論提高高校檔案管理人員的素質(zhì)

摘 要：在新時(shí)代背景下，高校的檔案管理工作面臨著挑戰(zhàn)，也面臨著前所未有的機(jī)遇。其在發(fā)展過(guò)程中，面臨著人員素質(zhì)及管理體制兩方面的問(wèn)題。而究其根本，人員素質(zhì)是影響管理機(jī)制發(fā)展的關(guān)鍵因素。就目前人員素質(zhì)管理而言，其素質(zhì)評(píng)判應(yīng)當(dāng)從政治素養(yǎng)、專業(yè)素質(zhì)、創(chuàng)新能力、服務(wù)能力等各方面出發(fā)。其提升措施應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校管理環(huán)境出發(fā)，針對(duì)以上四方面內(nèi)容進(jìn)行。對(duì)此，本文從高校檔案工作人員素質(zhì)提升的意義出發(fā)，探討其中存在的問(wèn)題進(jìn)而針對(duì)性的提出相關(guān)建議，從而可有效挖掘高校檔案管理在高校發(fā)展中的潛在價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;人員素質(zhì);意義探討;提升措施

高校檔案管理中存在管理機(jī)制不完善、檔案管理定位不明的問(wèn)題，這在一定程度上影響了檔案管理人員素質(zhì)的提升。與此同時(shí)，工作人員成長(zhǎng)意識(shí)的缺乏也阻礙了其自身的發(fā)展。就目前發(fā)展現(xiàn)狀而言，工作人員素質(zhì)的快速提升是具有一定優(yōu)勢(shì)條件，一方面，社會(huì)觀念的轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案管理工作人員創(chuàng)新能力的提升創(chuàng)建了良好的發(fā)展環(huán)境。另一方面，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用范圍的擴(kuò)展，也為檔案管理工作職員素質(zhì)提升提供了有利的技術(shù)支撐。而人員素質(zhì)提升速度滯緩，其原因可從高校管理環(huán)境和企業(yè)發(fā)展環(huán)境的區(qū)別性出發(fā)進(jìn)行探討，與此同時(shí)，高校檔案管理工作人員素質(zhì)提升也可更好發(fā)揮高校的社會(huì)服務(wù)職能。

一、高校檔案工作人員素質(zhì)提升的意義

1.有利于高校整體水平的提升。高校檔案管理不僅包括人員檔案管理還包括院校相關(guān)信息管理。檔案管理人員素質(zhì)提升可為高校營(yíng)造一個(gè)良好的社會(huì)形象。

2.有利于高校檔案發(fā)揮其對(duì)學(xué)生發(fā)展的作用。檔案是學(xué)生日后社會(huì)活動(dòng)的關(guān)鍵文件，如有丟失或遺漏則會(huì)影響學(xué)生自身發(fā)展。因此，高校檔案工作人員素質(zhì)的提升對(duì)學(xué)生日后發(fā)展至關(guān)重要。

3.有利于檔案發(fā)揮其于社會(huì)建設(shè)的作用。檔案管理工作是社會(huì)進(jìn)行人員管理的重要文件，其具有一定的私密性，但與此同時(shí)也被賦予了法律意義。這也體現(xiàn)了檔案管理工作的意義。更重要的是，檔案信息泄露會(huì)引起社會(huì)恐慌，從而影響社會(huì)穩(wěn)定。

二、高校檔案工作人員素質(zhì)提升要點(diǎn)

1.政治素養(yǎng)。檔案管理不僅與個(gè)人發(fā)展有關(guān)，與社會(huì)穩(wěn)定也有影響。政治素養(yǎng)要求檔案管理人員在管理過(guò)程當(dāng)中需嚴(yán)格遵守《檔案法》，具有高度的保密意識(shí)。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)“三個(gè)代表”重要思想，以正確的政治素養(yǎng)進(jìn)行檔案管理。

2.專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)除檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)，還包括歷史知識(shí)、圖書(shū)館學(xué)等各方面與檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。在此過(guò)程中，檔案管理人員在工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)意識(shí)，并深入分析崗位職責(zé)，將理論與實(shí)際相結(jié)合，從而可形成專業(yè)素養(yǎng)。除此之外，時(shí)代發(fā)展帶動(dòng)現(xiàn)代化建設(shè)，計(jì)算機(jī)知識(shí)也成為檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)之一。

3.創(chuàng)新能力。創(chuàng)新能力是各個(gè)職位的必備素養(yǎng)，檔案管理的生存空間則取決于檔案管理人員的創(chuàng)新能力。創(chuàng)新能力主要指工作人員應(yīng)對(duì)問(wèn)題的靈活度。除此之外，創(chuàng)新能力還包括工作人員總結(jié)歷史、學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)的能力。創(chuàng)新能力可細(xì)化為技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)方式創(chuàng)新等方面內(nèi)容?？偟膩?lái)說(shuō)，其提升措施關(guān)鍵在于人員思想上的創(chuàng)新，即思想活力。

4.服務(wù)能力。由于檔案管理工作同時(shí)是高校管理中的一部分，因而其建設(shè)也是影響高校發(fā)展的關(guān)鍵因素。檔案管理從某一層面上也可定義為服務(wù)型崗位。因此，檔案管理工作人員的服務(wù)能力也是其素質(zhì)提升的關(guān)鍵內(nèi)容。在檔案管理過(guò)程中，服務(wù)能力應(yīng)當(dāng)從周到、及時(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性出發(fā)進(jìn)行提升。

三、高校檔案工作人員素質(zhì)提升存在的問(wèn)題

高校發(fā)展環(huán)境區(qū)別于企業(yè)管理環(huán)境，其管理缺乏高效性，但與此同時(shí)，其檔案管理也更具專業(yè)性以及復(fù)雜性，這在一定程度上要求高校檔案管理人員具備更高的專業(yè)水平。而就目前發(fā)展現(xiàn)狀而言，高校在進(jìn)行檔案管理人員素質(zhì)提升中仍存在以下問(wèn)題：

1.管理工作人員流動(dòng)性高。由于檔案管理工作在教育院校中被視為邊緣崗位，其發(fā)展空間過(guò)于狹窄，因而人才流失率較高，也因此形成了檔案管理工作人員流動(dòng)性高的發(fā)展現(xiàn)狀。與此同時(shí)，由于檔案管理工作在教育院校中定位不明，在工作過(guò)程中，也缺乏系統(tǒng)化的管理，其管理人員處于較為疏散狀態(tài)，極大的降低了檔案管理工作質(zhì)量。管理工作人員流動(dòng)性過(guò)高也使得檔案管理處于相對(duì)不穩(wěn)定的狀態(tài)，在人員交接過(guò)程中，檔案管理體系難以形成。兩者之間相互影響，從而降低檔案管理人員素質(zhì)提升的效率。

2.管理工作人員缺乏責(zé)任心。在有些職員心中檔案管理是一份相對(duì)比較枯燥的工作，因而在工作過(guò)程中存在意識(shí)懶散、責(zé)任意識(shí)淺薄等問(wèn)題。責(zé)任心的缺乏是影響其自身素質(zhì)的關(guān)鍵因素，然而部分職工由于在工作中缺乏主動(dòng)性，難以實(shí)現(xiàn)自身責(zé)任性的增強(qiáng)。更重要的是，人員之間的相互影響，使得檔案管理部門之間存在責(zé)任心淺薄的現(xiàn)象，從而極大程度的降低了整體人員素質(zhì)水平。

3.管理環(huán)境使工作難以開(kāi)展。就目前發(fā)展現(xiàn)狀而言，相關(guān)人員在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中由于管理環(huán)境的缺陷就影響了素質(zhì)提升條件。如現(xiàn)代化設(shè)備、學(xué)術(shù)資源等皆是檔案管理工作人員在進(jìn)行自我提升的必備條件。而部分高校由于將檔案管理工作置于邊緣位置，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)展。

四、高校檔案工作人員素質(zhì)提升措施

1.加強(qiáng)職業(yè)道德觀念培養(yǎng)。職業(yè)道德管理的培養(yǎng)主要針對(duì)人才素質(zhì)提升要點(diǎn)中的政治素養(yǎng)，在檔案管理發(fā)展的過(guò)程中，國(guó)家建立了一定的法律法規(guī)對(duì)其進(jìn)行管理，而在實(shí)際過(guò)程中，其執(zhí)行力度并不足以滿足檔案管理發(fā)展需求。因此，在培養(yǎng)檔案管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)職業(yè)道德觀念培養(yǎng)。其執(zhí)行過(guò)程可從定期組織交流會(huì)，交流主題可以《檔案法》中相關(guān)法例進(jìn)行挑選。交流會(huì)的開(kāi)展也可豐富檔案管理工作內(nèi)容，增加其趣味性。與此同時(shí)，職工間的交流也可起到相互促進(jìn)的作用。為了穩(wěn)固職業(yè)道德觀念培養(yǎng)的效果，應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行效果的檢驗(yàn)，促使其專業(yè)化發(fā)展。

2.強(qiáng)化服務(wù)工作意識(shí)。在現(xiàn)實(shí)發(fā)展中，社會(huì)企業(yè)在進(jìn)行人員聘請(qǐng)時(shí)，或是在員工入職一段時(shí)間后會(huì)調(diào)取學(xué)生檔案，從而作為學(xué)生發(fā)展的重要依據(jù)。因此在實(shí)際管理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身服務(wù)工作意識(shí)，從而可確保檔案能發(fā)揮其社會(huì)職能。服務(wù)工作意識(shí)的強(qiáng)化需要借助外部環(huán)境的力量，一方面，校方可針對(duì)服務(wù)意識(shí)進(jìn)行相關(guān)培養(yǎng)，并在發(fā)展過(guò)程中，將服務(wù)意識(shí)納入績(jī)效考核當(dāng)中，從而激勵(lì)人員進(jìn)步，也可將檔案管理部門與高校其他管理部門連接起來(lái)，從而可促進(jìn)檔案管理人員的全面發(fā)展。

3.強(qiáng)化保密意識(shí)。檔案信息具有一定的私密性，其泄漏會(huì)影響高校發(fā)展，而保密意識(shí)也是人員素質(zhì)評(píng)判的重要依據(jù)。因此在培養(yǎng)檔案管理人員時(shí)應(yīng)當(dāng)注重保密意識(shí)的提升。保密意識(shí)的強(qiáng)化可從管理高層人員出發(fā)，發(fā)揮模范作用，除此之外，也可提升高層管理人員的權(quán)威性，從而在一定程度上可激發(fā)相關(guān)管理人員的積極性，在一定程度上可提升全體職工的保密意識(shí)。與此同時(shí)，任何工作都應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)管機(jī)制，有獎(jiǎng)有罰才能有所進(jìn)步，因此對(duì)于信息泄露問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)給予嚴(yán)肅處理，避免不良風(fēng)氣的蔓延。

4.拓展人員發(fā)展空間。針對(duì)上述中人員流動(dòng)性過(guò)高的問(wèn)題，其原因主要為人員發(fā)展空間過(guò)于狹窄。高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，并拓展其發(fā)展空間。其主要措施可從人才引進(jìn)、人才培養(yǎng)、人才輸出三階段進(jìn)行。（1）人才引進(jìn)是檔案管理工作的核心，也是人員素質(zhì)提升的關(guān)鍵，只有不斷引進(jìn)人才方可激發(fā)職工活力，并產(chǎn)生危及感。在引進(jìn)人才時(shí)，可突破國(guó)界限制，聘請(qǐng)具有專業(yè)知識(shí)的管理人才，正所謂人才貴在精而不貴多。（2）人才培養(yǎng)可借鑒相關(guān)企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，無(wú)需局限于院校管理，任何職業(yè)之間都具有一定的關(guān)聯(lián)性，因而，在進(jìn)行人才培養(yǎng)時(shí)，應(yīng)秉持長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光突破原有框架，不破不立，高層管理人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，從而培養(yǎng)全面型檔案管理人才。（3）人才輸出是留住人才的最好辦法，所謂人才輸出，即建立各大院校間的聯(lián)系，部分設(shè)施較差的院?？蔀樵O(shè)施較好的高校培養(yǎng)人才，參考當(dāng)下產(chǎn)業(yè)鏈的發(fā)展模式，以核心促進(jìn)周邊發(fā)展。如此一來(lái)，可調(diào)動(dòng)職工的工作活力，既拓展了員工發(fā)展空間，也在與各大院校建立聯(lián)系時(shí)較好促進(jìn)了自身的發(fā)展?？偠灾?，在人才發(fā)展空間拓展版塊，院校管理人員應(yīng)當(dāng)突破自身眼光界限，迎合時(shí)代要求，方能全面提升人員素質(zhì)。

5.優(yōu)化高校工作環(huán)境。就目前發(fā)展現(xiàn)狀而言，高校管理工作中由于各部門之間缺乏溝通從而導(dǎo)致工作人員之間存在消息閉塞等情況，這在一定程度上是極不利于人員素質(zhì)的培養(yǎng)的。對(duì)此，為了切實(shí)有效的促使高校檔案管理人員素質(zhì)的全面提升，工作環(huán)境的優(yōu)化應(yīng)該從硬件設(shè)施和軟性環(huán)境兩方面出發(fā)。硬件設(shè)施包括電腦設(shè)施，校方可適當(dāng)增加硬件設(shè)施投資，避免電腦內(nèi)存過(guò)小出現(xiàn)工作過(guò)程中電腦卡機(jī)影響工作效率等情況。除此之外，由于紙質(zhì)檔案仍有一定的應(yīng)用價(jià)值，因而，在紙質(zhì)檔案保存設(shè)備上應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建設(shè)，從而為人員素質(zhì)提升創(chuàng)建有利條件。與此同時(shí)，軟性環(huán)境，即指工作范圍。檔案管理部門并不是一個(gè)獨(dú)立部門，而是高校管理整體構(gòu)成的一個(gè)重要部分，因此，為了有效提高檔案管理人員素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)從高校工作大環(huán)境出發(fā)，創(chuàng)建良好工作氛圍?？偠灾瑱n案管理工作人員素質(zhì)的提升不應(yīng)和高校發(fā)展脫離開(kāi)來(lái)，應(yīng)當(dāng)將其融于高校發(fā)展目標(biāo)之中，從而可全面促使高校人員素質(zhì)水平有大幅度的提升。

綜上所述，檔案管理工作落后的主要原因是高校檔案管理工作人員的管理經(jīng)驗(yàn)或管理工作技能的專業(yè)性還有待提高，學(xué)校相關(guān)工作人員要注意對(duì)檔案管理工作的監(jiān)控，保證檔案管理工作的科學(xué)性和安全性，加強(qiáng)監(jiān)控工作，也有助于保證學(xué)生以及學(xué)校某些基本信息的安全性，減少信息泄露帶來(lái)的危害。同時(shí)，學(xué)校在對(duì)工作人員進(jìn)行管理時(shí)，需要制定專門的管理制度，保證所有管理工作都有科學(xué)可靠的理論依據(jù)，從而達(dá)到接近理想的效果。

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作者簡(jiǎn)介：劉莎（1986-），女，漢族，山西，學(xué)歷：本科，職稱：館員，研究方向：檔案管理。