行政事業(yè)單位檔案管理方式在新形勢(shì)下的改變

馮錦茹

摘 ?要：新形勢(shì)下，各類信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等已經(jīng)融入到了日常生產(chǎn)生活的基礎(chǔ)活動(dòng)中，對(duì)于我國(guó)行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，也應(yīng)積極跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展潮流，通過(guò)不斷創(chuàng)新和完善內(nèi)部檔案管理方式，建立起數(shù)字化的檔案管理體系，以此為開(kāi)展檔案管理工作創(chuàng)設(shè)更良好的環(huán)境。本文就行政事業(yè)單位檔案管理方式在新形勢(shì)下的改變及具體應(yīng)用做了詳細(xì)探討。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;新形勢(shì);信息化背景

引言

行政事業(yè)單位的檔案管理方式在新形勢(shì)背景下正在逐漸改變和優(yōu)化，并不斷應(yīng)用新興技術(shù)，希望能更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，并解決目前在檔案管理工作中存在的問(wèn)題。研究表明，行政事業(yè)單位通過(guò)利用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效降低檔案管理成本，大大提高檔案管理水平。因此，針對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理方式在新形勢(shì)下的轉(zhuǎn)變與具體應(yīng)用效果進(jìn)行研究，對(duì)保障事業(yè)單位的穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

行政事業(yè)單位的檔案管理是開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)工作的基礎(chǔ)保障，也是在工作中解決問(wèn)題的重要依據(jù)。但在一些行政事業(yè)單位中，單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理沒(méi)有投入足夠的重視度，只是將其視為普通的日常管理工作，并沒(méi)有針對(duì)檔案管理做進(jìn)一步優(yōu)化、創(chuàng)新和提升。

第二，檔案管理現(xiàn)代化水平較低。在科技水平飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位也開(kāi)始投入和使用各類先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)。但是，事業(yè)單位對(duì)這些設(shè)備和技術(shù)缺乏有效的應(yīng)用，影響著當(dāng)前檔案管理水平的提升，再加上單位內(nèi)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠規(guī)范，使得檔案管理工作存在隨意性、目的性較低的情況。

第三，行政事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)水平?jīng)]有得到及時(shí)提升。新形勢(shì)下，在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《檔案法》的頒發(fā)背景下，事業(yè)單位并沒(méi)有重視起檔案管理人員綜合素質(zhì)的相應(yīng)提升，這使得檔案管理工作難以跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，水平也無(wú)法有效提升。此外，一些事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)具體工作職責(zé)不清，也沒(méi)有針對(duì)丟失的檔案進(jìn)行相應(yīng)追責(zé)，這使得事業(yè)單位內(nèi)部工作態(tài)度不端正的現(xiàn)象普遍出現(xiàn)，檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足規(guī)范需求。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的有效對(duì)策

（一）積極引入數(shù)字化技術(shù)

為了更好的促進(jìn)檔案管理工作水平提升，使其與新形勢(shì)發(fā)展接軌，行政事業(yè)單位就要重視起數(shù)字化技術(shù)的積極引入和應(yīng)用，以此提升整體檔案管理工作科學(xué)、有效性。在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)過(guò)程中，應(yīng)合理配置各類資源化，保證檔案信息的收集、整理以及分析結(jié)果更加精確，為全面完善檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，事業(yè)單位相關(guān)管理部門還要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，配置起相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，從而支撐數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。例如，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，并利用加密技術(shù)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行安全保護(hù)，利用計(jì)算機(jī)軟件詳細(xì)分類檔案資料類別，從而提升檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際儲(chǔ)存效率。另外，構(gòu)建起信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案信息的共享，這對(duì)提升數(shù)據(jù)信息傳輸效率，優(yōu)化檔案信息資源利用率均有著積極作用。

（二）文書(shū)處理和檔案歸類的數(shù)字化管理

檔案管理中，文書(shū)的編輯和處理工作是非常重要的環(huán)節(jié)，因此也需要引起檔案管理人員的重視。通過(guò)將文書(shū)處理與編制歸類工作融入到數(shù)字化處理范圍中，并實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化管理。具體來(lái)說(shuō)，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備及相關(guān)軟件在文檔中輸入檔案文書(shū)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)儲(chǔ)存、交換以及共享信息化，這對(duì)打破文書(shū)使用和管理的時(shí)間、空間限制均有著良好作用。此外，在數(shù)字化檔案管理中，通過(guò)數(shù)字化管理系統(tǒng)，將文書(shū)管理和文書(shū)的處理做統(tǒng)一化，由擬稿人將文書(shū)稿件統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)中，并在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中統(tǒng)一流程管理，包括文書(shū)的辦公室審核、簽發(fā)人簽發(fā)、修改、蓋章、分類、信息中心歸檔、儲(chǔ)存等管理流程，從而提升檔案管理效率，減少檔案管理流程，減輕檔案管理人員的工作任務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案管理安全性

我國(guó)的行政事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)資料與國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)密切相關(guān)，因此有著非常嚴(yán)格的保密性。新形勢(shì)下，行政事業(yè)單位要學(xué)會(huì)利用相關(guān)技術(shù)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的安全性。在檔案信息化管理背景下，行政事業(yè)單位也要采取相應(yīng)措施提升檔案信息安全，例如：在計(jì)算機(jī)設(shè)備中安裝攔截、殺毒軟件，構(gòu)建起全面監(jiān)控檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、篩選和識(shí)別不良網(wǎng)絡(luò)信息，并及時(shí)將其攔截報(bào)警，從而提醒檔案管理人員做好相應(yīng)處理。新形勢(shì)下，計(jì)算機(jī)技術(shù)在飛速發(fā)展的同時(shí)，一些黑客入侵技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒等也在更新?lián)Q代中，這就要求行政事業(yè)單位應(yīng)定期更新計(jì)算機(jī)攔截和殺毒軟件，并構(gòu)建起最新的防火墻，從技術(shù)基礎(chǔ)上保障檔案信息安全。此外，為了防止檔案的丟失，檔案管理人員必須要對(duì)檔案資料做好相應(yīng)備份，從最大程度上降低單位損失。

（四）建立檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制

行政事業(yè)單位還要重視起檔案管理人員的綜合素質(zhì)培訓(xùn)，并構(gòu)建起規(guī)范的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，從而促進(jìn)信息化人才建設(shè)。因此，新形勢(shì)下，行政事業(yè)單位要積極樹(shù)立起檔案管理人員的數(shù)字化管理意識(shí)，引導(dǎo)其掌握相關(guān)數(shù)字化技術(shù)，保證能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理水平。此外，注重檔案管理人員的量化考核，將檔案管理效率納入到崗位績(jī)效考核中，并設(shè)立專業(yè)的檔案檢查員，嚴(yán)格審查檔案管理開(kāi)展工作，保障檔案管理信息化工作。構(gòu)建起糾錯(cuò)機(jī)制，在檔案的核對(duì)、簽字、檢查、拆封等環(huán)節(jié)加強(qiáng)審核，及時(shí)更新檔案錯(cuò)誤，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確性?？偨Y(jié)

綜上所述，新形勢(shì)下，我國(guó)行政事業(yè)單位在各類先進(jìn)技術(shù)和科技水平持續(xù)提高的背景下，積極推進(jìn)并發(fā)展檔案數(shù)字化管理是必然形式。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，不僅能降低行政事業(yè)單位的檔案管理成本，還可以提高檔案管理效率，進(jìn)一步提升檔案信息安全性，為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益發(fā)揮著重要作用。因此，行政事業(yè)單位在新形勢(shì)背景發(fā)展進(jìn)程中，必須正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理的意義，并不斷改變和創(chuàng)新先進(jìn)的管理方式，以此提升檔案管理水平。

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