檔案館員的素質(zhì)與檔案管理探討

李華堂

摘 ?要：在檔案管理工作之中一定要做好檔案館員的職業(yè)生涯規(guī)劃和管理工作，這樣做不僅僅能夠極大的提升檔案管理工作人員自身的管理能力和綜合素質(zhì)，而且還能夠極大的提升了檔案管理工作的管理效率和管理質(zhì)量。對于提升檔案館核心競爭力是有著重要的影響作用的。

關(guān)鍵詞：檔案館員;素質(zhì)要求;檔案管理

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

檔案管理工作看似簡單的背后，卻有其特殊的困境。面對信息化、大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作所面臨挑戰(zhàn)與壓力與日俱增。所以必須以完善的制度為依托，不斷革新管理方式模式、完善人才隊伍建設(shè)、做好常態(tài)化的實際工作，才能提高檔案管理的科學(xué)化水平，為檔案事業(yè)添磚加瓦。

1檔案館管理工作人員職業(yè)生涯規(guī)劃和管理的問題

1.1職業(yè)生涯規(guī)劃前期存在偏差

在我國檔案館管理工作人員的職業(yè)生涯規(guī)劃前期工作之中有著一些偏差，從而影響了檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和綜合素質(zhì)的提升，影響了檔案館管理工作的效率和質(zhì)量。在我國檔案館工作的管理人員由于受到傳統(tǒng)觀念和社會環(huán)境的影響，這就導(dǎo)致了他們對于檔案管理工作的重要意義不能夠有深刻的認(rèn)識，并且自身認(rèn)為進(jìn)行檔案管理工作不需要有什么專業(yè)的管理技能，因此對于自身的職業(yè)生涯規(guī)劃就會存在著極大的偏差，對于自身綜合素質(zhì)和能力的提高有著不利的影響，對于檔案館現(xiàn)代化建設(shè)的步伐也會造成一些阻礙。

1.2職業(yè)生涯規(guī)劃中期存在問題

在檔案館管理工作人員職業(yè)生涯規(guī)劃與管理的中期同樣存在著一些問題，從而影響了檔案管理工作人員自身能力的提高和檔案管理工作的效率，造成這一現(xiàn)狀的原因主要有以下幾個方面。檔案管理工作的職業(yè)生涯中期規(guī)劃是在工作差不多到10年這一時間段的規(guī)劃，但是由于社會發(fā)展速度十分的迅猛，社會工作會發(fā)生翻天覆地變化，但是在檔案管理工作的過程之中由于社會地位提升不是十分的明顯，這就會使檔案管理工作人員缺乏對于檔案管理工作的重視，對于工作消極怠工，不注重提升自己的綜合素養(yǎng)和工作能力，這會嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2加強檔案管理工作的有效措施

2.1優(yōu)化完善檔案管理制度

任何工作領(lǐng)域都有其不同的特點，相應(yīng)的也就需要一套與工作屬性匹配的管理制度，讓其所屬的行業(yè)工作者能夠按圖索驥，通過制度的不斷完善優(yōu)化保證工作的規(guī)范性，從而提供工作的效力，避免不應(yīng)該的失誤。而作為收集、整理、歸納信息的檔案管理工作更應(yīng)具備嚴(yán)謹(jǐn)性，以保證檔案工作的質(zhì)量，使其始終處于正常軌道之上，為社會建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。我國如今的檔案工作領(lǐng)域正面臨著一定的困境，究其原因正是因為缺少嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的頂層設(shè)計，傳統(tǒng)的管理制度在當(dāng)今時代背景下已經(jīng)不起社會的檢驗。如檔案因時間變遷、空間的變換等情況而造成的缺失、遺落，這些問題發(fā)生在普通群眾身上會給群眾的生活工作帶來很大的影響，損害公民自身利益;如若發(fā)生在絕密信息檔案上，其帶來的嚴(yán)重后果和公共利益的損失更是不可估量[2]。完善優(yōu)化檔案管理制度其關(guān)鍵就是去蕪存菁、吐故納新，堅決摒棄不符合當(dāng)前檔案事業(yè)管理需求和不能適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展需要的部分內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合實際情況，精準(zhǔn)做出規(guī)劃設(shè)計，賦予檔案管理工作新的時代內(nèi)容。

2.2做好開發(fā)利用信息資源，保證優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案信息化的基礎(chǔ)是建立檔案的數(shù)字庫，通過數(shù)字化來對檔案的內(nèi)容存量進(jìn)行管理工作，在數(shù)字化過程中建立目錄數(shù)據(jù)庫有利于檔案的尋找，重視了檔案人員基礎(chǔ)信息，在互聯(lián)網(wǎng)加的時代下，智慧 化的信息資源利用也是不容忽視的，在龐大的數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)數(shù)字資 源的融合與共通，在人員管理系統(tǒng)中可以自行查看自己的基礎(chǔ)檔案資料，如果是人為進(jìn)行收集，那時間和人工成本龐大，各部門之間沒 有達(dá)到良好的溝通，實施起來困難，所以要建立相應(yīng)的信息化平臺，讓檔案與人們鏈接，針對中國現(xiàn)有的檔案管理模式和應(yīng)用層次，根 據(jù)檔案管理現(xiàn)行辦法和法則等規(guī)章制度，結(jié)合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化 程度，如何提供準(zhǔn)確、完整、可用、安全的檔案資源信息，并使人們突 破手工、技術(shù)、地理的限制，更好地利用信息資源管理系統(tǒng)。但是，許多企業(yè)往往出現(xiàn)信息資源重復(fù)建設(shè)的問題，他們脫離了實際的軌 道，讓多個檔案共存，其最主要是因為缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，版本內(nèi) 容過多，存在多個數(shù)據(jù)庫，缺錢技能無法通過信息手段對平臺進(jìn)行整合，這不僅增加了企業(yè)的工作難度，還增加了企業(yè)的工作負(fù)擔(dān)，為 了避免檔案的重復(fù)性，應(yīng)該重新對檔案進(jìn)行清理和處理，制定相應(yīng) 的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，在存儲數(shù)據(jù)時，先對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、處理、編 碼、再錄入到系統(tǒng)中去。

2.3完善管理制度，提高規(guī)范意識

制定相應(yīng)的檔案管理制度，有明確的規(guī)范和劃分，讓檔案管理成為一個專業(yè)，規(guī)范的工作。根據(jù)有關(guān)檔案管理的各項規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，不斷細(xì)化檔案流程工作制度。一是細(xì)化各單位、個人或者委托代理人因工作需要借閱檔案的證明材料，任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。二是嚴(yán)格履行登記手續(xù)，對檔案的流動登記造冊，確保檔案出庫正當(dāng)有序、有源可溯，防止檔案丟失，便于及時追回超期借閱的檔案。三是安排專人負(fù)責(zé)人事檔案的檔案轉(zhuǎn)遞工作，通過機要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞剿瓦_(dá)人事檔案，確保檔案轉(zhuǎn)遞的安全。然后各相關(guān)部門設(shè)置1至2名兼職檔案員，檔案室管理員為每位兼職檔案員安裝紫光電子檔案管理系統(tǒng)，一對一指導(dǎo)使用方法。同時，檔案室專門建立檔案員交流微信群。在群里，檔案管理員可隨時為兼職檔案員答疑解惑，互相學(xué)習(xí)、互相交流。兼職檔案員可以在綜合部閱覽室整理資料并歸檔，檔案管理員負(fù)責(zé)定期對兼職檔案員所負(fù)責(zé)的檔案資料收集、整理、歸檔、移交等各項工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

2.4以創(chuàng)新性思維革新檔案管理的方式

我國現(xiàn)階段的檔案管理水平相比之世界先進(jìn)水平還有著很大的差距，一些地方還處于傳統(tǒng)的館藏模式，這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不符合社會發(fā)展的需要，存在著許多漏洞與缺陷。所以只有以創(chuàng)新性思維革新檔案管理的方式，用科學(xué)化的管理模式、現(xiàn)代化的管理理念，有效應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，才能真正做到提高檔案管理的科學(xué)化水平。創(chuàng)新性的管理方式不僅要包括理念、制度與人才隊伍建設(shè)，還應(yīng)不斷加強新興科技對檔案管理工作的技術(shù)支持，不斷優(yōu)化升級檔案管理設(shè)備，推動互聯(lián)網(wǎng)在工作實際中的應(yīng)用[3]。

結(jié)束語

檔案管理對于一個單位來說是個不可忽視的重要工作，新時期更應(yīng)該深刻認(rèn)識到檔案管理的重要意義，對這項工作的開展付出更多的努力，檔案館員要不斷提高自身的綜合素質(zhì)能力，在思想和專業(yè)技能上進(jìn)行學(xué)習(xí)提升，再就是還要探索實施有效的措施不斷加強檔案管理工作，確保檔案信息的質(zhì)量，真正體現(xiàn)出檔案資料的重要價值。

參考文獻(xiàn)

[1] ?郭以秀.淺談檔案管理員的素質(zhì)[J].民營科技，2012（09）：235.

[2] ?康素梅.檔案管理與檔案管理員的素質(zhì)建設(shè)[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2011，10（09）：209-210.

[3] ?李素錦.論新形勢下檔案管理員素質(zhì)培養(yǎng)[J].河南城建學(xué)院學(xué)報，2011，20（01）：88-89.