企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

張云芳

摘 要：現(xiàn)階段社會正在朝著現(xiàn)代化、信息化方面發(fā)展，并且以此為基礎(chǔ)建立的管理制度正在不斷地升級，使企業(yè)的發(fā)展能夠適應(yīng)時代的要求，檔案管理已經(jīng)成為了企業(yè)管理環(huán)節(jié)中非常重要的一部分。建立在傳統(tǒng)模式上的檔案管理已經(jīng)不能夠適應(yīng)時代的發(fā)展，對于企業(yè)的發(fā)展無法起到推動作用，建立一個現(xiàn)代化、信息化的檔案管理制度已經(jīng)成為企業(yè)要順應(yīng)時代發(fā)展必然做出的改變。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式，主要是企業(yè)檔案需要服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟與發(fā)展的建設(shè)，并且在實際的檔案管理的過程中需要保持創(chuàng)新精神，對于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式進行進一步的精細化管理，使得企業(yè)始終面向時代的發(fā)展。筆者將會在本文的論述中簡單講解現(xiàn)階段檔案管理過程中出現(xiàn)的不足，從而進行針對性創(chuàng)新路徑的設(shè)計，以此來為企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供一定的推力。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;創(chuàng)新與服務(wù);分析與研究;現(xiàn)代化發(fā)展

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的提升，不僅是對企業(yè)自身的實力提升，還為企業(yè)的下一階段的發(fā)展規(guī)劃提供有力的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，能夠為企業(yè)的發(fā)展提供有力的經(jīng)驗借鑒。與此同時，還需要對企業(yè)檔案的管理工作進行創(chuàng)新。現(xiàn)階段我國的經(jīng)濟社會正在飛速發(fā)展，如果不及時增加自身的實力就會被激烈的市場競爭所淘汰，這就需要企業(yè)不斷創(chuàng)新自身的運營思維以及檔案管理模式，能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行充分的備案與整理，檔案管理工作的開展具有科學(xué)性、時效性，進一步推動企業(yè)向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，滿足時代發(fā)展的需要。

一、當前企業(yè)檔案管理中的不足之處

1.檔案管理工作的地位不高

在大多數(shù)的企業(yè)運行過程中對于檔案管理的工作沒有足夠的重視，這就導(dǎo)致檔案管理工作在實際的開展過程中沒有足夠的話語權(quán)，企業(yè)無法在實際的運營過程中發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層在實際的決策過程中，片面的認為檔案管理工作無法對企業(yè)的發(fā)展提供有力的幫助，這就導(dǎo)致企業(yè)在進行檔案管理的過程中并沒有提供足夠的人力與物力，久而久之，企業(yè)的檔案管理工作出現(xiàn)設(shè)備落后、設(shè)備不完善、管理理念落后、工作人員沒有積極性的問題，這些問題的出現(xiàn)將會進一步深化不利檔案管理的負面影響，在企業(yè)運營的過程中無法提供有效的、較高質(zhì)量的檔案管理工作服務(wù)。在企業(yè)的實際運營過程中檔案管理工作的水平還有著非常大的上升空間，但是因為企業(yè)的不重視，缺乏人力與物力的投入，沒有專業(yè)化人員的指導(dǎo)以及專業(yè)模式的缺失，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層片面的認為檔案管理工作僅僅是簡單的收集資料以及存儲資料的工作，企業(yè)運營的過程中一旦產(chǎn)生這種思想，將會在極大程度上使企業(yè)檔案管理工作喪失積極性，檔案管理工作無法為企業(yè)運營提供有力的幫助。

2.檔案管理現(xiàn)代化程度不高

絕大多數(shù)的企業(yè)在進行企業(yè)管理的過程中，相關(guān)先進技術(shù)的引入與研究少之又少，這就導(dǎo)致檔案管理工作實際的模式較為傳統(tǒng)，并且在進行數(shù)據(jù)收集以及數(shù)據(jù)整理的過程中采用人工管理的方式，絕大多數(shù)的企業(yè)在運營的過程中往往只注重自身產(chǎn)品的質(zhì)量、社會的影響力以及自身的經(jīng)濟效益。在實際的檔案管理的過程中相關(guān)現(xiàn)代化硬件與軟件應(yīng)用較為匱乏，即便是在管理過程中使用了相關(guān)的技術(shù)軟件，絕大多數(shù)的企業(yè)僅僅是將軟件應(yīng)用到檔案數(shù)據(jù)調(diào)取過程中，工作人員在完成檔案管理工作之后，很多檔案都沒有進行及時的使用，這就導(dǎo)致檔案管理工作喪失了意義。

二、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑

1.強化檔案管理工作

最為重要的是要讓企業(yè)管理層人員重視檔案管理工作，企業(yè)應(yīng)當在正常運營的過程中，將檔案管理的工作應(yīng)用至企業(yè)未來發(fā)展的規(guī)劃中，并且以檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)進行下一階段目標的設(shè)計。其次，是要每一位參與到檔案管理工作的人員意識到正確、有效檔案管理的重要性。在進行檔案管理的過程中不能只做表面功夫，要對實際的檔案管理工作進行不定期的抽查，保證檔案管理工作的質(zhì)量，除此之外還要進行檔案管理工作的專題講座，讓員工們在學(xué)習(xí)的過程中掌握相關(guān)的檔案管理工作的技巧，并且培養(yǎng)自身的檔案管理工作的創(chuàng)新性與積極性，讓員工們切實實地的體會檔案管理工作的重要性，讓員工對檔案管理工作有全新的認識，這樣才能夠讓其在進行每一個環(huán)節(jié)時進行相對應(yīng)的檔案管理工作。只有員工自身認識到檔案管理工作的重要性，才能夠使檔案管理工作在潛移默化的影響下提升自身的地位，讓管理層認識到檔案管理工作的優(yōu)勢，這樣才能夠讓每一位員工在進行階段作業(yè)時進行檔案管理。

2.創(chuàng)新檔案管理工作模式

企業(yè)進行檔案管理工作的創(chuàng)新并不僅僅是一個單方面的行為，創(chuàng)新將會涉及企業(yè)檔案管理過程中的方方面面，在實際的檔案管理的過程中需要一定先進技術(shù)的注入，這其中最為重要的技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)、電子檔案數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及現(xiàn)代化的檔案管理模式的引進。要讓企業(yè)的檔案管理工作在第一時間對存儲的檔案信息資料進行進一步的分析與研究，這將會為企業(yè)的改革創(chuàng)新提供豐富的數(shù)據(jù)技術(shù)，發(fā)揮檔案管理工作的實際作用，以豐富的數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，依靠企業(yè)自身豐富的經(jīng)濟與人力資源進一步發(fā)展。更為重要的是，建立一個信息共享數(shù)據(jù)庫對于企業(yè)的發(fā)展將會顯得尤為重要，在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中公開可以查看的資料，能方便相關(guān)的工作人員進行資料的調(diào)取與應(yīng)用。當企業(yè)展開大規(guī)模的檔案管理工作時，現(xiàn)階段的檔案管理工作中的數(shù)據(jù)存儲大多數(shù)都是以電子文檔的形式進行儲存，安全且公開電子信息庫的建設(shè)將會顯得尤為重要，這樣能夠促進檔案管理工作的水平，能夠與企業(yè)發(fā)展的速度相吻合，能夠為企業(yè)發(fā)展目標的實現(xiàn)提供有利的數(shù)據(jù)支持。企業(yè)在進行檔案管理工作中應(yīng)當充分利用現(xiàn)階段的電子信息化技術(shù)，進一步將檔案管理工作中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息化，將原本存在的紙質(zhì)文檔也變成電子文檔，這樣一方面可以減少紙質(zhì)文檔存儲過程中因為載體的損壞而出現(xiàn)信息的丟失，另一方面文檔電子信息化將會大大縮短信息查閱的時間，并且展開大數(shù)據(jù)的分析與計算，為企業(yè)的發(fā)展提供技術(shù)支持。在實際的電子信息化庫建設(shè)的過程中應(yīng)當配備快速查找功能、科學(xué)分析功能，進一步縮短信息查閱與使用的時間，為企業(yè)的管理層決策提供有力的幫助，并且增加決策的正確性和有效性，幫助企業(yè)提升自身的核心競爭力。舉例來說，在企業(yè)將所有的檔案電子信息化之后，在電子信息數(shù)據(jù)庫建立之后企業(yè)可以大大減少信息檢索、搜尋的時間，這將會在很大程度上為企業(yè)的決策縮短時間。并且企業(yè)應(yīng)當對檔案進行目錄的編制，在管理的過程中應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，在不斷完善相關(guān)的檔案管理模式的基礎(chǔ)上，還需要進一步保證檔案管理的質(zhì)量與效率，檔案管理工作中數(shù)據(jù)積累的有效性是一切工作開展的基礎(chǔ)。想要保證企業(yè)在進行檔案管理時數(shù)據(jù)信息的有效性與整體性，首先需要對檔案收取與整理的標準進行規(guī)范化，使企業(yè)的檔案管理能夠有條不紊的進行，除此之外企業(yè)還需要對檔案管理工作注入大量的人力與物力，讓企業(yè)在檔案管理的過程中有專業(yè)人才的指導(dǎo)，實現(xiàn)對自身檔案管理工作的完善。

3.建立健全各項檔案規(guī)章制度

如果想要進一步完善企業(yè)檔案管理的模式，最為重要的就是從檔案管理的機制上入手，只有正確的管理機制才能夠保證每個階段的檔案管理工作正常開展，在這個過程中不僅僅要調(diào)動員工們檔案管理工作的積極性，并且將每個階段的工作目標作為檔案管理開展的依據(jù)，對于企業(yè)中的檔案管理部門建立起一套行之有效的檢查機制，這能夠在最大程度上保證檔案管理工作的效率與質(zhì)量，并且推動企業(yè)檔案管理朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化的方向發(fā)展。建立較為完善的檔案管理的機制僅僅是檔案管理工作的內(nèi)容之一，對于進行檔案管理的人員也要進行明文規(guī)定，從而規(guī)范檔案管理的行為。其次，要對每一個階段的檔案管理工作進行考核，通過考核的方式能夠使檔案管理工作更加科學(xué)化、現(xiàn)代化，除此之外還需要對檔案管理的工作人員進行成績的劃分，采取一定的激勵措施，讓檔案管理工作的從業(yè)人員注重自身工作效率與質(zhì)量的提升。

4.構(gòu)建企業(yè)檔案信息開放中心

現(xiàn)階段我國的市場經(jīng)濟相關(guān)的科技水平正在呈現(xiàn)不斷發(fā)展的趨勢，信息的應(yīng)用已經(jīng)成為了企業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一?，F(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)的資源尤為豐富，企業(yè)與企業(yè)之間可以加強聯(lián)系與溝通，將自身的檔案信息庫開放，將雙方的檔案信息庫連接成為一個整體，實現(xiàn)自身共享，這將會在極大程度上加強企業(yè)資源的利用效率，促進合作雙方企業(yè)能夠更快的發(fā)展。在展開實際的檔案分享工作時，要對自身的檔案管理以及服務(wù)模式進行創(chuàng)新性研究，能夠?qū)⒏鞣N信息化手段應(yīng)用到實際的檔案管理過程中來，實現(xiàn)高效的檔案信息的開放與共享。在實際的操作過程中可以依靠相關(guān)的軟件，企業(yè)用戶登陸之后僅可以進行開放性信息庫資料的查閱，在電子信息庫中查找對自己有用的信息，在這個過程中把客戶的需要擺在首要位置，利用各種模式對用戶進行有效的信息服務(wù)，讓檔案服務(wù)工作能夠服務(wù)于大部分企業(yè)的發(fā)展，建立一個高效化的信息查閱系統(tǒng)。利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，及時對信息庫中的相關(guān)檔案進行更新與修改，打造一個更為完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，服務(wù)于所有企業(yè)用戶的發(fā)展，能夠?qū)φ麄€市場中絕大多數(shù)的企業(yè)發(fā)展起到強力的推動作用。

三、結(jié)語

即便現(xiàn)階段的檔案管理工作正在向著現(xiàn)代化、科技化的方向發(fā)展，但是在實際的檔案工作開展的過程中還是需要企業(yè)結(jié)合自身的實際情況，對于檔案資源進行高效的利用，使檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，針對此種情況，企業(yè)應(yīng)當加強對檔案管理工作的模式研究，進一步開發(fā)與檔案管理工作相關(guān)的功能，為企業(yè)的發(fā)展提供強大的數(shù)據(jù)理論基礎(chǔ)。

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