淺析高校辦公室日常教學(xué)管理工作

聶云柯

摘 要：高校辦公室的日常教學(xué)管理工作對于高校教學(xué)質(zhì)量的提高具有重要意義。辦公室的日常教學(xué)管理工作在高校管理中占據(jù)著重要的地位，同時也是高校行政辦公室工作的重要組成部分。本文主要分析了高校辦公室的管理職能及優(yōu)化高校辦公室日常教學(xué)管理途徑，以期給相關(guān)工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;辦公室;日常教學(xué)管理

1 高校辦公室的管理職能

1.1信息收集與傳播

高校辦公室作為校園信息情報(bào)中心，需要通過使用各種調(diào)查和分析方法，進(jìn)行校園相關(guān)信息的收集。首先，收集社會的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技、輿論熱點(diǎn)等各方面的情況動態(tài)，分析其對學(xué)校的各種直接或潛在的影響，以充分利用環(huán)境中的有利因素，加快學(xué)校的發(fā)展。其次，辦公室人員負(fù)責(zé)收集與學(xué)校外在形象有關(guān)的信息，這些信息涉及到主管部門、社會大眾、媒體等等對學(xué)校辦學(xué)方針、教學(xué)質(zhì)量、管理水平等方面的印象，同時，注意社會對畢業(yè)生的評價(jià)信息的收集，因?yàn)閷W(xué)校的信譽(yù)首先取決于高素質(zhì)的學(xué)生，這關(guān)系到學(xué)校招生和就業(yè)等重大問題。最后，收集學(xué)校自身的信息，如學(xué)校的規(guī)劃、年度計(jì)劃、歷史檔案等，了解學(xué)校師生員工對學(xué)校的評價(jià)和反映，并把它們及時地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。除了收集信息，院系辦公室需要將學(xué)校的各項(xiàng)信息及時、準(zhǔn)確的進(jìn)行傳播，以宣傳學(xué)校的社會形象。

1.2服務(wù)師生、服務(wù)科研

服務(wù)師生是高校辦公室最基本的職能。要求辦公人員應(yīng)當(dāng)主動對師生在日常教學(xué)、生活中的困難進(jìn)行深入了解，并在職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行解決。若是超出職權(quán)范圍，辦公室教學(xué)管理人員需要將問題及時上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，以盡可能地為師生提供和諧的學(xué)習(xí)與工作環(huán)境。一流的教學(xué)與科研出自一流的管理、一流的服務(wù)，高校辦公室需要負(fù)責(zé)保持與以各種形式參加科研活動的社會部門的外事聯(lián)系，為高校的科研創(chuàng)造必要的條件，營造良好的環(huán)境。

1.3綜合協(xié)調(diào)

協(xié)調(diào)的實(shí)質(zhì)是統(tǒng)一認(rèn)識、調(diào)整關(guān)系、解決矛盾。院（系）辦公室應(yīng)該重點(diǎn)做好關(guān)系和矛盾的協(xié)調(diào)工作，消除教學(xué)、行政工作中個環(huán)節(jié)之間不和諧現(xiàn)象，使之互相配合，順暢發(fā)展。首先，學(xué)校中的綜合性工作，需要各職能部門按其職責(zé)分工完成，辦公室要在各職能部門之間起到穿針引線的協(xié)調(diào)作用。其次，協(xié)調(diào)決策機(jī)構(gòu)與各執(zhí)行機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，辦公室通過聯(lián)系、溝通、調(diào)節(jié)、協(xié)商等方式，解決院（系）領(lǐng)導(dǎo)及下屬各部門之間的矛盾和沖突。最后，協(xié)調(diào)院（系）領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，由于領(lǐng)導(dǎo)之間的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)不同，他們在處理問題時，往往會產(chǎn)生一些誤會或沖突，辦公室工作人員要通過溝通協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。

1.4輔助決策

輔助決策功能建立在信息收集功能之上，院（系）辦公室將收集到的全面、準(zhǔn)確的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)，并且提供決策的建議方案，當(dāng)決策確定以后，辦公室應(yīng)迅速將領(lǐng)導(dǎo)的指示或決定整理后通過發(fā)布文件或召開會議等方式公布決策，并且監(jiān)督?jīng)Q策的實(shí)施過程，保證領(lǐng)導(dǎo)的指示或決定得以順利貫徹和落實(shí)。

2 優(yōu)化高校辦公室日常教學(xué)管理途徑

2.1提高辦公室教學(xué)管理的科學(xué)性

在高校辦公室教學(xué)管理過程中，需要堅(jiān)持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，優(yōu)化辦公環(huán)境，使人在辦公室工作中得到發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人的目標(biāo)。比如加強(qiáng)辦公室工作人員的培養(yǎng)培訓(xùn)工作，建立分層次、多形式的培訓(xùn)體系，做到先培訓(xùn)后上崗，堅(jiān)持日常培訓(xùn)與專題培訓(xùn)相結(jié)合。學(xué)校統(tǒng)一組織各院（系）辦公室人員學(xué)習(xí)中國特色社會主義理論體系的主要內(nèi)容，學(xué)習(xí)時事政策，學(xué)習(xí)管理學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)以及公文寫作等方面的知識，通過培訓(xùn)，不斷提高辦公室工作人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.2適度提高院（系）辦公室工作人員的地位和待遇

辦公室工作人員在高校管理層中收不到應(yīng)有的重視，且存在工作量大、難量化、瑣碎等特點(diǎn)。同時，辦公室人員在年度評優(yōu)評獎時容易被忽視，且待遇往往與工作不成正比，都對辦公室人員工作積極性造成不利影響。因此，高校應(yīng)當(dāng)充分建立完善的人事分配和獎懲制度，平等看待教學(xué)、管理及服務(wù)工作，并堅(jiān)持按照“按勞分配，多勞多得”的原則，實(shí)行評優(yōu)評獎等額分配。

2.3高校辦公室人員專職化

存在部分高校在聘用教師時，將新來的員工安排到辦公室教學(xué)管理崗位來進(jìn)行實(shí)習(xí)，當(dāng)積累了一定經(jīng)驗(yàn)后再轉(zhuǎn)入教師工作，導(dǎo)致辦公室人員流動性極大，不利于辦公室職能的發(fā)揮。因此，高校應(yīng)當(dāng)制定合理的辦公室專職化政策，通過有計(jì)劃、有目的地建立辦公室人員的專職化途徑，從培養(yǎng)、選拔、任用、發(fā)展、管理方面優(yōu)化辦公室日常教學(xué)管理工作效率。

2.4加強(qiáng)高校間同級部門之間的交流

高校之間通常都會有頻繁的工作交流，特別是學(xué)術(shù)方面，這些交流有助于高校之間教學(xué)、科研等各項(xiàng)環(huán)節(jié)的開展。通過高校辦公室人員之間的交流，有助于高校辦公室管理人員工作理念的優(yōu)化和提升，從而能夠使用更高層次、更科學(xué)的管理方法和管理模式來進(jìn)一步提高辦公室的科學(xué)管理水平。

2.5實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理的自動化

辦公自動化（OA）技術(shù)是當(dāng)下辦公室管理應(yīng)用的重要技術(shù)之一，當(dāng)下人們在進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)時，通常都需要使用各種辦公設(shè)備，因此，實(shí)現(xiàn)高校院（系）辦公室管理的自動化，對于優(yōu)化高校辦公室日常教學(xué)管理具有促進(jìn)作用。首先，應(yīng)當(dāng)對辦公室日常教學(xué)管理工作進(jìn)行全面規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，再合理根據(jù)實(shí)際情況，制定出一個比較完整、比較全面的辦公室自動化系統(tǒng)建設(shè)的總體方案，添置必要的現(xiàn)代化通訊設(shè)備及計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備。其次，辦公自動化的實(shí)施，要求工作人員具有操作先進(jìn)設(shè)備的能力，辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用不應(yīng)當(dāng)僅僅解放了人的生產(chǎn)力，其還對人的應(yīng)用能力提出了更好地要求。

3 結(jié)束語

高校辦公室日常教學(xué)管理工作在高效管理工作中占據(jù)著重要的地位，需要高校各級領(lǐng)導(dǎo)及全體師生充分重視其地位，并通過相應(yīng)途徑實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理的優(yōu)化，促使高校辦公室教學(xué)管理工作更上一層樓。

參考文獻(xiàn)

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