網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案管理的信息共享機(jī)制

宋奇芳

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，尤其是在企業(yè)檔案管理工作中，具有很好的應(yīng)用效果。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用可以提高企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，從而不斷提高企業(yè)的檔案信息管理效率，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;企業(yè)檔案管理;信息共享機(jī)制

現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在企業(yè)檔案信息管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高企業(yè)檔案信息共享效率，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。本文針對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何構(gòu)建企業(yè)檔案管理信息共享平臺(tái)提出幾點(diǎn)建議，希望通過(guò)本文的分析能夠?qū)n案信息管理工作提供有效的借鑒。

一、對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)構(gòu)建檔案管理信息共享機(jī)制就需要建立信息的數(shù)字化平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的挖掘、建立檔案信息庫(kù)，促進(jìn)檔案信息的共享。要想構(gòu)架檔案管理信息共享平臺(tái)可以分為兩個(gè)步驟來(lái)進(jìn)行，首先是需要對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化的處理。

對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，意思就是對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)范化處理，促進(jìn)企業(yè)信息化辦公效率。對(duì)于企業(yè)而言，尤其是一些大型企業(yè)具有大量的文檔資料、數(shù)據(jù)信息，這些資料一般都用紙質(zhì)進(jìn)行保管，不僅數(shù)量龐大、占地空間大，管理起來(lái)也十分麻煩，紙質(zhì)資料在管理的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料丟失等問(wèn)題，對(duì)企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)極大的困難，浪費(fèi)大量的人力物力來(lái)進(jìn)行檔案資料管理。除此之外，大量檔案資料堆積在一起也不利于工作人員對(duì)檔案資料進(jìn)行查找和閱讀。因此構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)首先就需要對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理。

企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將企業(yè)中的所有檔案信息都收集起來(lái)，將其分門別類的進(jìn)行記錄，檔案管理人員可以直接找到企業(yè)項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人，對(duì)項(xiàng)目的檔案信息進(jìn)行深度挖掘，提高檔案信息的收集效率。然后再對(duì)收集到的所有檔案信息進(jìn)行分類評(píng)定，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行管理，根據(jù)檔案信息的輕重程度來(lái)進(jìn)行嚴(yán)格標(biāo)記，并篩選出一些沒有儲(chǔ)存價(jià)值的資源信息，對(duì)剩下的資源信息進(jìn)行建檔保存。

二、建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理之后，接下來(lái)就應(yīng)該對(duì)檔案信息建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有的檔案信息都儲(chǔ)存在一個(gè)地方，方便工作人員對(duì)檔案信息的查閱?，F(xiàn)在企業(yè)中應(yīng)用比較廣泛的數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行模式主要有C/S和B/S這兩種運(yùn)行模式。C/S運(yùn)營(yíng)模式肅然應(yīng)用的比較多，但是存在的缺陷也比較多，企業(yè)雖然可以引進(jìn)先進(jìn)信息管理技術(shù)來(lái)建立大型的數(shù)字化管理平臺(tái)，從而加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理效率，但是建立大型的檔案信息數(shù)字化管理平臺(tái)需要運(yùn)用到多組，多對(duì)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，如果不能對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行有效管理，那么C/S運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)就無(wú)法發(fā)揮其有效作用，不能對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理。與C/S運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)相比，B/S運(yùn)營(yíng)模式相對(duì)而言應(yīng)用效果更好一些，主要是因?yàn)锽/S運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)是直接與瀏覽器相連接的，技術(shù)發(fā)展的比較成熟，運(yùn)用B/S運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)可以降低企業(yè)的投入成本，提高企業(yè)檔案信息管理效率。

企業(yè)要想建立檔案信息共享機(jī)構(gòu)就需要保證檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)都能夠在瀏覽器結(jié)構(gòu)的覆蓋之下，這樣在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，就可以將所有的檔案信息進(jìn)行收集、分類和錄入，方便對(duì)所有的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。另外將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)覆蓋在瀏覽器的結(jié)構(gòu)中，利用瀏覽器技術(shù)可以提高對(duì)檔案信息的搜索效率，用戶只需要在瀏覽器瀏覽一欄中輸入所要查找信息的關(guān)鍵詞，就能夠?qū)⑵渑c對(duì)應(yīng)的服務(wù)器進(jìn)行連接，然后對(duì)向用戶反饋信息，用戶就可以順利的找到所要查詢的檔案信息，提高檔案信息的利用效率。

三、企業(yè)構(gòu)建檔案信息共享機(jī)制的主要注意事項(xiàng)

現(xiàn)階段隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都加快了對(duì)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，提高了檔案信息的共享效率，但是企業(yè)在構(gòu)建檔案信息共享機(jī)構(gòu)時(shí)需要注意以下幾個(gè)方面。

首先是容災(zāi)方面，容災(zāi)主要指的是跨地區(qū)建立檔案信息管理運(yùn)營(yíng)體系，比如兩個(gè)距離比較遠(yuǎn)的企業(yè)，活著是一個(gè)集團(tuán)名下不同地方的子公司，可以建立兩個(gè)、多個(gè)相同的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，并保證這些計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)都可以在同一個(gè)核心系統(tǒng)控制下同樣具備相同的功能，這樣就可以保證這些地區(qū)之間可以進(jìn)行信息共享、信息交流和相互監(jiān)督。

其次是建立備份，傳統(tǒng)的檔案信息管理中，為了儲(chǔ)存檔案信息，工作人員需要建立大量的紙質(zhì)備份，不僅需要投入大量的人力、物力，在檔案信息材料的維護(hù)和保護(hù)方面也存在很大的問(wèn)題，不利于檔案信息的保存。雖然工作人員可以使用U盤將所有的檔案信息多存儲(chǔ)下來(lái)，利用U盤進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞，將數(shù)據(jù)傳遞給所需要的部門，提高了數(shù)據(jù)的傳輸效率。但是這種方法也存在一定的缺點(diǎn)，一旦U盤出現(xiàn)故障，就可能會(huì)導(dǎo)致U盤中所有的數(shù)據(jù)都消失，而且無(wú)論是容災(zāi)還是存儲(chǔ)都需要保持?jǐn)?shù)據(jù)處于在線的狀態(tài)，因此可以使用數(shù)據(jù)備份來(lái)解決這一問(wèn)題，在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，可以在系統(tǒng)出現(xiàn)故障，數(shù)據(jù)無(wú)法保存時(shí)利用備份使所有的數(shù)據(jù)都能恢復(fù)，提高檔案信息的安全性。

最后是在檔案信息的歸檔方面，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息有的非常重要，需要重點(diǎn)保存，有的雖然沒有應(yīng)用價(jià)值但是仍然需要對(duì)其進(jìn)行保存，不能隨意泄露，這時(shí)就需要對(duì)這些檔案進(jìn)行歸檔處理，將檔案信息根據(jù)不同的類型進(jìn)行分類，當(dāng)用戶需要查找檔案信息時(shí)，可以登錄自己的賬戶，這時(shí)系統(tǒng)界面就會(huì)清晰的顯現(xiàn)出各種層次、各種類別的信息，用戶就可以直接的找到自己所需要的信息，這樣就將大大的提高了信息的查找效率。

總 結(jié)：

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在企業(yè)檔案信息管理中得到廣泛的應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案信息管理不僅浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，且信息管理效率不高，不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以對(duì)檔案信息構(gòu)建信息共享機(jī)構(gòu)，加快檔案進(jìn)行的數(shù)字化建設(shè)，從而提高檔案信息的管理效率。企業(yè)構(gòu)建檔案信息共享機(jī)制，一方面需要對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的收集和深度挖掘，另一方面需要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范化的管理，只有這樣才能促進(jìn)檔案信息的共享，提高企業(yè)檔案信息的管理效率。

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