信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新

王文娟

摘要：伴隨著信息時代的到來，我國檔案管理工作也在逐步發(fā)生著一些創(chuàng)新和變化，這是時代發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作的必然發(fā)展結果。在信息時代的大背景下，我國檔案管理工作將會變得更具多元化、智能化和集成化。本文將就信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新進行深入的分析和探究。

關鍵詞：信息時代 ? 檔案管理工作 ? 創(chuàng)新策略

引言

在之前傳統(tǒng)的檔案管理工作理念和模式下，檔案管理實際工作當中呈現(xiàn)出了很多問題和弊端，諸如管理效率低、信息不完善、更新不及時等等，這些問題也在不同程度上影響到檔案管理工作的整體質(zhì)量。從目前的發(fā)展形勢來看，信息時代下的檔案管理工作必須要全面建立起全新的具有信息化時代特點的檔案管理工作模式，追求檔案管理工作質(zhì)量實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。以下是筆者結合自己多年相關工作經(jīng)驗，就此議題提出自己的幾點看法和建議。

一、信息時代檔案管理工作的特點分析

1、精細化

眾所周知，檔案管理工作是一項看似簡單卻又極其復雜的工作，檔案種類非常繁多，而且歸屬也不盡相同。如果單純的依靠檔案管理工作者個人的力量來進行檔案的管理，那么即使短時間內(nèi)還可以稍微應付的過來，但是，伴隨著檔案數(shù)量的不斷增加，檔案的查詢和調(diào)動就會變成一個非常大的問題，每一次的檔案變動都會帶來嚴重的時間消耗，更會在很大程度上影響到檔案管理工作的整體效率。因此，精細化是信息時代檔案管理工作中的第一大特征，精細化管理要求檔案管理部門根據(jù)不同的管理需求，在內(nèi)部體系當中設置與檔案類型相對性的分支，然后在既定分支基礎之上再設置子分支，這樣整個檔案管理工作就會變得非常順暢和有針對性。

2、無紙化

在之前很長一段時間內(nèi)，我國的檔案管理都是以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)的，從最開始的建檔、儲存再到后期的使用，都是在以紙質(zhì)的方式來進行。紙質(zhì)檔案的形式就意味著其管理工作需要非常大量的人力資源和物力資源，需要非常充足的資金支持，而且還需要非常大的存儲空間來安置這些紙質(zhì)檔案。在信息時代背景下，檔案管理工作呈現(xiàn)出無紙化特征，無論是事業(yè)單位的檔案還是個人的檔案等等都是以數(shù)據(jù)形式存在的，其是被儲存在數(shù)據(jù)資源庫當中的，并不會需要實際的空間，而且也不需要非常多的人來進行管理，這就在很大程度上節(jié)省了國家在檔案管理工作中所付出的人力、物力以及財力，有效緩解了國家在檔案管理工作中的負擔。

3、實時化

在信息時代背景下，檔案管理工作還具備實時化的特征。實時化特征是當今社會對于檔案管理工作提出的一項必然要求。之前檔案是以紙質(zhì)化的形式出現(xiàn)的，關于檔案管理工作中的很多環(huán)節(jié)都很難在既定的時間內(nèi)高效完成好，但是，實時化這一特征是建立在網(wǎng)絡管理平臺基礎之上的，實現(xiàn)了檔案資料和信息的實時化傳輸，這就在很大程度上有效打破了檔案管理工作中實際距離的限制，全面提高了檔案管理工作的高效性。

二、如何進一步創(chuàng)新檔案管理工作

1、創(chuàng)新管理理念

理念層面的創(chuàng)新是推動和開啟檔案管理工作的根源，只有建立起全新的檔案管理理念，才能夠確保實際檔案管理工作發(fā)展方向的正確性和高效性，檔案管理工作也才能夠朝著智能化、數(shù)字化方向順利發(fā)展。筆者建議，在創(chuàng)新管理理念工作當中，檔案管理工作人員必須要對此表示出高度的重視，要時刻緊跟時代發(fā)展的潮流和需求，將科學發(fā)展觀作為自己完成檔案管理工作的核心理念，高度重視起檔案信息化管理和建設工作，積極自主地加強對信息化檔案管理工作新方式的學習和應用，切實提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。

2、搭建檔案資源共享平臺

檔案管理工作本應該是相通的，檔案資源本來就應該是共享共用的。信息時代下的檔案管理工作應該從橫向和縱向兩個層面來同時開展，做到雙管齊下，而且當前的檔案管理工作如果只是依靠一個單一的部門來進行檔案資源的管理，各個部門之間彼此獨立和封閉，其是沒有辦法推動檔案管理工作的進一步發(fā)展的。因此，檔案管理工作部門必須要積極搭建起檔案資源共享平臺，實現(xiàn)信息資源的共享。除此之外，檔案管理單位還應該落實自動化電子檔案，充分借助現(xiàn)代信息化技術的力量，真正實現(xiàn)電子檔案的自動化管理。還有，在檔案信息管理工作當中，還應該進一步完善信息化網(wǎng)絡平臺，積極健全信息化平臺，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3、壯大新時代檔案管理工作人員隊伍和力量

無論檔案管理工作發(fā)展如何變化，其最核心的元素之一還是檔案管理工作人員。負責檔案管理工作的人員才是確保檔案管理創(chuàng)新工作獲得實效的重要保障和強大后盾。因此，為了實現(xiàn)信息時代檔案管理工作獲得理想的創(chuàng)新效果，相關單位必須要重視起檔案管理工作人員的培訓和提升，全面提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。單位必須要在實際工作中定期或者不定期的對管理人員進行考核，結合實際工作情況來不斷調(diào)整和優(yōu)化管理制度，全面調(diào)動起檔案管理工作人才參與檔案管理工作的積極性，將檔案管理工作人員的潛能充分挖掘出來。

結束語：

綜上所述，信息時代的出現(xiàn)為檔案管理工作提供了一個全新的發(fā)展環(huán)境，也給傳統(tǒng)的檔案管理工作理念和模式帶來了強有力的沖擊。檔案管理工作的創(chuàng)新與完善是一種必然發(fā)展趨勢，其需要借助信息技術的力量來解決和彌補之前檔案管理工作中存在的問題和弊端。在信息技術的推動作用下，我國檔案管理工作必將邁入一個更新的發(fā)展階段，朝著智能化和現(xiàn)代化方向快速發(fā)展。

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