水平，從而建立起檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的新模式。這種新模式就是將信息化技術(shù)投入到檔案管理當(dāng)中，讓檔案管理工作變得方便快捷，簡單高效。加強(qiáng)檔案管理人員的工作熱情與積極性，只有提高了他們的工作意愿才能促使檔案管理制度更好的發(fā)展。在管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的前提下，為事業(yè)單位建立了更加與其相符合的檔案管理制度與良好的平臺條件基礎(chǔ)。

（四）提升檔案管理工作主動性，促進(jìn)單位內(nèi)部控制體系建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理工作在單位內(nèi)部控制體系建設(shè)中應(yīng)積極發(fā)揮其主動性，檔案管理制度的規(guī)范化、科學(xué)化是內(nèi)部控制體系制度建設(shè)中不可或缺的一環(huán)。單位檔案管理質(zhì)量的提升將有力推動內(nèi)部控制體系建設(shè)。如檔案管理人員在工作中主動和會計管理機(jī)構(gòu)溝通，及時進(jìn)行會計檔案交接，就能從源頭上控制會計檔案的丟失、毀損;主動建立電子檔案管理系統(tǒng)，了解電子會計檔案的載體，就能保證有效接收、管理、利用好電子會計檔案;讓固定資產(chǎn)卡片檔案在資產(chǎn)管理中發(fā)揮主動作用，就能時刻追溯固定資產(chǎn)原始信息，從而推動固定資產(chǎn)管理。

（五）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳教育工作

宣傳教育工作是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的思想基礎(chǔ)，只有通過良好的宣傳教育，才能夠促使管理人員意識到檔案管理工作的重要性與重要價值。通過這樣的方式，能夠促使管理人員明白實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化檔案管理工作的重要性，以此來激起他們的工作熱情，提高自己的業(yè)務(wù)水平。通過宣傳教育工作讓檔案管理人員清楚意識到自己還存在哪些不足和需要改進(jìn)的地方，通過這樣的方式不但有利于管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的形成，同時也有利于檔案管理工作邁向更高的水平不斷進(jìn)步與發(fā)展。

（六）根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理進(jìn)行全新整合

對于比較復(fù)雜厚重的檔案資料，可以采取重新組卷的方法，這種方式主要是將相關(guān)聯(lián)的檔案信息文件組合在一起，而缺少頁碼或是沒有目錄的檔案信息，可以采用重新對其編碼和制作目錄，通過這樣的方式能夠使檔案信息管理更加規(guī)范。還可以按日期年份、信息類型、重要程度對檔案進(jìn)行歸類劃分，這樣才能確保管理效率的提升，還可以促使檔案利用效率大大提高，起到積極作用。

三、結(jié)語

檔案管理工作作為事業(yè)單位內(nèi)部的核心，它的工作效率則直接影響到了事業(yè)單位內(nèi)部管理運(yùn)行的效果。所以，積極地發(fā)展檔案管理工作是非常有必要的。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)社會的必然趨勢，要想達(dá)到這個標(biāo)準(zhǔn)，這就還需要我國的事業(yè)單位各項(xiàng)工作必須要與社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)共同發(fā)展與進(jìn)步，努力將標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化作為檔案管理工作的重要發(fā)展目標(biāo)，通過標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作制度以此來提升檔案管理的專業(yè)化水平和工作效率，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位未來的發(fā)展提供更好的平臺與機(jī)會，奠定了良好的檔案管理職的發(fā)展基礎(chǔ)，使檔案管理工作趨于簡約化和高效化。

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作者簡介：

王艷萍，澤州縣發(fā)展和改革局，山西晉城。