科學(xué)做好企業(yè)人事檔案的信息化管理

馮雪云

摘 ?要：企業(yè)檔案管理的信息化是必然趨勢(shì)，隨著企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的管理模式的建立，人事檔案管理信息化程度逐漸提高。基于其重要性和現(xiàn)狀，筆者對(duì)其建立過程進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

一、企業(yè)人事檔案信息化管理的作用

（一）促進(jìn)人事制度改革與發(fā)展

企業(yè)養(yǎng)老系中的發(fā)展迅速，企業(yè)職工退休逐年增加，需要及時(shí)的更新人才結(jié)構(gòu)信息。人事檔案管理信息化極大的推進(jìn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，使企業(yè)退休人員信息變動(dòng)留存效率提高，人事管理的不再執(zhí)行身份管理，而是變成一種崗位管理職責(zé)。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，具有明顯的優(yōu)勢(shì)，是現(xiàn)代快節(jié)奏社會(huì)的一種必然趨勢(shì)。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案的自身價(jià)值

企業(yè)人事檔案管理的最終目的是利用，也就是通過檔案為企業(yè)中心工作和管理決策提供方針，檔案管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值轉(zhuǎn)化是一種必然。而在漫長(zhǎng)的紙質(zhì)管理時(shí)代，人事檔案的調(diào)取需要更多的時(shí)間和精力，其效果不是十分理想。信息化有助于促進(jìn)人事檔案管理價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。也是企業(yè)開發(fā)的重要資源，為人才資源的合理使用提供信息參考。信息化時(shí)代，可以人事檔案的高效利用，人事檔案和信息檔案分為兩部分，共同進(jìn)行，既保證了檔案的原始真實(shí)性，也確保了其高效的使用價(jià)值，從而最大限度的發(fā)揮高職人事檔案信息化建設(shè)的作用。

二、企業(yè)人事檔案管理信息化過程

（一）提高意識(shí)，建立并完善信息化流程

人事檔案管理的受重視程度不足是導(dǎo)致其管理效率低下的最主要原因，管理過程未涉及到個(gè)人利益，因此管理態(tài)度不端正。為此企業(yè)建立完善的管理體系，委派專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行管理，提高管理人員的意識(shí)，從科學(xué)化、規(guī)范化、制度化等角度入手提高管理效果。每學(xué)期之初將人事檔案管理工作任務(wù)安排清晰，并嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范管理

基礎(chǔ)工作能力是保證檔案管理高效的前提。在檔案管理中，要求首先了解相關(guān)管理?xiàng)l例，從規(guī)范化和科學(xué)化上入手，建立完善的管理制度，并要求管理人員和執(zhí)行人員認(rèn)真研讀相關(guān)制度，提高執(zhí)行力。其次，應(yīng)不斷的充實(shí)檔案內(nèi)容。材料部門對(duì)教職工檔案進(jìn)行全面考察，改變以往填寫模式，使對(duì)教職工的評(píng)價(jià)更加公平和全面。對(duì)檔案管理進(jìn)行收集和整理，錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保證其安全性，并體現(xiàn)規(guī)范化檔案管理的重要性。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

任何一個(gè)時(shí)代，人才都是效率提升的關(guān)鍵。企業(yè)人事檔案管理人員的素質(zhì)需進(jìn)一步提高，從專業(yè)性，職業(yè)道德等方面入手，對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，明確人事檔案管理的重要性和其管理流程，提高其管理執(zhí)行力。對(duì)于高職管理人員而言，應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)和職責(zé)，并且在管理中肩負(fù)起這一職責(zé)。此外，還應(yīng)保持完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)的業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)檔案管理綜合性人才。

（四）建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

隨著企業(yè)人事制度改革的進(jìn)行，對(duì)新時(shí)期檔案管理提出了全新的要求，保證及時(shí)準(zhǔn)確的完成檔案管理任務(wù)，確保人事信息管理的真實(shí)性好時(shí)效性。實(shí)體檔案管理依然存在，未來一段時(shí)間內(nèi)應(yīng)逐步將管理重心轉(zhuǎn)移到信息化管理，減少手工檢索的麻煩，建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。由人工為索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，將傳統(tǒng)管理模式與信息化管理模式有機(jī)結(jié)合。實(shí)踐證明，建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，便于檔案信息的調(diào)取和使用，極大的提高了管理效率和當(dāng)事人檔案的使用價(jià)值。對(duì)信息的更準(zhǔn)確。對(duì)高職院校而言，需要認(rèn)真分析檔案管理，分層次的資源投入，將數(shù)據(jù)庫(kù)建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上。發(fā)揮人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化功能。建立起人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)，重視并完成信息數(shù)據(jù)的采集，為檔案管理打好基礎(chǔ)?？梢栽诠芾碇袑?shí)施“三齡一歷”原則，做好信息數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性、準(zhǔn)確性和全面性。另外，可對(duì)信息進(jìn)行定期維護(hù)，進(jìn)一步確保人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性與準(zhǔn)確性。目前，企業(yè)人事檔案管理信息庫(kù)已經(jīng)開始建立，但筆者認(rèn)為還缺乏系統(tǒng)性，需要進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)并加大管理力度。

總結(jié)

綜上，對(duì)高職院校人事檔案管理信息化應(yīng)提高意識(shí)，夯實(shí)基礎(chǔ)，并且要加快人才培養(yǎng)步伐。以適應(yīng)知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新和人事檔案工作管理的基本需求，保證院校人事檔案的完整性，促進(jìn)其管理穩(wěn)定發(fā)展。