建立口述檔案的路向探索

摘 要：基于我國新時代檔案建設(shè)與管理發(fā)展要求，檔案管建設(shè)與管理要走規(guī)范化、數(shù)字化與信息化的路徑，實現(xiàn)檔案管理的實時性與實效性，有效挖掘檔案信息，發(fā)揮檔案信息的價值。而口述檔案作為我國檔案資源體系建設(shè)的重要組成，無論是史學(xué)研究價值還是對傳統(tǒng)形態(tài)檔案史料的彌補，都要求現(xiàn)代化檔案建設(shè)與管理中，加強對口述檔案建設(shè)的重視。

關(guān)鍵詞： 口述檔案;建設(shè)路徑;管理策略

口述檔案研究式一種新興的史學(xué)研究形態(tài)，高校校史館建設(shè)與史學(xué)研究中尤為注重口述檔案資料的收集與處理，用過影像或者語音的形式記載檔案內(nèi)容，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案其生動的記錄形式與豐富內(nèi)容，很大程度上彌補了傳統(tǒng)形態(tài)檔案的不足。建設(shè)口述檔案，拓展口述檔案的征集途徑，實現(xiàn)口述檔案的信息化與數(shù)字化建設(shè)，可實現(xiàn)檔案館館藏內(nèi)容的多元化與結(jié)構(gòu)的完整化，拓展檔案服務(wù)職能的同時，對推動我國檔案事業(yè)發(fā)展影響深遠(yuǎn)。以往口述檔案通常為錄音磁帶與錄音的逐字記錄，對各種文字與聲像的采集比較全面。就口述檔案建設(shè)目的，不僅在于拓展檔案形態(tài)與檔案館的服務(wù)職能，而是要形成一種新的檔案工作理念，基于現(xiàn)代化人們閱讀與研究的需要，構(gòu)建新的檔案體系，所以口述檔案的建設(shè)應(yīng)該受到重視。

一、口述檔案建設(shè)現(xiàn)狀與反思

近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案的載體逐漸增多，其中紙質(zhì)載體日益被其他載體取代，特別是電子檔案的興起，給傳統(tǒng)檔案管理帶來了巨大的沖擊，人們的工作生活方式逐漸趨向于無紙化，無紙化辦公也逐漸成為常態(tài)。也因此，口述檔案建立中，除卻對口述檔案理論研究與采集、鑒定以外，口述檔案的數(shù)字化與信息化建設(shè)也被提上日程，縱然口述檔案建設(shè)還處于起步階段，我國各級檔案館對口述檔案投入的人力、物力、財力有限，工作還有待運進(jìn)一步深入，理論與實踐問題的研究比較淺薄，但口述檔案的珍貴性與建立口述檔案的重要性卻毋庸置疑?，F(xiàn)代口述檔案最早是始于1948年的哥倫比亞大學(xué)，發(fā)展到上世紀(jì)流逝單年，杜魯門在歷史計劃中啟動了口述檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，因此在，這一時期口述檔案的作用與地位已經(jīng)逐漸凸顯，之后七十年代到上世紀(jì)末，口述檔案從傳統(tǒng)收集精英階層聲音發(fā)展到現(xiàn)階段整體聲音與信息收集，從個人記憶記錄轉(zhuǎn)變?yōu)檎w記憶，進(jìn)而進(jìn)程社會記憶構(gòu)建的重要組成。

口述檔案建設(shè)發(fā)展到現(xiàn)在大眾傳媒時代，進(jìn)一步發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不再局限于傳統(tǒng)文獻(xiàn)史料的正統(tǒng)性與固定性，更加倡導(dǎo)從多元視角研究與分析歷史，到如今社會大眾各個層次都參與到歷史敘述與書寫中，不斷拓展口述檔案的職能范圍。目前口述檔案，已經(jīng)成為大眾化，平民化以及個性化的發(fā)生工具，在維護群體歷史完整性的同時，凸顯公眾是口述檔案建設(shè)的地位與作用?，F(xiàn)代化口述檔案建設(shè)建設(shè)中，由于傳統(tǒng)口述檔案資料的珍貴性，建設(shè)工作集中在口述檔案的資料拯救，以搶救的形式展開口述檔案建設(shè)，以保留傳統(tǒng)文化與發(fā)記憶。例如貴州師范大學(xué)啟動了“口述校史”與學(xué)校記憶工程，開展口述檔案工作，為校史填補重要的檔案文獻(xiàn)。

就口述檔案建設(shè)整體來看，口述檔案建立與完善，還要促進(jìn)公眾參與、數(shù)字化建設(shè)與館藏內(nèi)容的豐富，從口述檔案的制度、運行機制與管理方式等三方面，轉(zhuǎn)變以往搶救形式的建立做法，將口述檔案作為一個檔案體系的整體，基于口述檔案的重要性與作用，將傳統(tǒng)磁帶與錄音形式的口述檔案轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化、數(shù)字化與信息化的音視頻資料，并以磁帶和音視頻形式保存在資源庫中。將口述檔案建設(shè)上升到信息化與公眾化的層面，還需要檔案館進(jìn)一步明確口述檔案的建設(shè)作用與發(fā)展定位，從豐富檔案工作內(nèi)容與樹立新的檔案工作理念入手，完善我國現(xiàn)代化口述檔案建設(shè)中不足，構(gòu)建規(guī)范化的建設(shè)制度與引入科學(xué)化的管理方式，為現(xiàn)代化口述檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

二、建立口述檔案的重要性

現(xiàn)代化檔案體系建設(shè)逐步踏入規(guī)范化、數(shù)字化與信息化的道路，口述檔案作為新興的檔案形態(tài)，以及新的檔案工作理念，需要工作人員以及相關(guān)部門人員利用先進(jìn)技術(shù)改變傳統(tǒng)檔案管理工作方式，實現(xiàn)現(xiàn)代化口述檔案管理體系，摒除傳統(tǒng)的效率、片面的手工紀(jì)記錄與操作方法，從口述檔案的珍貴性與建設(shè)的急迫性入手，以滿足現(xiàn)代社發(fā)展對口述檔案資料的需求，有效規(guī)劃口述檔案的長期保存與資料利用途徑，將原先保存的檔案庫中口述檔案資料進(jìn)行聚類、 分類、 相關(guān)性分析，通過數(shù)據(jù)之間關(guān)系的確定，構(gòu)建口述檔案庫，充分完善檔案庫的信息與數(shù)據(jù)，以優(yōu)質(zhì)全面的“活信息”便于史學(xué)研究與檔案資料研究，提高口述檔案價值，實現(xiàn)現(xiàn)代化口述檔案管理的規(guī)范化和合理利用。

比對傳統(tǒng)檔案管理中的繁瑣程序，新時代發(fā)展中口述檔案管理，以數(shù)字化與規(guī)范化為發(fā)展目標(biāo)，從檔案館的館藏內(nèi)容與結(jié)構(gòu)調(diào)整，架構(gòu)口述檔案數(shù)據(jù)庫，一方面是掌握口述檔案建設(shè)的主動權(quán)，摒除以往建設(shè)中以搶形式為主的工作形態(tài)，將口述檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃永脿顟B(tài)，便于研究者自身進(jìn)行檔案信息資料完善以及網(wǎng)上下載，從而推進(jìn)現(xiàn)代化口述檔案建設(shè)與管理進(jìn)程。基于我國現(xiàn)代化檔案管理制度的改革與轉(zhuǎn)變，口述檔案管理的制度也需要與時俱新，才能夠確保檔案工作的規(guī)范性以及高效性，融入到整個檔案管理體系中。所以現(xiàn)代化口述檔案建立中，要發(fā)揮口述檔案的價值，基于資料的重要性與“記憶”長遠(yuǎn)保存，構(gòu)建口述檔案資料數(shù)據(jù)庫，將以往的口述檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)橐粢曨l與信息化檔案管理，通過檔案管理平臺提供有聲檔案服務(wù)，便于研究者進(jìn)行口述檔案資料的全面研究。此外，建立口述檔案，也是要填補館藏檔案呢的不足，將口述檔案作為文獻(xiàn)資料的補充，可以對檔案館藏史料的不足進(jìn)行填補。以口述檔案的多種表現(xiàn)形式，以音頻、聲像等改變傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案館藏結(jié)構(gòu)，在補充原有檔案不足的同時，增設(shè)檔案館的資源類型。

三、建立口述檔案的路徑探索

首先，檔案館全體人員要積極配合口述檔案日常管理工作，便于檔案管理部門工作人員開展日常管理工作。口述檔案作為歷史記憶以及史實材料的體現(xiàn)，承載歷史發(fā)展的重要信息，因而口述檔案管理工作人員有必要定期向職工普及相關(guān)知識，組織職工學(xué)習(xí)有關(guān)于口述檔案管理的法律法規(guī)，有利于提高職工對于檔案管理工作的認(rèn)識，避免職工因個人認(rèn)知偏差造成對口述檔案管理工作的誤解，為口述檔案建立奠定優(yōu)良的人力基礎(chǔ)。物質(zhì)與財力基礎(chǔ)，則是要完善整個口述檔案管理體系，創(chuàng)設(shè)口述檔案建立項目，構(gòu)建數(shù)字化信息管理平臺，可將原有的紙質(zhì)人事檔案信息全部錄入計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)無紙化人事檔案管理，大幅度提高檔案建立效率和利用效率，節(jié)約管理經(jīng)費。構(gòu)建口述檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時，先要保障新舊信息的銜接，確保原先的口述案基本信息錄入與轉(zhuǎn)化無錯漏，同時注意保留口述檔案的磁帶或者是音頻作為存底。其次還要建立一套安全的信息管理防御機制，保障口述檔案信息不外泄、丟失。最后，相關(guān)技術(shù)人員因定期對管理系統(tǒng)進(jìn)行升級改造，以便于進(jìn)一步提高口述檔案管理工作效率。

再者，健全電子檔案管理的管理體系?？谑鲭娮訖n案的信息在形成、處理、歸檔、保管以及利用等過程中都有可能出現(xiàn)信息丟失、損壞、更改的問題，哪怕信息安全技術(shù)足夠健全，也需要有相應(yīng)的管理體系來保障數(shù)字化口述檔案的安全。因此，建立健全口述檔案管理的管理體系，制定相關(guān)規(guī)章制度，建立口述檔案管理的工作平臺，加強電子口述檔案的原始性和真實性這兩個基本屬性的保護，十分具有現(xiàn)實長遠(yuǎn)意義。在規(guī)章制度的制定過程中，要滿足一定的要求，即充分體現(xiàn)規(guī)章制度的科學(xué)性、合理性和保證制度的實用和約束作用，并且檔案管理相關(guān)的部門應(yīng)順應(yīng)時代的要求不斷建立健全檔案管理工作的規(guī)章制度，與時俱進(jìn)，合理運用現(xiàn)代化科技，才能將檔案管理工作做好。規(guī)章制度的制定，是使口述檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展，在實際的實施過程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行和遵守數(shù)字化檔案管理的制度，并制定相應(yīng)的獎懲制度來規(guī)范口述檔案管理工作，充分體現(xiàn)制度本身的權(quán)威性和執(zhí)行的嚴(yán)肅性。此外，從口述檔案管理體系中的信息化資源的共享性出發(fā)，著重健全檔案管理信息化的安全管理制度，并且檔案管理人員要有安全管理意識并保持高度的警惕性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的規(guī)章制度，依法開展口述檔案的管理工作，使得口述檔案管理工作穩(wěn)定的進(jìn)行。

最后，習(xí)近平新時代下口述檔案管理建立中，需要先優(yōu)化工作環(huán)境，確保檔案管理庫的防火、防潮、現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備達(dá)標(biāo)，優(yōu)化服務(wù)環(huán)境，為工作人員提供優(yōu)質(zhì)的口述檔案管理服務(wù)效能，確保檔案的收集與整理能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理體系的要求。一完成當(dāng)年新口述檔案的全面收集與整理，將各類口述檔案資料分門別類的放置在相關(guān)位置后，定期進(jìn)行口述檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變工作，制作可實現(xiàn)線上共享的口述檔案文件，提升檔案管理的質(zhì)量以及工作效率;二在社會中征集各種口述檔案，與其他單位構(gòu)建優(yōu)良的溝通機制，確保檔案征集中可完善收集資料，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及計算機技術(shù)，結(jié)合智能化設(shè)備實現(xiàn)定期檔案信息更新提醒以及檔案調(diào)動，構(gòu)建口述檔案管理信息資料庫，激發(fā)公眾參與口述檔案建立的積極性，并定期將口述檔案的征集情況公開，便于公眾監(jiān)督，提高口述檔案征集的實效性。三加強現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案材料收集系統(tǒng)的高效化以及智能化，重點在于大數(shù)據(jù)技術(shù)以及計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺的應(yīng)用，確?？谑鰴n案資料的及時更新及傳輸，定向完成口述檔案的獲取以及輸出，確?？谑鰴n案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，口述檔案建設(shè)中，重點在于完善口述檔案管理環(huán)節(jié)與口述檔案征集與建立制度的構(gòu)建。在公眾參與視角下，提高公眾參與口述檔案收集活動的積極性，完善各個檔案管理與建設(shè)環(huán)節(jié)，構(gòu)建線上口述檔案管理平臺與完善線下口述檔案的管理流程，雙管齊下，優(yōu)化整個口述管理環(huán)節(jié)，推動口述檔案建設(shè)與管理的信息化、數(shù)字化與規(guī)范化發(fā)展。

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作者簡介：羅曉哲（1977-），男，梅州豐順人，廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案專業(yè)館員/正科，研究方向：計算機、檔案管理、信息化。