淺析基層土地登記檔案管理實踐及開發(fā)利用

摘 要：目前，基層土地登記檔案管理工作的應(yīng)用價值逐漸凸顯出來，相關(guān)工作人員在實際進行管理工作時，需要明確結(jié)合當(dāng)?shù)氐耐恋厥褂们闆r進行分析，制定檔案管理工作的創(chuàng)新方案，規(guī)范管理工作流程。此外，還應(yīng)當(dāng)充分掌握基層土地登記檔案管理工作的基本原則，包括合法性、客觀性和及時性，位置的不可更改性以及基本的服務(wù)屬性等多個方面，這些都是本文當(dāng)中需要重點討論和分析的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：基層土地;登記檔案;管理實踐;開發(fā)利用

基層土地登記檔案的管理工作主要是對土地的總體使用面積，土地歸屬情況等內(nèi)容進行科學(xué)的統(tǒng)計和管理的一項基礎(chǔ)工作。利用檔案數(shù)據(jù)信息，能夠避免在使用土地進行施工建設(shè)或者耕種時出現(xiàn)的用地矛盾問題。因此，檔案管理工作已經(jīng)成為了新時期城鎮(zhèn)及鄉(xiāng)村基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容，具體的檔案管理工作對員工的工作能力有著較高的要求。

一、基層土地登記檔案管理實踐的具體流程

在實際進行基層土地登記檔案的管理實踐時，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的流程穩(wěn)步開展各項工作，這是保證檔案管理工作科學(xué)性和合理性的關(guān)鍵所在，可以保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

1.前期數(shù)據(jù)的收集與整理?；鶎油恋氐怯洐n案需要定期進行更新，以此來保證數(shù)據(jù)信息的真實性，而這就涉及到對數(shù)據(jù)信息的收集和整理工作?；谖覈哂蟹鶈T遼闊的特點，再加上目前我國已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代。因此，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集及整理工作不僅費時費力，而且相關(guān)數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)記錄上的失誤，而這就涉及到對信息技術(shù)的應(yīng)用問題。（1）信息化數(shù)據(jù)收集工作。在基層土地登記檔案的信息化數(shù)據(jù)收集工作的過程中，主要是依靠于信息技術(shù)手段，利用定位系統(tǒng)將城市及鄉(xiāng)村的規(guī)劃布局情況記錄在系統(tǒng)當(dāng)中。然后，對土地信息進行集中存儲并備份，建立網(wǎng)絡(luò)資源庫，方便檔案管理工作的順利開展，還可以為日后檔案的開發(fā)及利用提供便利。（2）信息化數(shù)據(jù)整理工作?；谕恋氐氖褂妙愋筒煌?，土地歸屬情況也分為國家單位、私營企業(yè)或個人等多種類型。因此，在對基層土地登記檔案的管理工作當(dāng)中，相關(guān)土地管理單位還應(yīng)當(dāng)設(shè)置科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，合理整理相關(guān)信息化數(shù)據(jù)信息。

2.對檔案的規(guī)范化管理。由于目前許多土地管理單位在檔案管理工作的形式上還處于轉(zhuǎn)型時期，實際需要管理的檔案主要分為兩種，分別是紙質(zhì)檔案和電子檔案。（1）紙質(zhì)檔案。對于紙質(zhì)檔案的管理主要是對存放環(huán)境的管控工作，避免由于空氣潮濕的問題導(dǎo)致檔案受潮受損。同時，相關(guān)管理單位要規(guī)范員工的借閱行為，設(shè)置相應(yīng)的借閱流程。審核員工的身份，登記借閱時間、數(shù)量及相關(guān)檔案的編號，以此來避免檔案在借閱過程中出現(xiàn)丟失的問題。這還需要相關(guān)單位在檔案管理的過程中，建立內(nèi)部的監(jiān)督管理機制。通過這種方法來有效規(guī)范員工的工作行為，此外，為了避免管理工作過于嚴格讓員工產(chǎn)生反感，相關(guān)單位還可以通過宣傳教育的方式對員工進行思想教育，讓員工意識到檔案信息資源的重要性，這是新時期檔案管理工作的重點環(huán)節(jié)。（2）電子檔案。電子檔案的管理工作是新時期相關(guān)工作人員需要重點研究的工作內(nèi)容之一，尤其是對相關(guān)文件的存儲格式問題。信息技術(shù)發(fā)展背景下，檔案資源不止可以以文字的方式進行存儲，還可以存儲圖片、視頻，以及表格等多種形式。在實際的管理工作當(dāng)中，工作人員應(yīng)當(dāng)側(cè)重于檔案安全管理和人員工作能力的管理兩個方面。安全管理需要引進相應(yīng)的防御軟件，并定期對計算機軟硬件設(shè)備進行升級和維護工作。從檔案存儲、檔案查詢以及檔案的傳輸?shù)榷鄠€環(huán)節(jié)進行全方位的安全管理工作，消除運行過程中的風(fēng)險隱患。此外，對人員的管理則需要相關(guān)單位結(jié)合新時期的發(fā)展需求，對員工進行知識技能的培訓(xùn)工作，以此來提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。由于電子檔案的處理效率高，工作壓力小，因此，目前這種檔案管理的新形勢已經(jīng)成為了基層土地登記檔案管理的主要形式。

二、基層土地檔案管理工作的基本原則

1.合法性。在實際進行基層土地檔案管理工作時，相關(guān)單位所設(shè)置的管理機制應(yīng)當(dāng)與國家管理規(guī)定結(jié)合起來，保證所制定的管理條例都在合理合法的范圍內(nèi)穩(wěn)步運行，這是土地登記檔案管理工作的基礎(chǔ)前提。同時，有了法律的支持與保護，也更能對員工進行規(guī)范化的管理，避免員工出現(xiàn)工作狀態(tài)不積極、對檔案管理工作重視程度不高的情況，推動檔案管理工作的有序運行。

2.客觀性和及時性?；鶎油恋氐怯洐n案管理工作還需要具有客觀性的原則，在進行檔案登記時，需要申請人出示表達明確的書面申請。并對相關(guān)信息進行嚴格的審核，確保土地面積及歸屬人信息的真實可靠，然后將相關(guān)數(shù)據(jù)記錄下來。當(dāng)出現(xiàn)歸屬權(quán)變更的情況時，也需要同步更新相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，然后及時清理掉無用的檔案信息。

3.位置信息的不可更改性。雖然土地所有人的身份信息會有所更改，但是土地的位置是不會發(fā)生變化的。因此，人們實際在土地上進行生產(chǎn)經(jīng)營活動時，不能侵占其他相鄰的土地，也不能隨意更改土地的使用范圍。這是管理部門需要關(guān)注的問題，而這就需要通過土地登記的檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)支持，以此來解決相應(yīng)的糾紛問題，促進社會的和諧發(fā)展。

4.服務(wù)性。從工作的性質(zhì)來看，檔案管理工作具有一定的服務(wù)屬性，然而實際上許多員工都沒有意識到自身工作的服務(wù)性質(zhì)。這不利于土地登記檔案管理工作的順利開展，需要相關(guān)單位引起重視。而要想真正發(fā)揮服務(wù)屬性，還需要明確人們對檔案資源的實際使用需求，這就需要工作人員能夠積極與受眾進行溝通交流。同時，還應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部為員工建立有效的聯(lián)系，各部門分工合作，完成檔案管理工作。這就表示，服務(wù)性是新時期檔案管理工作人員需要遵守的基本工作原則。

三、對基層土地登記檔案的開發(fā)與利用

1.信息化管理模式的應(yīng)用。工作人員要想對基層土地登記檔案進行開發(fā)和利用，就必須要意識到信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢。從社會發(fā)展情況來看，信息技術(shù)為我國各行各業(yè)的發(fā)展進步都提供了極大的便利。其主要的優(yōu)勢是自動化和智能化的操作方式，從這個角度來看，為了給檔案的開發(fā)和利用工作提供便利。首先，工作人員應(yīng)當(dāng)在土地登記檔案管理工作平臺上設(shè)置相應(yīng)的搜索引擎。可以根據(jù)關(guān)鍵字、時間年限或者類別進行信息檢索，利用信息技術(shù)及時收集出所需要的檔案資源。這種方式能夠有效的節(jié)省工作時間，提高檔案管理工作的效率，這是開發(fā)利用檔案管理資源信息的基礎(chǔ)。

2.提高土地的使用效率。通過對基層土地登記檔案的管理工作，可以有效提高土地的使用效率。比如，從城市的基層用地情況來看，主要的建設(shè)工作就是居民樓、商業(yè)圈的建設(shè)以及道路的修建等等。如果施工單位在進行施工建設(shè)時，能夠掌握城市土地布局的信息數(shù)據(jù)，就能夠保證城市規(guī)劃建設(shè)工作的科學(xué)性和合理性。從而通過這種方式來提高土地的使用效率，促進城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作的穩(wěn)步開展。這是土地登記檔案最基本的用途，也是使用頻率最高的一項工作。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，這項工作相對較為復(fù)雜繁瑣。而新時期，相關(guān)施工單位只需登陸土地管理單位設(shè)置的網(wǎng)絡(luò)工作平臺，就可以利用相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息及時開展各項工作。

3.處理違法案件。在城鎮(zhèn)及鄉(xiāng)村可持續(xù)發(fā)展進步的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)違規(guī)建設(shè)的情況，通常情況下，這些與土地管理工作相關(guān)的案件也會被記錄在檔案管理平臺當(dāng)中，可以為公、檢、法、紀檢、監(jiān)察等部門及律師事務(wù)所等單位提供，用于土地案件、經(jīng)濟糾紛等處理工作。這些工作都突出體現(xiàn)了基層土地登記檔案的使用價值，需要相關(guān)工作人員引起重視。

四、基層土地登記檔案管理及開發(fā)利用的優(yōu)化研究工作

為了保證基層土地登記檔案管理及開發(fā)利用工作的順利開展，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)意識到對工作內(nèi)容及形式進行優(yōu)化創(chuàng)新的重要性。

1.創(chuàng)新工作意識。在創(chuàng)新研究過程中，相關(guān)工作單位首先應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員進行宣傳教育工作，提高員工的創(chuàng)新意識。并通過專業(yè)培訓(xùn)的方式來提高其操作計算機設(shè)備的能力，為檔案管理及開發(fā)利用工作的創(chuàng)新發(fā)展提供基礎(chǔ)支持與保障。在這個過程中，單位應(yīng)當(dāng)著重研究如何提高員工的工作熱情。比如，可以通過設(shè)置一些創(chuàng)新方面的獎勵機制。這還需要結(jié)合國家的相關(guān)優(yōu)惠政策，對勇于創(chuàng)新，并有效提高工作質(zhì)量，簡化工作流程的員工予以表揚，并給予精神及物質(zhì)上的獎勵。此外，在創(chuàng)新研究方面，員工個人還應(yīng)當(dāng)不斷總結(jié)自身的管理工作經(jīng)驗，明確工作的重點方向，積極借鑒其他地區(qū)土地檔案管理工作的技術(shù)手段進行優(yōu)化創(chuàng)新工作。

2.其他優(yōu)化方面。檔案管理及開發(fā)利用的優(yōu)化工作應(yīng)當(dāng)從三個方面來進行研究，第一點，就是對管理理念的轉(zhuǎn)變，注重于人性化的設(shè)置，保證檔案資源的及時共享。第二點，就是建立三維立體圖形，這么做的目的是為了將用地工作與城鄉(xiāng)發(fā)展有機結(jié)合起來，明確相關(guān)建設(shè)工作的可行性，保證用地的科學(xué)性。最后一點就是將基層土地檔案管理的社會功能要從“重管理”向“重教化”延伸，讓人民群眾都能了解到新時期國家設(shè)定的土地管理制度，合理維護土地權(quán)益，并應(yīng)當(dāng)合法經(jīng)營土地資源提供媒介，這些都是現(xiàn)階段，基層土地登記檔案管理優(yōu)化研究工作的重點內(nèi)容。

綜上所述，基層土地登記檔案管理實踐工作應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的流程穩(wěn)步開展，這還需要結(jié)合現(xiàn)階段的管理工作實際情況來分析，明確工作的側(cè)重點?；谖覈壳疤幱诩堎|(zhì)檔案和電子檔案交替發(fā)展的時期，因此，相應(yīng)的檔案管理工作既包括對紙質(zhì)檔案的管理，也包括對電子檔案的管理。管理工作應(yīng)當(dāng)關(guān)注于提高員工的工作能力，規(guī)范其工作行為。并設(shè)置安全防御系統(tǒng)，全面保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。同時，科學(xué)的管理目的是為了能夠充分發(fā)揮檔案的實際使用價值。在實際使用過程中，需要積極借鑒其他管理單位的工作經(jīng)驗，研究優(yōu)化工作內(nèi)容和形式的可行方法，從而有效提高土地的使用效率。

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作者簡介：鄒柏莉（1983-），女，漢族，吉林洮南人，本科學(xué)歷，洮南市自然資源局館員，研究方向：檔案管理。