芻議檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

趙麗

摘 要：檔案信息化建設(shè)是通過(guò)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)支持，以數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理為抓手，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本架構(gòu)，提供檔案信息服務(wù)和共享利用的管理系統(tǒng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的實(shí)現(xiàn)，檔案信息化對(duì)檔案管理者提出了更高的要求，開拓檔案管理工作新領(lǐng)域，以信息管理手段，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字檔案管理平臺(tái)。使檔案利用者使用更加便捷，建立信息化檔案管理平臺(tái)優(yōu)勢(shì)甚多。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;數(shù)字檔案;開發(fā)利用;網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)

檔案信息化建設(shè)是通過(guò)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)支持，以數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理、開發(fā)利用為抓手，建立檔案管理與檔案服務(wù)的基本架構(gòu)，提供檔案信息服務(wù)和共享利用的管理系統(tǒng)。在保障檔案安全體系建設(shè)的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的實(shí)現(xiàn)，檔案信息化對(duì)檔案管理者提出了更高的要求，創(chuàng)新工作思路，提高檔案管理水平，開拓檔案管理工作新領(lǐng)域，以信息管理手段，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字檔案管理平臺(tái)。信息網(wǎng)絡(luò)的不斷成熟，使檔案管理的封閉式工作方式逐漸淘汰，如何提高檔案開發(fā)利用率，使檔案利用者使用更加便捷，建立信息化檔案管理平臺(tái)優(yōu)勢(shì)甚多。我院成立于1946年，是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、康復(fù)為一體的三級(jí)甲等醫(yī)院，是山西醫(yī)科大學(xué)附屬臨汾醫(yī)院、第七臨床醫(yī)學(xué)院。醫(yī)院綜合檔案室成立于1979年，2015年11月1日醫(yī)院搬遷至新醫(yī)院。投資近200萬(wàn)元，建立了數(shù)字檔案室。檔案專用庫(kù)房占地面積1200㎡，設(shè)置有檔案收集消毒室、檔案中心控制室、檔案整理室、計(jì)算機(jī)錄入辦公室、查閱室等用房面積180㎡，購(gòu)置了密集架150列、消毒柜1個(gè)、防磁柜6個(gè)、目錄柜8個(gè)。

一、健全制度是檔案工作的基石

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案信息化工作，把檔案信息化建設(shè)納入了醫(yī)院信息化建設(shè)的計(jì)劃內(nèi)，在人員配備和資金注入中都給予大力支持，為綜合檔案室開展工作夯實(shí)了基礎(chǔ)。

1.建立健全檔案管理組織體系。成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案銷毀鑒定小組等相關(guān)組織體系。院長(zhǎng)、書記為組長(zhǎng);副書記為副組長(zhǎng)，分管檔案管理工作。綜合檔案室配備專職檔案員4名，其中副研究館員一名，各科室配備了兼職檔案員，形成了檔案管理工作的良性循環(huán)管理軌道。

2.建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。制定了《檔案管理規(guī)范》、《崗位職責(zé)》、《規(guī)章制度》，《信息化檔案利用須知》、《檔案管理組織架構(gòu)圖》等等。以制度做保障，完善管理機(jī)制，規(guī)矩做事，成效百倍。

3.建立健全信息化管理體系。醫(yī)院投資配備了珠海泰坦軟件有限公司的網(wǎng)絡(luò)版“檔案管理軟件”電子檔案數(shù)據(jù)中心;濟(jì)南恒大視訊科技有限公司的“檔案庫(kù)房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)”、自動(dòng)消防等“八防”設(shè)施，保證了檔案的齊全完整和安全保障。軟件配置了電腦6臺(tái)、4T移動(dòng)硬盤2個(gè)、掃描儀6臺(tái)、刻錄機(jī)2臺(tái)、打印機(jī)6臺(tái)，碎紙機(jī)一臺(tái)、復(fù)印機(jī)一臺(tái)、打印復(fù)印一體機(jī)一臺(tái)、微縮機(jī)一臺(tái)、全自動(dòng)裝訂機(jī)一臺(tái)、普通裝訂機(jī)三臺(tái)、縫紉機(jī)一臺(tái)、吸塵器3臺(tái)，設(shè)備的健全，推進(jìn)了檔案管理的信息化管理步伐，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化、隨辦隨歸、存量數(shù)字化、增量電子化，并把電子數(shù)據(jù)及時(shí)異地備份，向大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)邁進(jìn)。

4.建立健全檔案人員專業(yè)培訓(xùn)制度。專職檔案員每年參加國(guó)家、省、市檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案交流會(huì)議，接受檔案繼續(xù)教育，不斷吸收新的檔案管理理念。每年邀請(qǐng)省、市檔案局業(yè)務(wù)專家集中培訓(xùn)專、兼職檔案員;檔案室定期組織專、兼職檔案員學(xué)習(xí)國(guó)家檔案法律法規(guī)，下科室指導(dǎo)檔案的收集與整理、歸檔工作;副研究館員到科室檢查指導(dǎo)工作，并給兼職檔案員授課，根據(jù)科室工作的特點(diǎn)，對(duì)科室檔案的移交進(jìn)行培訓(xùn)，撰寫講義近5萬(wàn)字，講課近60余次。對(duì)專職檔案員具有較高要求：首先要能吃得了苦，耐得住寂寞，撲下身子干實(shí)事的人，具有開拓創(chuàng)新的進(jìn)取意識(shí)。

二、完善信息是檔案工作的保障

“電子文檔數(shù)據(jù)中心管理系統(tǒng)”將文件歸類錄入，有序排列。數(shù)據(jù)庫(kù)建成后根據(jù)科室專業(yè)，分類管理，對(duì)檔案開發(fā)利用提高了便捷保障。

1.建立各門類檔案的電子目錄。自2015年11月啟用檔案軟件管理檔案，我們就著手將1946年醫(yī)院成立至今的各門類檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建立并完善。截止2018年4月底共計(jì)錄入數(shù)據(jù)298512條，其中案卷目錄29820條，卷內(nèi)目錄268692條，著錄2萬(wàn)多條 。

2.軟件目錄錄入保證完整準(zhǔn)確。在數(shù)字化檔案室實(shí)施過(guò)程中，我們把數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段、輸入格式進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)確定，對(duì)檔案號(hào)、案卷號(hào)、成文日期的錄入格式進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

3.根據(jù)醫(yī)院專業(yè)的特殊性，我們將檔案分為黨群管理、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、科技信息管理、醫(yī)療管理（病歷檔案）、教學(xué)管理、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、人事檔案、科研檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等十四個(gè)門類?，F(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案86萬(wàn)余卷（件）【其中：綜合檔案8萬(wàn)余卷、病歷檔案78萬(wàn)余件】;電子檔案50000余件;實(shí)物檔案900余件;聲像照片10萬(wàn)張，錄音、錄像1000余盤（盒）。信息化管理檔案極大地方便了檔案的開發(fā)利用。

4.門診病歷、住院病歷是法律依據(jù)。在診療過(guò)程中，患者從門診就醫(yī)形成門診病歷，轉(zhuǎn)入院形成住院病歷，在診療過(guò)程中所有的檢查結(jié)果形成了個(gè)人的屬性檔案，這將作為患者的歷史檔案永久存檔。我們把門診、住院病歷掃描，歸到電子檔案里，一是為臨床醫(yī)生科技成果的研討、轉(zhuǎn)化、臨床應(yīng)用、晉升評(píng)價(jià)所需;二是患者今后的復(fù)診診療所需;三是醫(yī)療糾紛、醫(yī)療事故鑒定所需;四是醫(yī)保、社會(huì)保障報(bào)銷，保險(xiǎn)公司賠付所需;五是公安、檢察機(jī)關(guān)、法院在執(zhí)行公務(wù)中須提供證據(jù)或協(xié)助工作所需。

三、檔案信息儲(chǔ)備是服務(wù)的關(guān)鍵

檔案信息化的實(shí)質(zhì)是檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。檔案信息化的數(shù)字存儲(chǔ)和服務(wù)為檔案的保管、保護(hù)和開發(fā)利用做了基礎(chǔ)保障，信息化檔案室的不斷成熟將推動(dòng)檔案工作逐步向規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化邁進(jìn)。

1.各門類檔案全部數(shù)字化。我們將紙質(zhì)檔案全部數(shù)字化（除財(cái)務(wù)檔案外）全部進(jìn)行了掃描?；n案把醫(yī)院建設(shè)類和基建類檔案中的項(xiàng)目批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、征地批復(fù)、規(guī)劃施工用地等許可證、設(shè)計(jì)施工監(jiān)理等合同、開竣工報(bào)告、決算審核進(jìn)行掃描。方便大家查閱。

2.特種載體檔案數(shù)字化。掃描1946至2011年的照片6萬(wàn)張，2012年后拍攝的照片4萬(wàn)張，使用微縮進(jìn)行照片管理。聲頻、視頻檔案的數(shù)字化也已完成，聲像檔案、磁性載體歸檔50000件。

3.將醫(yī)院OA網(wǎng)上醫(yī)院及各職能科室下發(fā)的文件自動(dòng)存儲(chǔ)，錄入醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)，作為電子檔案進(jìn)行歸檔整理，開發(fā)利用。

四、檔案信息建設(shè)安全是保障

加強(qiáng)檔案安全及信息安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全以及信息網(wǎng)絡(luò)的安全。技術(shù)層面：物理安全、主機(jī)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用安全和數(shù)據(jù)安全與備份;管理層面：安全管理制度、安全管理機(jī)構(gòu)、人員安全管理、系統(tǒng)建設(shè)管理、系統(tǒng)運(yùn)維管理。技術(shù)層面具體的對(duì)象是：一是機(jī)房。信息系統(tǒng)的機(jī)房、配電間、消防間等相關(guān)物理環(huán)境;二是檔案管理軟件。從應(yīng)用軟件的安全機(jī)制方向，防范應(yīng)用系統(tǒng)中存在的安全隱患;三是主機(jī)操作系統(tǒng)。信息系統(tǒng)相關(guān)的服務(wù)器的操作，從訪問(wèn)控制、安全審計(jì)、剩余信息保護(hù)、入侵防范、惡意代碼防范、資源控制等方向的安全隱患防范;四是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。對(duì)信息系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)庫(kù)，從身份鑒別、訪問(wèn)控制、安全審計(jì)、資源控制方向的安全隱患防范;五是網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備從訪問(wèn)控制、安全審計(jì)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備防護(hù)等方向的安全隱患防范。

五、信息開發(fā)利用是價(jià)值所在

1.開發(fā)利用檔案信息是檔案的價(jià)值所在。我們利用檔案軟件端口開放檔案查詢系統(tǒng)，利用者通過(guò)網(wǎng)站進(jìn)入OA辦公系統(tǒng)，點(diǎn)擊“檔案查詢”功能，根據(jù)設(shè)置權(quán)限便可以查到本科室的“檔案卷內(nèi)目錄”，無(wú)須進(jìn)入檔案室就可以在網(wǎng)上查到所需資料及閱讀原文檔，原文我們都打了LOGO，只能瀏覽不能復(fù)印，如果復(fù)印必須到檔案室復(fù)印并加蓋檔案室公章，既保障了檔案的保密安全性，又為利用者提供了便捷的利用服務(wù)。

2.檔案的收集整理是為了更好的使檔案工作者編研成果，開發(fā)利用。編研完成了50余萬(wàn)字的《臨汾市人民醫(yī)院院志》; 編制了自建院到2017年的《醫(yī)院文件匯編》;編制了1946年到2018年的《醫(yī)院大事記》;編制了《各種專題活動(dòng)》匯編。

3.電子編研。把醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的一些老照片數(shù)字化，按內(nèi)容分成：“老院舊貌、新院建設(shè)、醫(yī)療設(shè)備、學(xué)術(shù)活動(dòng)、重大活動(dòng)”及“領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷、集體榮譽(yù)、藝術(shù)作品”、“”奠基、典禮、慰問(wèn)”等制成電子相冊(cè)和專題相冊(cè)，經(jīng)微縮處理，在院慶40周年、50周年、60周年、70周年紀(jì)念畫冊(cè)中進(jìn)行了宣傳報(bào)道。為老照片利用開拓了領(lǐng)域。

4.策劃、設(shè)計(jì)了“院史長(zhǎng)廊”的宣傳展板，從建院初期的發(fā)展軌跡到今日醫(yī)院的輝煌，內(nèi)容豐富，圖文并茂，受到了社會(huì)各界的好評(píng)。

5.院史館正在籌備建設(shè)中，2018年房屋建筑立項(xiàng)申報(bào)，2019年準(zhǔn)備動(dòng)工。

5.每年接待社會(huì)各方面利用者逾5000余人次，取得了明顯的社會(huì)效益，基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息現(xiàn)代化管理和檔案保管、利用的自動(dòng)化，確保了檔案的保護(hù)、安全，為檔案信息化工作奠定了基礎(chǔ)。

檔案信息化s建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案信息系統(tǒng)整合和資源共享，全面提升檔案管理水平。

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