高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作變得越來(lái)越重要，尤其是對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，檔案管理雖然是一項(xiàng)較為基礎(chǔ)的工作，也一直沒(méi)有受到較大的關(guān)注度，可是檔案作為記錄高校發(fā)展信息的一個(gè)重要文字記錄，其作用是非常重大的，所以，高職院校一定要提高檔案的管理水平。而本文則是就高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策為議題展開(kāi)論述。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;現(xiàn)狀

引言：檔案工作在高職院校的發(fā)展過(guò)程中是維護(hù)其歷史面貌的一項(xiàng)基礎(chǔ)，所以隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，高職院校的檔案管理工作也要結(jié)合現(xiàn)代的先進(jìn)技術(shù)，只有這樣，才能進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展。

一、高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）前瞻不遠(yuǎn) 定位不清

檔案管理基本上是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，所以學(xué)校自然會(huì)很平常的認(rèn)為此項(xiàng)工作并不能夠直接的為其帶來(lái)一定的直觀(guān)效益，甚至?xí)g接把此項(xiàng)工作視為高職院校一項(xiàng)最為基礎(chǔ)性的工作，有了這個(gè)共識(shí)，才會(huì)導(dǎo)致如今檔案管理工作的現(xiàn)狀?？梢哉f(shuō)，檔案管理工作一直在為高校的其它工作做奠基石，始終以綠葉的身份來(lái)襯托那些所謂的紅花工作。而且高職院校的領(lǐng)導(dǎo)在思想上對(duì)于檔案管理工作就沒(méi)有一個(gè)很直觀(guān)的認(rèn)識(shí)，往往忽視了檔案作為學(xué)院歷史改革與發(fā)展的重要組成部分，是展現(xiàn)學(xué)院組織沿革和維護(hù)歷史面貌的縱觀(guān)作用，以致在實(shí)際工作過(guò)程中所給予一定的支持力度不夠，某些院校甚至在不斷地削弱檔案管理部門(mén)的職能，認(rèn)為檔案管理工作只是信息建檔、歸檔、你要我找思維模式，信息量偏少，尤其是在大數(shù)據(jù)化新時(shí)代，信息數(shù)字化更是存在極大缺陷，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的定位不清晰，認(rèn)識(shí)不深，投入偏少。

（二）人員不專(zhuān) 素質(zhì)不高

就當(dāng)前的形勢(shì)來(lái)看，多數(shù)高職院校的檔案管理人員的素質(zhì)都有待提升，根據(jù)調(diào)查顯示，現(xiàn)如今的多數(shù)高職院校的檔案管理人員對(duì)于檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)都知之甚少，基本上沒(méi)有相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士出身[1]，自然也就沒(méi)有受過(guò)這方面的專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練，業(yè)務(wù)不精，所以缺乏一些專(zhuān)業(yè)管理技巧，有個(gè)別院校還是單純?yōu)閰f(xié)調(diào)院校內(nèi)部的關(guān)系而進(jìn)行崗位人員的聘請(qǐng)，這無(wú)疑在一定程度上制約了檔案管理工作的發(fā)展。另一方面，檔案管理部門(mén)內(nèi)部人員本身也存在著極大問(wèn)題，他們彼此之間欠缺溝通、交流，參與檔案工作意識(shí)淡薄，各部門(mén)的檔案管理員都是臨時(shí)兼職人員，沒(méi)有專(zhuān)心致志從事檔案一職工作，檔案工作少人做或無(wú)人做，在一定程度上影響檔案材料歸檔工作的完整性，從而檔案管理工作也遲遲得不到創(chuàng)新，加上工作人員計(jì)算機(jī)水平不高，致使檔案管理工作發(fā)展受到極大的阻礙。

（三）管理落后 利用率低

當(dāng)下高職院校的檔案管理內(nèi)容基本上就是一些教學(xué)、文書(shū)、基建、財(cái)會(huì)等，其它類(lèi)別的檔案基本上不齊全，從類(lèi)別上就已經(jīng)不占優(yōu)勢(shì)，而且一些貼近現(xiàn)代化的檔案也極度缺乏，比如聲像檔案等，在整個(gè)檔案室中很難發(fā)現(xiàn)它們的蹤跡，就算有幸遇到，也會(huì)因?yàn)槟甏鷨?wèn)題而失真。這樣一來(lái)，使得高職院校檔案利用率變得很低。而且受到檔案信息化的影響，像互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)、保險(xiǎn)行業(yè)在極度渴求客戶(hù)信息的行業(yè)都走在學(xué)校的前面，在獲取信息時(shí)代，高職院校這種老管理手段與模式，無(wú)形影響了檔案管理員的工作效率。多數(shù)院校的檔案管理部門(mén)針對(duì)不同類(lèi)別檔案，尤其是比較機(jī)密性的檔案材料都需要很復(fù)雜的手續(xù)才能進(jìn)入，就算進(jìn)入其中，也還是受到各種因素的制約[2]，檔案工作新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無(wú)疑抑制檔案信息內(nèi)容進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)利用，從而影響整個(gè)檔案的使用率。

二、高職院校檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

（一）更新觀(guān)念 提高認(rèn)識(shí)

檔案管理水平也是影響高職院校綜合管理水平的一個(gè)重要因素，從檔案管理工作中可以體現(xiàn)出高校的教學(xué)質(zhì)量以及教學(xué)水平，而且高校的多數(shù)管理工作的重要信息都是從檔案的內(nèi)容里發(fā)掘出來(lái)的，檔案就像是高校的一把寶庫(kù)鑰匙，有些時(shí)候，高職院校的教師教學(xué)評(píng)估還要依賴(lài)于校內(nèi)的檔案，對(duì)于學(xué)校的歷史沿革、教師的職稱(chēng)、工資以及學(xué)校的基建這些大小不同性質(zhì)的問(wèn)題，都要直接或者間接的依靠高校的檔案管理工作。由此看來(lái)，高效、高質(zhì)量的檔案管理工作不僅可以為高職院校提供一些源源不斷的信息資源[3]，還能夠促進(jìn)高校的發(fā)展。高校要想實(shí)現(xiàn)其自身的可持續(xù)發(fā)展，就一定要轉(zhuǎn)變管理手段、更新傳統(tǒng)的觀(guān)念，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)作為工作平臺(tái)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，走出原有的檔案管理框架，這樣才可以有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)步。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn) 提高素質(zhì)

檔案管理看起來(lái)是一項(xiàng)極為簡(jiǎn)單的基礎(chǔ)工作，實(shí)則是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的管理工作，它所涉及、涵蓋的知識(shí)面十分廣，從這方面來(lái)講，對(duì)于高校的檔案管理人員的素質(zhì)也就會(huì)有更高的要求，要想提高現(xiàn)有的檔案管理人員的綜合素質(zhì)，就一定要加強(qiáng)內(nèi)培外引形式，定期組織參加校內(nèi)及校外專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，擴(kuò)大他們自身的知識(shí)面，專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平也能夠得以有所提升。另一方面，對(duì)于新入職的檔案專(zhuān)業(yè)人員，在選聘過(guò)程中，一定要嚴(yán)謹(jǐn)，將熟業(yè)務(wù)，專(zhuān)業(yè)強(qiáng)，適檔案發(fā)展需要的復(fù)合型人才選配到檔案工作崗位上來(lái)，多方面的創(chuàng)造交流機(jī)會(huì)，送出去，去其他院校及有經(jīng)驗(yàn)的企事業(yè)單位交流，開(kāi)拓眼界，取長(zhǎng)補(bǔ)短。尤其在大數(shù)據(jù)下信息時(shí)代，作為高職院校定要充分利用自身的優(yōu)勢(shì)與校企合作的合力，以傳代幫形式，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，深度挖掘信息資源，對(duì)其進(jìn)行深度整合，以此提高工作效率，優(yōu)化檔案信息資源利用率。

（三）加大投入 完善設(shè)施

深處信息化時(shí)代，高職院校的檔案管理要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，這所有的先決條件就是要繼續(xù)完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在人、財(cái)、物方面給予支持，采購(gòu)先進(jìn)軟、硬件技術(shù)，建立健全電子檔案接收體系、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化體系與服務(wù)體系，完善檔案網(wǎng)站平臺(tái)的開(kāi)發(fā)與利用，與學(xué)院校園網(wǎng)、OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)鏈接，充分借助建立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，逐步讓一站式的檔案服務(wù)工作變得更加前沿、細(xì)致，全面實(shí)現(xiàn)突破時(shí)空限制的檔案信息的共享與傳遞，讓這種檔案數(shù)字化建立的步伐，跟隨大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代前行，從實(shí)際情況出發(fā)，讓易于管理檔案信息，檔案管理的現(xiàn)代化質(zhì)量與水平提高的基礎(chǔ)上，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。

三、總結(jié)

高職院校的檔案管理工作需要經(jīng)歷一個(gè)不斷探索、不斷革新、不斷發(fā)展的循序漸進(jìn)過(guò)程，我們只有將高職院校的需求作為檔案管理工作的價(jià)值取向，建立科學(xué)的檔案管理流程、構(gòu)建科學(xué)管理體系、實(shí)施規(guī)范管理工作，提高思想認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)內(nèi)培外引，積極開(kāi)展培訓(xùn)，挖掘信息管理手段，發(fā)揮檔案在辦學(xué)治校中的特殊作用，進(jìn)一步提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)檔案的應(yīng)有價(jià)值，以一流的檔案管理工作為高職院校持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展提供更好地服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡亞瓊.高職院校檔案管理的“重”與“輕”[J].城建檔案，2018，06：71-72.

[2]唐娟.高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策淺述[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，11：114.

[3]耿丹.高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策分析[J].信息記錄材料，2017，1804：186-187.

[4]袁寧晞.高職院校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[D].云南大學(xué)，2017.

作者簡(jiǎn)介：王丹和，1979年6月15日，女，漢，浙江溫州，碩士，助理研究員，研究方向：檔案管理研究。