淺談新時期如何做好檔案業(yè)務指導工作

余永強

摘 要：檔案業(yè)務指導是檔案行政管理部門的重要職責，也是依法行政的基本任務，做好檔案業(yè)務的指導和服務工作是檔案行政管理部門最基本的工作要求。隨著信息化的發(fā)展，高科技管理技術逐漸應用于檔案儲存、收集、匯總等方面，在很大程度上提升了我國檔案管理的水平。本文基于新時期的時代特點，從人員、技術等幾個方面對新時期做好檔案業(yè)務指導工作提出幾點建議。

關鍵詞：新時期；檔案業(yè)務指導；改革建議

近年來，隨著多媒體技術的發(fā)展，我國檔案工作從內(nèi)容、領域、技術等方面都發(fā)生了巨大的變化，信息化管理模式成為主體?！稒n案法》規(guī)定：縣級以上的各級地方政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)的檔案事業(yè)，并對本區(qū)內(nèi)的行政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。因此，在新時期，我們需要順應時代發(fā)展的要求，加強對檔案業(yè)務指導工作的重視，提升檔案業(yè)務水平。

一、現(xiàn)階段檔案指導工作中存在的問題

第一，檔案管理人員素質(zhì)低下。在我國，對于基本的檔案管理人員的職業(yè)建設具有相對的滯后性，并且對現(xiàn)有的檔案人員缺乏必要的培訓，這使得很多的從事檔案工作的人員缺乏一定的專業(yè)性，這就造成了在傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、會計檔案，還是業(yè)務檔案方面，都存在著指導不到位的問題；

第二，檔案業(yè)務指導方式的領域需求無法得到滿足。隨著檔案管理工作逐漸向信息化過度，檔案部門指導的范圍隨之逐漸呈現(xiàn)出大范圍的拓展，比如，小范圍單一的業(yè)務指導范圍已經(jīng)擴大到了社區(qū)、農(nóng)村養(yǎng)老保險、就業(yè)培訓等多個領域，因此，現(xiàn)存的傳統(tǒng)的檔案業(yè)務指導人員在數(shù)量比例上就已經(jīng)無法滿足實際需求，且，對于相關的人員培養(yǎng)和招募在短期內(nèi)無法實現(xiàn)，這在很大程度上影響了檔案業(yè)務指導工作的效率；

第三，技術化水平較低。檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了技術化和科學化，而我們的業(yè)務指導方法還并不完善，相對滯后。檔案指導人員必須對現(xiàn)代化的辦公軟件進行熟練的操作和一定程度的理解，要熟悉計算機軟件的管理系統(tǒng)和辦公自動化的原理，并精通電子檔案的特征，才能對各單位和部門實現(xiàn)良好的指導。

二、做好檔案業(yè)務指導工作的建議

（一）加強對檔案業(yè)務重視，建立完善檔案業(yè)務指導規(guī)范

當前在檔案業(yè)務指導過程中的問題，有一部分是重視程度不夠所引起的。針對這一情況，積極聯(lián)合宣傳部門和培訓教育機構，對檔案管理在本單位和社會中的歷史意義和現(xiàn)實需求進行宣導，增強檔案管理人員的工作意識和責任感，幫助立檔單位了解國家相關法律和地方法規(guī)對檔案管理在管理硬件和軟件上的要求，促進有關領導對檔案工作的重視與規(guī)劃，并納入有關人員的崗位職責。提升檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)，督促立檔單位從國家發(fā)展的實際需求出發(fā)，建立健全相關的機構和組織，制定完善策各項工作的業(yè)務規(guī)范，使得檔案業(yè)務指導工作做到有規(guī)可循，實現(xiàn)檔案管理統(tǒng)一制度化和標準化。

（二）創(chuàng)新檔案工作思路

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識，有強烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動力。檔案工作要創(chuàng)新，就要改變既無動力，又無目標的狀況，努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。只有日日思變、天天求新，堅持貼近社會，貼近群眾，貼近現(xiàn)實，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。

（三）提高人員素質(zhì)，推進檔案業(yè)務工作的專業(yè)化

我國正在建設服務型政府，從本質(zhì)上來說，檔案的業(yè)務指導也是一種服務，專門為檔案管理工作提供專業(yè)的知識和技能方面的指導服務。在人員素質(zhì)方面，我們先要提高我們的服務意識，深入了解自己的工作本質(zhì)，積極進行專業(yè)技能的提高，加強學習，提高法制政策水平和專業(yè)水準。隨著經(jīng)濟形勢日新月異，科技水平不斷提高，新事物、新方法、新領域不斷產(chǎn)生，針對這些情況，需要加強自身建設，不斷在知識儲備、實踐經(jīng)驗、專業(yè)技能上加強，對檔案業(yè)務進行專業(yè)性的管理。例如：針對各基層單位性質(zhì)不同，在指導工作中也應該抓住重點，如對于城建部門指導應重點放在基建檔案上，宣傳部門重點應放在照片和音像檔案上。

（四）推進檔案業(yè)務職能轉(zhuǎn)變

1.強化服務職能

檔案工作人員要樹立高度服務意識，站在全方位服務的高度位置上，對檔案的來源、使用、保管進行調(diào)查研究，加強信息反饋工作，提高檔案資源合理利用率，對用戶要起到參謀和咨詢作用。

2.強化綜合協(xié)調(diào)職能

綜合協(xié)調(diào)就是檔案工作者把檔案合理有序地滿足每個用戶的需要，提高檔案的利用率。在實際工作中，協(xié)調(diào)好各種關系，積極主動地為用戶服務，做到不推、不擋，合理快捷地安排好用戶對檔案的利用。

3.提高檔案工作者的業(yè)務水平

檔案工作者業(yè)務水平的高低，直接影響著檔案的利用效果，檔案工作者必須努力學習專業(yè)知識，提高服務本領。每個檔案工作者都要成為多面手，而且業(yè)務技術要精，這樣才能擴展服務面，提高服務質(zhì)量。

4.強化聯(lián)絡職能

檔案是一種信息資源，一經(jīng)利用，將轉(zhuǎn)化為巨大的精神財富和物質(zhì)財富，因此，檔案工作者應走出辦公室，進入社會，進入市場，加強聯(lián)絡，了解社會和市場需檔情況，主動地為用戶服務。變過去用戶走進檔案室借用，為主動服務上門，不斷提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的作用。

結(jié)束語

路漫漫其修遠兮，檔案業(yè)務指導工作任重而道遠。新時期，檔案業(yè)務指導工作是一項非常細致的工作，不但需要業(yè)務指導人員熟悉檔案方針、政策及業(yè)務知識，還要有高度的社會任心，檔案工作人員要更新觀念，與時俱進，自覺提升自身能力，大膽創(chuàng)新，不斷探索，使檔案業(yè)務指導工作在檔案管理工作中發(fā)揮自身更大的作用。

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