精細(xì)化管理醫(yī)院人事檔案管理的改革方法及質(zhì)量探討

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步，對(duì)各行各業(yè)發(fā)展的要求也越來越高。醫(yī)院是診斷和治療疾病的重要場(chǎng)所，對(duì)我們的生命安全和身體健康有很大的影響。人事檔案管理在醫(yī)院的工作當(dāng)中有重要的作用，是醫(yī)院重要的組成部分，可以記錄醫(yī)院工作人員的基本情況，對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理十分必要。信息化時(shí)代的到來讓醫(yī)院的人事檔案管理逐漸信息化，減少了人力和物力，提高管理的效果和質(zhì)量。本研究主要從當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題，采用信息化方式對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的必要性以及方式等進(jìn)行探討，具體的內(nèi)容如下。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;醫(yī)院;人事檔案管理;改革方法;質(zhì)量

人事檔案管理是醫(yī)院管理工作當(dāng)中重要的內(nèi)容，關(guān)系到醫(yī)院人才的選拔和干部隊(duì)伍的建設(shè)，具有基礎(chǔ)性的作用。但是在當(dāng)前的人事檔案管理當(dāng)中存在很多的問題，并且社會(huì)對(duì)醫(yī)院資源的需求量比較大，人事管理的難度高、操作比較繁瑣，導(dǎo)致人事檔案管理的效果不佳，不能夠滿足當(dāng)前高質(zhì)量的管理要求，急需轉(zhuǎn)變管理方式。信息化管理主要是指在醫(yī)院的人事檔案管理活動(dòng)當(dāng)中應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，有效提高管理的全面性和實(shí)效性，保證醫(yī)院人事管理當(dāng)中的各項(xiàng)工作可以準(zhǔn)確及時(shí)的完成。醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理進(jìn)行信息化改革符合當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的需要。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中存在的問題

醫(yī)院人事檔案是原始的歷史記錄，可以在以后的工作當(dāng)中充當(dāng)憑證，具有獨(dú)特的價(jià)值。當(dāng)前很多醫(yī)院的人事檔案管理主要采用紙質(zhì)管理，管理量比較大，需要的大量的人力和物力，并且管理的效率比較低下，不能夠全面和動(dòng)態(tài)的反應(yīng)人事變動(dòng)以及個(gè)體信息，查找檔案比較慢，并且不能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。醫(yī)院的人力資源不斷流動(dòng)，有工作人員離職，也會(huì)錄用新人，如果人事檔案材料不完整，或者材料不能夠及時(shí)更新或者調(diào)整，會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院人事審核工作帶來很多問題。

（1）醫(yī)院人事檔案管理不規(guī)范。在醫(yī)院的人事檔案管理當(dāng)中，管理的信息量巨大，包含的內(nèi)容非常廣，人事檔案管理的工作人員工作量比較大，在工作中難免會(huì)出現(xiàn)失誤。并且當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的制度不完善，不滿足當(dāng)前醫(yī)院管理發(fā)展的需要，對(duì)制度建設(shè)的重視程度比較低，并且不重視人事檔案管理的改革或者信息化建設(shè)，導(dǎo)致人事檔案管理不規(guī)范，不利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（2）醫(yī)院人事檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)。當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案管理工作人員大多是之前在醫(yī)院從事醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的工作人員，大多數(shù)工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，人員的構(gòu)成和編制不合理。并且很多醫(yī)院對(duì)人事檔案管理部門的重視程度不夠，因此在工作人員的選拔當(dāng)中對(duì)專業(yè)性要求不高。對(duì)工作人員的設(shè)置沒有經(jīng)過認(rèn)真的思考和分析，大多是醫(yī)院年齡比較大或者接近退休的員工，對(duì)檔案管理的具體工作不了解，存在一定的僥幸心理，不能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行合理、科學(xué)和精細(xì)化的管理，工作效率低下，檔案管理的質(zhì)量不高，查詢檔案比較緩慢，給醫(yī)院的發(fā)展造成阻礙。

（3）醫(yī)院人事檔案管理沒有確定性的發(fā)展規(guī)劃。醫(yī)院人事檔案管理需要進(jìn)行具體的發(fā)展規(guī)劃，然而很多醫(yī)院沒有引起足夠的重視，不能夠根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，利用醫(yī)院當(dāng)前的人才、技術(shù)和資金等資源制定可行性較高的發(fā)展規(guī)劃，對(duì)醫(yī)院的資源進(jìn)行合理優(yōu)化配置，造成資源的浪費(fèi)。各個(gè)部門的工作不協(xié)調(diào)，配合度比較差，不能夠滿足當(dāng)前醫(yī)院信息化管理和與時(shí)俱進(jìn)的要求，對(duì)醫(yī)院造成不必要的損失。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理信息化的必要然

醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中存在很多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，面臨很多的新情況和新問題，人事檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展當(dāng)中作用比較顯著，需要在醫(yī)院的發(fā)展過程當(dāng)中為醫(yī)院的管理提供有效的依據(jù)，保證人事檔案管理工作順利的進(jìn)行符合醫(yī)院發(fā)展的需要。精細(xì)化管理考慮到醫(yī)院管理的方方面面，涉及范圍比較廣，說明管理的難度比較廣，需要尋求更加快速、高效、準(zhǔn)確性高的管理方式來提高管理效果[5]。信息化管理在醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理當(dāng)中具有必要性，具體如下：

（1）醫(yī)院對(duì)人事檔案信息資源的利用和效率要求的提高。當(dāng)前，醫(yī)院對(duì)人事檔案信息的利用不僅僅局限于對(duì)紙質(zhì)檔案的查詢，更需要相關(guān)的檔案管理工作人員對(duì)醫(yī)院人事檔案的利用提供多種專題服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理手段效率比較低下，服務(wù)效果不理想，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和電子政務(wù)普及的今天難以跟上發(fā)展的步伐，難以適應(yīng)發(fā)展的需要。因此，要對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行有效的管理，方便醫(yī)院的利用，就需要在管理當(dāng)中應(yīng)用信息技術(shù)，采用電子文件的方式管理人事檔案，減少人力資源的浪費(fèi)，提高工作效率，避免檔案管理出現(xiàn)漏洞。

（2）傳統(tǒng)人事檔案管理方式無法滿足醫(yī)院發(fā)展的需要。當(dāng)前醫(yī)院人才的流動(dòng)性比較大，醫(yī)院和醫(yī)院之間存在廣泛的人才交流，傳統(tǒng)人事檔案管理方式無法滿足實(shí)際情況的需要。并且在我國(guó)，人事檔案管理工作的保密性比較強(qiáng)，可以利用的范圍比較小，利用率比較低。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)主義改革開放的不斷深化，國(guó)家對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重視程度不斷增加，院內(nèi)以及醫(yī)院之間的人才交流越來越頻繁，需要進(jìn)行不斷的學(xué)術(shù)交流等來推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。僅僅進(jìn)行傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理可以滿足管理質(zhì)量的要求，但是無法滿足效率的要求[6]。利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量和高效率的醫(yī)院人事檔案管理可以將人事檔案的利用延伸到整個(gè)醫(yī)療體系，方便人才交流的需要。

（3）醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)實(shí)性需要。傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理方式主要是反應(yīng)歷史問題，對(duì)現(xiàn)實(shí)性的表現(xiàn)力度比較低。不能夠有效的反應(yīng)工作人員近期的思想動(dòng)態(tài)、學(xué)術(shù)水平以及工作業(yè)績(jī)等當(dāng)面的變化，不能夠及時(shí)更新新材料，難以了解工作人員的發(fā)展變化，時(shí)效性比較差。醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)滿足當(dāng)前檔案管理深化改革的需要，有利于合理配置資源，推動(dòng)人才合理流動(dòng)和合理使用，保證和提高醫(yī)院人才隊(duì)伍素質(zhì)，有利于醫(yī)院管理部門對(duì)工作人員進(jìn)行全面的考察和了解，有效的對(duì)人才進(jìn)行評(píng)價(jià)和使用。

三、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理采用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

在醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理當(dāng)中加強(qiáng)建設(shè)，發(fā)展適合醫(yī)院發(fā)展的操作平臺(tái)，有效的建立龐大的檔案管理數(shù)據(jù)，加快檔案管理的工作效率，利用有效的信息化檔案檢索方式，避免檔案管理工作人員進(jìn)行繁瑣的管理工作，讓工作人員有機(jī)會(huì)和時(shí)間更好的開展人事檔案管理工作，發(fā)揮聰明才智，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造性發(fā)展。在信息化管理當(dāng)中需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快、容量大，并且具有很強(qiáng)的邏輯運(yùn)算能力以及自動(dòng)化程度，可以快速、準(zhǔn)確的進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理，提供存檔人員的信息，方便及時(shí)查詢和更新，有效的避免紙質(zhì)檔案可能出現(xiàn)的失誤，節(jié)約管理成本，有效的提高工作效率[7]。另外，利用信息化技術(shù)可以及時(shí)更新人事信息，方便對(duì)人才信息進(jìn)行歸類和收編，提供各類人才的重要信息，方便進(jìn)行人事資源共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的有效利用，有利于造福社會(huì)。計(jì)算機(jī)管理可以降低原始當(dāng)?shù)睦么螖?shù)，可以保證完整性和安全性，節(jié)約資源。

四、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理采用信息化技術(shù)的方式

（1）建立精細(xì)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)前醫(yī)院的醫(yī)療規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，從事醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的人員不斷增加，每年需要增加很多的人事檔案，也會(huì)減少很多人事檔案，不同的檔案屬于不同的科室和部門，分類比較混亂，容易導(dǎo)致檔案資源分散，數(shù)據(jù)比較分離。信息化的人事檔案管理模式需要通過數(shù)字化的手段建立有效的人事檔案管理信息庫(kù)，對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行集中化的管理，建立不同的儲(chǔ)存空間，然后進(jìn)行有效的分區(qū)，將不同類型的人事檔案儲(chǔ)存到不同的分區(qū)當(dāng)中，有效的進(jìn)行檔案的管理和控制。建立數(shù)據(jù)檔案之前要了解人員的基本了解，然后進(jìn)行分類[8]。另外還要建立有效的查詢系統(tǒng)，主要包括人員、內(nèi)容、以及模糊查找等功能;還要建立檔案統(tǒng)計(jì)、人員數(shù)量統(tǒng)計(jì)以及材料統(tǒng)計(jì)、借閱和轉(zhuǎn)遞等統(tǒng)計(jì)功能，在實(shí)際的應(yīng)用當(dāng)中進(jìn)行不斷的改進(jìn)和完善，方便醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作人員的基本信息進(jìn)行了解，提升管理水平。還需要建立安全保障系統(tǒng)，避免人事檔案信息收到黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)竊聽，減少技術(shù)缺陷和病毒等對(duì)系統(tǒng)的危害。

（2）建立有效的人事檔案管理制度。在當(dāng)前的顯示情況下，要結(jié)合信息化時(shí)代的特征，對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行改革，進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和創(chuàng)新，幫助對(duì)各個(gè)部門的人員信息進(jìn)行匯總，提高管理水平。醫(yī)院要逐漸在人事檔案管理部門推行信息化的工作模式，借助計(jì)算機(jī)對(duì)工作人員信息進(jìn)行整理的時(shí)候也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)臍w檔，讓管理人員盡快接觸各種信息系統(tǒng)，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工管理模式，盡快對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行落實(shí)。在日常的工作當(dāng)中要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的配置，加強(qiáng)軟件信息系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)各種硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行完善，建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。爭(zhēng)取醫(yī)院的資金支出，將人事檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)、所需要的設(shè)備和設(shè)施等羅列出現(xiàn)，獲得上級(jí)批準(zhǔn)之后對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)。信息化人事檔案管理要提供完整、準(zhǔn)確和及時(shí)的數(shù)據(jù)檔案，建立有效的掛你制度，方便在大量的數(shù)據(jù)當(dāng)中能夠準(zhǔn)確、及時(shí)的找尋到需要的資料。

綜上所述，對(duì)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理進(jìn)行信息化改革可以有效的提高管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)全面性、時(shí)效性和準(zhǔn)確性。了解現(xiàn)實(shí)人事檔案管理存在的問題，采取有效的管理措施，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

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基金項(xiàng)目：萬寧市人民醫(yī)院2018年海南省萬寧市科技和工業(yè)信息產(chǎn)業(yè)局科研項(xiàng)目，項(xiàng)目編號(hào)：2018wnkj03;

作者簡(jiǎn)介：許宇秋（1992-），女，漢族，海南萬寧人，大專學(xué)歷，助理館員，海南省萬寧市人民醫(yī)院人事科。