高職院校檔案信息資源共享機(jī)制探析

許雯婷

摘 要：高職院校的檔案信息資源是我國(guó)檔案資源的重要組成部分，它真實(shí)地反映了高等職業(yè)教育的歷史面貌和發(fā)展歷程。隨著教育改革的逐步深入，職業(yè)教育重要地位和作用越來(lái)越凸顯，如何以檔案管理現(xiàn)代化促職業(yè)教育現(xiàn)代化，成為了高職院校管理的難點(diǎn)。本文從當(dāng)前高職院校檔案管理中存在的問(wèn)題著手，研究問(wèn)題形成的深層次原因，從資源共享機(jī)制構(gòu)建的角度，闡釋高職院校檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)路徑與策略，以期為檔案管理現(xiàn)代化提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案工作;信息資源共享;機(jī)制構(gòu)建

高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它全面真實(shí)地記載了高校的產(chǎn)生、發(fā)展和壯大的過(guò)程，反映出高校的辦學(xué)理念、辦學(xué)特色和文化底蘊(yùn)。隨著《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》的頒布實(shí)施，職業(yè)教育的重要性被提高到了“沒(méi)有職業(yè)教育現(xiàn)代化就沒(méi)有教育現(xiàn)代化”的地位。檔案工作作為高職院校工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量高職院校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。在信息化時(shí)代的背景之下，傳統(tǒng)的檔案理論與工作方式已無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求，做好檔案信息資源的建設(shè)與共享迫在眉睫。

一、高職院校檔案信息資源共享現(xiàn)狀

1.數(shù)字檔案資源相對(duì)匱乏。目前，大多數(shù)高職院校的檔案管理仍以紙質(zhì)保管模式為主，雖然有部分高職院校已開(kāi)展了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，但由于經(jīng)費(fèi)和人手的嚴(yán)重不足，再加上設(shè)備的落后，檔案信息化的發(fā)展步伐緩慢。而檔案數(shù)字化是檔案信息資源共享的基礎(chǔ)，巧婦難為無(wú)米之炊，沒(méi)有數(shù)字化的檔案信息資源，共享就無(wú)從談起。只有加快高職院校的檔案數(shù)字化進(jìn)程，不斷豐富檔案信息資源，才能為實(shí)現(xiàn)信息共享打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.檔案利用率低下。高職院校的檔案大部分是學(xué)校在日常行政辦公、 教學(xué)活動(dòng)和科研活動(dòng)中形成的，主要是為學(xué)校的師生提供信息服務(wù)，由于其利用群體主要針對(duì)高校內(nèi)部使用者，因此高校檔案在某種程度上帶有一定的對(duì)外封閉性，并且檔案自身具有滯后性和隱蔽性的特征，導(dǎo)致真正了解和使用檔案的人數(shù)偏少，再加上傳統(tǒng)手工操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以滿足檔案利用著的信息需求，使得檔案的利用率普遍低下。

3.缺乏統(tǒng)一有效的共享標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)高職院校的檔案管理工作大多都各自為政，信息化建設(shè)更是局限在本校管理中，缺乏統(tǒng)一有效的公共平臺(tái)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。首先，沒(méi)有形成信息共享的公共平臺(tái)，高職院校使用的檔案管理系統(tǒng)不盡相同，所使用的數(shù)據(jù)庫(kù)從小到大應(yīng)有盡有，沒(méi)有統(tǒng)一的公共平臺(tái)把孤立的分散的信息資源集結(jié)起來(lái)進(jìn)行協(xié)同管理，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)共通和異地跨校檢索;其次，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，像網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、信息編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)、安全保障標(biāo)準(zhǔn)等都沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定，這樣就形成了信息資源共享的技術(shù)上的壁壘;再次，管理制度標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，阻礙了信息交互。各高職院校的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，難以實(shí)現(xiàn)館際之間的信息共享。

二、高職院校檔案信息資源共享問(wèn)題的原因

1.對(duì)檔案管理的重視程度不夠。檔案工作由于不能給學(xué)校帶來(lái)及時(shí)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，在高職院校中一直處于邊緣地位。長(zhǎng)期以來(lái)，一些領(lǐng)導(dǎo)干部都對(duì)檔案工作存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作只是保管性的事務(wù)工作，只要做好歸檔管理，不發(fā)生丟失、損毀、泄密事件，就萬(wàn)事大吉了。

2.檔案信息共享建設(shè)的內(nèi)驅(qū)力不足。資源共享的理念最初是由圖書(shū)情報(bào)學(xué)界提出的，經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展圖書(shū)資源共享取得了顯著成就。雖然檔案信息資源共享能借鑒圖書(shū)資源共享的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，但不容忽視的是，與圖書(shū)資源相比，檔案資源的個(gè)性化特色尤為鮮明，各高校保存的檔案鮮有相同。要實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，必須對(duì)高職院校的館（室）藏檔案重新進(jìn)行鑒定，將適合對(duì)外公開(kāi)的檔案進(jìn)行編目、著錄、標(biāo)引和電子化。面對(duì)海量的檔案材料，以現(xiàn)有的人力、物力和財(cái)力，在短期內(nèi)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，檔案的管理成本也必然會(huì)大幅度提升。檔案館（室）通過(guò)共建共享，難以實(shí)現(xiàn)節(jié)約建設(shè)成本的目的，檔案信息資源的共享普遍缺乏建設(shè)的內(nèi)驅(qū)力。

3.檔案信息共享法律法規(guī)的缺失。法律法規(guī)是推動(dòng)檔案信息資源共享的重要基礎(chǔ)。目前，我國(guó)現(xiàn)階段與檔案信息資源共享保障相關(guān)的法律法規(guī)主要有《檔案法》、《政府信息公開(kāi)條例》，真正針對(duì)檔案信息共享的法律法規(guī)仍是空白。檔案信息共享，首先需要解決的就是數(shù)字檔案的保密和安全問(wèn)題，確保信息安全是共享的前提條件。特別是高職院校中的檔案中包含了人事履歷、論文著作、專利發(fā)明、科研成果等文字或?qū)嵨锊牧?，涉及到公民因私、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、著作版權(quán)等，缺乏法律法規(guī)的保護(hù)，共享權(quán)限的界定和法律責(zé)任的歸屬也不明確，極大阻礙了檔案信息資源共享的進(jìn)程。

三、檔案信息資源共享的意義

1.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式的需要。傳統(tǒng)的檔案管理往往以地域?yàn)橹行?，致使檔案服務(wù)管理范圍狹窄，忽視對(duì)社會(huì)的服務(wù)。在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，社會(huì)信息化程度不斷提高，大眾對(duì)檔案信息服務(wù)的要求也隨之提高。傳統(tǒng)的檔案管理在服務(wù)理念和服務(wù)方式上不得不向更寬領(lǐng)域和深層次轉(zhuǎn)變，通過(guò)信息資源共享為廣大師生和社會(huì)公眾提供不受時(shí)空限制，安全可靠、高效快捷的檔案服務(wù)，為管理部門(mén)和師生民眾搭建起有效溝通的信息橋梁。

2.有效提高檔案信息資源利用率。面對(duì)高職院校沉睡在庫(kù)房的海量檔案，通過(guò)信息化手段“喚醒”沉睡的檔案，提供便捷而高效的服務(wù)，既可以把檔案工作從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，也可以省去師生和社會(huì)公眾上門(mén)查閱的舟車勞頓，從而提高檔案信息的傳遞效率，大大地方便檔案利用者，提高的檔案信息資源的利用率。

3.提升經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。高職院校作為社會(huì)文化與科技創(chuàng)新機(jī)構(gòu)， 在人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新、發(fā)明創(chuàng)造等方面的貢獻(xiàn)要遠(yuǎn)大于其他文化事業(yè)性機(jī)構(gòu)，每個(gè)學(xué)校都有著自己的發(fā)展特色和學(xué)科優(yōu)勢(shì)。凝聚了大批知識(shí)分子的智慧結(jié)晶的高校檔案，作為一種特色優(yōu)質(zhì)資源，若實(shí)現(xiàn)信息資源共享，不但可以真正開(kāi)發(fā)出檔案具有的應(yīng)用價(jià)值，更主要的是能促進(jìn)高校間學(xué)術(shù)和科研的共同進(jìn)步，提升經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

四、高職院校信息資源共享機(jī)制的構(gòu)建

1.完善人才機(jī)制建設(shè)。改革開(kāi)放的 40 年恰好伴隨著信息化大潮的席卷沖擊， 處于這一潮流中心地帶的檔案和檔案工作不斷改變著存在狀態(tài)和運(yùn)行方式，對(duì)檔案專業(yè)人才的需求也處于動(dòng)態(tài)調(diào)整中。檔案信息資源共享具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，檔案工作者不僅需掌握檔案的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，還要具備信息技術(shù)應(yīng)用、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及檔案信息化建設(shè)運(yùn)營(yíng)與管理等方面的能力。檔案工作者素質(zhì)的高低直接影響了檔案管理水平的高低，人才建設(shè)才是保證檔案信息資源共享建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。通過(guò)完善人才機(jī)制建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的知識(shí)能力培訓(xùn)，激發(fā)其創(chuàng)新活力，培養(yǎng)造就一大批復(fù)合應(yīng)用型人才，為信息資源共享建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。一是破除條塊管理，構(gòu)建信息資源共享平臺(tái)。高職院校檔案管理要打破現(xiàn)在各自為政、條塊管理的局面，聯(lián)合起來(lái)建設(shè)檔案信息資源共享平臺(tái)，把孤立的分散的信息資源集結(jié)到平臺(tái)中進(jìn)行深度整合，實(shí)現(xiàn)各個(gè)高校間優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、整體優(yōu)化、動(dòng)態(tài)開(kāi)放、過(guò)程管理及創(chuàng)造性融合，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)。二是統(tǒng)一規(guī)范，制定信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系。高職院校使用的數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理軟件各不相同，檔案數(shù)據(jù)的收集、轉(zhuǎn)換和比對(duì)在共享平臺(tái)內(nèi)無(wú)法短時(shí)間完成，給信息資源整合和共享帶來(lái)困難。因此，在檔案信息資源建設(shè)中，要制定并執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，確保檔案信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，包括平臺(tái)接口的標(biāo)準(zhǔn)化，數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化，信息采集和交換的標(biāo)準(zhǔn)化、電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化，安全保密技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化等，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置。三是增進(jìn)協(xié)同交流，構(gòu)建信息共享管理機(jī)制。檔案信息資源共享涉及多個(gè)院校的檔案館（室），是一個(gè)全局性的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)專門(mén)的統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)和一套井然有序的協(xié)同管理機(jī)制，負(fù)責(zé)推動(dòng)檔案信息資源共建與共享。

3.建立健全法律法規(guī)機(jī)制。法律法規(guī)是推動(dòng)檔案信息資源共享的重要保障，為協(xié)調(diào)不同院校、不同專業(yè)之間的職責(zé)和利益，需要在國(guó)家、省市層面完善相關(guān)法律法規(guī)，規(guī)范各方行為，保障信息安全，避免出現(xiàn)不法訪問(wèn)、信息外泄等信息資源安全事故。首先，可以修訂和完善《檔案法》中與信息共享有關(guān)的條款;其次，制定一部專門(mén)的檔案信息共享法規(guī)，包括信息共享的總體要求、方針任務(wù)、組織領(lǐng)導(dǎo)、保障措施、數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、平臺(tái)的服務(wù)與管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)等等;再次，要尤其注重信息安全，加強(qiáng)信息安全立法，如“信息保護(hù)法”、“打擊信息系統(tǒng)犯罪法”、“網(wǎng)絡(luò)電子安全法”等，避免出現(xiàn)不法訪問(wèn)、信息外泄等信息資源安全事故，為信息資源安全提供有力保障。

4.建立考核及獎(jiǎng)懲機(jī)制。為提高各高職院校在檔案信息資源共享建設(shè)的主動(dòng)性和創(chuàng)新性，建立績(jī)效考核機(jī)制和強(qiáng)化獎(jiǎng)懲措施是推動(dòng)共享的有力手段。把共享納入年度績(jī)效考核，能夠引起各院校對(duì)檔案新信息資源共享的重視，將被動(dòng)共享轉(zhuǎn)為主動(dòng)共享。要在考核辦法中明確獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于共享工作任務(wù)完成出色、工作成效顯著的院校和個(gè)人給予表彰，而對(duì)于共享工作消極懈怠的院校及個(gè)人予以通報(bào)批評(píng)。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)高職院校的檔案信息資源共享是一項(xiàng)龐大、長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，需要多方通力合作。令人欣喜是2018年2月福建省頒布實(shí)施《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》，給檔案資源共享注入了一劑強(qiáng)心針。相信今后檔案資源共享將越來(lái)越受重視，大大推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

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