服務(wù)就業(yè)視角下的高校學(xué)籍檔案管理研究

摘 要：國家重視高校學(xué)生檔案的管理及利用，學(xué)生檔案的高效管理是教育管理經(jīng)久不衰的話題。為進(jìn)一步促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理向制度、系統(tǒng)、正規(guī)方向發(fā)展，應(yīng)探究高校學(xué)籍檔案管理新模式。高校為社會各行業(yè)輸送大量綜合性人才，但是，當(dāng)下大學(xué)生就業(yè)形勢不容樂觀。大學(xué)生人數(shù)不斷增多，不同的崗位對學(xué)生要求不同，學(xué)生檔案對其將來就業(yè)發(fā)展有直接影響，檔案為大學(xué)生就業(yè)提供數(shù)據(jù)服務(wù)。因此，下文在服務(wù)就業(yè)視角下分析高校學(xué)籍檔案的管理，旨在為高校進(jìn)一步完善學(xué)籍檔案管理工作奠定堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：服務(wù)就業(yè);高校;檔案;管理;學(xué)籍

國家頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求高校重視對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，強化對學(xué)籍檔案資料的利用度，為高校更好的培養(yǎng)人才打下基礎(chǔ)。高校為大學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)，這和學(xué)生的學(xué)籍檔案管理有密不可分的聯(lián)系，要注重發(fā)揮學(xué)籍檔案在高校就業(yè)服務(wù)中的積極作用，在社會競爭壓力逐漸增加的今天，為學(xué)生提供更好的就業(yè)服務(wù)，開創(chuàng)高校學(xué)籍檔案管理新局面。以下就高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的作用介紹，之后對傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理中存在的不足給予指出，并針對存在的問題提出對應(yīng)解決措施，為高校更好開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作提供參考。

一、高校學(xué)生學(xué)籍檔案工作對高校服務(wù)就業(yè)的積極作用

1.記錄、提升學(xué)生素質(zhì)

高校為社會各行業(yè)輸送綜合性人才，而學(xué)生檔案是學(xué)生入學(xué)以來的實際表現(xiàn)記錄，其將學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)、實踐通過數(shù)據(jù)的方式記錄下來，是國家、社會考驗學(xué)生、檢查學(xué)生的重要依據(jù)。

檔案管理對提高學(xué)生綜合素質(zhì)也有一定促進(jìn)作用。一方面，教師注重以學(xué)生學(xué)籍檔案差異化教育及培養(yǎng)，對某方面突出的學(xué)生有針對性的開展教學(xué)，對學(xué)生有深入了解;另一方面，科學(xué)的學(xué)生檔案是學(xué)生畢業(yè)就業(yè)能夠證明自己的重要資料，直接反映學(xué)生背景，在就業(yè)選擇中，能夠提供學(xué)籍檔案的學(xué)生能夠得到更多信任，在就業(yè)中有更多機(jī)會。學(xué)生為了維護(hù)自己學(xué)籍檔案中的優(yōu)秀記錄，往往在工作中全面努力，以完善自身檔案，提高自身競爭力。

2.就業(yè)中可增加學(xué)生從業(yè)機(jī)會

通過對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)管理并加以利用，可以讓學(xué)生更好就業(yè)。在新時期素質(zhì)教育推行背景下，就業(yè)不僅僅單方面看學(xué)生學(xué)習(xí)成績，就業(yè)更看重供需關(guān)系，表現(xiàn)出“雙向選擇”趨勢。主要表現(xiàn)為，高校就業(yè)部門組織舉辦招聘會。學(xué)生學(xué)籍檔案是直接反映學(xué)生實情的權(quán)威性依據(jù)，也是企業(yè)和學(xué)生更好溝通的連接線。實際工作中，事業(yè)單位選擇人才，多由人才所在學(xué)校畢業(yè)生情況、學(xué)生學(xué)籍檔案資料作為一手資料，了解學(xué)生實際素質(zhì)情況。由此可見，高質(zhì)量的學(xué)生檔案是學(xué)生就業(yè)從業(yè)的敲門磚。

3.學(xué)生學(xué)籍檔案可保障學(xué)生就業(yè)后享有合法權(quán)益

通過對高校學(xué)生學(xué)籍檔案科學(xué)管理、利用，可保證學(xué)生基本權(quán)益。部分用人單位在招聘人才時，并不要求轉(zhuǎn)移檔案、落實戶口等，導(dǎo)致一些畢業(yè)生不了解學(xué)籍檔案的作用。但是，當(dāng)下社會人事制度逐漸普及完善，畢業(yè)生畢業(yè)后落戶、繳納社保、轉(zhuǎn)正等操作都需查閱資料，一些畢業(yè)生再升學(xué)也許采用人事檔案。因此，高校就業(yè)服務(wù)部門需強化對學(xué)生檔案意識培養(yǎng)，讓其認(rèn)識到自身檔案的重要性，畢業(yè)生畢業(yè)后及時投遞檔案，以此保障畢業(yè)生從業(yè)后的合法權(quán)益。

二、高校傳統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足

1.觀念未與時俱進(jìn)

一方面，在管理主體上，檔案管理觀念沒有及時更新，高校領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)生檔案管理人員對檔案管理理論知識非常熟悉，但是沒有和實踐有效結(jié)合，雖然規(guī)劃完善，落實上常常丟三落四。此外，高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏重視，一些檔案管理的規(guī)劃、內(nèi)容管理及對人員的管理沒有落實到位，部分檔案管理人員自身觀念較為落后，服務(wù)意識不強，制約高校檔案管理就業(yè)服務(wù)利用。另一方面，管理客體上其檔案管理意識不強。檔案管理工作的好壞直接反映人們對檔案管理的社會認(rèn)識，影響檔案對應(yīng)人本身對檔案需求的表達(dá)。高校檔案管理工作對檔案管理的宣傳較少，宣傳方式多為紙質(zhì)媒體方式，宣傳方式單一，導(dǎo)致學(xué)生對檔案管理認(rèn)識不全面。據(jù)調(diào)查顯示，大學(xué)生對檔案不太了解的占調(diào)查總數(shù)的52%，對檔案比較了解的僅為30%，對檔案非常了解的更是只有2%，學(xué)生對檔案管理、利用工作認(rèn)識模糊，也間接導(dǎo)致其檔案利用率較低，限制就業(yè)服務(wù)發(fā)揮功能。

2.機(jī)制不完善，服務(wù)功能弱化

（1）人員專業(yè)素質(zhì)不強。部門檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強，導(dǎo)致檔案管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊，部門檔案管理人員身兼多職或本身就是兼職人員，對工作不上心，日常工作中問題不斷。例如，檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，只管發(fā)出，卻不注重回執(zhí)收集，以造成檔案丟失，或檔案漏發(fā)、錯發(fā)，浪費時間精力，甚至造成不可逆的錯誤。

（2）檔案內(nèi)容不全面。社會不斷發(fā)展背景下，社會上各單位對人才標(biāo)準(zhǔn)逐漸提高，對畢業(yè)生不僅有技術(shù)性的要求，還重視其思想、素質(zhì)、身體等多方面綜合素質(zhì)。但是，傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理中，對學(xué)生個人的思想政治表現(xiàn)、交往溝通、誠信、創(chuàng)新等方面情況記錄并不多，導(dǎo)致用人單位無法針對檔案判斷學(xué)生綜合素質(zhì)，對人才評價不恰當(dāng)，不利于就業(yè)平穩(wěn)開展。

（3）管理方式無法滿足需求。當(dāng)下，大學(xué)生檔案管理還是按照計劃經(jīng)濟(jì)背景下方式執(zhí)行，為“檔走人走”，大學(xué)生就業(yè)后，檔案才跟隨投遞到相關(guān)地區(qū)，無法滿足學(xué)生就業(yè)需求。究其原因，主要是學(xué)生檔案管理方式落后，高校學(xué)生學(xué)籍檔案多為紙質(zhì)檔案，缺少電子檔案，管理也以人工手動為主，管理繁瑣、工作量大，學(xué)生在校的檔案在班主任或?qū)W校部門中，學(xué)生畢業(yè)后才進(jìn)行歸檔處理。若用人單位需查看學(xué)生檔案，校方無法及時提供，將阻礙學(xué)生就業(yè)，降低檔案原本利用效益。

三、如何以就業(yè)服務(wù)為思路，提高學(xué)生學(xué)籍檔案管理效率，提高檔案利用率

為確保發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案真正價值，提高其利用率，推進(jìn)高校人才培養(yǎng)，就業(yè)注重對檔案管理工作思路創(chuàng)新，以就業(yè)服務(wù)為中心，高校在管理觀念及機(jī)制上創(chuàng)新，以學(xué)生為中心，為其提供良好的檔案管理服務(wù)。

1.創(chuàng)新檔案管理觀念

（1）強化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理和檔案服務(wù)意識。引起高校領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好學(xué)生學(xué)籍檔案管理的基礎(chǔ)。學(xué)生學(xué)籍檔案管理是高校檔案工作重要環(huán)節(jié)，同時也是高校管理的基礎(chǔ)。對學(xué)生的檔案管理關(guān)系到素質(zhì)教育的落實記錄及學(xué)生能否平穩(wěn)畢業(yè)。高校應(yīng)將學(xué)生學(xué)籍檔案管理放在學(xué)校綜合管理前端，制定管理制度，完善制度系統(tǒng)， 嚴(yán)格要求檔案管理工作人員按照制度要求開展工作。在管理中，具體工作責(zé)任到人，按照管理規(guī)范搜集檔案、管理檔案。

（2）強化學(xué)生檔案意識。提高學(xué)生自身檔案意識有助于培養(yǎng)、教育的學(xué)生，也可提高學(xué)籍檔案的就業(yè)服務(wù)功能，高校要從多角度切入，強化學(xué)生檔案意識。一方面，可在新生入學(xué)階段，加強宣傳，讓學(xué)生認(rèn)識到檔案管理的重要性，進(jìn)而在學(xué)習(xí)和生活中規(guī)范自己的言行，完善自身檔案，提高自身綜合素質(zhì)能力。另一方面，在學(xué)生畢業(yè)前，高校需明確檔案對學(xué)生今后發(fā)展的重要意義，將檔案意識融入到教育指導(dǎo)服務(wù)中，以不同平臺宣傳學(xué)生檔案的主要包含內(nèi)容、如何使用、就業(yè)后如何處理等，提高學(xué)生檔案意識。

2.完善檔案管理，強化服務(wù)功能

（1）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。通過提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)可改善原本管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)狀。新時期高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作專業(yè)性突出，對管理人員有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求，必須建設(shè)一支管理能力突出的隊伍，適應(yīng)學(xué)生就業(yè)需求。高?？沙闪I(yè)的學(xué)生檔案管理部門，發(fā)展檔案管理需求的信息化設(shè)備，給予必要經(jīng)費，針對管理需求配置專業(yè)人員，注重對人員的道德建設(shè)，使人員認(rèn)識到學(xué)生檔案服務(wù)的作用。此外，可定期組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高其檔案管理專業(yè)化能力，與時俱進(jìn)，可以熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備管理，提高管理效率及質(zhì)量。

（2）完善檔案內(nèi)容。完善檔案內(nèi)容并不是一時可以完成的工作，其需要結(jié)合時代發(fā)展趨勢、學(xué)生就業(yè)需求及高校管理發(fā)展需要綜合處理。高校要深化為社會輸送優(yōu)秀人才理念，為學(xué)生推薦合適用人單位，就應(yīng)針對用人單位及學(xué)生需求，不斷補充檔案內(nèi)容。因此，在傳統(tǒng)檔案信息的基礎(chǔ)上，還要加入學(xué)生道德品質(zhì)、素質(zhì)、組織能力、溝通能力、創(chuàng)新能力等。其中，要重視檔案中加入學(xué)生誠信材料。在人事制度趨于完善的今天，社會人員流動頻繁，用人單位較重視人才的自身誠信情況，通過為學(xué)生建立誠信檔案項目，可以為用人單位提供可靠的招聘依據(jù)，也可以約束學(xué)生在日常生活和學(xué)習(xí)中的一舉一動，提高學(xué)生綜合素質(zhì)，為其更好就業(yè)打下基礎(chǔ)。

（3）轉(zhuǎn)變檔案管理方式。信息化時代背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理無法滿足高校發(fā)展需求，電子檔案自身儲存及傳遞方便，且儲存量大、檢索快、成本低，性價比突出，可適當(dāng)代替紙質(zhì)檔案，減少檔案管理工作負(fù)擔(dān)，同時便于用人單位針對自身需求篩選學(xué)生信息，為學(xué)生增加更多對口就業(yè)機(jī)會。此外，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案基本管理模式，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，對畢業(yè)市場動態(tài)跟蹤，了解不同時間就業(yè)需求變化，針對市場需求轉(zhuǎn)變教學(xué)計劃，為學(xué)生提供更切身的就業(yè)服務(wù)，推動學(xué)生檔案管理向信息化方向不斷發(fā)展。

綜上所述，服務(wù)就業(yè)視角下的高校學(xué)籍檔案管理要以學(xué)生為中心，分析傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的典型問題，有針對性的提出解決措施，提高檔案管理效率及質(zhì)量，將檔案和學(xué)生的就業(yè)服務(wù)聯(lián)系起來，檔案管理為學(xué)生發(fā)展提供服務(wù)，保障其基本權(quán)益，也促進(jìn)用人單位科學(xué)招聘，約束學(xué)生不斷提高自身綜合素質(zhì)，更好發(fā)展。

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作者簡介：陳露露（1981-），女，黑龍江齊齊哈爾人，研究生，西安翻譯學(xué)院檔案館，中級助理館員。