新時期單位檔案管理創(chuàng)新策略

徐曉娜

摘 要：隨著信息時代的到來，單位用到的數(shù)據(jù)越來越多，也越來越復雜，這就給檔案管理帶來很大難度。這種情況就要求單位在檔案管理工作中投入較多的人力和物力，重視創(chuàng)新檔案管理方法。本文在闡述單位檔案管理狀況基礎，提出單位創(chuàng)新檔案管理實現(xiàn)路徑，以期為類似研究提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：單位;檔案管理;創(chuàng)新管理;實現(xiàn)路徑

檔案管理作為一項需要耗費大量人力和物力的工作，要求期依據(jù)時代發(fā)展需求對管理方法實施更新。單位檔案是部門或個人信息的重要載體，做好檔案管理工作尤為重要。檔案管理工作是否順利開展直接影響到單位其他工作是否順利開展，所以，檔案管理工作的重要性就不言而喻。在這個信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應時代發(fā)展需求，故此，必須創(chuàng)新單位檔案管理模式，尋找檔案管理的新路徑，做好單位的檔案管理工作，保證單位其他重要職能的順利進行。本文針對單位檔案管理現(xiàn)狀，提出做好檔案管理工作的建議。

一、單位檔案管理現(xiàn)實情況

現(xiàn)如今，雖然有一些單位開始意識到檔案管理的重要性，但多數(shù)都沒采取任何行動。大部分單位還是采用最原始的檔案管理模式，依舊使用人力手動查詢，這種情況導致檔案管理效率十分低下，浪費寶貴的人力資源。再者，單位的人員流動性強，許多離職工作者的檔案還在原來單位，沒有及時辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。工作人員對檔案的保密意識匱乏，沒有做好保密性這方面的管理工作。這給單位其他重要職能工作的開展帶來了一些不必要的風險性。

單位雖說職能劃分比較明顯，但有些單位并未設立專門的檔案管理部門，缺少專業(yè)的檔案管理者，從而導致在資料的采集、錄入等方面不規(guī)范的情況發(fā)生。上述情況下，增加了案管理錯誤性的風險，比如文字方面的錯誤，材料收集不全面等不規(guī)范的行為。單位檔案管理制度不健全的問題主要表現(xiàn)在缺乏監(jiān)督制度等方面，單位在檔案管理中雖然建立比較規(guī)范的管理流程，但在監(jiān)督方面未明確提出監(jiān)督方式，缺乏外部的監(jiān)督機構(gòu)與具體的監(jiān)督措施。加之，部分單位領(lǐng)導者和管理人員不注重檔案管理工作，有的單位甚至沒有管理意識。單位領(lǐng)導根本就不重視這方面的工作，更不要說有什么健全的機制。人才是單位檔案管理建設的智力基礎，當前單位檔案管理信息建設中存在管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足，技術(shù)性人才缺乏等問題。單位進行檔案管理信息化建設需要高層次的專業(yè)技術(shù)人才，檔案管理人員應具有計算機管理方面的知識，但多數(shù)單位檔案管理人員學歷層次普遍較低，不能滿足檔案管理的信息化建設。

二、創(chuàng)新單位檔案管理實施路徑

1.加大檔案管理的宣傳力度

在新的環(huán)境下對于一個單位來說，做好檔案管理工作尤為重要。檔案管理不單是一個單位其他各項工作順利開展的基礎，也是單位工作順利開展的重要組成部分。做好檔案管理工作，可以幫助領(lǐng)導者、決策者更好的了解單位的具體情況。新時期做好單位檔案管理工作，有利于提高單位在整個市場當中的競爭力。但就目前的現(xiàn)狀而言，好多單位對檔案管理工作的重視度不夠，所以，要加強對檔案管理工作的宣傳力度。單位決策者應該重視這一部門，從決策者自身出發(fā)，定期宣傳檔案管理工作的內(nèi)容和重要性，單位可以將檔案管理的重要性等內(nèi)容在其內(nèi)部手冊上印發(fā)，每個員工人手一份，促使更多人意識到檔案并做好相關(guān)管理工作的重要性。

2.構(gòu)建完善的檔案管理機制

建立完善的檔案管理機制是檔案管理工作是否順利展開的關(guān)鍵，故此，必須結(jié)合各單位的切實情況以及新時代的要求，不斷完善管理機制。在實際操作過程當中，應該建立監(jiān)督部門對其不定期抽查，看其是否符合規(guī)范。單位領(lǐng)導者要把職能切實落實在每個管理人員身上，應該支持管理人員的工作，幫助管理人員順利開展工作，齊心把檔案管理工作做好。領(lǐng)導應該積極參與到管理過程中去，為完善管理機制提供支持和依據(jù)。

3.提升檔案管理人員的業(yè)務水平

檔案管理工作人員的素質(zhì)和檔案管理的效率密切相關(guān)。管理人員服務意識不高一個關(guān)鍵的原因在于管理人員的文化還有專業(yè)水平有待提升，因此，應該加大對管理人員個人素質(zhì)及專業(yè)水平的培養(yǎng)，可以定期組織培訓，促使檔案管理人員學習專業(yè)知識，以此幫助其高管理效率和水平。除此之外，還要加強其對法律法規(guī)的學習，做到合法守法、有法可依、有法可循。積極借助別人的成功經(jīng)驗和方法，促使檔案管理效率實現(xiàn)最大化。

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展及普及使用，檔案管理工作也需要大量更專業(yè)的人才，因此，建議從加強檔案管理人員的福利待遇方面重視單位檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)。

現(xiàn)代檔案工作需要擁有較為豐富的計算機網(wǎng)絡，只有擁有過硬的信息素養(yǎng)，才能在新時代中適應檔案信息化工作。單位檔案管理工作要通過制定優(yōu)惠的人才政策，引進高素質(zhì)的專業(yè)人才，通過外出培訓等方式，提高現(xiàn)有工作人員的素質(zhì)。單位應有計劃的定期組織單位檔案管理人員學習檔案管理技術(shù)，針對實際工作中存在的問題，及時分析原因，總結(jié)出有針對性的培訓主題內(nèi)容。加強檔案管理培訓工作的有效性。對單位檔案管理人員進行分批次或集中式信息技術(shù)的培訓，促使這些檔案管理者掌握并能夠熟練使用先進的管理技術(shù)，提升檔案管理水平。

4.建立線上檔案管理模式要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就需要建立一套健全的網(wǎng)絡機制。以往傳統(tǒng)的檔案管理模式浪費大量紙張以及人力資源，不僅效率低下，而且管理水平較低。伴隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被社會淘汰，所以，必須要建立一套完善的網(wǎng)絡模式。如今，信息存儲技術(shù)不再是像以前那樣，而是存儲在數(shù)據(jù)庫當中，這種做法能有效保證信息的完整性以及安全性，在根本上避免單位面臨不必要的損失，像以前遇到不可預測的災害，例如火災、水災等，會出現(xiàn)檔案燒毀、檔案遺失等情況。在網(wǎng)絡管理體系出現(xiàn)后，有效避免該情況的發(fā)生。網(wǎng)絡體系的發(fā)展和應用不僅提高檔案管理工作水平的提高，還有利于單位其他重要職能部門工作的開展。線上管理模式的開展有效規(guī)避檔案遺失等問題，真正達到資源共享，提高部分資源的利用率。

5.提升檔案管理技術(shù)的利用率

實現(xiàn)公共利益能成為單位檔案管理的目標，為更好的對檔案管理進行有效管理，可以通過加強數(shù)字化，自動化檔案管理為手段提高檔案管理的利用率，針對當前單位檔案管理中技術(shù)支撐現(xiàn)狀，建議單位可以采用數(shù)字化檔案管理技術(shù)。如今，較為典型的技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)等，數(shù)字檔案信息可有效的實現(xiàn)信息資料的更新，將數(shù)字化運用到檔案管理工作中，是在檔案管理信息平臺實現(xiàn)對單位檔案管理的收集整理及補充等。檔案數(shù)字化建設能有效為單位社會效益實現(xiàn)創(chuàng)造有利的條件，應加強數(shù)字化檔案管理建設，可通過引進外來相關(guān)技術(shù)等方式進行本單位檔案管理。檔案管理工作自動化實現(xiàn)是單位檔案管理的重要組成，檔案管理自動化包含信息數(shù)據(jù)的自動收集，檢索等，單位應加強檔案管理的自動化建設，為自動化建設提供良好的基礎，運用自動化管理方式提高檔案管理效率。

6.重視做好電子檔案管理

傳統(tǒng)紙質(zhì)保存方式對于環(huán)境的要求比較高，必須是在通光干燥的環(huán)境下，且所占面積比較大，如果遇到自然環(huán)境不好，資料的保存幾率就會更小。在保存的過程中稍有不慎，就會造成資料的丟失、損壞、缺失。而電子信息的保存只需要小小的微盤、U盤等電子產(chǎn)品，就可以將檔案進行保存，方便攜帶，所占的面積較小。針對單位情況的不同，要注意根據(jù)單位實際情況，制定符合單位檔案管理信息化建設的標準，并通過上級領(lǐng)導和資金支持，保障檔案信息化建設順利展開。一方面，需要加強檔案管理人員對檔案信息管理軟件的開發(fā)和利用，對于數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)的處理、存檔、文字處理等基本操作的應用，另一方面，還要加大檔案管理人員對于計算機技術(shù)、數(shù)字設備的掌握，是否能夠熟練地運用計算機軟件對檔案進行整理和收集，并在電子檔案全過程的管理中，要保證文檔的真實性。如此一來，以硬件設備為基礎，以軟件管理為核心，才能讓信息化檔案管理工作正常進行。此外，硬件安全是電子檔案管理的核心，在選用硬件時，應該選用質(zhì)量過硬、正規(guī)的公司產(chǎn)品，并加強對硬件設備的維護和使用。不定時進行硬件設備的殺毒檢查，并對信息資料進行分類的備份，防止信息的丟失。在此基礎上，單位應設置專業(yè)防火墻，防止不法分子和黑客的入侵。

三、結(jié)論

綜上所述，單位檔案管理改革已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢，為有效提升單位檔案管理效率，需要加強單位領(lǐng)導層及管理人員對檔案管理的認識，提出做好檔案管理工作的具體建議，提升檔案管理技術(shù)利用率、提高檔案管理人員素質(zhì)水平等，以期為單位檔案管理提供有益的借鑒和參考。

參考文獻：

[1]李海兵，董俊英.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].中國衛(wèi)生標準管理，2017，8（2）：13-15.

[2]陳梓源.新形勢下單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2017，（27）：149.

[3]鄭博熙，程達王.信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].管理觀察，2016，（11）：29-30，33.

[4]高瞻瞻.如何做好當前單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].數(shù)字化用戶，2017，23（47）：158.

[5]黃小霞，于昌鶴，萬訓強等.淺析如何做好當前單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].中國化工貿(mào)易，2018，10（11）：28.

[6]李 霞.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].信息化建設，2016，（6）：264.

[7]王德英.探討新時期機關(guān)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].辦公室業(yè)務，2018，（21）：106.