財務信息化背景下財務電子檔案建設路徑研究

林祝娥

摘 要：為了更好的滿足服務便捷化、財務信息化以及管理精細化的要求，加強財務電子檔案信息化的要求是非常有必要的?；诖?，本文主要在財務信息化背景下進行了財務電子檔案建設路徑的研究，希望能夠對相關人員有所幫助。

關鍵詞：財務信息化背景下;財務電子檔案;建設路徑

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，我們也是進入到了信息化時代，而會計也逐漸的從電算化朝著信息化的方向發(fā)展。并且隨著財務信息化不斷的發(fā)展，財務檔案管理也發(fā)生了本質上的變化，從之前的紙質檔案發(fā)展成為現(xiàn)在的紙質檔案與電子檔案共存，不過這對于檔案保管工作提出了更高的要求。而電子檔案主要就是指以計算機為工具，通過數(shù)字代碼儲存的財務核算資料，其中具體包括財務報表、記賬憑證等財務電子核算資料。而在這種背景下，加強財務電子檔案建設路徑的分析非常的有必要，只有這樣才能夠更好的滿足財務檔案管理的需求。

一、財務電子檔案的特點

1.對于外界環(huán)境的依賴性過強。就當前情況來看，財務電子檔案的應用必須得有著網絡通訊系統(tǒng)、計算機硬件設備以及財務軟件系統(tǒng)等載體作為支撐，并且其受到外界環(huán)境的制約非常的多。存儲硬件設備不僅僅需要防塵、防水以及防火等，同時對于所處環(huán)境的濕度和溫度也有著一定的要求。所有的硬件設備都有著老化問題，而這些因素都會無形中加大數(shù)據(jù)儲存的風險。因此，相關人員必須得對這方面加強重視和管理，要不然的話數(shù)據(jù)泄露、損毀的可能性將會比紙質檔案更加的大。

2.缺乏直接可視性。傳統(tǒng)紙質財務檔案能夠直接觀看，而電子財務檔案則必須得在各種硬件和軟件的支持下才能觀看和應用。而數(shù)字特征的存在嚴重的影響到其視覺吸引力，和用戶之間的人性化交流非常的缺乏。

3.技術性較強。就財務電子檔案來說，其操作過程需要較強的技術含量。同時，其程序化控制的而要求會隨著信息化程度的不斷提升和提高，因此，必須的有著專業(yè)的人才來進行負責，否則的化一旦出現(xiàn)問題，那一名普通的財務必定很難處理。

二、財務檔案電子化的優(yōu)勢分析

1.減少資源浪費，有效的降低管理成本。財務紙質檔案的消耗量非常的大，就一般的高校來說，每年大約消耗一百三十箱打印紙。這也就代表著每天打印的材料有近百頁，再加上打印機、色帶等易耗品，其成本十分的高。而在財務電子檔案背景下，檔案的存儲、存檔等操作都可以應用網絡系統(tǒng)來完成，這樣便也就能夠很好的避免打印耗材方面的浪費，從而有效的實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.能夠很好的提升財務管理效率。在具體操作過程中，各個環(huán)節(jié)都會產生財務紙質檔案。而這些檔案的管理將會耗費大量的人力、物力以及財力，同時還需要很多時間去分類別。除此之外，紙質檔案的運輸、查閱以及歸檔等都非常的不方便。同時，紙質檔案的數(shù)量會隨著時間的推移而不斷的增加，從而加大了對檔案管理人員的要求和負擔。還有就是相對應的檔案庫房建設不夠及時，這樣自然會影響到檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。而在財務信息化背景下，之前還得到現(xiàn)場辦理，現(xiàn)在的學生只需要直接通過移動終端在網上辦理就可以，這樣也就能夠極大的節(jié)省人力物力。由此可見，和傳統(tǒng)紙質檔案相比，財務電子檔案顯得更加的便捷，并且管理效率也會更加的高。

3.有助于財務監(jiān)督檢查職能的充分發(fā)揮。財務電子檔案能夠促使財務監(jiān)督檢查職能的充分發(fā)揮，同時其還能夠進一步加強財務管理，為財務管理提供多渠道、多方面以及多層次的信息，同時還可以實時監(jiān)督和檢查，提升財務監(jiān)督檢查的實效性，從而更好的應對財務核算風險。在這種背景下，財務信息大都應用網絡途徑進行傳輸，并且具備著系統(tǒng)權限認證這一功能，則就能夠很好的避免人為修改，這也就使得財務流程更加的嚴肅和完整。

4.有助于財務大數(shù)據(jù)開發(fā)應用。就數(shù)據(jù)分析來說，大數(shù)據(jù)是其中最為前沿的技術之一，其在信息統(tǒng)計和搜集方面比傳統(tǒng)方式有著更大的優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)不僅僅能夠對用戶的興趣愛好和行為習慣等進行精準的分析，同時還能夠找尋到符合自己服務的潛在客戶。而對于國家管理來說，其更加需要經濟大數(shù)據(jù)技術的支撐。并且通過合理的分析處理財務數(shù)據(jù)，我們也能夠獲得價值更高的信息，進而洞悉先機，并在此基礎上合理的進行決策優(yōu)化，促使高校更進一步的發(fā)展。

三、財務信息化背景下財務電子檔案建設中主要存在的問題

1.管理制度不完善，過于注重傳統(tǒng)紙質檔案的管理。傳統(tǒng)財務紙質檔案在我國應用的時間非常的長，很多都是原始賬表和憑證等當作積累。傳統(tǒng)財務紙質檔案因為其使用頻次高，并且也更加的直觀，所以其所受重視程度也更加的高。為財務電子檔案還處于剛起步的階段，再加上其易受到各方面因素的影響，從而使得財務電子檔案不能夠有效的被應用。例如在高校系統(tǒng)中，其中就存在著很多業(yè)務，例如學生學費繳納以及助學金發(fā)放申請等，這些系統(tǒng)服務的對象都不同，并且信息處理的內容也不同，再加上受到各種軟硬件的影響，進而使得各個系統(tǒng)之間的電子檔案很好充分的被利用起來。究根結底，還是因為沒有一套完善的電子檔案系統(tǒng)作為支撐。

2.缺乏必要的網絡安全以及計算機維護人才。從財務數(shù)據(jù)結構方面來看，當前的電子數(shù)據(jù)還存在著一定的缺點，例如穩(wěn)定性差和易損壞等等，并且還容易出現(xiàn)損毀以及丟失等情況，這些情況一旦發(fā)生，那將很有可能產生十分嚴重的損失和危害。除此之外，財務電子檔案還涉及到軟件維護和財務系統(tǒng)等多方面，因此必須得有著專業(yè)的人員進行管理。否則的話，一旦發(fā)生問題，那不僅影響到整個學校的財務管理系統(tǒng)，同時還有可能危害到國家安全。不過從當前的情況來看，我國這方面的人才還非常的缺乏。而這就需要積極的采取措施進行應對，加大對這方面人才培養(yǎng)的力度。

3.系統(tǒng)軟硬件以及數(shù)據(jù)備份管理不到位。據(jù)相關規(guī)定，財務人員需要按照時間規(guī)定來進行數(shù)據(jù)備份。不過從實際情況來看，不同的升級版本之間的財務系統(tǒng)應用軟件等缺乏有效的管理，從而顯得非常的混亂。同時在問題發(fā)生后，就一味的依賴軟件技術，很少會注重系統(tǒng)管理規(guī)定和方法的完善。例如在相關軟件升級后，在銜接方面就很難順暢的開展。最后在電子數(shù)據(jù)方面，其應用使得運行環(huán)境發(fā)生了非常大的變化，光是查詢就有著很多限制條件。

四、財務信息化背景下財務電子檔案建設路徑分析

1.積極地完善財務檔案管理內控制度。內控控制制度的完善性直接關乎到財務電子的檔案的管理效率。相比較于傳統(tǒng)內控制度，電子檔案的內控制度對于范圍要求更加的大，并且其中還增加了很多之前沒有的功能和內容 。就財務電子檔案管理來說，其控制模式存在著非常明顯的多樣化特點，其控制手段主要就是程序化控制。由此可見，內控控制的最終目的就是保障財務信息的準確以及可靠。因此，加強內控制度的完善非常的有必要。

2.注重財務電子檔案管理原則的完善。通常情況下，財務電子檔案整理基本都是遵循三大統(tǒng)一的原則，具體為管理要求、分類標準以及檔案形成的統(tǒng)一。就檔案序號而言，其中的信息特征應該更加的豐富，以此來使其更加的合理、通用以及規(guī)范性。同時，序號容量還需要有著較強的超前性，只有這樣才能夠更好的滿足各方面的需求，例如財務電子檔案擴容需求。

3.加強注重加密技術的引進和應用。就傳統(tǒng)財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理和儲存而言，其最為主要的一大特點就是高度集中化，而這一特點的存在，極大的影響到數(shù)據(jù)安全性。例如極易發(fā)生因未經許可就直接進入系統(tǒng)查看數(shù)據(jù)和文件的情況，這樣便會引發(fā)數(shù)據(jù)被篡改、被損毀等情況的發(fā)生，而嚴格規(guī)范操作權限便能夠很好的避免這一問題的出現(xiàn)。

4.加強部門協(xié)作，共同進行財務電子檔案管理。財務電子檔案的存儲歸檔涉及到很多方面的問題，并且還受到多種因素的制約，如果只依靠單一的檔案管理部門那將很難有效的完成財務電子檔案管理工作，所以需要聯(lián)結其他部門共同協(xié)助，例如計算機網絡管理部門、檔案管理部門等。其中財務管理部門主要負責各種經濟方面的業(yè)務，并且電子檔案歸檔工作也在其負責范圍內。就財務電子檔案管理工作而言，最為主要的一個部門還是檔案管理部門，因為這一部門對于檔案情況是最了解的，并且還掌握了檔案管理的基本原則和重要方法，所以能夠從整體的角度把握好整個管理工作。在這一過程中，計算機網絡管理部門的作用也是不容忽視，其在數(shù)據(jù)檔案安全性、儲存制度化以及標準化等方面有著不可替代的作用。只有部門之間更好的協(xié)調合作，才能夠更好的提升財務電子檔案管理水平。

5.加強人才的引進和培訓。就當前情況來看，最為突出的一大特點就是財務集中核算，高校對于這方面的核算應該提前做好準備。同時需要保證財務電子檔案工作順利有序的開展，在這一過程中，人為因素的影響力不容忽視。在當前背景下，財務人員即需要掌握會計電算方面的知識，同時對于計算機網絡操作技能和知識也得有著一定的了解。所以加強對在職財務人員的培訓意義重大。同時，我們還得注重人才的引進，以此來為財務檔案電子化建設提供有力的人才保障。

五、結語

綜上所述，在財務信息化背景下，會計電子檔案管理面臨著非常多的挑戰(zhàn)。就當前情況來看，財務電子檔案系統(tǒng)已經在各個領域得到了非常廣泛的應用。所以我們必須得加強做好財務電子檔案管理工作，使其能夠和紙質檔案一樣發(fā)展自身的價值和作用，能夠實現(xiàn)長期的保實存真?？偟膩碚f，財務電子檔案是傳統(tǒng)財務檔案管理的重大改變，其代表著財務檔案管理未來的信息化和現(xiàn)代化的發(fā)展方向。

參考文獻：

[1]莫振琳."互聯(lián)網+"背景下高校財務檔案信息化管理研究[J].財經界（學術版），2017（17）：117.

[2]馬 英.信息化背景下的高校財務檔案管理工作探析[J]. 統(tǒng)計與管理，2014（10）：129-130.

[3]智慧校園背景下XT大學財務信息化建設問題研究[D]. 湘潭大學，2016.

[4]杜 英，賈興恒.大數(shù)據(jù)背景下財務信息化建設研究[J]. 中國商論，2018，No.760（21）：11-12.