對檔案整理與鑒定工作的思考

馮麗麗

摘 要：檔案整理是檔案實(shí)體之一，它是將零散的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目、組成有序的檔案整體的工作過程..檔案鑒定就是檔案館和檔案室按照一定的原則，標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷檔案的價值，通過鑒定來確定檔案的保管期限，并據(jù)此將無保存價值的檔案予以銷毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。因此，檔案工作者要充分認(rèn)識到檔案工作對社會發(fā)展的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案；整理；鑒定

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個社會進(jìn)步發(fā)展的原動力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發(fā)揮檔案這種特殊的知識產(chǎn)品服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)政務(wù)建設(shè)，服務(wù)文化建設(shè)，服務(wù)社會建設(shè)。

1.抓好檔案整理基礎(chǔ)，是提高檔案質(zhì)量和效率的關(guān)鍵

檔案的整理工作，包括機(jī)關(guān)文件的平時歸卷與調(diào)整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號的編寫、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項(xiàng)工作內(nèi)容。在一般情況下，上述工作主要由機(jī)關(guān)文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門來完成，作為綜合性的檔案室只負(fù)責(zé)對有關(guān)具體工作的指導(dǎo)和業(yè)務(wù)檢查以及進(jìn)行局部的加工處理工作，有時檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開展全過程的整理工作。

檔案的整理，是檔案管理工作中的一個相對獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。有些檔案來源復(fù)雜，形式多樣，往往是零散雜亂，規(guī)格不一，并且常常因材料的增減要進(jìn)行重新整理。保存檔案的目的就是要充分利用檔案，向社會提供檔案的利用價值。因此，它的整理就要求達(dá)到完整系統(tǒng)，編排有序，查找起來方便快捷的這樣一個實(shí)際效果。如果檔案不經(jīng)過整理，檔案就顯的雜亂無章，沒有連續(xù)性，缺乏檔案的價值，檔案保管部門無法進(jìn)行有效的保管，更無法進(jìn)行有效利用，通過檔案的整理，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，對檔案的收集工作有一定的促進(jìn)作用，檔案通過系統(tǒng)整理，才能便于檔案管理部門的有效管理和提供社會服務(wù)，發(fā)揮檔案服務(wù)的功能作用。

2、如何在工作中進(jìn)一步完善檔案鑒定工作

檔案鑒定工作在檔案管理活動中具有重要的地位。一方面它有利于提高館藏檔案的質(zhì)量，另一方面利于人、財、物的合理使用，因此進(jìn)一步完善檔案鑒定工作勢在必行。

2.1正確認(rèn)識檔案鑒定工作的內(nèi)涵和意義，真正落實(shí)鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)和原則。檔案鑒定是甄別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作。必須堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn)出發(fā)去從事此項(xiàng)工作，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。嚴(yán)格把關(guān)，不能無原則進(jìn)行保存和銷毀，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。檔案工作人員要嚴(yán)肅、慎重地對待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定。

2.2強(qiáng)化鑒定組織人員的業(yè)務(wù)技能。鑒定組織是代表性的臨時性組織，為鑒定委員會或鑒定小組，它可以吸收各方面專家或?qū)I(yè)人員的意見，有助于正確地鑒定檔案的保存價值，這種組織有存在的必要，可以提高檔案人員的水平，這是確保鑒定工作順利開展的有力保障。要通過各種途徑舉辦鑒定培訓(xùn)班，培訓(xùn)專業(yè)鑒定人員，要使鑒定人員從思想上重視檔案的鑒定工作，使鑒定人員不僅真正掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，還要提高他們的政治、經(jīng)濟(jì)、歷史等各方面的知識水平，并了解社會各方面的需求。使鑒定人員面對各種各樣的檔案判斷自如。只有這樣，鑒定工作才能順利開展。

3 加強(qiáng)檔案宣傳，提高思想認(rèn)識

宣傳是檔案工作的重要組成部分，不同時期社會賦予不同內(nèi)容，在傳統(tǒng)觀念和條件下，檔案宣傳多定位于向檔案工作者宣傳國家有關(guān)檔案工作的政策與法規(guī)，側(cè)重與對國家檔案事業(yè)進(jìn)行宏觀介紹，客觀上具有輿論引導(dǎo)和監(jiān)督的作用；同時，檔案宣傳工作也肩負(fù)著向社會普及檔案知識的責(zé)任，以增強(qiáng)社會檔案意識為出發(fā)點(diǎn)，面向公眾宣傳檔案和檔案工作的重要性。一般情況下，檔案宣傳工作多是為了配合某項(xiàng)活動或事件展開，宣傳形式多集中于展覽和報刊等。檔案展覽是指按照特定的專題范圍以檔案實(shí)物、照片、文字和圖表的形式系統(tǒng)地向群眾介紹檔案和檔案工作的一種宣傳方式，其特點(diǎn)是主題明確，直觀生動，真實(shí)感強(qiáng)，容易引起共鳴。利用檔案專業(yè)報刊或者其他平面媒體報道檔案工作的最新進(jìn)展，介紹檔案學(xué)科的最新研究成果，交流專業(yè)知識，是檔案宣傳的另一種重要形式[2]。

檔案宣傳工作影響著檔案工作全局。社會公眾對檔案和檔案工作的認(rèn)知及認(rèn)可程度，直接影響著對檔案事業(yè)的評價和檔案利用率，間接影響著檔案事業(yè)可獲得的社會支持和國家經(jīng)費(fèi)支持，進(jìn)而影響檔案館（室）軟、硬件設(shè)施的更新?lián)Q代。同時也影響著檔案工作者素質(zhì)、意識、工作積極性和自我評價。

4 創(chuàng)新檔案思維，實(shí)現(xiàn)檔案價值

檔案工作者應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展需要，打破傳統(tǒng)觀念，拓寬思維，把信息文明時代的新思想、新要求、新方法融入檔案工作中，結(jié)合檔案工作管理實(shí)踐，推動檔案事業(yè)邁向新的臺階。檔案工作觀念的變革，首先要創(chuàng)新，檔案工作的創(chuàng)新并不是擯棄傳統(tǒng)的工作方法和模式，而是要在原有的基礎(chǔ)之上不斷提出檔案管理的新觀點(diǎn)和新方法，使其融入信息時代中去，滿足時代之所需、利用之所求，讓檔案真正實(shí)現(xiàn)其價值。不固步自封、墨守成規(guī)，順應(yīng)信息化社會發(fā)展的趨勢，不斷注入創(chuàng)新思維，應(yīng)用新技術(shù)，提出新的檔案管理模式，才能與時俱進(jìn)，不斷給檔案工作注入新的活力，提高檔案重視程度，增強(qiáng)檔案意識，開放檔案工作思維，挖掘檔案工作者的潛能，讓其更好地投入到檔案工作中去，不斷推出新的理論。

檔案工作還應(yīng)該是開放交互式的，充分利用信息化工具開展檔案管理和檔案利用工作，技術(shù)創(chuàng)新與管理創(chuàng)新相結(jié)合，把系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理理念融入到檔案軟件中，實(shí)現(xiàn)全流程檔案管理和網(wǎng)絡(luò)化檔案利用。

5、結(jié)束語

檔案鑒定工作作為檔案管理工作中不可或缺的重要一項(xiàng)工作，直接關(guān)系到珍貴及有價值檔案的妥善保管和充分利用，在整個檔案管理過程中具有非常重要的地位。通過檔案鑒定工作，可以有效區(qū)別不同保存價值的檔案，對于需要長久保存的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保存，使有價值的檔案充分發(fā)揮出重要作用。而且通過檔案鑒定能夠針對檔案價值的主次來進(jìn)行針對性保存，盡可能的降低珍貴檔案的損失。而且在社會快速發(fā)展過程中，檔案鑒定工作還可以為大型企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理提供更多方便，特別是一些新的檔案機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)及文檔服務(wù)中心的成立，都對檔案事業(yè)帶來了極為深遠(yuǎn)的影響。

參考文獻(xiàn)：

[1] 郭瑩.對檔案鑒定工作的認(rèn)識[J].機(jī)電兵船檔案，2012-02-05.

[2] 齊宗元.文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新探討[J].經(jīng)營管理者，2013-04-05.

[3] 劉偉晶，柳旭.對檔案整理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].黑龍江檔案，2012-04-15.