淺談基層供熱企業(yè)如何做好檔案工作

杜俊英

摘 要：在我國城鎮(zhèn)化不斷發(fā)展和社會(huì)不斷進(jìn)步的背景下，基層供熱企業(yè)需要提高工作效率和質(zhì)量，適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展需求。加強(qiáng)檔案管理，能夠使企業(yè)在面臨轉(zhuǎn)型發(fā)展選擇時(shí)尋求科學(xué)發(fā)展路徑，使企業(yè)發(fā)展保持與時(shí)俱進(jìn)。基于這種認(rèn)識(shí)，本文結(jié)合基層供熱企業(yè)檔案工作特點(diǎn)及重要性，在分析企業(yè)檔案工作問題的基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)如何做好檔案工作的問題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：基層供熱企業(yè);檔案工作;檔案管理

一、引言

在我國城鎮(zhèn)化取得快速發(fā)展、城市規(guī)模迅速擴(kuò)大的背景下，集中供熱規(guī)模的配套發(fā)展促使居民生活水平得到了提升。而每個(gè)城市的大型集中供熱企業(yè)都由多個(gè)基層供熱企業(yè)構(gòu)成，并隨著公司規(guī)模擴(kuò)大而不斷增加，需要通過加強(qiáng)企業(yè)管理保證供熱順利實(shí)施。作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，檔案工作關(guān)系到企業(yè)工作質(zhì)量和效率，需要結(jié)合供熱生產(chǎn)管理需求進(jìn)行檔案資料收集、整理和利用，從而使企業(yè)在信息資源支撐下取得現(xiàn)代化發(fā)展。

二、基層供熱企業(yè)檔案工作特點(diǎn)及重要性

1.基層供熱企業(yè)檔案工作特點(diǎn)?；鶎庸崞髽I(yè)檔案是企業(yè)建設(shè)、運(yùn)營、發(fā)展過程中形成的各種歷史記錄，屬于民生檔案范疇，能夠?yàn)楦纳泼裆峁┲С?，同時(shí)也是維護(hù)人民群眾利益的原始憑證。從企業(yè)籌建開始，將形成各種文件。因?yàn)楣峁こ虒儆趶?fù)雜工程，從立項(xiàng)到開工建設(shè)，直至后期竣工和生產(chǎn)運(yùn)營，將經(jīng)歷漫長周期，產(chǎn)生包含立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、工程建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)、環(huán)境評(píng)價(jià)、實(shí)物影像、文書文件等各種形式的檔案資料，具有較強(qiáng)專業(yè)性和綜合性，在日常供熱管理中將成為工作開展、工程驗(yàn)收和評(píng)定的重要參考資料，保存價(jià)值較高。這些檔案資料以文字、圖表、電子書、影像、聲像等不同載體和形式存在，對(duì)檔案工作的開展提出了較高要求。

2.基層供熱企業(yè)檔案工作重要性?；鶎庸崞髽I(yè)隸屬供熱總公司旗下，以熱源廠為中心。作為供熱分公司，基層供熱企業(yè)需要開展分級(jí)的檔案工作，對(duì)企業(yè)基層供熱企業(yè)從籌建階段到生產(chǎn)運(yùn)行形成的各類檔案進(jìn)行管理，打好檔案工作基礎(chǔ)，使檔案在企業(yè)建設(shè)和生產(chǎn)經(jīng)營中充分發(fā)揮作用。因?yàn)闄n案工作的開展，關(guān)系到供熱企業(yè)能否較好進(jìn)行歷史面貌的維護(hù)，與百姓權(quán)益息息相關(guān)，將對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生重要影響。作為從科技和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域衍生出來的重要科技信息資源，檔案能夠?qū)ζ髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄，能夠?qū)崿F(xiàn)各種有效、真實(shí)信息的記錄，具有一定的可靠性，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)工作智慧的凝聚。在集中供熱運(yùn)營中加強(qiáng)檔案的運(yùn)用，能夠使工作的開展有據(jù)可循，同時(shí)也能為工作創(chuàng)新提供支持。但就目前來看，基層供熱企業(yè)檔案工作未能跟上企業(yè)建設(shè)和發(fā)展進(jìn)度，導(dǎo)致檔案資料價(jià)值未能充分體現(xiàn)。

三、基層供熱企業(yè)檔案工作存在的問題

1.人員配備不足。結(jié)合基層供熱企業(yè)檔案工作特點(diǎn)可知，檔案管理工作內(nèi)容繁雜，并且具有較高要求，需要配備足夠人員開展專業(yè)工作。但從基層供熱企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來看，普遍存在專職人員配備不到位的情況。在日常檔案工作中，企業(yè)將檔案管理當(dāng)成是資料保管，由各部門人員兼職進(jìn)行檔案管理。這些人員缺乏專業(yè)檔案知識(shí)，同時(shí)存在時(shí)間、精力不足的問題，造成基層供熱企業(yè)檔案管理處于業(yè)余水平。

2.缺乏完善標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作需要達(dá)到一定的專業(yè)要求，所以需要建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)踐工作的開展提供科學(xué)指導(dǎo)。然而目前基層供熱企業(yè)并未建立完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以至于檔案管理工作未能得到統(tǒng)一管理，工作中出現(xiàn)了無章可循的問題，導(dǎo)致人員難以準(zhǔn)確把握各類文件歸檔范圍、保管期限等情況，未能按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案整理，給檔案資料的后期利用帶來了困難。面對(duì)基層供熱企業(yè)分級(jí)檔案管理工作好壞不一的問題，供熱總公司并未適時(shí)提供指導(dǎo)，導(dǎo)致企業(yè)檔案工作始終處于摸索階段，未能取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。

3.崗位培訓(xùn)缺失。在信息化時(shí)代，檔案工作逐步取得的轉(zhuǎn)型發(fā)展，需要通過加強(qiáng)人員繼續(xù)教育保證人員能夠適應(yīng)新時(shí)期檔案工作開展需求。但目前基層供熱企業(yè)檔案工作存在崗位培訓(xùn)缺失的問題，在檔案管理崗位未能得到企業(yè)認(rèn)可的情況下，崗位培訓(xùn)工作未能得到重視。在檔案館每年一次的檔案專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)中，參加的檔案管理人員少之又少。培訓(xùn)工作缺失，使得檔案工作人員發(fā)展空間有限，對(duì)崗位認(rèn)可不足，造成了檔案管理崗位人員流動(dòng)性大的問題。在人員交接過程中，由于缺乏管理規(guī)范，造成檔案管理陷入混亂。

四、基層供熱企業(yè)如何做好檔案工作

1.重視檔案工作。給予檔案工作足夠的重視，是解決一切檔案工作問題的基礎(chǔ)?；鶎庸崞髽I(yè)應(yīng)當(dāng)以全面發(fā)展眼光看待檔案工作，認(rèn)識(shí)到在社會(huì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型發(fā)展階段檔案資料是企業(yè)寶貴財(cái)富，需要通過加強(qiáng)檔案工作推動(dòng)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，從而應(yīng)對(duì)企業(yè)發(fā)展面臨的各種挑戰(zhàn)。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)才能加強(qiáng)檔案管理專職人員配備，調(diào)動(dòng)人員工作的積極性，使人員主動(dòng)在工作中發(fā)揮能動(dòng)性和創(chuàng)造性，在加強(qiáng)本職工作的同時(shí)，體現(xiàn)檔案利用價(jià)值。作為檔案管理人員，需要端正自身態(tài)度，肩負(fù)其發(fā)揮檔案作用的工作使命，在較好開展日常檔案工作的基礎(chǔ)上，參與到檔案編研工作中，實(shí)現(xiàn)供熱文件匯編，開展制作單位大事記和基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)表等工作，體現(xiàn)檔案工作的亮點(diǎn)。創(chuàng)造能夠引起領(lǐng)導(dǎo)重視的工作成績，可以使領(lǐng)導(dǎo)重新認(rèn)識(shí)檔案工作的價(jià)值，加大檔案工作投入，形成檔案管理的良性循環(huán)。面對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理傳統(tǒng)觀念，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)清新形勢(shì)，提出新的檔案工作思路和辦法，敢于打破傳統(tǒng)條條框框下形成的檔案管理局面，推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新發(fā)展。樹立工作責(zé)任意識(shí)，形成崗位榮譽(yù)感和使命感，能夠使檔案工作人員工作積極性和自覺性得到提高，為檔案事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。在國有企業(yè)改制工作不斷落實(shí)的過程中，基層供熱企業(yè)檔案人員應(yīng)當(dāng)肩負(fù)其檔案工作職責(zé)，能夠從講大局、講政治角度出發(fā)發(fā)揮檔案資料作用，制定切合實(shí)際的檔案工作方案，促使檔案工作與機(jī)構(gòu)改革同時(shí)進(jìn)行，避免企業(yè)檔案因改制工作的開展出現(xiàn)缺位問題，影響檔案資料的完整性和延續(xù)性。

2.完善管理標(biāo)準(zhǔn)。運(yùn)營中，將不斷產(chǎn)生檔案資料。為有序開展檔案收集、整理和利用工作，需要完善企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)踐工作中，需要建立健全檔案歸檔制度，確保檔案資料能夠得到全面收集，確保檔案的完整性。結(jié)合以往存在的工作問題，需要提出切實(shí)可行的檔案歸檔辦法和規(guī)范，使相關(guān)制度得到細(xì)化與完善。在制度建立過程中，還應(yīng)將檔案知識(shí)與供熱行業(yè)特色結(jié)合在一起，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行供熱站各類文件材料歸檔范圍的確定，并完成保管期限表的編制，針對(duì)不同檔案制定不同的管理辦法。根據(jù)制度標(biāo)準(zhǔn)，基層供熱企業(yè)檔案管理人員能夠明確自身責(zé)任，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)確定檔案收集和管理范圍，加強(qiáng)檔案歸檔管理，確保檔案信息價(jià)值能夠得到充分體現(xiàn)。為確保各項(xiàng)制度能夠落實(shí)，企業(yè)還應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”、“分級(jí)管理”和“各自負(fù)責(zé)”的原則，由供熱總公司進(jìn)行檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行建立健全，在加強(qiáng)基層檔案工作監(jiān)督的同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)基層檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，基層供熱企業(yè)可以分別開展檔案工作，承擔(dān)各自的檔案管理責(zé)任。根據(jù)基層供熱企業(yè)現(xiàn)實(shí)條件，按照檔案資料形成、收集、分類匯總和移交的順序，基層供熱企業(yè)需要對(duì)檔案工作流程進(jìn)行建立和完善，針對(duì)各管理環(huán)節(jié)提出規(guī)范化的要求，由檔案工作崗位人員負(fù)責(zé)進(jìn)行各部門工作任務(wù)的協(xié)調(diào)，明確部門人員職責(zé)和義務(wù)，使檔案工作開展的規(guī)范性得到保證。在檔案交接方面，需要建立相應(yīng)制度明確檔案流向，要求人員完成檔案移交目錄的編制，嚴(yán)格履行檔案交接程序，完成相應(yīng)文據(jù)的簽署。通過建立可靠、可行的制度環(huán)境，能夠?qū)鶎庸崞髽I(yè)檔案工作進(jìn)行整合，加強(qiáng)工作的同步管理。

3.注重人員培訓(xùn)。檔案工作質(zhì)量，直接受檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素質(zhì)的影響。作為基層供熱企業(yè)檔案工作人員，需要由總公司進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，完成人員網(wǎng)絡(luò)隊(duì)伍的建立，為人員提供業(yè)務(wù)交流平臺(tái)，開展長效化的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。在實(shí)踐工作中，基層供熱企業(yè)檔案工作人員需要按照總公司要求定期參加檔案館舉辦的繼續(xù)教育培訓(xùn)班以及總公司組織的上崗培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在牢固掌握相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的堅(jiān)持上，負(fù)責(zé)將相關(guān)制度傳達(dá)到基層供熱企業(yè)內(nèi)部，為各部門進(jìn)行檔案收集、整理提供有針對(duì)性的講解，并負(fù)責(zé)答疑，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。為此，基層供熱企業(yè)需要將檔案宣傳工作和人員教育培訓(xùn)工作納入到重要議事日程中，要求人員具備檔案管理的基本技能，同時(shí)得到良好職業(yè)道德的培養(yǎng)，以便在檔案工作中保持高度的責(zé)任感，體現(xiàn)出細(xì)心辦事的工作態(tài)度和樂于風(fēng)險(xiǎn)的工作精神，從而使檔案工作的專業(yè)性得到保證。檔案工作的開展，應(yīng)當(dāng)遵循“學(xué)用結(jié)合”、“按需施教”、“重視實(shí)效”的方針，積極安排檔案人員參加各種業(yè)務(wù)交流、集訓(xùn)和實(shí)習(xí)活動(dòng)，結(jié)合崗位需求通過多渠道開展各種形式的檔案教育培訓(xùn)和實(shí)習(xí)活動(dòng)，保證培訓(xùn)工作的實(shí)效性。在供熱企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備現(xiàn)代化管理技能，加強(qiáng)信息文化和計(jì)算機(jī)操作技能的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，成為綜合型檔案管理人才，提高企業(yè)檔案工作效率和水平。針對(duì)檔案工作崗位，應(yīng)避免輕易調(diào)動(dòng)相關(guān)人員，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)各部門兼職檔案管理人員的培訓(xùn)，確保人員能夠按照企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行各類檔案的分類收集和規(guī)范整理，同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)檔案人員儲(chǔ)備，確保企業(yè)檔案工作能夠得到可持續(xù)開展。

五、結(jié)論

加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，基層供熱企業(yè)能夠運(yùn)用開拓思想完善企業(yè)檔案管理工作，建立科學(xué)檔案管理制度，并通過配備專業(yè)人才提高企業(yè)檔案管理水平，推動(dòng)企業(yè)的規(guī)范化發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，基層供熱企業(yè)才能取得高效率和合理化的發(fā)展，應(yīng)對(duì)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的一系列改變，推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的科學(xué)化發(fā)展，繼而為企業(yè)長久發(fā)展提供保障。

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